裕丰集团费用报销制度及流程.doc

裕丰集团财务部费用报销制度一、主题内容及适用范围：1-1、为了加强集团各成员公司内部管理，规范集团各成员公司财务结算流程,合理控制费用支出,提高财务基础管理水平，特制定本办法。1-2、本办法属于集团强制执行文件。二、管理职能：2-1、【集团财务部】是制定财务结算管理办法、控制流程和业务经办机构。2-2、【集团财务部部门】是开展具体业务的部门，必须严格按照财务费用报销支付流程开展相关业务。三、报销制度（试运行）：3-1、借支流程：3-1-1、借款人按规定填写借款单（附件1），注明借款人姓名、部门、借款事由、借款人银行卡卡号、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），原则上各项借款均采取网上银行支付。3-1-2、 出差人员凭审批后的出差任务申请单（附件2）按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。3-1-3、 其他临时借款，如业务费、备用金等，借款人员应及时销帐，除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。备用金在年度终了必须结清。3-1-4、 费用性借款实行前清后借原则，如前次借款未能结清，不予办理新借款，如遇到特殊情况需要借款时，经办人必须说明前次借款未清理由和清理期限，经部门及分管领导审批后方可执行。3-1-5、借款销帐时应填写差旅费报销单（附件3）或费用报销单（附件4）据实报销，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣除。3-1-6、普通员工由总经理签字，总经理及特殊情况借款由董事长签字。3-2、 日常费用报销流程：3-2-1、费用报销的一般流程 3-2-1-1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费（填写招待费申请单）、车辆费、辅料等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 超预算由部分由董事长签字。备品备件、辅料由集团指定供应商采购，采购前需写采购申请单，由部门领导签字后方可采购，采购支付款在2000元以上由董事长签字后方可支付。3-2-1-2、报销人必须取得相应的合法票据，合法票据需要粘贴在原始凭证粘贴单（附件5）上，注明数量和金额。如果是实物资产采购，如移动硬盘等低值易耗品，则需要办理验收手续，在资产管理员处登记台账。3-2-1-3、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，由总经理签字审批后方可支付。3-2-2、差旅费报销流程3-2-2-1、费用标准:职务住宿费膳食费交通费非特区特区非特区飞机火车汽车总经理级200元/天300元/天40元/天经济舱软卧（D车一等座/高铁二等座 ）计程车经理级150元/天200元/天40元/天视情况硬卧（D车二等座）计程车一般职员110元/天150元/天40元/天硬卧（D车二等座）视情况特区指深圳、上海、北京、广州等地。自驾车出差油费、过路费按实凭发票报销。3-2-2-2、出差途中不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，超出时间视同旷工处理。3-2-2-3、出差补助按照途中实际天数结算，算头不算尾。出差路线一般应选择最短且最方便的线路，合理统筹安排出差事项，应尽量减少出差所用时间，节省一切不必要的开支。3-2-2-4、交通费、住宿费严格执行集团财务部规定的费用标准，超标自付，低于标准按实际金额报销。3-2-2-5、日常接待客户和出差期间发生的业务招待费，应先向上级领导请示，征得同意后本着节俭的原则执行。未经上级领导同意的业务招待费用一律不予报销。3-2-2-6、凡参加各类商务会议，根据会议通知已交纳会务费的，在会议期间不享受膳食补助；仅享受往返途中膳食补助。3-2-2-7、凡参加厂方组织的各类培训活动，根据会议通知需交纳培训费及资料费的，经集团各成员公司总经理核准后凭票据实报销，培训期间未享受膳食补助的方可享受膳食补助。3-2-2-8、员工差旅费应据实提交正规发票办理报销，如发现有虚报不实之事，本次不予报销，并视情节轻重酌予惩处。3-2-3、办公用品、低值易耗品等报销流程：3-2-3-1、此类费用由综合管理部统一网上采购（礼品类由综合管理部统一管理），集中购置，开具增值税专票,并指定专人负责。3-2-3-2、财务部按月根据综合管理部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。3-2-3-3、报销程序：报销人先填写费用报销单（附件4）或付款申请单（附件6），将入库单据附后，经部门领导及总经理签字后办理付款或冲抵借支。3-3、专项支出财务报销流程：3-3-1、专项支出主要包括工薪福利及相关费用支出、软件及固定资产购置、咨询费用、会务费、培训费、广告宣传活动费及其他专项费用等。 3-3-2、工薪福利及相关费用支出流程3-3-2-1、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照工资核算相关规定执行。3-3-2-2、工资支付流程：每月5日前由各部门编制工资核算明细清单，并经相关部门审批后送交财务部审核，审核无误后交由总经理签字审批，由财务部每月15日-20日发放。3-3-2-3、临时工资支付流程同工资支付流程。3-3-2-4、社会保险支付流程：（1）由综合管理部将审批后的支付标准交财务部进行备案；（2）社会保险金由财务部协助综合管理部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交综合管理部专人签字确认，若有差异应查明原因按实际情况进行调整。 3-3-3、软件及固定资产购置报销流程：3-3-3-1、 软件及固定资产范围【固定资产】为生产商品、提供劳务、出租或经营管理的需要而持有的、使用期限超过一年、单位价值在2000元以上的资产。【软件】 购买软件产品后需要进行安装调试后才能使用的软件项目。3-3-3-2、 购置申请：按集团各成员公司资产管理制度相关规定报批。 3-3-3-3、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。3-3-3-4、结账报销:（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料填写付款申请单（附件6），将固定资产验收单（附件7）附后，办理付款或冲抵往来。3-3-4、其他专项支出报销流程 ：3-3-4-1、其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、会务费、培训费、广告及宣传活动费、集团各成员公司员工活动费用、及其他专项费用）支出和基建工程支出付款。3-3-4-2、此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向上级主管提交项目立项（含项目立项表、费用预算等），并经立项审批后，将项目立项预算审批表报财务备案后才能使用。支付前需签订采购合同，进行合同审批。3-3-4-3、上述专项项目支付报销时须填写已立项项目号，并附项目付款合同报财务备案，实际发生额需在项目预算内，如超出预算金额则还必须报董事长批准才能办理支付或报销。3-3-4-4、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同。3-3-4-5、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写付款申请单（已签订合同的需附合同复印件）或费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定），立项项目需注明项目号及项目名称，若项目费用已完结需在付款单上注明“项目费用已完结”字样。3-3-4-6、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在项目结束后5个工作日内办理报销手续。3-3-4-7、工程项目需及时取得发票交财务核销预付款，并于工程项目结束后及时办理项目结算手续，项目结算清单经上级主管审批后及时交财务部进行账务处理。3-4、资金调度支付流程：3-4-1、资金调度支付范围：包括集团下属各成员公司间的资金拆借款项支付。3-4-2、会计主管根据资金拆借计划填写付款申请单（附件6），上报财务总监审核、董事长审批后，交由财务人员结算支付款项。四、费用报销付款审批流程：总经理（董事长）审批财务部会计主管审核（预算内）部门主管签字审核经办人粘贴单据填写报销单据业务发生部门董事长签字审批总经理、预算外、辅料、固定资产、采购费用报销经办人粘贴单据填写报销单据五、报销时间的具体规定：5-1、集团各成员公司财务部每周周二、周四为财务费用报销日，其余时间不办理费用报销手续。5-2、为了便于财务部集中时间月末结账，每月25日后停止财务报销。 5-3、借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。六、本规定自8月1日起正式实施，本文件最终解释权归集团管理部。七、附件： 7-1、附件1：借款单附件2：出差任务申请单附件3：差旅费报销单附件:4：费用报销单附件5：粘贴单附件6：付款申请单附件7：固定资产验收单附件8：业务招待费申请表附件1： 附件2：附件3：附件4：附件5：附件6：附件7：固定资产验收单资产编号资产名称规格型号分类名称计量单位单价金额预计使用年限残值购置日期使用部门管理人备注：验收人：责任人：主管部门： 购买人：一式两份，一份财务，一份资产管理部门 第 10页 / 共10页 编制：集团财务部