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高校行政管理信息沟通互动性的研究
来源：液压扳手

沟通互动性的强弱影响着行政管理信息沟通的效率,强势的互动能轻松、有效地完成信息沟通,而惰性的互动沟通非常费力,严重的将会影响到组织的决策、计划的制订和实施。因此,要保证行政管理信息的良好沟通,必须采取对策提高信息沟通的互动性。

一、高校行政管理信息沟通现状

(一)当前高校行政管理信息沟通方式及特点信息的载体主要是纸文本、电子文本,通过文件、网络和电信等方式传递。根据信息载体的特点,行政管理信息沟通方式大致可以分为以下六类:

(1)静态公布栏:如报亭、宣传栏、通知公告栏等,地点较为固定。这种方式的特点是发布成本较低,但接收的成本较高,要求接受者经常去特定的地点浏览、阅读。

(2)纸文本投递:将需要传递的信息印刷,发至接收者。这种方式的特点是可以完整地将原信息传递,便于接受者阅读、研究、保存,保密性好,但发布的成本较高。要求保密、保存的信息宜采用这种方式发布。如校内外的来往文件、学校的规章制度、政策执行文件等常采取这种方式。

(3)网页动态公布:在组织的网络主页发布,实质上是一种动态的报亭、宣传栏、通知公告栏。这种方式的特点是发布迅速、发布成本低、内容全面。但对环境要求较高,必须通过网络才能接收,同时也要求接受者有经常浏览组织主页的习惯,保密性欠缺,要求保密的信息不宜在网页上发布。

(4)电子邮件:发送电子邮件的特点是发布迅速、发布成本较低、内容全面,接受对象可以是单个人或多人,有一定的保密性,但要求接受者有经常浏览电子邮箱的习惯。

(5)短信:短信的特点是发布迅速、及时,但发布成本较高,内容非常简短。

(6)电话:电话的特点是发布直接、迅速、及时,并能及时掌握信息接收情况、理解程度,但是发布成本较高,内容简短。此外,通过打电话和发短信发布信息,虽然及时,但必须对信息内容进行高度浓缩。接收者必须通过其他方式才能获取原信息,因此,只能是作为一种发布信息的辅助手段,即信息提示。

(二)信息沟通的现状信息发布者根据信息时效期的长短,一般首选成本较低的方式发布,如公布栏公告或发电子邮件,在信息得不到重视时采取打电话或发短信的方式进行补救。在实际沟通过程中,同时采用几种方式重复发布信息的现象非常普遍,长此以往,形成了如下的特点:

(1)信息接受者对电话或短信通知的信息重视,对电子邮件发布的信息有取舍地重视,对公布栏(包括静态和动态公告栏)和纸文本发布的信息基本不予重视。

(2)发布方要花费相当的精力、人力、财力,采用多种方式重复发布信息,特别是一些时效期短、内容重要的信息,要派出多人同时打电话通知,否则就会有相当多的人没有获取信息,对工作造成影响。探索这种现象的根源之一,在于管理方把发布信息的辅助手段变成了主要手段,即不管大事小事、信息时效期长或短,都通过打电话来通知,养成了接受方被动接收信息的习惯。

二、信息沟通互动性的状态及变化规律信息沟通互动性指的是信息发布者和信息接受者相互间的主动性。沟通互动性是变化的,其强弱变化可以借用布克莱和莫顿的管理方格图来研究。纵坐标表示信息发布者的主动性,横坐标表示信息接受者的主动性,依次从低到高分为九等。