浅谈提升秘书人员职业素养.docx

目 录

浅谈提升秘书人员职业素养 2
知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析 5
秘书应如何处理好与领导的关系 9
商场现代化呼吁实用型秘书人才的培养 12
现代商务秘书素质要求及培养 14
秘书职业化刍议 16
对当代企业女秘书美学修养提升的思考 19
浅谈提升秘书人员职业素养
论文关键词：办公室秘书；职业素养；业务能力
　　论文摘要：秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此对其职业素养要求很高。文章通过对秘书人员基本素养进行分析，提出秘书人员必须具备十个现代意识，才能真正地把秘书工作做好。

　　参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。办公室是一个单位的重要部门，直接服从领导，服务全局员工，不管在公文处理、会议服务、后勤管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作都需要做得很细致和周到。因此，秘书作为办公室的一个重要角色，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养。现就如何加强秘书人员的职业素养建设做一些探讨：

　　一、培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

　　1．德才兼备，以德为重。一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。
　　2．当好领导的“外脑”。由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。
　　3．提高专业技能。何谓秘书?古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

　　二、增强“十种意识”，适应发展需要

　　随着改革开放的不断深入和发展，人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段，在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。因此，必须加强秘书的职业素养建设，使秘书人员具备如下几种现代意识，才能适应市场经济和国内外形势发展的需要：
　　1．自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是秘书人员现代意识的内容之一。秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，因此，作为一个秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。
　　2．信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。
　　3．超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之，则有可能影响领导决策的正确性。
　　4．竞争意识。当前，秘书人员高学历者越来越多。但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富，但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效率。
5．责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。
　　6．大局意识。办公室能够起到承上启下的作用，具有自上而下的传递机制。单位领导特别是“一把手”处于整个指令传递系统的顶端，他制定的决策或发出的指令一般具有政治性、全局性和战略性，在各项工作中至关重要。因此，作为秘书，对自己所处的指令系统都应该有一个清醒的认识，对哪些工作是“一把手”重视和要求的、哪些工作是分管领导命令和要求的，哪些工作是自己组织和开展的，都要加以区分对待。在工作中，办公室秘书经常会同时碰到好几项工作，特别是经常面对突发性、临时性而又带有政治性的工作，一不冷静就会忙得手忙脚乱，如同热锅上的蚂蚁。为了避免自己陷入被动，这就要求秘书在工作中强化“大局意识”，善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，调配和统筹好精力、时间、财力等资源，对突发性、临时性的工作保持积极态度，想方设法去完成的同时把其他工作做好。
　　7．服务意识。秘书的第一职责就是服务，服务领导，服务基层，其业绩最终是体现在服务质量上，体现在领导和基层的满意度上。服务领导时，要善于从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题，既要“参之有道”，能提出有价值的意见和建议，又要“谋之有方”，准确把握领导的工作意图，还要“言之及时”，增强建言献策的主动性和预见性，将被动服务变为主动服务，把服务贯穿于办文、办会、办事的日常工作中。服务基层时要加强对基层员工的沟通与联系，增进与基层员工的感情，把工作出发点和落脚点放到为基层员工服务上来，主动深入到基层，真正把基层员工的所想、所思、所盼列入工作重点，扎实为基层员工办实事、办好事，用服务的理念和发展的成果回报基层。
　　8．创新意识。办公室既是综合服务部门，同时也是承担具体工作的办公部门，工作量大，要求标准高，而且不能出现差错。所以，办公室秘书要在处理具体工作上要求新、求实，在工作方式、方法、思维等各项工作上有所创新。在做任何事情时，秘书都要有自己的态度和想法，不一定表达出来，但是要储备好。在对待诸多事情、事务上，秘书要有自己的主见，提炼形成自己的观点，谨防浑浑噩噩地“随大溜”，人云亦云。在看问题时，秘书要有深度，要理性、创新地分析问题。别人就事论事，秘书却能从系统的角度看待问题；别人只看到问题的两个层次，秘书却能看到问题的三个层次，这样就可以了。人们看待问题，都受自身利益的左右，如果秘书能够克服掉自己的私利来考虑一些问题，就可以高人一筹。
　　9．宣传意识。有些事先做后说，有些事边做边说，有些事只做不说，有些事只说不做。因此，在工作上，要强调有“宣传意识”，而且要讲求火候，具体情况具体分析。对具有探索性质的工作，就必须把它完成取得成效后，才能宣传；对涉及发动群众、需要别人配合的工作，就要一边做，一边宣传鼓动，以便更好地利于工作开展的舆论氛围和支持体系；对涉及到集体福利或者内部建设的工作，就没必要把它说出去，以防止引来不必要的非议；对看上去就是表面文章又要有必要的形式点工作，就应该表表态就可以。对于秘书来说，几乎没有任何一项正常的工作和正常的事情，是在大家观点和态度完全一致的情况下展开的，这个时候，秘书对一件事情进行宣传时就要更加值得警惕了。
　　10．保密意识。无论在机关，还是在企业，秘书是离领导身边最近的人。可以说，秘书不仅充分熟悉领导的工作习惯、工作作风，还在一定程度上懂得领导许多私事。这就要求秘书要有保密意识，懂得什么事情该说，什么话该说，什么事情和什么话不该说。一般情况下，对那些领导在酝酿，尚未作出最终决策或决定的事情，秘书一定要谨慎再谨慎，不能随意下结论，逢人就说，到处宣扬。同样，对领导的一些私事和外出行径，除领导交代可以告诉其他人外，秘书也不能随便告诉别人，要注意保密。对于领导的工资和待遇，秘书更加不能把它透露给别人。

　　三、结语

　　总之，办公室的工作任务重，要求高，对秘书来说更是一种考验。这就要办公室秘书要具备以上“五种意识”，才能真正适应办公室工作，才能在秘书岗位上游刃有余。

　　参考文献
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　　[3]周恩珍，等．秘书心理学[M]．北京：中国城市经济社会出版社，1990

知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析

摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。
　　关键词：秘书从业人员；素质；新结构

　　“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。

　　一、社会对秘书从业人员的需求状况分析

　　根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。
　　依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。比如，企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如，企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。

　　二、秘书从业人员能力素质现状分析

　　高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被划分到行政管理范畴，主要是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。
　　当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，他们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧，如何应对领导需求，处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”。而随着行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此，这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化。

　　三、秘书从业人员能力素质的新要求

　　(一)应变意识——秘书专业自身生存的特点
　　秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。
　　哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。

　　(二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现
　　秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。可是长期以来，两者之间存在着互不理解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义，不注重人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，他们对待问题的态度明显不同，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体中国语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，只注重人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎与科学无关。中国人受汉字的影响，在强化具体思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；普通逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性，使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。
　(三)独立意识——秘书的独立人格的体现
　　在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?
　　秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。

　　(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现
　　二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。

秘书应如何处理好与领导的关系

[摘要] 正确的处理好秘书与领导的关系是秘书工作的一个关键要素。秘书要处理好与领导的关系，关键在有效的服务，这就要求秘书必须提高自己的品德、心理、才干等总体素养，更有效地办好文、办好会、办好事，当好参谋助手。
　　[关键词] 秘书领导关系
　　秘书与领导的关系是秘书工作的一个关键要素，做秘书工作首先要处理好与领导的关系。真正弄清并正确掌握二者的关系，秘书才能保持认识上的清醒和工作上的主动。秘书与领导的关系，从职权的角度上说，是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系。简言之，秘书要为领导服务。秘书处于承上启下的地位，是领导机关上情下达、下情上报的枢纽，是领导的左右手。因此，秘书与领导应该体现出一种融洽、和谐和友谊的关系。
　　秘书如何处理好与领导的关系，是个经验问题，也有理论和共事艺术，有着重要的现实意义。就现实的经验可以概括为：秘书要处理好与领导的关系，关键在有效的服务。而做好有效服务的决定因素是：心理素质、品德、才干等总体素养，它们是搞好同领导关系的基础。

　　一、良好的心理素质是前提条件

　　心理素质是以生理素质为基础，将外部获得的东西内化成稳定的、基本的、衍生性的并与人的社会适应行为和创新行为密切联系的心理品质。优秀的秘书应该具备良好的心理素质，良好的心理素质主要体现在意志、性格、情感等方面。
　　意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔、勇往直前，不要意志脆弱、半途而废；在复杂的情况下办文办事或协助领导处理问题时，要有自信心和参谋意识;发现问题时要及时上报，做错事及时纠正。
　　性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作、关心集体、关心领导和关心群众。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格也就提出了较高的要求：
　　1.豁达开朗
　　由于秘书工作的特殊性，秘书常会在工作中会处于复杂的人际关系之中，难免与领导人、同事及群众之间发生性格矛盾、利害冲突；在处理事务中，常会引起误解和不满。因此，秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。对于所服务的领导要多加体谅，主动热情，细致周到。
　　2.毅力坚强
　　秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是，自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个毅力坚强的人。
　　3.敏捷应变
　　秘书不仅要有意志坚强不屈的性格，还要有机敏灵活的性格。秘书工作涉及面广、变化性强，秘书要有敏锐的观察力和迅速的判断力，善于沟通，长于协调，既不丧失原则，又不激化矛盾。特别是在遇到突发事件和复杂情景时，能够机警灵活，随机应变，使问题得到及时而恰当的解决。
　　4.幽默风趣
　　幽默风趣是人类宝贵的心灵财富，是情感优裕和自由的展现。秘书工作内容繁杂，压力很大，有时不免产生烦躁、厌倦之情。具有幽默感的秘书，则能以出众的机智和精美的语言化解困境，超越挫折，获得良好的心境，营造和睦的交际氛围，保证工作的顺利进行。
　　秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。

　　二、高尚的品德是重要保证

　　不管进行什么样的工作，人在其中都是至关重要的因素。秘书要充分认识到自身工作的性质，找准自身位置，加强自身品德素养的修养。从而激发责任心和使命感，最大限度地做好服务工作。首先，秘书人员应有坚定的政治素质。政治上的清醒和坚定，是做好一个合格秘书人员的首要条件，过硬的政治素质是秘书人员素质的第一要素。其次，秘书人员还应有高尚的职业品德素养。
　　1.讲无私奉献，做无名英雄
　　秘书工作的特点决定秘书工作者要有吃苦耐劳、无私奉献的精神，要有一股默默无闻的傻气：两耳不闻名利事，甘为他人做嫁裳。秘书工作强度大，工作内容杂，作息时间无规律；而且风光台前没有份，幕后辛苦无人知。没有吃苦耐劳、无私奉献的精神，就耐不住辛劳，守不住寂寞。
2.讲公正，不搬弄是非
　　秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这就要求秘书人员要公正、客观、超脱。一方面，秘书要敢于直言，一身正气；另一方面，秘书要正派，涉及人事，绝不可借工作之便挟私向领导告他人的状，影响领导对他人的看法。其实，即使是挟私说别人的“好”话，也是不应当的。这是一条美德，也应是一条纪律。
　　3.善于参谋，不自以为是
　　按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳秘书人员的参谋意见，怎么办？这里有三点要注意：一不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二不要以为自己的意见就是对的；三要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。邓小平说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级”，“对于上级的决定、指示，下级必须执行”。此外，领导人的指令、意见，在“出台”前秘书如发现有不足之处，应当提出补正意见供参考。但不能以正确者自居。
　　4.换位思考，挨批评要不急不怨
　　挨批评是秘书人员的家常便饭。有些秘书风趣地说：我们做工作挨批评是常事，如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的，有时因领导的情绪或领导弄错情况也会无故挨批。秘书人员不要急于争辩、急于解释，而是要学会换位思考，把领导的批评当作是一种爱护。这样才有利于处好以后的关系做好服务工作。

　　三、较高的才干是必备条件

　　我们先从业务能力，即通常说的才干同服务的关系谈起。什么是秘书的职业才干？它首先应包括秘书的一定政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思列宁主义、毛泽东思想的理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这些是秘书才干的土壤和肥料，也是才干的构成部分。另外当秘书要懂事，要审时度势、通情达理，才能把工作做得恰如其分，才能搞好同领导人的关系。正如对联所说“能攻心则反侧自消，从古知兵非好战；不审势即宽严皆误，后来治蜀要深思”。
　　才干是做秘书的基本功，如果一个秘书办事，丢三拉四、拖拖拉拉;传话，天南海北、走弦跑调;写材料，词不达意、不知所云;出主意，云里雾里，不得要领。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，就会导致领导人的不满意，哪里还能处好关系！秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落;二是“秀才”型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎;三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。秘书人员的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。

　　参考文献:
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　　[7]熊志刚:《领导科学》.中国人民大学出版社,2003年10月

商场现代化呼吁实用型秘书人才的培养

随着商场现代化的进一步确立，产业结构、行业结构、社会结构以及由此决定的职业结构，都将发生巨大的变化，职业越来越向高科技化、智能化、专业化方向发展。秘书作为商务公司不可或缺的职业，也发生了深刻的变化，呈现多元化发展的趋势。用人单位对秘书的要求已不满足于传统的办文办事，而是要求他们具有更多方面的能力和素质，如辅助决策、管理事务、沟通协调、检查督办甚至涉外活动等。因此，高校文秘专业的教学必须以社会需求为导向，以学生实践技能的培养为目标，大力加强实践教学，以培养适合社会需求的文秘人才。

　　一、文秘专业教学现状的分析

　　目前，文秘专业的教学工作仍然是完成基本课堂授课任务，教学模式仍是教师讲，学生听，诠释教材，尚未建立起理论与实践相结合的教学体系。笔者所在院校的文秘专业，实践教学还没有纳入教学计划，全部课程都是在课堂上讲授。既没有对学生实践技能的培养提出明确的要求，更没有给实践教学一定的课时。学校还缺乏开展实践教学必要的条件。
　　这样的教学虽然也能使学生了解一些理论知识，但忽略了学生实践技能的培养，显然不符合职业教育的要求。一方面由于学生缺乏起码的实践经验，对课本上的知识一知半解，似懂非懂。例如：《秘书学》中讲“秘书应怎样处理好与领导的关系”这既是一个理论问题，更是一个实践问题。没有与领导相处的实践经验，那些理论上的说教就是空洞而抽象的。再比如:《文书学》中讲“公文写作的要求”，其中一条是“认真学习党和国家的路线、方针、政策”。为什么呢？对于没有工作经验的在校生而言就很难理解。起草公文为什么要学好路线、方针、政策？路线、方针、政策对于公文写作究竟有什么重要意义？诸如此类的问题不解决，就很难说学生对所学的知识理解了、掌握了，也自然会影响其职业能力和素质的培养。另一方面就是导致学生的实践技能差。实践技能的培养仅靠课堂讲授显然是不可能的，必须经过一定的实践训练。从几届毕业生的情况看，实践技能差也是他们最突出的问题。近年来，笔者一直做秘书职业技能鉴定的辅导及监考工作。从考试的情况可以看出，理论知识卷，学生通过加强记忆答题情况还是可以的，而技能卷答题情况则一直不够理想，许多工作中的具体问题学生不知道如何解决，如何操作，明显暴露出了实践技能差的问题。
　　当今社会正处在深刻的变革之中，秘书作为一种社会化职业，自然不能摆脱物竟天择、适者生存的客观法则。激烈的社会竞争和严峻的就业形势已不允许学生把了解社会、适应社会的过程放在工作之后。他们必须在上岗之前就已经具备了基本的社会知识和对社会的基本了解，具备了基本的适应社会的能力。这应该成为实践教学的一个重要任务。

　　二、文秘专业实践教学的内容

　　文秘专业是一个实践性很强的专业。尤其作为职业院校的学生，仅仅掌握一些理论知识而不具备基本的实践技能，是不符合社会需求的，也是与职业教育的原则背道而驰的。所以，文秘专业的实践教学应以学生专业技能培养为目标，着眼于秘书工作实务，主要有以下几个方面：
　　1.写作技能。写作能力是文秘专业的一项基本功，更是秘书的一项日常工作。主要包括：公文写作，如通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要等；事务性文书写作，如计划、总结、规章制度、合同协议以及为领导起草讲话、讲演、发言材料等。
　　2.文书管理工作技能。包括文件的制发、收文的办理、文书立卷等，要求能够按照公文管理的规范和程序进行收文和发文的处理。
　　3.会务工作技能。包括各种会议的筹备、组织、服务和善后工作。
　　4.事务管理技能。包括办公室事务和机关日常事务管理，如上传下达、简报、接打电话、车辆管理、办公用品管理等。
　　5.社会交往技能。包括对外交往、公务沟通以及安排领导社会活动等。
　　6.信访与接待技能。包括信访工作和接待来宾工作。
　　7.计算机技能。
　　8.外语技能。
　　以上八种技能对于高职文秘专业的学生而言是普遍需要掌握的共性的技能，是实践教学的主要内容。
三、文秘专业实践教学的方法与途径

　　目前，文秘专业实践教学还是一个较新的领域，还有待于积极的探索和实践。但根据当前文秘专业教学情况，应主要做好以下几方面的工作：
　　1.构建以实训为核心的教学体系。当前的教学计划重理论轻实践，并没有以学生实践技能的培养为重点，实践教学实际上变成了可有可无，与职业教育的要求极不适应。因此，文秘专业的教学计划要进行较大的改革。一是要明确专业实践教学内容，制定出具体实践教学目标及实训项目；二是要把实践教学放在突出的位置，压缩理论教学时数，增加实践教学时数，使实践教学从学时上予以保证；三是课程设置要紧紧围绕实践技能培养，突出能力实践型专业实务技能课程。除基本的文书学、秘书学、档案管理、秘书写作等专业课外，还要开设如行政管理、商务管理、企业管理、公共关系、社交口才等专业基础课，同时，要以不同的形式开设现代化办公、多媒体与网络技术、摄影摄像、驾驶技术等实用型技能课程。
　　2.改革课堂教学，突出能力培养。要切实突出教学的实践环节，明确各学科的实践技能培养目标。教学内容要以秘书实务为重点，密切联系社会实际和学生实际处理和把握教材，避免空泛的理论说教。要根据文秘专业实践技能培养目标，进行模拟操作和实训。要采用案例教学、情境教学乃至现场教学等灵活多样的教学方法，引导学生进入秘书角色，培养学生的职业意识。
　　3.提高师资队伍水平。当前制约文秘专业实践教学的重要因素就是师资力量的缺失。教师大多是中文专业，本身又缺乏文秘工作实践经验，这几乎成了文秘专业实践教学的一大难题。所以，教师要承担起指导学生实践的任务，一定要加强在职培训。要有计划有组织的选送教师进行文秘专业学习，并有计划地安排教师到有关单位实习，以积累秘书工作经验。否则，学生的实践教学将是一纸空文。
　　4.大力开展实训实习活动。按照高职文秘专业实践技能培养要求，学生毕业前要有至少三个月到半年的综合实习。校外综合实习是高职院校文秘专业应积极开拓的实践教学领域。要积极探索与用人单位互惠互利的合作方式，建立文秘专业校外实习基地。校外实习要认真组织，合理安排，力求实效。要加强对实习的指导，不断总结经验。要对每一位学生的实习情况进行跟踪考核，并最终评定实习成绩。

现代商务秘书素质要求及培养

摘要] 商务秘书具有一般秘书的共性，但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处