江西精准扶贫档案管理实施办法.doc

江西省精准扶贫档案管理实施办法第一条 为加强精准扶贫档案管理工作，确保精准扶贫档案真实、完整、系统和安全，根据中华人民共和国档案法江西省档案管理条例以及国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室关于做好精准扶贫档案工作的意见精准扶贫档案管理办法，结合我省实际，制定本办法。第二条 本办法适用于江西省各级档案行政管理部门、扶贫部门及有扶贫任务的乡（镇）、行政村精准扶贫档案管理工作。第三条 本办法所称精准扶贫档案是指精准扶贫工作中形成的，对国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。第四条 各级扶贫部门、乡（镇）负责精准扶贫档案工作的组织实施，各级档案行政管理部门负责精准扶贫档案工作的指导监督。第五条 各级扶贫部门、乡（镇）应加强对精准扶贫档案工作的组织领导，将其与精准扶贫工作同步部署、同步实施、同步检查、同步验收。第六条 各级扶贫部门、乡（镇）应统筹解决精准扶贫档案工作所需经费，确保精准扶贫档案工作有效开展。第七条 各级扶贫部门、乡（镇）、行政村应将记录和反映本地、本单位精准扶贫工作的各种门类和载体的应归档文件材料收集齐全，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。第八条 县级扶贫部门和乡（镇）形成的精准扶贫档案应分别作为县级扶贫部门和乡（镇）全宗的组成部分，由该单位集中管理。村级精准扶贫档案可由行政村自行管理，也可由乡（镇）代为管理。第九条 各级扶贫部门、乡（镇）应根据实际工作需要，设立符合安全管理要求的档案库房，配备满足档案保管要求的设施设备，建立信息安全保密防护体系，确保精准扶贫档案实体安全和信息安全。 第十条 各级扶贫部门、乡（镇）应配备相应的档案管理人员，档案管理人员应经过档案专业知识培训。第十一条 县级、乡（镇）精准扶贫档案分为综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类、特殊载体类。村级精准扶贫档案分为汇总文件、贫困户文件。精准扶贫档案保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年。具体按照江西省精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表执行。第十二条 归档的精准扶贫文件材料应字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备，印制书写材料、纸张和装订材料等符合档案长期保存要求，声像文件材料应配有相应的文字说明。第十三条 精准扶贫纸质档案应按照文书档案案卷格式GB/T 9705-2008进行整理。照片、电子数据等载体档案，应分别按照照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）、数码照片档案归档与管理规范（DA/T 50-2014）、电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）进行整理。第十四条 精准施策项目档案应按照关于进一步规范扶贫和移民项目管理档案的通知(赣扶移综字201569号)相关要求，以项目为单位进行整理。第十五条 村级精准扶贫贫困户文件按一户一卷进行整理。第十六条 各级脱贫验收评估组在对贫困县、贫困村、贫困户进行脱贫验收时，应同时对其形成的精准扶贫档案进行验收，同级档案行政管理部门应作为验收组成员单位参与验收。第十七条 县级扶贫部门、乡（镇）应按照江西省档案管理条例有关要求向同级综合档案馆移交精准扶贫档案。第十八条 县级扶贫部门、档案行政管理部门应开展精准扶贫档案开发利用工作，依法依规为社会各界提供服务。第十九条 县级扶贫部门、档案行政管理部门应积极推进精准扶贫档案信息化建设，加强精准扶贫电子文件归档和电子档案管理。第二十条 本办法由江西省档案局、江西省扶贫和移民办负责解释。第二十一条 本办法自发布之日起施行。附件1江西省精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表县级类别归档范围保管期限综合管理类1.本级党委、政府和扶贫开发领导小组对扶贫开发作出决策部署、召开扶贫开发重要会议形成的决定、意见、方案、会议记录、纪要、讲话以及相关领导关于扶贫开发的重要指示、批示等文件材料永久2.本级制定的精准扶贫政策或制度性文件永久3.上级下发的有关精准扶贫工作的政策或制度性文件以及有关规划30年4.上级下发的需要贯彻执行的一般性文件10年5.本县制定或涉及本县的扶贫开发中长期规划、专项规划、五年滚动脱贫规划、年度减贫计划、财政扶贫资金分配使用计划等文件材料永久6.扶贫开发成效考核评估、脱贫攻坚表彰奖励、重大涉贫事件处置反馈、资金项目监督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料30年7.扶贫开发机构成立与调整、队伍建设以及落实脱贫攻坚责任制形成的重要文件材料永久8.在精准扶贫工作中形成的一般性、过程性文件材料以及宣传、培训、调研、交流等文件材料10年精准识别类1.建档立卡工作实施方案等标准程序文件材料永久2.贫困村建档立卡过程中形成的对本县贫困村贫困状况调查登记文件材料，制定的结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料永久3.本县贫困户规模分解文件材料30年4.县级扶贫部门复审贫困户名单形成的文件材料永久精准施策类1.贫困户特色产业扶持、培训转移就业、教育、文化、生态保护、医疗卫生、社会保障等方面扶贫形成的重要文件材料30年2.涉及两个以上(含两个)乡镇或按规定需县级保存的易地搬迁、道路建设、水利建设、饮水工程等贫困地区基础设施建设形成的重要文件材料，包括项目申请表、可研报告、预算表、资金申拨及批复文件、招投标文件、项目实施廉政责任书、合同、决算材料、报账请款单、项目审计书、验收文件、项目移交文件等30年3.企业、社会组织、个人等社会扶贫形成的重要文件材料30年4.财政投入、金融扶持、政策支持、驻村帮扶等形成的重要文件材料30年精准脱贫类1.贫困县、村、户贫困退出机制、方案、规划等相关标准程序文件材料永久2.预脱贫县退出申请、市初审、省核查公示、国务院扶贫办评估检查等形成的文件材料永久3.预脱贫村退出过程中县级审核公示、市审批、省备案并公告形成的文件材料30年4.预脱贫户退出过程中县审核、省市备案并委托第三方评估、公告等形成的文件材料30年特殊载体类1.召开会议，上级监督、检查、验收，项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料30年2.建档立卡信息系统数据库文件材料、元数据及形成的分析报告乡（镇）级类别归档范围保管期限综合管理类1.本级党委、政府和扶贫开发领导小组关于扶贫开发形成的方案、规划、领导讲话、会议记录、会议纪要等文件材料永久2.扶贫开发成效考核评估、脱贫攻坚表彰奖励、重大涉贫事件处置反馈、资金项目监督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料30年3.扶贫开发机构成立与调整、队伍建设以及落实脱贫攻坚责任制形成的重要文件材料30年4.在精准扶贫工作中形成的一般性、过程性文件材料以及宣传、培训、调研、交流等文件材料10年精准识别类1.建档立卡工作实施方案等标准程序文件材料永久2.贫困村建档立卡过程中形成的对本乡（镇）贫困村贫困状况调查登记文件材料，制定的结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料永久3.本级贫困户规模分解文件材料30年4.乡（镇）审核贫困户初选名单形成的文件材料永久5.建档立卡“回头看”以及制定贫困户结对帮扶方案、帮扶计划，明确结对帮扶关系和帮扶责任人形成的文件材料30年精准施策类1.贫困户特色产业扶持、培训转移就业、教育、文化、生态保护、医疗卫生、社会保障等方面扶贫形成的重要文件材料30年2.农村危旧房改造、人居环境整治、易地搬迁、道路建设、水利建设、饮水工程等贫困地区基础设施建设形成的重要文件材料，包括项目申请表、可研报告、预算表、资金申拨及批复文件、招投标文件、项目实施廉政责任书、合同、决算材料、报账请款单、项目审计书、验收文件、项目移交文件等30年3.企业、社会组织、个人等社会扶贫形成的重要文件材料30年4.财政投入、金融扶持、政策支持、驻村帮扶等形成的重要文件材料30年精准脱贫类1.贫困村、户贫困退出机制、方案、规划等相关标准程序文件材料永久2.预脱贫村选定、扶持、调查、公示等形成的文件材料30年3.预脱贫户选定、扶持、乡（镇）核查公示等形成的文件材料30年特殊载体类1.召开会议，上级监督、检查、验收，项目实施和宣传等精准扶贫工作中形成的照片和声像材料30年村级类别归档范围保管期限汇总文件1.本村形成的精准扶贫规划、方案、责任状、报告、总结、统计以及村评议小组成立、调整文件等永久2.贫困村建档立卡过程中形成的贫困村贫困状况调查登记文件材料，制定的贫困村结对帮扶方案、落实结对帮扶单位、帮扶计划以及公示公告等文件材料永久3.贫困户规模分解文件材料永久4.贫困户建档立卡过程中形成的村评议记录、贫困户名单及三次公示以及建档立卡“回头看”等文件材料30年5.贫困户、贫困人口分类统计表、贫困户脱贫计划表、贫困户结对帮扶方案、宣传手册等30年6.预脱贫村退出过程中形成的扶持、调查、公示等文件材料永久7.预脱贫户退出过程中形成的村评议记录、贫困户退出名单及三次公示等文件材料永久贫困户文件1.精准扶贫对象申请表30年2.身份证、户口本复印件30年3.低保、五保、残疾人证明材料30年4.因病、因学、因灾等致贫证明材料30年5.建档立卡贫困户调查表、特困对象入户调查基本情况表30年6.精准扶贫对象审批表30年7.贫困户脱贫计划落实情况表30年8.贫困户信息采集表30年9.家庭成员自然变更调查表30年10.贫困户分类及分户施策表30年11.精准扶贫帮扶贫困户户表30年12.资金打入一卡通账户明细或贫困户签字确认证明等贫困户受益凭证30年13.贫困户信息公示卡、收入登记卡、结对帮扶及政策享受记录卡30年14.贫困户特色产业扶持、教育、医疗、社会保障及培训转移就业、易地搬迁、危旧房改造等帮扶措施过程中形成的抵押担保、还款承诺书、扣款委托授权书等文件材料30年15.贫困户与村、乡（镇）和各类组织、金融部门等签订的合同、协议等文件材料30年16.贫困户精准扶贫登记证30年17.贫困户退出摸底调查表30年18.其他文件材料30年附件2江西省精准扶贫档案整理细则 本细则主要用于各级扶贫部门及有扶贫任务的乡镇、行政村在精准扶贫工作中形成的精准扶贫档案的整理，其他部门在扶贫工作中形成的档案可参照本细则执行。 一、整理标准1.精准扶贫纸质档案按文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008）等进行整理。2.照片和电子档案等特殊载体档案，分别按照片档案管理规范（GB/T 11821-2016）、数码照片档案归档与管理规范（DA/T 50-2014）、电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）等进行整理。 二、分类根据江西省精准扶贫档案管理实施办法，县级、乡（镇）精准扶贫档案可分为综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类、特殊载体类，村级精准扶贫档案可分为汇总文件、贫困户文件。具体分类编号表如下：精准扶贫档案及代码类目及代码备注县级、乡（镇）（JF）综合管理类（01）精准识别类（02）精准施策类（03）精准脱贫类（04）特殊载体类（05）村级（JF）汇总文件（01）贫困户文件（02） 三、组卷和排列1. 县级精准扶贫部门形成的精准扶贫档案，其立卷单位为县级扶贫部门，乡（镇）、行政村形成的精准扶贫档案，其立卷部门为所在乡（镇）。 2.综合管理类文件按时间结合事由组卷。 3.精准识别类文件按时间结合事由组卷。4.精准施策文书类文件按事由结合时间组卷，精准施策项目类文件按项目进行组卷，项目文件一般“一个项目一卷”。案卷排列时先排精准施策文书类文件，再排项目类文件，编大流水号。5.精准脱贫类文件按照时间结合事由组卷。6.村级精准扶贫文件可分为汇总文件和贫困户文件，应以村为单位进行组卷，贫困户文件应“一户一卷”。四、编制档号 档号由全宗号、分类号、案卷号组成。全宗号：县级综合档案馆给定县级扶贫部门或乡（镇）的编号。分类号：精准扶贫档案代码（JF）（+行政村编码）+类目号。 行政村编码参照国家统计局根据县以下行政区划代码编制规则（GB/T10114-2003)编制的2015年国家统计局统计用区划和城乡划分代码（案卷号：在文件最低一级类目内编制的流水号。全宗号、分类号、案卷号之间用“-”联接，分类号各类目之间用“”分隔。档号示例：1.XX县精准扶贫综合管理类文件，其档号为：1040JF01001 案卷号 综合管理类代码 精准扶贫档案代码 全宗号（XX县扶贫部门） 2.XX县XX乡精准扶贫综合管理类文件，其档号为：1089JF01001 案卷号 综合管理类代码 精准扶贫档案代码 全宗号（XX乡） 3.XX县XX乡精准识别类文件，其档号为：1089JF02001 案卷号 精准识别类代码 精准扶贫档案代码 全宗号（XX乡） 4.XX县XX乡精准施策类文件，其档号为：1089JF03001 案卷号 精准施策类代码 精准扶贫档案代码 全宗号（XX乡）5.XX县XX乡XX村贫困户文件，其档号为：1089JF20102001 案卷号（第一个贫困户） 贫困户文件代码 XX村代码 精准扶贫档案代码 全宗号（XX乡） 五、编写页码在有效文字页面正面的右下角、背面的左下角编写页码。 六、编制卷内目录、案卷目录，填写案卷封面、卷内备考表以及装订、装盒 卷内文件目录格式：卷 内 文 件 目 录顺序号文号责任者题 名日期页号备注顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 文号：文件制发机关的发文字号，无文号的可不填写。责任者：制发文件的组织或个人，即文件发文机关或署名者。 题名：即文件的标题，应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题补充文件的事由等内容，并对自拟标题加“ ”号。 日期：文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日。如20160212。 页号：填写每份文件首页所对应的页码；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件页号应从“1”开始编制通号。备注：注释卷内文件需要说明的情况，如密级、是否复印件、破损情况等。举例：XX县XX乡精准施策基础设施建设项目文件，其卷内文件目录如下：顺序号文号责任者题 名日期页号备注1XXXX项目申请表2015040712XXXX项目可研报告2015051023XXXX项目预算表2015060174XXXX项目资金申拨及批复文件2014070885XXXX项目招投标文件201410096XXXX项目实施廉政责任书201410137XXXX项目合同8XXXX项目决算材料9XXXX项目报账请款单10XXXX项目项目审计书11XXXX项目验收文件12XXXX项目移交文件/ XX县XX乡XX村XX（户主姓名）贫困户文件，其卷内文件目录如下：顺序号文号责任者题 名日期页号备注1XXXX（户主姓名）精准扶贫对象申请表2014070112XXXX（户主姓名）身份证、户口本复印件23XXXX（户主姓名）低保、五保、残疾人证明材料2014070144XXXX（户主姓名）因病、因学、因灾等致贫证明材料2014070155XXXX（户主姓名）建档立卡贫困户调查表、特困对象入户调查基本情况表2014070166XXXX（户主姓名）精准扶贫对象审批表2014090177XXXX（户主姓名）贫困户脱贫计划落实情况表88XXXX（户主姓名）贫困户信息采集表9XXXX（户主姓名）家庭成员自然变更调查表10XXXX（户主姓名）贫困户分类及分户施策表11XXXX（户主姓名）精准扶贫帮扶贫困户户表12XXXX（户主姓名）资金打入一卡通账户明细或贫困户签字确认证明等贫困户受益凭证13XXXX（户主姓名）贫困户信息公示卡、收入登记卡、结对帮扶及政策享受记录卡14XXXX（户主姓名）贫困户特色产业扶持、教育、医疗、社会保障及培训转移就业、易地搬迁、危旧房改造等帮扶措施过程中形成的抵押担保、还款承诺书、扣款委托授权书等文件材料15XXXX（户主姓名）贫困户与村、乡和各类组织、金融部门等签订的合同、协议等文件材料16XXXX（户主姓名）干部结对帮扶贫困户联系卡17XXXX（户主姓名）贫困户精准扶贫登记证18XXXX（户主姓名）贫困户退出摸底调查表/ 案卷封面采用软卷皮封面，格式如下： （全宗名称） 精准扶贫档案（类目名称）（案卷题名）自 年 月至 年 月保管期限 本卷共 件 页 全宗号 分类号案卷号 全宗名称：县级扶贫部门或乡镇的名称。 类目名称：按照分类方案所确定的类目填写，如县级扶贫部门、乡镇填写综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类，村级填写汇总文件、贫困户文件。 案卷题名：即案卷标题，应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、准确。精准脱贫类中的贫困户文件按“一户一卷”组卷，其题名为：“乡村（户主姓名）贫困户文件”。 时间：卷内文件所属的起止年月。 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限。 件、页数：案卷的总件数和总页数。全宗号、分类号、案卷号：全宗号、分类号、案卷号按上面要求填写。 卷内备考表格式：卷内备考表 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，一般情况下不用填写，情况说明可以手工填写，也可用计算机打印。立卷人：由责任立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。立卷时间：填写立卷的时间。 档案盒封面格式： （全宗名称） 精准扶贫档案 档案盒脊背格式：精准扶贫档案全宗号分类号起止卷号精准扶贫档案全宗号分类号起止卷号（村） （适用于县、乡镇） （适用于村级） 起止卷号：填写盒内第一卷案卷和最后一卷案卷的卷号，中间用“”连接。村：按实际填写。案卷目录格式： 案 卷 目 录 序号档号案 卷 题 名起止年月页数保管 期限备注 序号：填写案卷顺序号，编大流水号。 档号、案卷题名、起止年月、页数、保管期限填写方法同上。七、装订精准扶贫档案装盒前应采用“三孔一线”的装订方式进行装订。八、档案盒、案卷封面、目录、备考表规格印制的档案盒应为无酸纸制作，档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm 等。案卷封面、案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm210mm，案卷封面、备考表可用黄色牛皮纸，卷内目录、案卷目录用白色书写纸。 江西省档案局办公室 2017年6月1日印发 21