《档案管理制度》(1).doc

立卷归档制度一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。二、归档时间1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一组织布置立卷工作，各部门兼职人员负责本部门文件材料立卷工作，按规定要求完成立卷任务，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。2、业务考绩档案：职称评定后，按申报类、考核类、成果类及时整理归档。3、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。6、实物档案：所获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档。三、归档要求1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。 档案保管制度一、库房是本单位档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。二、库房内应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。三、档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。四、做好库房温湿度记录，采取有效措施控制库房温湿度。五、严格控制和保管库房、箱柜的钥匙，不得随意转借他人。六、库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。七、经常地对库房各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。八、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。档案借阅保密制度一、档案工作人员应认真学习保密法，自觉遵守保密纪律，坚决维护党、国家的安全。二、档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。三、档案人员应按保密要求、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低档案密级。四、对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据单位发展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。五、利用者查阅保密档案，必须经领导批准，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经领导批准。六、经常检查档案库房，严格控制和管理档案箱柜的钥匙，重要的机密档案由专人专柜保管，确保档案安全。七、凡对保守党和国家机密做出重大贡献的人员，应予以表彰和奖励；对泄露机密造成损失者，视情节轻重予以批评和处罚。 档案统计、鉴定、销毁制度一、档案人员必须对单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。二、档案统计内容要健全，主要包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。三、档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位档案形成、管理、利用等方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。四、建立档案和档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。五、根据上级档案部门关于档案管理的有关规定，结合本单位对档案利用的实际需求，正确鉴别和判定档案的价值。六、建立“档案鉴定小组”，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。七、鉴定人员应本着辨证唯物主义和历史唯物主义的观点采用逐件逐张审查的方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。八、经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，写出鉴定报告、由鉴定人签字，经有关领导审批后，方可销毁。九、档案销毁由档案部门负责，会同保卫部门指派二人以上负责监销。 档案利用制度一、档案人员熟悉室藏档案内容，了解本单位各部门对档案的需要，积极主动为本单位各项工作提供服务。二、档案室应根据需要编制必要的档案检查工具和编辑专题汇编资料，积极主动地开展档案利用工作。三、本单位人员需要利用档案时，应办理借阅登记手续。利用完毕后，填写档案利用效果，及时、真实地反馈档案利用情况。四、凡外单位人员需要查阅本单位档案时，应持单位介绍信，经有关领导签字批准后，方可办理查阅手续。未经档案部门同意，不得将档案复制或带出档案室。五、档案利用者在查阅档案时，严禁喝茶、抽烟，必须爱护档案。不得任意拆卷、涂改剪切档案，如有发现，依法追究责任，并予以严肃处理。 档案人员岗位责任制一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管部门的各项规定、办法，结合本单位实际情况，制定档案工作计划和管理制度。二、集中统一管理本单位全部档案，按照档案业务建设规范要求，做好档案收集、整理、归档等工作。三、负责指导、检查、督促兼职档案人员做好本部门档案的形成、积累、归档工作，确保档案的完整、准确。四、加强档案库房管理，做好温湿度记录，定期检查档案保管情况，发现问题及时向有关领导汇报，积极采取措施，保护档案安全。五、积极开发利用档案信息资源，编制多种检索工具和专题资料，主动运用档案协助领导和有关部门解决实际问题，热心为利用者提供服务。六、按照“档案保管期限”和“档案鉴定、销毁制度”，定期做好档案的保管鉴定、销毁工作。七、做好档案统计工作，及时、准确地上报各类档案统计表，对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。八、档案人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，保守机密，认真做好档案管理工作。