计算机基础培训教材.docx

计算机基础操作
一、 windows的基本操作
1， 开机：用手按一下机箱上的POWER键，然后同时按下键盘上的“ctrl+alt+del”键，若有密码则输入密码，点击确定即可。
2， 关机：用鼠标点击任务兰上的“开始”下的子菜单关机，在弹出的图形中框选择“关机”，点击确定即可。
3. 鼠标操作
单击：按下鼠标左按钮，立即释放。
单击右键：按下鼠标右按钮，立即释放，弹出快捷菜单。
双击：快速地连续两次单击（左按钮）。
指向：移动鼠标指针到预期位置。
拖曳：按住鼠标左按钮不放，移动鼠标指针
4. 键盘操作
加号组合：按住一个不放再按另一个，如Alt + Tab
“开始”按钮和任务栏
二、Windows桌面简介
1、开始菜单
命 令
功 能
程序
运行程序
收藏夹
Internet站点地址（Win95没有）
文档
以前打开过的文档
设置
显示能更改系统设置组建清单
查找
查找文件、文件夹等信息
帮助
启动“Windows95/98 帮助”
运行
运行程序或打开文件夹
注销
关闭所有正在运行的应用程序，并且作为另一个不同用户登录
关闭系统
关闭、重新启动计算机或进入MS DOS方式
（2）任务栏

切换窗口：单击代表该窗口的按钮。
关闭一个窗口，按钮消失。
（3）时钟
双击或右击时钟可以设置日期、时间和时区
（4）输入法
1. 单击输入法按钮 选择一种输入法。
选定的输入法左边会有一个“4 ”符号。
2. Windows 资源管理器 集成了IE的功能。
可以浏览所有资源：本地、网络Intranet和Internet。
3. 我的电脑 查看计算机上的所有内容（文件和文件夹）。
4. 网上邻居 浏览网络上的计算机。
5. Microsoft Internet Explorer 4.0
Outlook Express、NetMeeting、Chat、FrontPage Express和任务计划程序。
6. 回收站
7. 收件箱
二、窗口和对话框
窗口是屏幕上用于查看应用程序或文档的一块矩形区域。Windows的窗口有三种：
应用程序窗口、文本窗口和对话框
移动窗口： 拖曳标题栏 移动对话框：拖曳标题栏移动对话框
改变窗口大小：拖曳窗口的边框
窗口内容滚动、最小化窗口、最大化窗口、窗口恢复、关闭窗口、排列窗口
列表框、下拉列表框
文本框：输入文本
数值框：滑标
命令按钮、帮助按钮
三、菜单和工具栏
1. 四类菜单

功 能
打 开
“开始”菜单
98的命令
单击“开始”按钮
控制菜单
控制窗口的大小、位置等命令
单击控制菜单框
快捷菜单
对于对象的命令
用右键单击对象
菜单栏菜单
应用程序的命令
单击菜单名或Alt + 字母
2. 关闭菜单:执行后自动关闭；单击菜单以外的任何地方；按Esc 键。
3. 菜单中命令项
命令项
说 明
暗淡的
不可选用
带省略号（……）
打开一个对话框
前有符号（√）
命令有效。再一次选择后失效，命令无效
带符号“●”
被选中（一组中只能选一个）
带组合键
按下组合键直接执行相应命令，而不必通过菜单
带符号（4 ）
鼠标指向时，弹出一个子菜单
四、启动和退出应用程序
1．桌面上应用程序 双击
2．“开始”菜单中应用程序
开始/程序 单击应用程序名
3．通过浏览驱动器和文件夹启动程序
我的电脑
浏览驱动器----双击应用程序名
资源管理器----文件夹
4．创建快捷方式
方法一：在“我的电脑”或“资源管理器”中选中程序文件，使用右键菜单，创建快捷方式，再拖曳到桌面。
方法二：在“开始”菜单中按CTRL键不放，用鼠标选中应用程序名，再拖曳到桌面。
方法三：在“我的电脑”或“资源管理器”中选中程序文件，文件/发送/桌面快捷方式。
方法四：在桌面上单击鼠标右键/新建/快捷方式/填写文件名...
方法五：打开应用程序或文档/最小化/在桌面上单击鼠标右键/粘贴快捷方式
5．“开始”菜单中的“运行”命令
开始/运行 输入文件名
6．退出应用程序
双击控制菜单框
Alt+F4
文件/退出
单击“关闭”按钮
Ctrl+Alt+Del 任务列表 选择程序 任务结束
五、使用剪贴板
Windows 程序之间、文件夹传递信息时临时存放的区域
1. 把需要的信息复制或剪切到剪贴板
文件中选定的信息
选定信息 复制或剪切
整幅屏幕的内容    Print Screen
活动窗口的内容        Alt+Print Screen
2. 从剪贴板粘贴信息
打开文档 插入点定位 粘贴
剪切：Ctrl+X；复制：Ctrl+C；粘贴：Ctrl+V。
3. 利用鼠标拖动交换数据
六、帮助系统的使用
1. 启动
          开始/帮助 “Windows 帮助”窗口
          开始/程序/附件/程序工具/欢迎进入 Windows
          开始/程序/MS DOS 方式 命令/？
2．“Windows帮助”窗口
“目录”标签：分类浏览主题。
“索引”标签：按索引查看帮助。
“搜索”标签：搜索获
七、word的基本操作
1、新建文档
　　我们讲了Word第一课后，有位朋友和我说用起来太麻烦了，问他怎么个麻烦法，他说，有时要打印几份文件，每打印一份就要退出一次Word重来，所以特别麻烦。 其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件，然后新建一个文档或者打开另外的文档，同时打开几个文件也可以。

　　怎么做呢？很简单的，先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”，单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。

2、打开文档
　　怎么在Word里打开以前存盘的文档呢？我的朋友说他一直都是先退出Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。
　　 其实打开和新建一样，不用退出Word也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。

　　我们来看看怎么打开D盘“笑话”文件夹中的“笑话.doc”。
　　单击这个下拉列表框，从弹出的列表中选择“D：”，也就是D盘，现在下面的文件列表中出现的就是D盘的内容了，双击打开这个“笑话”文件夹，列表中就出现了“笑话.doc”文件，选中这个文件，单击“打开”按钮，就打开这个文件了。 　　　　　

３、保存文档
　　现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西：
　　打开“另存为”对话框；这里有一个“新建文件夹”按钮，它可是很有用的：我们平时的文件都是分类存放的，而有时要保存编辑的稿件，觉得放到哪里都不合适，这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”，

　　单击“确定”按钮，回到“另存为”对话框；输入文档的名字，单击“保存”按钮，我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。
４、多文档切换
　不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几
个文档，而不是像以前那样只打开一个文档，如果我
们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎
么办呢？一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑
的文档。
　　打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的
所有文档，带有对号的是当前编辑的文档，单击“文
档2.doc”，就切换到了“文档2.doc”。 当然你也
可以按下ALT+TAB键来切换，这是Word 2000新增的
切换功能。
５、关闭文档和退出Word
　　现在我们打开了多个文档，假如我们现在要关闭
这个“文档2.doc”，单击标题栏上的这个“关闭”按
钮就可以了。 你可能要问，这个按钮不是退出Word
时用的吗？是这样，在只打开了一个文档时是点这个
按钮会退出Word，但在同时打开了几个文档时，它
的作用就只是关闭当前编辑的文档了。现在我们只有
一个打开的文档，在刚才的关闭按钮的下面，也就是菜
单栏的最右端，又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上
的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出
Word，而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档，
而不退出Word了。

　　 在打开了几个文档的时候可以直接退出Word，打开“文件”菜单，选择“退出”命令，就可以直接退出Word了。选择这个命令后，出现了一个对话框，这是提示我们要关闭的文档没有存盘，要不要现在保存，

　　这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动，它就会提醒你进行保存；现在的这些文件都没有保存价值，所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚，是不是要保存。 虽然忘了保存文件时，退出Word会提醒你存盘，但你也要养成经常保存文件、的习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情
６、文字的选取
　（1）、用鼠标选取
　　在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按 住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。
　（2）行的选取
　　把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！
　　在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。
　（3）、句的选取
　　按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。
　　选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。
　（4）．段的选取
　　在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。
　　选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。
　（5）．矩形选取
　　按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域(如图2)。

（6）．全文选取
　　使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。
　（7）．扩展选取
　　此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。
　　扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。
　　选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操
7、复制和粘贴
　对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦(如图3-4)。

图3

图4
8、移动和粘贴
　先说移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。
　　你也可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。
　　剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。
9、文字的删除
　　文字的删除
　　Delete键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删除的文字很多，那就很麻烦了。
　　当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！
　　删除文字还可以使用Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。
10、页面设置
　　打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸型”选项卡，从“纸型”下拉列表框的列表中选择纸张的大小，在“方向”选择区中选择“纵向”；单击“页边距”选项卡，输入上下左右四个方向的页边距，单击“确定”按钮就可以了(图1)。

图１
　　双击标尺上的灰色区域，也可以打开“页面设置”对话框。 如果文稿需要装订，就要设置装订线的位置：在“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡里选择装订线的位置，这个装订线的输入框中的数值表示的是装订线到页边的距离，而现在的页边距表示的就是装订线到正文边框的距离的了。
　　打开“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡，从“垂直对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，单击“确定”按钮，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮，把文档放到整个页面的中间(图2)。

图２
　　Word是自动换行的，所以段落的设置不用操心，只是图形对象要使用相对对齐方式。
11、打印预览和打印
　也可以在打印时选择一些参数来设置。打开“文件”菜单，单击“打印”命令，打开“打印”对话框，在“缩放”选择区中有一个“按纸型缩放”下拉列表框，从中选择要缩放成的纸型就可以了。
　　打印几份同样的稿件，可以在打印对话框中设置：打开“打印”对话框，在“副本”选择区的“份数”输入框中输入要打印的稿件数量，单击“确定”按钮就可以了。
打印一部分页码：打开“打印”对话框，在“页面范围”选择区中选择“页码范围”，填入要打印的页码，每两个页码之间加一个半角的逗号，连续的页码之间加一个半角的连字符就可以了；也可以选择打印当前页，或者打印选定的

八、Excle的基本操作
第一讲 建立员工工资表
中文Office 2000软件包中提供了一个名为中文Excel 2000软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专业数据库管理系统软件Visual FoxPro也能建立电子报表，但中文Excel 2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。
开始语：中文Excel 2000是Microsoft Office 2000软件包中文版的组成部分。按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1(工作薄1)的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。

图 1
进入中文Excel 2000的操作窗口
注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。

中文Excel 2000也使用“字段”、“记录”等Visual FoxPro中的对象，但应用方法却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。
步骤一、参见图 2，单击A1单元格。
中文Excel 2000操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图 2。工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。在中文Excel 2000操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

图 2 　单击A1单元格
注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。

图 3
在这里输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”，参见图 3。 在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。

图 4
第一行各列中的内容 步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图 4。
使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。
步骤四、参见图 5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图 6。

图 5 单击A2单元格

图 6　编制也这份“员工工资表”
完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图 6所示。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。
注意：中文Excel 2000与中文Visual FoxPro 6不同，关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。
　 使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。
步骤四、参见图 5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图 6。

图 5 单击A2单元格

图 6　编制也这份“员工工资表”
完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图 6所示。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。
注意：中文Excel 2000与中文Visual FoxPro 6不同，关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。 　
 第二讲 建立第二张工作表
在同一本中文Excel 2000工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题：
注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。
步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参见图 7。
这一步操作与在Microsoft Word中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图 7。顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。

图 7选定第一行中的所有内容
步骤二、按下键盘上的Ctrl C组合键。
这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。与之相应的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘贴)组合键也可以在中文Excel 2000工作表中应用。 注：若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。

图 8 单击Sheet 2标签
步骤三、单击左下方的Sheet 2标签，参见图 8
Sheet 2是另一张工作表(Work Sheet)的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。
注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。
步骤四、进入表格2后按下键盘上Ctrl V组合键，结果参见图 9。

图 9　在第二张表中粘贴内容
完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中，如图 9所示。
此后，您可以参照前面的内容制定该表中的内容。
步骤五、参照前面的操作，输入第二张表中的内容，结果参见图 10。
上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与Microsoft Word中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。

图 10　输入第二张表中的内容

第三讲 设置单元格的格式
与Microsoft Word一样，在中文Excel 2000中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet 1标签，返回“员工工资表”。

图 11 单击行号1
注：在初始状态下，中文Excel 2000操作窗口中只有三张标签，除了可以使用这种方法选择激活一张标签外，还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行操作。这些按钮的外观是就是滚动箭头，从外型上即可了解到各自的作用。如果要滚动显示其他工作表标签，请在所需方向上单击滚动箭头；如果要选定某个工作表，请单击其标签；如果要一次滚动多张工作表，请按住键盘上的Shift键，然后再单击中间的标签滚动箭头；如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，请右击标签滚动箭头。
步骤一、参见图 11，单击行号1，选定此行中的文字内容。然后右击鼠标器，进入图 12所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。

图 12 选择“单元格快捷菜单”

图 13 单击“字体”选项卡
步骤二、进入图 13所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。

图 14 从“字体”窗口中选择一种新的字体
步骤三、参见图 14从“字体”窗口中选择一种新的字体后，参见图 15，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。

图 15 选择一种字形

图 16 上述操作的结果
此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，参见图 16。

图 17 选定此列中的所有内容

图 18 选择“数字”选项卡
第四讲 设置货币符号
述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：
步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，参见图 17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见图6－18。

图 19 在“分类”列表窗中选择“货币”项 　
步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见图 19。 　

图 20设置好“小数位数”与“人民
步骤三、参见图 20，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。

图 21 在工资数额前加上一个人民币符号
上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如图 21所示。
这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行操作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作。

图 22 选择“打印预览”命令
第五讲 预览和调整报表外观
一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：
步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图 22。
此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。选择此命令后，预览的结果将如图 23所示。
步骤二、参见图 24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图 25所示。
“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图 26所示，再次单击又会还原。

图 23 预览电子报表

图 24使用“缩放”工具单击预览窗口

图 25 放大显示文字
此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要修改下列三点：
1.应加上表格标题。
2.“年龄”字段中的记录值应当居中。
3.“工资额”字段未应加入“总计”值。
下面的操作就将完善这些内容。

图 26 选择“行”命令
骤一、单击“关闭”按钮，结束“预览”，返回中文Excel 2000的操作窗口。然后单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图 26。

图 28 打开“合并单元格”检测框 　 　
此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”,如图 27所示。新行将使用已经存在列定义，您可以为每一个单元格填入内容，但由于它将用于书写工资表的标题，所以应当合并各列，使它们不在存在，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。 　
步骤二、单击行号1，确保选定新行，然后右击鼠标进入快捷菜单，接着从中选择“设置单元格格式”命令,然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,并参见图 28，打开“合并单元格”检测框,最后单击“确定”按钮。 　
完成这一步操作后，“行1”中就只有一个单元格了，这是中文Excel 2000中的常用操作,初学者应当注意了。 　
步骤三、在“行1”书写好标题“员工工资表”,并参照前面的内容，设置好标题的文字字体与大小尺寸,结果应如图 29所示。 　
由图 29可见,标题文字与“年龄”列中的数字一样，位置都需要调整，下面的操作就将解决此问题。

图 29在“行1”中书写好标题“员工工资表”
注意：调整电子表格某些单元格中的数字或者文字的位置是一种重要的操作，因这可以使得阅读更容易，减少出错率
第七讲 添加“总计”单元格
中文Excel 2000提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计” ，计算指定列中所有数值的和。“函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。请按下列步骤进行操作：
步骤一、单击在“工资”列最后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图 34。

图 36 SUM函数计算的结果信息
步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图 35。

图 37 加入“总计：”标题 　
在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个。
步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图 36。 此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。
当然了，还需要加入“总计：”标题，如图 37所示，这样才能打印出员工工资表。此后您可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，看一看您所设计的工资报表是什么样子的。