工程文件控制管理质量审核详解.doc

A

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编写 AUTH.
审核 CHK’D BY
批准 APP’D BY

文件号DOCUMENT NO.
GPEC/SLP/MSD/S2/018
商 洛 工 程 项 目 部
管理体系
工程文件控制管理
版权所有COPYRIGHT GPEC/SLP 2016 Page 1 of 12

目 录
1. 目的 3
2. 范围 3
3. 定义 3
4. 相关文件 3
5. 职责 3
6. 程序 4
7. 记录 11
8. 附录 11

发文范围：（共 1 份） 归档夹类：管理体系 夹号：2
发文
份数
发文
份数
发文
份数
项目经理
E
综合管理部

电仪工区

项目副经理
E
计财部

综合工区

项目总工程师
E
物资部

焊接工区

施工管理部

计划信息室

金检工区

质量部

锅炉工区

调试工区

安全部

汽管工区

文件中心归档备查
1
注：“E”表示后台服务器上查阅。
本版文件于 年 月 日开始实施。

批准人：
工程文件控制管理
1. 目的
确定行政文件、技术文件、体系文件、工程信函、图纸、标准的管理方法及职责，对所有文件资料的接收、审核、批准、分发、修改和回收进行控制，以利于有效、及时、准确使用和查询文件信息资料，保证各使用场所都保持使用有效版本，防止误用。
2. 范围
适用于中国能源建设集团广东火电工程有限公司商洛工程项目部的所有文件和资料的管理和控制，包括行政文件、技术文件、体系文件、工程信函、图纸、标准的管理和控制。
3. 定义
技术文件：指与工程相关的施工规范、标准、工作和进度计划、作业指导书、施工方案、设计变更、竣工文件及合同文件等。
管理体系文件：质量管理体系、安全管理体系。
管理制度：指工程管理制度、经营管理制度、财务管理制度、行政管理制度。
行政文件：指公文和行政管理文件。
工程信函：与工程相关的所有来往信件、传真和纪要等。
图 纸：包括设计院图纸、厂家图纸和业主批准同意使用的参考图纸等。
标 准：包括国家标准和规范，行业标准和规范等。
4. 相关文件还应增加总包、业主方的相关文件规定

4.1. 《标准化文件管理规定办法
》 QB/GPEC 20500001-20112016

4.2. 《项目竣工文件管理规定》 QB/GPEC/20404019-20122015

4.3. 《企业档案管理标准规定
》 QB/GPEC 20501003-20112016

4.4. 《质量管理大纲》 GPEC/SLP/MSD/S2/001
4.5. 《文件审批权限及分发范围》 GPEC/LWP？？
/MSD/S2/019
5. 职责
5.1. 文件中心负责所有经各？？
文件中心编号的文件和资料的接收、分发、存档、保管和借阅工作，负责项目部所有需文件中心编号的文件的打印、编号以及竣工资料的组卷形式、案卷题名、装订整理、移交工作。
5.2. 各部门、工区文件专职或兼职管理员做好本部门文件的收发、传阅管理，以及文件的登记目录、保管、提供利用、存档和归档成册移交工作。施工工区工程师负责编制施工方案、作业指导书、交底记录、质量计划、风险源辨识；会同监理、设计院等单位进行图纸会审图纸会检
；参照施工验收及评价规程、规范、质量计划、程序、作业指导书、资料和图纸的要求编写记录，记录力求完整、真实、准确，以保证记录的可追溯性。工区工程师负责施工原始记录和资料的收集、归档并移交质量部确认。劳务支持队伍工程师负责编制的文件需严格按照文件编写的格式要求进行编制，经部门内部审核通过后再发送文件中心审核格式走内审流程（详见附录二），内审通过后经文件中心报总包、业主及监理走流程，劳务支持队伍所有纸质文件自行打印。
5.3. 质量部负责组织编制项目部质量体系文件，规范质量体系文件所包含的范围，以及质量记录、质量验评表和质量计划等的收集和整理工作，负责竣工资料的审核、整理工作；负责作业指导书的质量审核工作。
5.4. 安全部负责组织编制项目部安全体系文件，规范安全体系文件所包含的范围，以及安全记录的收集、整理工作；负责作业指导书的安全审核工作。
5.5. 物资部负责收集、整理、保管施工材料的出厂合格证、质量证明、试验报告等资料的原件，并按单位工程进行材料报验；负责建立材料使用台帐；负责报验资料的归档工作，项目完工时，交文件中心保管。
6. 程序
6.1. 文件和图纸的接收
6.1.1. 任何部门或个人接收到任何应删除
与项目部有关的有文件编号的文件资料必须移交给文件中心处理，文件中心做好接收记录。
6.1.2. 文件中心文件工程师负责文件的接收、清点、输机登记、加盖“文件流通章”等工作。若发现文件有错、漏、必须向发送方报告，并向发送方索取正确的或漏发的文件。
6.1.3. 图纸工程师负责图纸的接收、清点、输机登记工作。若发现文件、图纸有错、漏，图纸工程师必须向发送方报告，并向发送方索取正确的或漏发的图纸。
6.1.4. 文件工程师负责将走完流程的接收文件进行输机、整理、归档，对接收到的受控文件加盖“母本”章存档，其他文件如设计变更通知单、工程联系单、工程信函等则用加盖了“文件流通章”的作为母本存档。
6.2. 文件和图纸的分发
6.2.1. 文件中心文件工程师负责文件的分发工作，根据发文范围或文件流程章所确定的范围，获取所需数量的文件拷贝，受控文件应加盖“受控本”章。并填写“项目部受控文件发放签收单”，由文件中心主任批准，然后由文件工程师分发给各部门、工区。
6.2.2. 文件中心图纸工程师负责图纸的分发工作，根据确定的分发范围获取所需数量的图纸并加盖“受控本”章。图纸工程师填写“图纸发放控制单”由文件中心主任批准，图纸工程师分发给各部门、工区。范围及数量由项目总工确定。
6.2.3. 如果部门或工区将要开工而现场缺乏相关图纸和文件，或各工区接收到的文件、图纸的数量不能满足施工需要时，应填写“文件、图纸申请单”，送相关部门审批后交文件中心处理。
6.2.4. 由文件中心以“项目部受控文件发放签收单”分发的“受控文件”在分发新版时必须填写“文件回收确认单”，以“图纸发放控制单”分发的施工图纸在分发新版时需在旧版控制单上做出标记并由回收人签名确认。确保旧版文件和图纸归还文件中心，否则，由于错用旧版文件和图纸而造成的责任后果由该部门或工区承担。
6.2.5. 文件中心分发新版文件和图纸时必须将旧版文件和图纸回收并盖上“作废”章同时做好记录以防误用，统一存放在指定位置，工程结束后统一进行销毁，销毁时做好防火、防风、防污染等工作，销毁完成后打扫干净现场，避免造成二次污染。
6.2.6. 如果需要，部门、工区可以保留旧版文件、图纸作参考，但必须获得文件中心同意并盖上“只供参考，不予保留”章。
6.2.7. 任何不能按要求把旧版文件、图纸退还文件中心的部门和个人必须向文件中心提交“文件资料丢失报告单”。
6.2.8. 只有盖上“供施工”章和“受控本”章的技术文件和图纸才能用于施工，盖上“只供参考”章的只做参考不能用于施工。
6.2.9. 收发外单位文件资料时必须填写“商洛项目部文件资料收发记录单”。
6.2.10. 各部门、工区的内部文件自行发放和归档，须对外发放的则由文件中心统一处理，以确保文件的统一归口管理。
6.3. 文件的编制、审核、批准
6.3.1. 文件编制的格式要求
6.3.1.1. 文件的编码应是唯一的。项目部执行统一的编码要求。
6.3.1.2. 文件一般由封面、副页、内容页、附录（当需要时）组成。
文件封面的格式：文件的封面一般情况包括：文件编码，文件的版本，文件标题，文件类型，出版说明等。
副页一般由目录和分发范围组成，目录在完成所有正文的输入后，采用自动生成目录，目录页排版一般是一级到二级标题，采用4号宋体加粗居住居中
的格式。分发范围原则上由编写人在编写时确定；
内容页：文件内容页应有文件的名称、编码、版本号和页码。
页面格式：文件编制用纸均为A4规格（除部分表格及图纸外）；
页边距设置一般为：上：2.0cm；下：2.0cm；左：2.5cm；右：1.5cm；
页眉1.5 cm，页脚1.5cm，宋体五号字体；
行距：1.5倍；
正文：一级目录采用四号字、宋体加粗；其余采用小四号字、宋体；数字和字母使用Arial小四号字体。
附录有表格的需编写表格编号，编号规则：所属文件编号+流水号（01-99），用/隔开。如：GPEC/SLP/MSD/S2/017/01，附录没有页眉页脚，也不需要计算到总页数中去。
所有文件的生效时间，以项目部相关领导签发的日期为准；文件的生效标志，指单位印章与项目部领导签署手迹，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压批准人签署处，印章使用红色。
6.3.2. 文件的审批程序按照《文件审批权限及分发范围》（GPEC/SLP/MSD/S2/017请查证后修改
）的规定执行。
6.4. 文件的代码
6.4.1. 对外文件编号的规定：
6.4.1.1. 监理提供的各种表单文件编号按监理规定执行。为了在实施过程中便于理解，在这里还是举例详细说明一下如下图所示
：

GPEC--××-××-×××
文件流水号（第四子段）

表号（第三子段）

机组\专业代码（第二子段）

黄色标记有误，“子段”应为“字段”，下同：总公司应改为“公司”
公司代码（第一子段）

如：GPEC－QJ－C01－001表示“广东火电商洛工程项目部汽机专业的第一份工程联系单”。
各字段说明：
第一子段（四字码）――GPEC，四个英文字母，表示中国能源建设集团广东火电工程有限公司。
第二子段（四字码）——表示机组及专业代码。专业代码（锅炉用GL、汽机用QJ、管道用GD、化水用HS、电气用DQ、热控用RK、焊接用HJ等）。
第三子段（三字码）——表示表号，具体见监理提供的表单文件。
第四子段（三字码）——表示文件的流水号（001~999）。
6.4.2. 项目部内部文件编号的规定

GPEC/SLP/××/××/×××

文件流水号（第五子段）

部门、专业代码（第四子段）

主要文件分类代码（第三子段）

项目部代码（第二子段）

总公司代码（第一子段）

如：GPEC/SLP/OG/GL/001表示：中国能建广东火电商洛工程项目部锅炉的第一份作业指导书。
6.4.3. 现场主要文件分类代码：
XH——工程信函
QS——请示
TZ——通知
OG——作业指导书
EP——施工方案
CS——措施
YA——预案
MSD－－管理体系
MNR－－管理制度
M1——工程管理制度
M2——经营管理制度
M3——财务管理制度
M5——行政管理制度
S2——质量体系
S3——安全体系
WP——工作程序
PA——管理规划
FQ——质量计划
CD——专业施工组织设计
6.4.4. 主要部门、专业分类代码（注：其它以下没有说明代码的文件分类，按其中文拼音的第一个大写字母的组合作为代码）：
LD——项目部领导
ZL——质量部
AQ——安全部
WZ——物资部
JC——计财部
CW——财务室
XZ——行政部
JJ——金检工区
SG ——施工部施工管理部

ZH——综合工区
GL——锅炉专业
QJ——汽机专业
GD——管道专业
DQ——电气专业
RK——热控专业
TS——调试专业
HJ——焊接专业
HS——化水专业
6.4.5. 各部门、工区受控号
部门/工区
受控号
部门
受控号
项目经理
1
计划信息室
11
项目副经理
2
锅炉工区
12
项目总工
3
汽机工区
13
施工管理部
4
管道工区汽机、管道合并为“汽管工区”

14
质量部
5
电仪工区
15
安全部
6
综合工区
16
综合管理部
7
焊接工区
17
计财合同部
8
金检工区
18
计财财务部
9
调试工区
19
物资部
10
文件中心
20
6.4.6. 主要文件分类表（即文件夹代号）：
夹号
夹名称
附夹内容
1
施工规划
专业施工组织设计、规划、策划、投标、分解
2
质量体系
质量管理手册、大纲、程序文件、质量的管理制度
3
安全体系
安健环管理手册、大纲、程序文件、安全的管理制度
4
其它体系
压力管道、计量
5
管理制度
总公司管理制度、内部管理制度、程序文件
6
进度计划
里程碑、工作计划、周报告、月报告、进度盘点
7
合同成本
合同文件、结算文件
8
财务管理
财务文件
9
人力资源
人力计划、人力信息、人力报告、报工表
10
物资管理
采购计划、发料、收料、领退料、物资清单
11
会议纪要
内部、外部会议纪要
12
来往信函
发出、接收工程信函
13
工作联系
工程联系单
14
作业指导
施工方案、作业指导书、质量计划
15
设计文件
工程变更单、工程变更申请单
16
记录管理
施工记录、体系运作记录、其他表单文件等
17
文件目录
文件、图纸发放控制单及记录单
18
行政文件
通知、通报、请示、报告、行政公文
19
历史资料
其他工地参考资料
20
内部管理
本部门形成内部管理文件

6.4.7. 图纸代码：按设计院及厂家代码执行。
6.4.8. 其他文件代码按总公司公司
有关规定执行。
6.5. 文件的传阅、贮存和保管
6.5.1. 各部门、工区必须尽快阅完文件后在“文件流程章”上签名并及时送给下一个部门传阅或送回文件中心，最后一个收到传阅文件的部门须把阅完的文件送还文件中心。
6.5.2. 各部门、工区必须指定专、兼职文件管理员，进行文件接收、发放等工作，做好接收和发放记录。并建立图纸、文件台帐或检索目录，将文件、图纸分类存放。
6.5.3. 各施工班组必须妥善管理好各自的图纸和技术文件，防止错用或丢失文件和图纸。
6.5.4. 图纸、技术文件必须存放在整洁、干燥的环境下，并做好防潮、防火等工作。
6.5.5. 文件、图纸工程师负责文件和图纸的借阅工作，任何人或部门从文件中心借出任何文件、图纸资料都必须在文件借阅登记表登记，字体必须清晰、正确并注明所属单位、部门、姓名借出日期、归还日期等。
6.5.6. 所借阅的文件资料必须在一个月内归还文件中心，若需要可重新办理续借手续。文件中心将一个月公布一次借阅一个月以上未归还文件资料的人员名单给各部门、工区。
6.6. 文件的复印管理
6.6.1. 项目部员工复印打印时应按各自的密码进入，方可操作，子公司与劳务支持队伍复印或者打印，必须进行统计，月底文件中心将做成报表交行政部综合管理部
（详见《复印机使用管理》）。
6.6.2. 项目部实行无纸化办公管理办法。为节约成本、减少浪费，现实行文件网上传阅方式，除了按领导批示需要办理的部门复印一份外，其余的全部实行网上传阅。
6.7. 现场标准和规程的管理
6.7.1. 因公司本部与能源部合作开发了“电力标准化信息系统”，公司原则上要求现场的标准和规程逐步过渡向无纸化，实现电子版管理和节约成本。所以，如有国标需要的请各自己登录电力标准化信息系统http：//128.0.0.15：811/进行查阅。公司的企业标准由文件中心接收电子版之后，在后台服务器上共享。
6.8. 竣工资料的管理和移交
6.8.1. 检验文件、质量保证文件等资料和原始记录由负责编制的部门保存，当一个单位工程完成时移交质量部审核，质量部审核无误后送文件中心，文件中心接收到资料后对资料的字体、边框等格式进行检查，当资料检查存在问题，文件中心有权退回质量部，质量部按要求返回工区整改，工区整改完再次移交质量部，质量部应对整改资料重新审核无误后送文件中心，文件中心检查确定已按要求整改，返回工区归档整理、移交业主是移交总包验收
。
6.8.2. 质量记录、质量验评表由质量部负责收集、整理，施工工区负责收集、整理，质量部检查验收；
材质合格证书由物资部收集、整理，其他如开工报告、设计变更、作业指导书、工程联系单等由文件中心负责收集、整理。
6.8.3. 质量要求
6.8.3.1. 凡归档材料不得使用各色圆珠笔、铅笔、水彩笔等不耐久字迹材料书写，应使用黑色中性笔、黑墨水、碳素墨水书写。
6.8.3.2. 压感纸、热敏纸等传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复印时，墨粉浓度不宜太深，并且最好采用单面复印。
6.8.3.3. 装订前，对破损的文件材料进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处己被磨损的文件材料，进行修补和托裱，字迹模糊的应复制并与原件一并归档。
6.8.3.4. 对某些特殊超大的纸张（报表、图样等）需要加以折叠，折叠时，操作要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外，文件材料页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
6.8.4. 工程竣工后公司本部的竣工资料由文件中心按照公司标准化文件QB/GPEC 20404019-2012（AO）《项目竣工文件管理规定》已升版，请查证后修改
的范围和要求装订竣工资料，需移交公司本部的竣工资料，由……《》的范围和要求进行整理、装订，统一移交
，移交公司档案室存档。
6.8.5. 工程竣工后业主的竣工资料，移交业主（还是总包？）的竣工资料
由文件中心按照陕西商洛发电有限公司业主的要求，指导、监督各工区移交业主一套原件资料、两套复印件、两套电子版资料请结合总包、业主的档案移交要求，工程照片、光盘、竣工图等有无要求？
。所以竣工资料原件应不少于一份。删除

6.9. 对丢失（积压）、未按期审核、提交的文件资料的罚款处理规定
根据目前文件资料管理的现状，为加强各部门、工区文件资料的管理，避免出现更多文件资料丢失（积压）、未按期审核、提交的情况，对丢失（积压）、未按期审核、提交的文件资料做作
为部门、工区月度考核依据。
因公司已将工程总结的完成情况列入年度项目总体考核里，未按时完成和提交工程总结的项目将会扣减考核分。因此凡未按项目部“关于编写工程总结的通知”里的完成时间提交总结的，也要对相关的部门、工区考核处理。
7. 记录
7.1. 无
8. 附录
8.1. 附录一：文件用章清样
8.2. 附录二：文件管理流程图
8.3. 附录三：文件夹条样式
8.4. 附录四：图纸、文件申请单（GPEC/SLP/MSD/S2/01616还是18或19？下同
/01）
8.5. 附录五：图纸发放控制单（GPEC/SLP/MSD/S2/016/02）
8.6. 附录六：项目部受控文件发放签收单（GPEC/SLP/MSD/S2/016/03）
8.7. 附录七：项目部文件资料收发记录单（GPEC/SLP/MSD/S2/016/04）
8.8. 附录八：图纸、文件资料丢失报告单（GPEC/SLP/MSD/S2/016/05）
8.9. 附录九：文件审批表（GPEC/SLP/MSD/S2/016/06）
8.10. 附录十：文件改版审批表（GPEC/SLP/MSD/S2/016/07）
8.11. 附录十一：文件更改通知单（GPEC/SLP/MSD/S2/016/08）
8.12. 附录十二：文件回收确认单 （GPEC/SLP/MSD/S2/016/09）
8.13. 附录十三：项目部每月复印统计表（GPEC/SLP/MSD/S2/016/10）
8.14. 附录十四：内部文件封面样板
附录一：文件用章清样

广东火电商洛工程项目部
文件流通章
日期

项目经理

物资部

汽管工区

项目副经理

计财合同室

电仪工区

项目总工

计财财务室

综合工区

综合管理部

施工管理部

焊接工区

质量部

计划信息室

金检工区

安全部

锅炉工区

调试工区

注： 办理(A) 复印(C) 传阅(X) 邮送(E)
文件中心

（文件流通（传阅）章为长方形，规格为：7cm×5cm）

施工用图
受 控（13 ）
（ ）

受 控 章
（ ）

施工用图
受 控（12 ）
（ ）

施工用图
受 控（16 ）
（ ）

施工用图
受 控（15 ）
（ ）

施工用图
受 控（14 ）
（ ）

施工用图
受 控（ ）
（ ）

施工用图
受 控（18 ）
（ ）

施工用图
受 控（17 ）
（ ）

母 本

借阅本

供参考

作 废

附录二：下一页

文件管理流程

附录三：文件夹条样式

广东火电
.
管理制度
5

部门：文件中心
来文单位：项目部

管理制度

商洛工程项目部

附录四：
图纸、文件申请单
GPEC/SLP/MSD/S2/016/01 编号：
部门/工区

专业

图纸、文件名称

图纸、文件编号

版次

需发时间

份数

原因：

工区主管： 申请人： 日期：
处理意见：

施工部经理： 日期：
联系结果：

文件中心主任： 日期：
处理意见：

项目总工： 日期：
附录五：
图纸发放控制单

电仪工区 01 GPEC/SLP/MSD/S2/016/02

请接收下列 份图纸，确保旧版图纸不用于施工并清理退还文件中心
序号
图纸编号
图纸名称
份数
版次
状态
出版日期
旧版回收（√）
回收人
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

接收人

发放人

接收日期

发放日期

无附录六
项目部受控文件发放签收单
GPEC/SLP/MSD/S2/016/03 发放日期： 年 月 日
序号
文件主题
文件编号
1

2
状态
变更情况

旧版文件名
3
备注
版次

受控号
部门
签名
受控号
部门
签名
受控号
部门
签名

审批： 审核： 编制：

附录七：
文件资料发放记录表
GPEC/SLP/MSD/S2/016/04

编号：

序号
收文单位
签收日期
文件类型
文件主题
份数
发往单位（部门）
发文时间
签收人
处理情况
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

附录八：
图纸、文件资料丢失报告单

GPEC/SLP/MSD/S2/016/05 编号：
文件编号

文件名称

受控本号

持有部门/人

版次

状态

分发日期

丢失原因：

填表人： 日期：
部门/工区意见：

部门/工区负责人： 日期：
处理结果：

文件中心主任： 日期：
批示：

项目经理： 日期：
莱芜工程项目部

附录九：
文件审批表

GPEC/SLP/MSD/S2/016/06 部门/工区： 日期： 年 月 日
文件名称
文件编号
版次

审核表批准
文件编写
要求审核完成日期
文件打印

审核内容及要求
审核负责人
审核意见
签名
日期
内 容 审 核
a.表述内容符合要求；
b.相关文件是否合理；
c.职责等是否清楚；
d.接口关系明确；
e.附录及记录表格是否有出入。

格式审核
a.页码与分页符合，位置符合；
b.编号符合总目录；
c.语法通顺，错别字审核；
d.名称对应，签名齐全；
e.版次、状态等齐全。

终 审
a.核对主要内容；
b.核对基本格式；
c.批准打印。

*审核负责人：由文件编写起草单位的上级指定。

附录十：
文件改版审批表

文件名称

文件编号

版次

改版原因：

申请人/日期：
审核内容及要求
审核
人/单位
审核意见
签 名
内
容
审
核
a.表述内容清楚明了；
b.职责清楚明了，接口关系明确；
c.符合内容格式要求；
d.支持文件合理；
e.与相关文件无冲突；
f.附录及记录表格是否有出入。

批示：

批准人/日期：
GPEC/SLP/MSD/S2/016/07 日期： 年 月 日

附录十一：
文件更改通知单

GPEC/SLP/MSD/S2/016/08 日期： 年 月 日
文件名称

文件编号

文件版次

修改次数

更改内容：

更改方式：

文件修改人：
日期：
文件修改审核人：
日期：
文件修改批准人：
日期：

附录十二：
文件回收确认单

GPEC/SLP/MSD/S2/016/09 日期： 年 月 日
文 件 名 称

文 件 编 号

版次

控制号
部 门
状态
控制号
部 门
状态
控制号
部 门
状态

销毁日期
销毁地点
处理方法
销毁份数
销毁人
监销人

备注：状态栏填回收（√）或保留（×）
制表人：
商洛工程项目部

附录十三：
项目部每月复印统计表

GPEC/SLP/MSD/S2/016/10 月份：
序号
供文单位
白纸数量
金额
（元）
A4数量
金额
（元）
本月金额
统计（元）
备注
1

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5

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纸张总计

金额总计（