自助活动计划操作手册.doc

自助活动计划操作手册

一、部门分工及前期筹备工作
1、活动开展前与客户通好，确保车辆使用与人员到位，每场活动人员至少2名。
2、活动具体行程安排必须要与终端网点进行协商后方可确定，且确定后不得更改。如果因客观因素确实需要调整的，需提出书面申请《自助活动计划调整/取消申请表》，经批准后方可执行。
3、活动需提前一天准备好所需相关资源，并把相关物料整理到一起，以免影响活动正常开展。
二、活动开展及现场要求
1、客户经理为自助活动负责人。必须认真落实好前期海报发放工作：每场活动海报提前3天发放200份，可由商超代发，也可以由我司销售代表、流导、代理商人员提前前往发放。活动现场100份，共约300份/场。发放地点主要是在商超，活动地点附近小区及人流量较集中的地方，特别是医院和妇幼保健院。发放时简要向消费者说明活动内容。
2、活动当天应及时以电话形式通知我司老顾客，通过顾客购买带动新顾客。客户经理还应具备挖掘竞品顾客的能力，借助超市老板的客情挖掘竞品顾客。
3、活动道具配置：帐篷1个，促销台3张，桶装展示、盒装展示产品；为了达到更好的宣传效果可提供电视、DVD、音响等设备。充分运用各方面资源，增强活动气势，例如：汽球，企业光盘，折页，企业手册，服务卡等相关物料。
4、客户经理负责活动现场管理及人员分工，活动当天必须全程在现场。活动现场工作人员必须在2人以上。活动时间必须安排在人流量最多的时间段。
5、活动现场所有工作人员必须严格要求自己，不做与活动无关及有损公司形象的事。统一着装，做到端庄、整洁、大方，树立一个良好的企业员工形象。责任具体到个人，客户经理要严格把关。活动现场的活动道具必须保持整洁并摆放有序，务必将“太子乐”企业的标识及产品形象摆放在显目的位置，以达到最佳展示效果。
6、明算帐，活动即将结束时开单必须清晰明了，并两次以上核对数量及金额；对于活动当天销售量算出零售客户的利润并予以沟通，给零售客户以销售信心。
7、打扫战场;活动结束后，必须将活动现场清理干净；各零散产品按箱归置到位（如无原箱需在箱体明显部位标准产品名称、产品数量），展示产品按箱、阶段归置到位。
8、感谢客户，一天活动结束感谢客户的配合与支持，并沟通下次活动时间及下次拜访时间。

三、赠品与道具管理
1、自助活动当月产生销售赠送出去的赠品，需登记清楚；若当月活动赠品不足时，可在经销商处调配，公司不给予补赠。
2、活动资源申请：客户及经理根据市场需求酌情申请，确保活动需求，不能断货，但也不可过多申请以免造成赠品囤积。对经常性预估销量与实际销量较大的区域，将给予责任人相应处罚。
3、活动过程中所送出的赠品（含免费领赠及买赠赠品），必须在消费者登记表中填写详细的客户资料以供核实。如果没有客户资料的则以赠品流失计算，并追究客户经理责任。
4、客户经理必须认真监管促销活动道具，做好维护、维修工作，有损形象的道具必须及时申请更换。若有人事变动，在岗交接时须做好交接工作，分清责任。
四、报表填写要求
1、自助活动报表：《 月 周份自助活动销售情况表》《 月 周份自助活动赠品情况表》、《活动日报表、消费者登记表》，每次活动报表按相应比例随赠品一同配送。填写时必须用黑色水笔正楷填写。
2、《消费者登记表》：每个栏目必须填写完整（包括活动超市名称、电话区号、填表人、客户名字、宝宝姓名、出生日期、电话、赠品名细、详细的联系地址、备注、新顾客标识及新客户人数），做到真实有效。为了方便客服部回访，消费者登记表中的备注栏一定要填好目前婴儿所食用奶粉的牌子，喝其它品牌的客户按规定进行标注。并在消费者登记表右上角注明新客户人数。
3、《 月 周份自助活动赠品情况表》：每周活动结束后按照销售顾问提供的《活动日报表、消费者登记表》对赠品赠送数量进行统计，每周一进行汇总。填写赠品剩余量与金额（月底库存），并让经销商确认，以便推广部对次月的赠品发放进行核算。
4、《 月 周份自助活动销售情况表》：各场活动销量明细， 在活动结束后按照销售顾问提供的《活动日报表、消费者登记表》对销售数量进行统计，每周一进行汇总，认真、据实填写。
5、当月活动结束后，客户经理将自助活动报表上交至区域负责人，区域负责人审核后随月报表寄回公司，若发现报表有不完整或不清楚的情况，首先追究区域负责人的责任。
6、消费者资料是公司投入大量人力、物力、财力所取得的宝贵资源，必须妥善保管，避免资料丢失，防止被其他产商窃取。
7、每场活动结束后，销售代表必须将当天的活动情况于活动第二天上午10点前，以短信形式汇报给各区域负责人，由区域负责人整理后于上午11点前传给，区域负责人也可以安排销售代表直接以短信形式汇报给省区经理。

五、活动要求：
小型自助活动是公司一项长期、重要的市场投入，销售人员必须严格按照以上原则条款执行。对一段时间内操作很好的市场，各区域负责人可对相关人员予以嘉奖。对执行不力、浪费资源、私吞赠品等违规恶劣行为者，一经查实，公司将给予严厉处罚。
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