工程档案管理制度九台.doc

华能九台电厂2660MW供热机组新建工程档案管理办法 吉林省电力建设总公司九台项目部 2008年1月15日工程档案管理制度为了保证BOP建筑工程工程资料及时、准确、完整移交，特制定本制度。工程档案引用的标准：中华人民共和国档案法（国家主席令第71号）档案库房技术管理暂行规定（档发198719号）电力工业企业档案分类规则（能源办1991231号）中国华能集团公司火电机组达标投产工程档案考核内容及分解措施企业档案管理规定（档发20025号）华能九台电厂一期工程筹建处关于档案资料管理暂行规定其它关于档案管理规定一、工程图纸管理(a) 根据专业公司及相关部室领用、借阅图纸、资料的实际情况，为了满足施工需要，使专业人员及时掌握图纸信息，提前做好施工技术准备并指导施工。现明确图纸、资料发放范围、借阅范围、借阅办法、复印管理办法、规程规范管理办法，并重申图纸版次更新的解决办法。(b) 发放范围：l 资料室发放专业公司两份图纸，由专业公司专责工程师签字领取。l 资料室发放技术质量部一份、经营管理部一份图纸。存档两份，一般情况不可借出。l 资料室留存图纸供项目部领导、专业公司及相关部室借阅和查询。l 允许借阅人员：项目部领导、各专业公司经理、专工、班组技术员及相关部室的主任，专业人员因施工需要可到资料室借阅（查阅）图纸、资料。其他人员不可进行查阅，如确实需要查阅的，应由相关专业的专工协助下方可查阅。借阅（查阅）办法：l 借阅经过技术质量部资料员登记，在资料室指定地点进行查阅。保证两份存档后，多余可借阅。 l 短期借阅：由技术质量部主任审批后，限定时间归还。l 长期借阅：经项目总工程师审批后，限定时间归还。复印管理办法：l 资料室在收到的资料由各专业工程师到资料室查阅。根据施工的需要，由资料室复印并发放，如果复印量较大，由主管经理审批，由资料室复印发放。l 资料室收到有关施工的电传（备忘、变更等），由资料室进行复印，发放技术质量部、经营管理部相应对口专工或预算员各一份，发放相关专业公司二份，资料室存档二份。发放的变更等应由资料室统一编号进行发放。（如由专业公司提出变更和设计院变更要分开编号）规程、规范管理办法：资料室收到的规程、规范应进行登记入帐并通知技术质量部，由技术质量部资料室复印并发放，资料室留存原版。图纸版次更新：l 资料室的资料员应及时掌握新到图纸信息并及时领取。对于图纸版次、变更等，资料室应及时标明领到时间并迅速发放，保证图纸时间运行有效。对于标识的施工图纸依次为最新版有效。同一张施工图新版次下发后，旧版次应作废。图纸持有者应在4天内到资料室退还作废图纸。如需要参考，应变为留用参考图，并登记、盖章。l 厂家图纸、资料由资料室复印后发放专业公司两份，工程一份，存档两份。二、质量记录编码规定为规范华能九台电厂一期工程BOP建筑工程施工过程中的质量记录，根据公司CH402-2001质量记录控制程序及现场实际情况，编制本规定。1.质量记录编码规定质量记录编码的组成为：根据监理公司下发的质量文件编码规定执行。外来文件的编号按原编号（或版本号）执行。2.九台项目部各部门、单位代号部门、单位名称代号 部门、单位名称 代号九台项目部JLJT搅拌站专业公司JB 技术质量部JZ建筑专业公司JZ安全监察部AQ起重机械化公司QZ经营管理部JY电气专业分公司DQ财务处CW土建试验室TS物资管理处WZ建筑二公司JE综合办公室ZH加工工地JG外协队伍待进入现场后根据其队伍相应的名称进行相应的编号，加入上表中。3.当出现质量记录分类目次所未包括的记录时，编制单位应及时与技术质量部资料室联系，定出分类号，进行记录编码，同时将此分类号通知各相关单位执行。4.当本规定编码与甲方或监理公司要求的文件编码相冲突时，以甲方或监理公司要求的为准。附件：质量记录分类目次质量记录分类目次分类号名称（标识）责任者保管年限页次备注1工程实物质量记录1.1标准表格技术质量部永久*1.2通用签证永久*1.4隐蔽工程签证书建筑等专业公司技术质量部永久*1.5分部试运签证单永久*1.6设备缺陷处理单永久*1.7工序交接证明书永久*1.8分级验收项目划分表技术质量部永久*1.9卷内备考表永久*1.10卷内目录永久*1.11单位工程开工报告永久*1.12单位工程竣工验收报告永久*1.13分项工程验收评级记录建筑等专业技术质量部永久*1.14分部工程验收评级记录永久*1.15单位工程验收评级记录永久*1.16分项工程焊接接头表面质量评定表技术质量部永久*1.17分项工程焊接综合质量等级评定表永久*1.18电缆敷设记录电气专业公司 技术质量部永久*1.20焊接自检记录建筑专业公司 技术质量部永久*1.32钢材力学及工艺性能试验委托单土建试验室、质量管理永久*1.32钢材力学及工艺性能试验报告单土建试验室、质量管理永久*1.34外包工程质量包保协议技术质量部永久*1.35施工图会审记录建筑等专业公司、技术质量部永久*1.36技术交底记录永久*1.37工程技术联络单永久*1.38施工作业指导书目录永久*1.39施工作业指导书永久*1.40方案措施永久*1.41设备基础二次灌浆委托单建筑等专业公司、技术质量部永久*1.42设备及系统试运申请表永久*1.43工程质量改进通知单公司技术质量部、技术质量部、各专业公司永久*1.44工程质量改进情况反馈卡永久*1.45公司优质工程申报表永久*1.46质量标兵申报表永久*1.47工程质量统计报表永久*1.48未完项目清单技术质量部永久*1.49机组整套启动验收签证书永久*1.50工程竣工验收交接证明书永久*1.51过程回访记录永久*1.52最终回访记录永久*1.53顾客意见及处理结果报告永久*1.54顾客档案统计表永久*1.55顾客档案永久*1.56重大施工技术方案报审表技术质量部、各专业公司、试验室1.56重大施工技术方案报审表技术质量部、各专业公司、试验室1.57调度会准备报告（报告）技术质量部1.58资质报审表1.59施工质量检验项目报审表160工程监理联系单回执单技术质量部、物资部161焊工资格证书管理台帐技术质量部162业主工作联系单回执单163施工组织设计报审表1.64质量监督检查整改回复单1.65调度会会议纪要1.66情况汇报技术质量部、物资供应部、各专业公司1.67焊接检试验人员报审表1.68工程简报 技术质量部1.69设备材料保管及领用制度报审表物资处1.70主要工程材料报审表1.71工程材料复试委托单1.72 主要设备开箱申请表1.73技术核定单技术质量部1.74计量器具检验仪器检验统计表1.75工程质量分析会汇报技术质量部1.76分项工程质量报验单技术质量部1.77分部工程质量报验单技术质量部1.78单位工程质量报验单技术质量部1.79设备缺陷通知单技术质量部1.80网络工期计划技术质量部、各专业公司1.81工程生产任务单技术质量部1.82工程交工验收单技术质量部1.83建筑材料构件检验 委托单专业公司、物资管理处1.84监理单位现场取样见证单技术质量部物资管理处1.85施工现场质量管理检查记录技术质量部质量记录分类目次分类号名称（标识）责任者保管年限页次备注2质量体系管理记录2.1文件发放登记表综合办公室三年*2.2文件发放审批表2.3文件接收登记表2.4作废文件收回、销毁登记表三年*2.5文件更改单三年*2.6有效文件清单三年*2.7合格供方名单物资处技术质量部五年*2.8物资到达（进货检验）记录五年*2.9合同登记卡片五年*2.9物资采购计划五年*2.10现品卡片五年*2.11设备开箱检验记录五年*2.12设备到货及发放台帐五年*2.13设备交接记录五年*2.14（ ）物资盘点明细表五年*2.15供方评定、考察记录五年*2.16管理评审计划技术质量部五年*2.17管理评审报告五年*2.18跟踪验证记录五年2.19内部质量管理体系审核年度工作计划技术质量部三年*2.20内部质量体系审核检查表三年*2.21内部质量体系检查记录三年*2.22内部审核报告五年*2.23不符合项报告单五年*2.24不合格品报告单各专业公司技术质量部五年*2.25不合格品处理单各专业公司技术质量部五年*2.27紧急放行申请单五年2.28产品让步接收申请单同上五年2.29工程承包合同评审表经营管理部五年2.30工程承包合同管理记录五年2.31外包队伍资质审查记录五年2.32职工培训统计表经营管理部、技术质量部、各专业公司五年2.33职工送培登记表五年2.34（ ）培训考核成绩表五年2.35（ ）培训小结五年2.36计量器具总帐资产管理部、技术质量部、各专业公司五年2.37计量器具分台帐五年2.38计量器具检定计划五年2.39计量器具检定记录五年2.40计量器具流转通知单五年2.41计量器具封存报告单五年2.42计量器具封存通知单五年2.43计量器具购置审批表五年2.44计量器具降级、报废申请单五年2.45计量器具降级、报废通知单五年2.46计量器具封存通知单五年2.47机械设备调动通知单五年2.48大型（专用）机械设备使用审批永久2.49主要配件购置审批表资产管理部、技术质量部、各专业公司永久*2.50一次性修理费五千元以上项修审五年2.51固定资产购置审批表永久*2.52固定资产大修审批表永久*说明：1.备注栏标“*”，表示有此表式；未标注“*”，表示此表应由各部门在实施中根据实际情况形成记录。2.各部门在形成记录时，一定要认真填写，内容要具体、真实，不得伪造。3.表中序号即为质量记录的分类编号。三、资料整理移交1. 资料整理 资料整理按照施工责任划分进行整理，各类施工原始资料由施工单位进行整理保管，施工验收资料由技术质量部专工审核、收集齐全移交资料室保管；物资管理处的台帐在本部门保管，质量合格证件及原材料检验报告每发生一个批次，及时整理平行移交资料室保管；经营管理部的整理保管；综合办公室在施工过程中形成的文字资料、影音资料自行收集整理，工程结束前按照档案归档要求平行移交资料室。2. 资料移交 文件资料归档要求完整、准确、系统。文字书写材料符合档案要求，纸张、装订材料、和载体应能耐久保存。归档的电子文件，要求有效、质量标准。资料分类按照业主要求进行，分类准确、排列有续，符合归档单位要求。3. 形成资料要求为规范质量记录等工程文件的编制，统一工程文件的格式，根据工程档案管理要求和公司程序文件中质量记录控制程序的要求、公司质量记录标准格式及监理标准表式等的要求，形成资料。3.1对于有标准格式的质量记录，一定要按标准格式认真填写。3.2工程文件纸张必须使用70克A4（210297）复印纸，边框尺寸为：竖版：上边-35mm 下边-22mm 左边-25mm 右边-15mm横版：上边-27mm 下边-17mm 左边-15mm 右边-15mm3.3文件正文：标题为3号黑体，居中布置，内容字体为小4号；页眉左侧为“华能九台电厂一期工程BOP建筑工程”，右侧为文件主题词，字号为5号，页眉内容为黑色；页脚为“企业标识+吉林省电力建设总公司九台项目部”居中布置，右侧为页码且字号为5号黑体。3.4文件封皮：封皮内容由上至下依次为：右上角为：文件编号：（见质量记录编码规定），为小4号字；空一行为：工程名称即华能九台电厂一期工程BOP建筑工程，字号为4号，居中布置；空二行为：标题为小1号、黑体，居中布置；如有审批栏则空六行为：批准：（名字 审批日期均为手写）空一行为：审核：（名字 审核日期均为手写）空一行为：编制：（名字可以为手写也可以为印刷体，因在本封面上有日期，编制日期可以不写），审批栏内容均为3号字，居中布置；重要的汇报材料在标题的下面用相关彩色图片做为封面的一部分；空三行为：单位名称即吉林省电力建设总公司九台项目部（单位），字体为3号，居中布置；空一行为：编制日期即二OO年月日，字体为3号字，居中布置。2.5文件编制还应满足公司质量记录控制程序。2.6涉及签字的必须使用蓝黑或碳素墨水签字且必须签全日期（年月日），手写内容不得使用纯蓝墨水、圆珠笔或铅笔，字迹要求工整容易辨认，签字不得潦草辨认不清，不得用印章代替签名。对外行文封面上应盖项目部或部门公章。2.7资料形成必须提供真实、准确档案，不得损害国家、社会、及其他组织或个人的利益，不得侵犯他人的合法权益。