福建五洲集团行政管理规定(暂行).docx

资源描述

福建五洲集团行政管理规定（暂行）第一章日常办公行为规范第一条维护办公区域及公共场所卫生，不在卫生间、茶水间、走道等乱扔纸屑、果皮、废弃物。第二条保持办公室桌面整洁，不放与办公无关的私人用品。第三条上班时间应保持良好的精神状态，不打瞌睡，不观看与工作无关的书刊、网络资讯。第四条正确使用公司的物品和设备，提高工作效率，不能野蛮对待，挪为私用。借用他人或公司的物品，使用后及时送还或归原处。第五条公司内与同事相遇应点头致礼，进入上司办公室主动敲门示意。相互交谈语言文明，严禁在办公区域内大声喧哗或大声争执。第六条拨打电话应注意控制语调、语态，做到语气亲切，通话简明扼要，不得在电话中聊天。工作时间内，不打私人电话。第七条接听电话，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表示歉意。使用体现企业的规范用语问好，例如：“您好，五洲集团”等。第八条仔细、耐心倾听对方讲话，不随意打断。准确记录转告电话内容，并及时敦促同事回电。主动协调配合，及时解决问题。第九条客人来访时应热情、主动、有礼貌。若需长时间交谈，应带到洽谈室或接待室，以免影响他人办公。第十条下班离岗前应清理办公桌上物品，文件资料有序摆放并注意保密。未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。第十一条在公司上班时间内或参加公司举行的团体活动时(有要求的)必须统一穿着工作制服，佩戴胸章。第二章涉外公关事务管理第一条外事接待工作的基本原则：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。第二条除集团公司领导亲自接待的客人以外，其余由办公室安排接待人员配合有关部门做好接待工作。第三条客人来访，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵达时间，通知相关单位和人员做好接送准备工作。第四条根据来访者的目的、规模、兴趣、意愿来选择安排参观项目，拟定接待方案，报请总裁批准。第五条实施接待方案，填写《业务接待申请单》(附件一)报批，合理选择客人的用餐、住宿标准。第六条在接待客人过程中，要认真做好安全保卫工作。第三章文书工作管理第一条集团（含各部门）及各经营公司的公文，是传达贯彻集团的经营目标、方针策略的指导性文件，是请示、批复、报告工作、交流经验的重要工具，必须认真做好公文的处理工作。第二条各单位应发扬实事求是、认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第三条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室收发、分办、文印、立卷。文件资料应及时邮寄或通知相关人员领取，不得延误。第四条公文处理工作必须实行严格的保密制度，确保公司机密不外泄。第五条公文种类主要有：请示、报告、指示、批复、通知、决定（决议）、会议纪要、函、通报、通告等（其用途、格式详见附件二）。第六条认真做好公文处理程序： 1.收文：一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。 2.发文：一般包括拟稿、审稿、签发、校对、文印、封发等程序（具体详见附件三：收文处理、发文处理）。第七条公文签发： 1.集团公司的文件由集团办公室（或部门）负责拟稿和审核，董事长或总裁（根据其授权范围）签发。 2.经营公司的文件由该公司办公室负责起草和审核，原则上由总经理签发，但重大经营决策、重要人事变动（调动）须呈报集团审批。第八条公文办理完毕后，要及时送交有关人员整理立卷，任何人不得私自持有应存档文件。第九条办公室应定期或不定期对公文进行清理，对没有存档价值和存查必要的公文，经鉴别、登记后,报董事长、总裁（根据其授权范围）批准进行销毁。第四章文字打印管理第一条凡以集团公司名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及集团领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。第二条公司的文印工作由办公室指定人员统一处理，其他人未经许可不准私自打印、复印、传真及使用文印室电脑调阅公司文件资料，否则视为违反工作纪律，损坏上述办公设备的应照价赔偿。第三条集团公司各部门或属下公司需要打印的公文或资料须经本部门负责人签字，交办公室打印。所打印公文或文件须留壹份办公室存档。第四条办公室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。文稿打印完后，要把原稿和打字清样交给拟稿人校对。拟稿人校对完后应在原稿签字，同时对各种文稿均在打印完立刻清理干净，以示负责。第五条办公室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司规定中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。第六条文件保密等级分为：绝密、机密二种，其它为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。文件只能印壹份，由起草人送有阅文资格的人员圈阅，阅后由起草人收回归档或由阅文人妥善保管。第七条办公室工作人员要爱护电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备，按规定做好维护保养工作和办公耗材领用登记工作。第八条办公室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月底作统计核算，作为各经营公司办公费用分摊依据。第五章印章管理第一条公司的印章、法人章由指定专人负责保管，其中财务专用印章由财务部指定专人负责保管。第二条集团部门印章由部门负责人或指定专人负责保管。印章主要用于部门之间及对集团属下经营公司对口业务部门的沟通、联系。第三条公司所有印章的使用必须填写《签章申请单》(附件四)，按规定的程序报批后再由印章管理人盖章，如违反此项规定其造成的后果由直接责任人员负责。第四条公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外发出的任何公文，应统一编号登记，以备查询和存档。第五条公司所有人员一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况需开具时，必须经集团总裁签字批准后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向所属公司汇报其介绍信的使用情况，未使用的须如数交回。第六条盖章后若出现意外情况均由批准人负责。第七条属特殊性质的印章应分开保管。如财务公章与财务在银行留存的私人印章应分开保管。第八条凡涉及到经济往来的有关协议及合同签章，实行相关部门与财务部门会签制，并根据集团总裁（或经营公司总经理）的权限报批后方可签章，超过权限的须经集团董事长批准。第六章办公用品管理第一条常用的消耗性办公用品由办公室结合库存及耗用情况制定月度《采购计划单》（附件五）和预算，报集团总裁批准后组织采购。第二条属非常备办公用品或贵重（大额）用品由集团部门或经营公司填写《办公用品（设备）购买申请单》（附件六），经集团总裁或公司总经理（依权限）审批后，按程序组织采购。第三条负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种适用、价廉物美、库存合理、杜绝浪费。第四条新聘员工的办公用品，由办公室根据部门负责人提供的用品清单负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。其中：非常备办公用品或贵重用品，须经总裁或总经理批准后方可领用。第五条办公用品要建立登记薄，办理验收入库。保管要做到整洁、安全、防火，以防变质或损坏，非保管人员未经许可不得随便进入库房。第六条集团本部或属下经营公司领用办公用品，一律实行登记，由领取人员签字，每月5日前结算上月所领取办公用品的分摊费用。第七章财产综合管理第一条行政财产由办公室统一设簿、设卡登记管理。其中非易耗品的办公用具由使用人员签领后，自行妥善保管。第二条需添置的行政财产由集团部门（或经营公司）提出《办公用品（设备）购买申请单》（附件六）报集团总裁（或经营公司总经理）核准后，根据《物资采购、工程项目招议标管理规定》，交由办公室办理统一采购。第三条行政财产由办公室根据经审批后的部门及个人的配备需求核发。领用人应爱惜、维护、使用得当，不得无故损坏。第四条公司财产未经公司领导批准不得外借。员工不得利用公司办公设备做私事，违者按违反工作纪律处理。第五条员工工作调动或离职，所领用的行政财产应全部交回，不得私自占有或转借他人，否则应交未交的物品照价赔偿。第六条行政财产要定期组织清查盘点，核对账实。损坏或丢失的要查明原因并进行处理后，由计财部门依盘亏、盘盈状况调整财产金额。第七条对无法继续使用的财产按规定填写《资产报废审批单》（附件七）办理报废，或以公开招议标方式出售，并作相应的会计账务处理。第八条公司财产需要维修的项目由使用部门（或使用人）填写《设备维修申请单》（附件八）报总裁批准后实施。第八章会议组织管理第一条公司会议组织分为集团会议、各经营公司会议、专题会议、办公会、部门工作会、上级或外单位在我单位召开的会议或业务会等。以上会议由行政管理部门和相应职能科室协作，做好会务工作。第二条所有会议主持人和召集单位与会人员都应做好会议准备，其准备工作包括拟定好会议议程、提案、报告、总结提纲、发言要点、工作计划、草案、决定决议草案，由办公室或组织单位落实会场，备好座位、茶具、茶水，并提前通知与会人员等。第三条每场会议，都应指定专人进行会议记录，会后进行整理，形成完整会议文字资料或会议纪要，并按序编号分发给有关部门、人员及送档案室存档。第四条为避免会议重复，浪费资源，集团及各经营公司正常性会议原则上纳入例会制，定期召开，根据会议内容，确定参会的人员。第五条对大型会议要提前做出会议策划、会议筹备，并对会议活动细节进行全面审核，务必做到井然有序。会议过程还要对影响会议成效的重点加强管理，确保会议圆满成功。第九章档案资料管理第一条档案是指集团公司在创办、规划、开发、经营及其管理工作中形成，并作为历史记录保存，以备查考的文字、图表、声像等载体的材料。第二条归档范围主要有：凡是本集团公司在各项活动中形成的（含上级主管部门下发、属下经营公司呈送和非隶属公司抄送）能对企业发展、工作查考、经营管理、经验总结、技术交流具有利用价值的文件材料，均应收集归档。第三条归档主要内容包括：重要会议的通知、报告、总结、纪要（记录）、上级主管部门与本公司有关的决定、决议、条例、规定；本公司对外的正式发文与有关公司来往的文书；本公司的请示与上级主管部门的批复；本公司与有关单位签订的合同、协议书；本公司经营管理的工作计划、总结、报告、请示、批复、纪要（记录）；本公司重大活动的剪报、照片、录音、录像等。第四条本公司所有人员，在经营管理活动中形成的各种文件材料，均应根据“归档范围”和“归档内容”如数归档，并且要保持文件的系统完整，经办人与档案保管员进行档案资料（尤其是原件）归档交接时，应列清明细，双方签字以示负责。结案后或工作变动或因故离（调）职时应将经办的文件资料及时交办公室或向接办人员交接清楚，不得据为己有或擅自带走或销毁。第五条归档的文件材料要做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，使用高级碳素墨水，用钢笔或水笔书写，有破损的文件资料要经过裱糊。第六条归档的文件材料份数及每份文件的页数均应齐全完整，同时每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件、请示与批复、译文与原文要一一对应，不得遗失。第七条档案管理人员必须谨防档案散失、泄密，确保档案安全无损。第八条因公需借阅档案必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅。一般性档案文件须经办公室主任批准；秘密级以上的档案文件须经总裁批准后方能借阅。第九条借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批复不得复印档案。第十条借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，由使用单位主管签字，集团分管领导批准。第十一条档案借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。第十二条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总裁批准后方能借阅，但不能将档案带离办公室。需要摘抄档案内容，应经总裁同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。第十三条档案资料管理具体详见《福建五洲集团档案管理实施办法》。第十章车辆管理第一条一切车辆由集团总部统一配置，所有权属于集团公司，列入下属公司的固定资产。各级办公室负责所属机动车辆的管理、监督，确保集团经营管理的需要。第二条集团总部及下属公司必须将车辆所有资料和手续的复印件报送集团办公室存档、备案。车辆保险的认购、年检及交通规费交纳等原则上按属地由办公室统一办理。第三条车辆管理部门和拥有车辆的下属公司，应严格执行集团公司车辆管理规定，建立和健全车辆管理实施细则，确保车辆和行车安全。妥善保管好车辆的各种证件。第四条集团办公室有权根据总裁批准和实际需要，临时调度下属公司使用的车辆。车辆移交时，必须做到车况良好，手续齐全，并且交代清楚应注意的事项。第五条因公用车须于事前填写《派车申请单》（附件九），经单位（部门）主管签字后，交办公室依照车辆情况及办事的轻重缓急调派。出车办事应尽量按时返回，需超时应电话告知办公室。未经批准不得私自出车、借车、租车，不得私自开车回家过夜。第六条车辆实行定员驾驶，除驾驶员本人配置钥匙外，其他人不得持有或私自仿制车钥匙。第七条车辆定期维护保养、维修须填写《车辆保养维修申请单》（附件十），经办公室审核及按程序报批后定点实施。车辆行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，无法到定点单位维修的可视实际情况就近维修，事后应及时补办《申请单》（附件十）并按程序报批。若有更换零配件应将换下的零配件上交办公室核销。第八条车辆使用后应及时回场入库或按指定地点停放，保持车辆整洁，随时等候调派。不得随意在外停放车辆，不能在不准停车的路段(地点)停车。第九条车辆设置《运行表》（附件十一）及《维护保养、维修记录表》（附件十二）登记车辆的去向及使用状态，并记录车辆行车公里数、加油（油耗）、清洗打蜡、保养维修、年检等情况，作为定期结算、考核各部车辆费用的依据，报上级审查。第十一章司机管理第一条司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车，并应遵守本公司其他相关的规章制度。第二条司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，每天抽适当的时间擦洗，经常检查车辆的主要机件，主动填写维修、保养申报单，及时进行过程跟踪，验收合格后在保养，维修单签字确认。第三条出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。尤其是长途出车，应认真检查车况，若发现机械故障应及时报告办公室并进行维修，维修合格后方可出车。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。第四条出车途中一定要遵守交通规则、文明开车，不准危险驾车（包括超速、爬坡、紧跟、争道、赛车等）。第五条出车在外或出车归来及下班停放车辆，一定要注意选择停放地点或按规定回场入库，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。第六条司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证照齐全。司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。第七条晚间司机要注意休息，不准疲劳开车、不准酒后开车、不准私自出车，未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶，更不得将车辆交给无证人员驾驶，任何人不得利用公司车辆学开车。若有上述行为发生，须扣发驾驶员当月工资，若因上述行为发生事故，由驾驶员和当事人负全部责任和赔偿全部经济损失，并根据情况提交公司严肃处理。第八条车辆发生交通事故、零件失窃或被他人损坏，驾驶员必须马上通知保险公司到现场勘查，并及时向公安交通部门报警，认真配合做记录、跟踪理赔，回单位后及时向上级汇报。第九条车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。第十条司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。第十一条上班时间内司机未被派出车的，应随时在办公室等候出车。不准随便乱窜其他部门，按时打卡，若因出车等特殊情况无法按时打卡应及时填写《无刷卡证明单》。司机出车前、出车回来应及时在“车辆运行表”上变更标识，以便需要用车的人员了解车辆情况。第十二条不论什么时间，司机必须保证手机等通讯工具正常使用，对公司领导或办公室的来电，应尽快接听。第十二章员工制服管理为营造企业良好的形象，体现广大员工的精神面貌，提高员工的福利待遇，实行统一发放（订做）制服，员工统一着装。现将员工制服的管理规定如下：第一条发放对象：为集团（或经营公司）已办理转正手续的员工，并按其所从事的工作配发。第二条发放标准：首期发放原则上为夏装两套、冬装两套。以后每年根据实际情况加发夏装、冬装各一套。第三条使用年限：二年。第四条穿着要求： 1、上每年夏秋季（5月1日---9月30日）穿着夏装；冬春季（10月1日---次年4月30日）穿着冬装。 2、在公司上班时间内及公司举行团体活动时(有要求的)必须穿着制服，并保持制服整洁、挺括。未按规定穿着制服的，每次扣发工资50元。部门工作人员有两次及以上未按规定穿着制服，从第二次起每次加扣部门负责人工资50元。外出办事、出差、下班时间、休假不强调穿着制服。 3、员工应妥善保管、注意爱护，若遗失或损坏自行负责。第五条员工制服统一由办公室按规定标准购买（订做）、发放，费用先由公司垫付（超标准的由个人支付），然后以在本公司服务的实际工作年限折旧报销。第六条使用年限内离开公司的折旧计算标准如下： 1.使用3个月内，应交工作服总价的85%； 2.使用3个月以上至6个月内，应交制服总价的75%； 3.使用6个月以上至12个月内，应交制服总价的50%； 4.使用12个月以上至18个月内，应交制服总价的25%； 5.使用18个月以上至24个月内，应交制服总价的10%。第七条上述管理办理实施后，必要时可由办公室做出修正。第十三章员工宿舍管理第一条经批准进住公司宿舍的员工要爱护室内设施，注意节约用水、用电及防火、防盗、用电安全，搞好内务卫生，保持室内外卫生清洁。第二条宿舍配置的财产不得随意搬出，丢失的照价赔偿。第三条住宿员工未经批准不得私自将宿舍让给他人住宿。第四条严格遵守户口、计生管理规定，住宿员工不得随意接纳外人入住过夜。如需接待亲友住宿过夜，应及时向办公室申请，必要时向公安机关登记后方可入住。第五条宿舍由住宿员工负责管理，如因回家过节或出差在外，应把个人物品收拾好，关水、关电、锁好门户。第六条不准在宿舍私设用电设施，乱拉电线。行政部门要定期进行检查监督，一经发现按违反纪律处理，屡次不改责其搬出宿舍，不予安排住宿。第七条宿舍为租赁时，房租和物业管理费由公司负担，水费、电费、数字电视月租费由住宿人员分摊，从月薪中扣交，员工调动或离职时，上述费用的扣交金额可参照上月缴纳标准计算。第十四章安全与卫生绿化管理第一条公司安全人人有责，全体员工要树立“安全第一”的观念。第二条员工上班前要检查公司内外门外是否完整，发现异常情况要及时报告并采取应急措施。第三条来访人员既要耐心、热情接待，又要提高警惕，仔细询问其姓名、单位、来访目的，做好记录并与被访人员联系许可后方让其进入公司。成事实第四条节假日值班人员要坚守岗位，并做好交接班工作。第五条加强公司重要资料及各类档案的管理，节日期间采取加贴封条。第六条每月应检查一次各种防盗、消防、供水、供电设备，重点维护，确保其完好的运行状态。第七条保持与当地公安派出所、联防队的联系，及时防患安全事故的发生。第八条在办公场所区域内，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。原则上每天必须清理卫生一次。第九条严禁随地吐痰、乱丢烟头、烟灰、纸屑。第十条饮水机必须时常换水、清垢，保持清洁卫生，确保饮水健康。第十一条卫生间及其他卫生设施必须定期消毒、清洗。凡可能孶生污染菌的物品，除使用前消毒外，必要时进行专业清洗。第十二条保持公共走廊、电梯间、各楼层门窗的干净、整洁。垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生要求，并放置于指定范围内。第十三条公司环境绿化应定期维护、更换。每月至少更换一次树木花卉。第十四条室内绿化盆景花卉，应定期浇水、修剪，保持枝茂叶盛。第十五条盆景花卉应全面盘点，并与养护商保持联系，每月由办公室行政主管清点统计后提供计财部门结算养护费用。第十五章其他第一条本制度自颁发之日起生效，其解释权归福建五洲集团办公室，并可根据经营管理实际，做出修订。原《福建五洲集团行政管理(暂行)规定》即行废止。第二条集团公司所在地属下经营公司须参照执行，外地属下经营公司应以本制度为原则，结合自身行业特点制定各自《行政管理》制度，报集团公司办公室审核，经集团总裁批准后实施。附件一五洲集团业务接待申请单公司：年月日部门申请人接待人数接待对象申请费用元部门意见财务总监审核董事长审批附件四签章申请单公司：五洲集团公司年月日申请人部门份数印章名称用途部门意见：财务部门意见：总裁审批：董事长审批：注：凡涉及经济往来的文件、合同签章，须由财务部门进行会签。附件六五洲集团公司办公用品（设备）购买申请单年月日部门申请人物品名称用途预估金额部门意见办公室意见计财部意见总裁意见董事长审批注：办公室备案一份，财务部一份附件八五洲集团公司设备维修申请单年月日部门申请人物品名称维修项目预估金额部门意见办公室意见计财部意见总裁意见董事长审批注：办公室备案一份，财务部一份附件九五洲集团派车申请单年月日申请人部门用车事由及地点：车牌号用车日期月日至月日（天）时间时分至时分部门意见主管审批领导意见

展开阅读全文