ChatGPT在高校行政管理中的研究与思考.pdf

辽宁青年 2023 年 03 月 第 05 期 管理研究185ChatGPT 在高校行政管理中的研究与思考章 梦常州大学怀德学院 江苏 靖江 214500摘要：随着计算机软件和硬件水平的不断提升，传统的信息技术已经得到了较好的发展。在高校行政管理中，教育教学、后勤管理等方面都广泛涉及网络化、信息化、数字化的设施和软件。生成式人工智能 Chat GPT 推出后，在高校中引起了师生的广泛关注。本文分析了 Chat GPT 对高校党办院办、教务处、后勤管理处等职能部门带来的新机遇与挑战，研究了 Chat GPT 背景下如何提高高校行政管理效能，包括加强高校行政管理信息化培训，提高教师 Chat GPT 应用能力；统筹规划行政管理中 Chat GPT 的应用，提高行政管理效率；利用法律和技术手段，监督 Chat GPT 生成内容。关键词：高校;行政管理;Chat GPT;管理人员随着计算机软件和硬件水平的不断提升，传统的信息技术已经得到了较好的发展。在高校行政管理中，教育教学、科研管理、后勤管理等方面都广泛涉及网络化、信息化、数字化的设施和软件。一方面提高了行政管理效能，减少了繁琐的管理流程和时间成本。另一方面，实现了信息共享，有利于优质资源的流通，减少了信息传输过程中的损耗。2022 年 11 月，美国 Open AI 公司研发了生成式人工智能 Chat GPT1。依靠有条理的逻辑关系、丰富的知识储备和流畅的对话效果，引起了社会的广泛关注，用户数量在短期内呈现爆发式增长的趋势。高校中有大量的学生和青年教师，他们是接受新事物最为迅速、思想最为活跃的高知群体之一，他们也是行政管理的关键。Chat GPT 的产生对高校行政管理带来了新的机遇和挑战，也引发了师生的研究和思考。一、Chat GPT为高校行政管理带来的新机遇与挑战随着我国高等教育事业的规模不断扩大、改革不断推进，高校行政管理的层次性和阶段性逐渐凸显，管理模式也越来越复杂。目前，我国高校基本都采用了职能型的组织架构，即高校设置若干个不同的职能部门，使得高校内各部门的工作效率更高、效果更好。而调用了 Chat GPT 的信息管理平台对高校中党办校办、教务处、后勤管理处等部门的影响尤为明显，甚至能够提供跨部门的事务服务。（一）Chat GPT对高校党办校办的影响1.为党办校办工作带来的新机遇党办校办主要的工作有新闻宣传、文稿撰写、文件收发等，而Chat GPT是一种生成式预训练转换模型，其最大的优势就是利用互联网上已有的海量数据和内容，整合并生成新的内容。一方面，Chat GPT 可以运用机器学习和自然语言处理技术，收集、处理、分析新闻稿、演讲稿、论文等文稿撰写需求，并生成文稿。教师们挖掘文稿中的亮点和精华，快速吸收和内化，并进一步融合各学科领域的知识，激发老师的创造性，使宣传效果更佳、讲稿层次更丰富。另一方面，Chat GPT 犹如一名优秀的心理咨询师，对人类语言中含有的意思、暗示、情绪等，能够较好地分析和利用，并预测思想和态度变化趋势。有利于在工作过程中，更精确地领会领导和同事的想法，避免产生不必要的沟通成本，进一步优化行政管理方式。2.为党办校办工作带来的新挑战网络舆情处理是高校党办校办的重要工作之一，具有隐匿性、快速性等特征。大学生正处于人生观、价值观、世界观形成的关键时期，他们具有快速获取知识和信息的能力，但是往往又缺乏判断是非的能力。Chat GPT 对人类语言深度理解，生成符合大学生性格特点和生活习惯的言论，从而获得他们的好感和信任。当网络上爆发负面舆论时，依赖 Chat GPT 的习惯将成为网络舆情的助燃剂和导火索。另外，大学生们对很多知识都是一知半解的，而 Chat GPT 提供的信息和知识也并非是完全正确的，甚至具有价值偏向性，学生们很容易被这些信息左右，并将真假参半的信息向外传播，造成网络舆情。对于高校管理者而言，这还处于监管的空白地带，需要投入更多的人力物力，做好充分的应对准备，避免产生不良影响。（二）Chat GPT对高校教务处的影响1.为教务处工作带来的新机遇教务处的工作与师生密切相关，包括教学质量评价、组织教学比赛、课程安排等。第一，Chat GPT 有基金项目：江苏省高校哲学社会科学研究一般项目：基于信息技术的高校行政管理研究（2022SJYB2376）。2023 年 03 月 第 05 期 辽宁青年管理研究 186助于拓展教师的发展功能，激发适应教师主体的创造性2。专任教师常常只具备某一方面的技能和知识，短期内获取专业知识的能力有限，无法对不同学科的知识点进行有效整合，这与学生要具备跨领域综合素质的要求相违背。那么，将任课教师的教学实际、教科研成果等信息输入到 Chat GPT 中，能够快速分析并生成针对性建议，根据学生培养方案，合理优化教师授课内容，利用科研反哺教学，提高专业能力。第二，以每学期都要进行的课表排课为例，专任教师的年龄和身体状况、学生班级的人数、课程类型都成为排课时需要考虑的因素。如果使用传统的人工排课方式，教务处老师们需要反复讨论与调整排课安排，但是众口难调，依然有专任老师提出不同的意见。而 Chat GPT 能够根据特征和不同因素占比进行分析，高效合理地完成排课工作，教务处老师们只需要对排课结果进行审核，节省了大量的人力和时间。2.为教务处工作带来的新挑战教学质量评价是教务处的重点工作之一，是教学成果、行政管理成效的体现，也是衡量教师水平的关键。第一，教师要努力成为“经师”“人师”相统一的“大先生”，要始终拥有独立思考的能力，要始终做到敬业爱生、教书育人，要始终坚持在教学过程中因材施教。但是如果盲目使用 Chat GPT，会导致教师的教学内容、学生的学习效果偏离预期，更严重的情况下，甚至会出现教师失去教学自由权、知识自主权以及学生测评权的现象。第二，Chat GPT 仅仅是一种可以辅助教学的工具，不具有人的情感，当学生在思考问题和寻求帮助时，它无法提供人文关怀与情感支持。第三，教务处也无法对 Chat GPT 生成的学习材料进行考核，当学生习惯于利用 Chat GPT 快速获取良莠不齐的知识后，教师的权威性降低，导致学生们在课堂上开小差、睡觉等不良现象，进而出现考试不合格的情况。这些问题都会对教学工作产生不良影响，使学生在学习过程中没有学习到专业知识，也没有掌握专业技能，逐渐丧失学习兴趣。（三）Chat GPT对高校后勤管理处的影响1.为后勤管理处工作带来的新机遇后勤管理处涉及学生学习生活的各种场所，包括食堂、教室、图书馆、宿舍等。一方面，对学校管理者而言，将Chat GPT与师生常使用的两微一端相结合，分析语句、图片中隐含的情绪、态度等信息，帮助学校在搜集、处理学生诉求的基础上提供更有针对性的服务。同时，在技术上促进学校与学生之间信息的交流与反馈，为学校与学生提供社交可供性。另一方面，对高校师生而言，调用 Chat GPT 进行信息管理平台的研发，促进不同部门、师生群体之间的数据共享和协作，打破部门与部门之间、人与人之间的界限，同时也整合了学校各类数据，可以横跨多个部门进行数据查询分析与趋势预测，提供综合性的信息和答案，帮助打破数据孤岛，提高了师生查询数据和信息的效率3。2.为后勤管理处工作带来的新挑战后勤管理处在高校行政管理中起到了至关重要的作用，也是与师生学习、生活紧密相连的部门。首先，后勤管理处管理的软件、设备中往往记录着师生的个人信息和行动轨迹，如果大量使用 Chat GPT，那么在数据的使用和共享中可能会导致侵犯隐私、传播虚假信息、数据泄露等情况。其次，Chat GPT 还需要不断完善和迭代，它所提供的数据和信息具有滞后性和不准确性，信息质量无法保障，如果利用其进行智能问答等软件开发，可能会有错误的回答，进而引发校园舆情。最后，Chat GPT 的开发者为国外公司，而高校肩负着特殊的责任，总是与学生成长更优异、科研取得新突破相结合，每年都有成千上万名学生在高校中求学，若 Chat GPT 对师生产生不利影响，则需要较高的成本消除影响，严重的情况下，甚至无法消除影响。二、Chat GPT 背景下如何提高高校行政管理效能（一）加强高校行政管理信息化培训和学习互联网中信息传播速度更快，而信息质量良莠不齐，对管理人员的信息技术应用能力提出了更高的要求，需要管理人员具备较强的信息管理意识，拥有敏锐的信息观察力4。但是从目前高校管理人员组成来看，人员结构复杂、年龄差距大、信息化素养参差不齐，甚至有部分管理人员的信息化管理意识淡薄，不愿接受新事物和新技术，导致信息化管理效率低下。1.引导提高辨别信息的能力Chat GPT 背景下，对管理人员辨别数据、信息的能力提出了更高的要求。高校要组织管理人员和学生们进行定期或不定期的、线上线下相结合的培训，例如举办讲座、开设网络学习课程等方式，直观地展现Chat GPT生成的信息中有哪些常见的虚假、错误信息，使得师生们提高辨别数据的意识和能力，并在工作中谨慎对待各种观点，不盲目相信，不随意传播，避免辽宁青年 2023 年 03 月 第 05 期 管理研究187受到不良内容的影响。2.提高Chat GPT的应用能力正确地使用 Chat GPT，确实可以给高校行政管理工作带来准确性、便捷性和高效性，提高了信息检索、数据处理效率。首先，管理人员要转变思维，认识到Chat GPT 的优点，并在工作中扬长避短，积极主动学习相关知识。其次，高校也可以邀请专业技术人员、专家学者开展座谈会、讲座等活动，向行政管理人员讲授 Chat GPT 相关知识理论和实践经验，使管理人员逐步提高应用能力。然后，针对调用了 Chat GPT的信息管理平台，研发人员尽可能将程序简化，流程清晰明了，减少操作难度。（二）统筹规划行政管理中Chat GPT应用高校行政管理是一个复杂的系统，与高校内的教师、学生息息相关，所以在信息化建设中引入 Chat GPT 时，要从全局出发，进行整体性规划。1.加强基础建设，提高软硬件设施配备高校要不断提高与行政管理相关的软硬件设施配备，合理配置优质资源，提高基础建设利用率，避免闲置和浪费的情况。但是很多高校还未建立信息管理平台，更没有引入 Chat GPT、人工智能等先进技术。因此，高校行政管理要适应时代发展，加大信息化投入，构建完善的信息管理平台，并且拓展在行政管理服务功能，包括但不限于收发文件管理、教务管理、科研管理、后勤管理等功能。将海量的数据进行实时搜集、分类整理，并利用 Chat GPT 进行分析处理，实现信息资源的整合、共享，为师生和行政管理人员提供便利。2.融合多个部门，提高行政管理效率高校行政管理体系繁杂，涉及部门和人员众多，往往各个部门的工作内容、工作方式都不相同，增加了沟通成本。高校要统筹推进各职能部门的互融互通，将教务系统、财务系统、科研系统等独立的系统整合到信息管理平台中，使该平台具有更加完善的功能。Chat GPT 具有高速数据处理能力，但是其生成的数据真假参半。在信息管理平台实际使用过程中，一方面，针对重要性、敏感性、保密性程度较低的数据由 Chat GPT 进行分析处理，在经过人工审批、授权后共享。另一方面，针对重要性、敏感性、保密性程度较高的数据在一般情况下不允许共享，则选择传统的统计分析方式。如果确实需要共享，那么就采取一事一议制，经相关责任人审批授权并脱密降级后，由 Chat GPT进行分析处理，并将结果共享。因此，既保证了各部门之间的数据安全，又提高了工作效率。（三）利用法律和技术手段，监督Chat GPT生成内容在现代社会中，法律对社会关系和社会秩序中的人类行为有很强的约束和指导作用。法律可以约束Chat GPT 在开发和使用时人类的行为，但是法律监督耗时较长、效率较低，因此技术手段可以作为法律监督的补充。Chat GPT 虽然是计算机软件，由 Python、C 语言等编程语言形成，但是在开发和使用过程中包含了人类行为，可能存在被恶意操纵的行为，并损害高校师生权益。Chat GPT 存在着被滥用的风险，它已经成为黑客和网络钓鱼计划的工具，行为人即便在不具有高超技术的情况下，也可以利用Chat GPT创建恶意软件，从而开展极为复杂和专业的攻击行动5。因此，为了维护高校行政管理中师生隐私不被泄、个人权益不被侵犯，需要有相应的法律文件支持，而目前监督监管规定还未完善，这一因素也限制了 Chat GPT 在高校信息管理平台中的广泛应用。Chat GPT 生成的结果可能涉及多种形式，包括但不限于图片、音频、视频、代码等，而高校行政管理中涉及大量的数据，传统监督手段无法实现对 Chat GPT 生成结果的有效监督。因此，可以在平台中引入Chat GPT 监督程序，该监督程序和调用了 Chat GPT的高校信息管理平台具有相同的数据处理能力，从而可以对 Chat GPT 生成的结果进行高效监督。高校在利用 Chat GPT 提高行政管理效率的同时，也应加强跟踪和研究，了解和掌握 Chat GPT 的发展趋势，提前预防不良影响。参考文献1 刘明,杨剑.互联网环境下高校行政管理信息化建设路径探析 J.河北水利电力学院学报,2022,32(1):79-82.2 陶佳苹.新媒体环境下高校网络舆情的传播逻辑及引导机制研究 J.新闻传播,2022(20):18-20.3 朱珂，炕留一，王春丽.人工智能助推教师专业发展的机遇、变革与策略J.河南教育（教师教育）,2021(11):9-10.4 刘明,杨剑.互联网环境下高校行政管理信息化建设路径探析 J.河北水利电力学院学报,2022,32(1):79-82.