现金借款与费用报销管理程序.docx

编号：FM-TM-05-02
版号：1.0
生效日期：
发放编号：
财务管理体系文件

现金借款及费用报销管理程序

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初稿仅供内部讨论 2002 中华财务 版权所有

1、目的
为确保现金支取符合公司实际业务及日常运作需要，现金支出内容、手续及程序符合内部控制规范，现金支取业务在财务授权体系监控下进行，特制定本办法。

2、适用范围
2.1本程序适用于本公司所有库存现金的收支活动。
2.2本办法适用于本公司及下属控股子公司财务部，其他部门对涉及到的有关规定亦应遵照执行。

3、相关程序及文件
3.1管理费用支出控制规定 FM-AM-13

4、工作程序
4.1库存现金的支出范围
1） 支付职工个人工资、奖金、津贴、补助等款项。
2） 支付个人劳务报酬、各种劳保、福利费，以及国家规定的对个人的其他支出。
3）支付出差人员必须随身携带的差旅费。
4）转帐结算金额（1000元）起点以下的零星支出，具体支出内容仅限于日常办公耗用品以及对外的小额劳务支出等。
5）日常费用报销支出（1000元）起点以下。
6）总经理批准的其他款项支出。

4.2现金借款规范
（现金借款仅限于1000元以下零星支出及差旅费用）
步骤
工作内容
涉及岗位

岗位岗
步骤说明
1
借款申请
经办人
经办人持《借款审批单》向财务部申请借款。借款审批单注明借款部门、责任中心代码、借款人、借款理由、金额、预计还款日期，如为出差借款，借款人填写《出差报告单》，附于《借款审批单》后。
一次性借款金额超过1万的，须提前3天向财务部预告。
2
本部门审批
部门经理
《借款审批单》由经办人部门经理审签后，交财务部审核。
3
财务部审批，支款
财务部经理
出纳
财务部经理审签借款申请单据，交出纳按照《借款审批单》审批金额支付现金。
4
借款确认
经办人
经办人在《借款审批单》上签字确认。《出差报告单》经办人自行保存，待出差结束报销费用时使用。

4.3费用报销程序
（仅指用于现金支付或冲销借款的报销管理程序）
步骤
工作内容
涉及岗位

岗位岗
步骤说明
1
销帐时间规定
经办人

原则上应于相关业务结束后三天内清偿借款，最多不超过十五天；
2
费用报销初审
经办人
部门经理
经办人填写《费用报销单》，附原始凭证，如为出差的，附原始凭证及《出差报告单》，本部门经理审签。
3
费用报销复审
预算管理员
财务部预算管理员根据月度用款计划审核报销申请：
如报销申请不属于《月度资金计划》列支范围，或金额超过计划，在单据上注明“计划外”或“超计划”等字样，并作说明。
如报销申请在计划范围内，签字确认。
4
超预算报销补充程序
经办人
部门经理
分管副总
预算管理员
超计划的费用报销，《费用报销单》返回经办人填写《超预算说明》，本部门经理及分管副总审签，预算管理员审核
5
报销审定
财务部经理
财务总监
财务部经理审签，交出纳办理原借款的结算冲销；
超预算的费用报销，由财务总监审签，交出纳办理原借款的结算冲销。
6
逾期借款处理
出纳/会计
对于逾期借款，出纳将《借款审批单》转给会计，按其他应收款进行帐务出处理。

5、单据与记录

6、流程图
6.1现金借款流程（见附件一）
6.2费用报销流程（见附件二）
附件一

附件二