WPS—Office办公软件应用技巧培训.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,1,培训内容,培训目标,WPS Office,简介,与,MS Office,的版本对比,文件的格式及建立方式,WPS,实用功能与技巧,WPS,文字、表格、演示插入图片的方式对比,WPS,表格生成图表功能,WPS,表格函数（,统计,及数据对比）,WPS,文字“邮件合并工具”功能,WPS,演示模板套用,WPS,应用小技巧,问题,&,讨论,2,一、培训目标,熟悉,WPS Office,的高级功能,提高日常办公效率,解决日常工作中的,WPS,应用问题,3,二、,WPS Office,简介,1.,与,MS Office,的版本对比,软件,功能,WPS Office 2010,MS Office 2003,表格,WPS,表格,Excel,公文,WPS,文字,Word,幻灯片,WPS,演示,PowerPoint,4,2.,文件的格式及建立方式,软件格式,功能,WPS Office,文件格式,MS Office,文件格式,表格,WPS,表格文件*,.et,WPS,表格模板文件*,.ett,Excel,表格文件*,.xls,Excel,表格模板文件*,.xlt,文字,WPS,文字文件*,.wps,WPS,文字模板文件*,.wpt,Word,文字文件*,.doc,Word,文字模板文件*,.dot,演示,WPS,演示文件*,.dps,WPS,演示模板文件*,.dpt,PowerPoint,演示文件*,.ppt,PowerPoint,演示模板文件*,.pot,5,三种建立方式：,模板建立,建立空白,右键菜单建立,建立方式一：,点选“开始”菜单“,WPS Office,个人版”中相应,WPS,软件，开启软件,6,如图，可选择在线模板或本地模板,建立方式二：,同上，也可以选择新建空白文件,7,建立方式三：不推荐,点击右键,弹出右键菜单中,”“,新建,”,菜单中选中需要新建,WPS,文件类型，如,“,WPS,表格 工作簿,”,8,修改文件名称,双击文件即可进入编辑,注意：方法三生成的档案是,WPS,专用格式，会造成其他公司电脑无法打开,9,三、,WPS,实用功能与技巧,1.,WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比,标准正确操方式,打开表格文件,点击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”,10,弹出“插入图片”对话框,选择需要插入的图片,点击“打开”，完成插入图片,11,非标准操作方式,敲击键盘,PrScrn,建或使用截图软件,Ctrl+Alt+A,进行获取图片,打开演示文件,按,Ctrl+C,粘贴图片，完成图片插入,12,标准操作与非标准操作的显示效果完全一致,13,非标准操作,标准操作,开启速度,慢,快,占用空间、电脑资源,大,少,14,2.WPS,表格生成图表功能,开启表格文件,选中需要制表的内容,15,点击,“,插入,”,菜单下,“,图标,”,16,弹出,“,图表类型,”,向导对话框,选择你所需要图表类型，能看到简单的图表预览预览,双击其图标,17,将出现,“,配色方案,”,，可根据需要选择方案，达到美化图表的作用,选完图表类型点击,“,下一步,”,18,出现,“,数据源,”,对话框,“,数据区域,”,选项卡中选定表中数据的来源,指定数据源的行列格式（系统会自动判断，也可手动指定）,点击,“,系列,”,选项卡,19,添加或删除,“,系列,”,选择,“,分类,(X),轴标志,”,点击,“,下一步,”,20,出现的,“,图表选项,”,对话框,可以在,“,标题,”,选项卡中输入,“,图表标题,”,“,分类轴,”,“,数值轴,”,可以马上看到预览效果如图,21,点选,“,坐标轴,”,选项卡,对,“,主坐标轴,”,进行调整,22,点选,“,网格线,”,选项卡,对,“,分类,(X),轴,”,、,“,数值,(Y),轴,”,选择是否增加主、次要网格线,23,点选,“,图表,”,选项卡,设定是否,“,显示图例,”,设定图例在图表中的,“,位置,”,24,点选,“,数据标志,”,选项卡,设定,“,数据标签包括,”,的内容,25,点选,“,数据表,”,选项卡,勾选,“,显示数据表,”,点击,“,完成,”,按钮,26,生成图表如图所示,出现,“,图表,”,工具条,选中图表调整其到合适大小,27,在,“,图表,”,工具条中选择,“,系列 完成率,”,28,再选择图表类型为,“,折线图,”,这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型,29,选择,“,完成率,”,的折线单击鼠标右键,右键菜单中选择,“,数据系列格式,”,30,弹出,“,系列 完成率 格式,”,对话框,31,选择,“,坐标轴,”,选项卡,在,“,系列绘制在,”,中选,“,次坐标轴,”,点选,“,确定,”,按钮,32,如图产生一条次坐标轴,在次坐标轴上点右键,选择,“,坐标轴格式,”,33,弹出,“,次数值轴格式,”,对话框,34,选中,“,数字,”,选项卡,选择,“,分类,”,中的,“,百分比,”,格式,(,因为,“,完成率,”,是以百分比来显示的，所以要选择百分比格式）,35,完成图表结果如图所示,36,3.,WPS表格函数（,统计,及数据对比）,统计函数：,COUNTIF(,区域，条件,),作用：用于统计区域内满足条件的记录个数,如图所示,37,先点选单元格,再点击,“,插入,”,菜单中,“,函数,”,功能,38,弹出,“,插入函数,”,对话框,39,选中,“,全部函数,”,选项卡,点选,“,或选择类别,”,中得,“,统计,”,，将所有统计函数列出来,40,选择,“,COUNTIF,”,函数,点,“,确定,”,按钮,41,弹出,“,函数参数,”,对话框,点选,“,区域选择按钮,”,42,鼠标框选非空数据区域,再点,“,区域选择按钮,”,返回函数参数设定画面,43,输入,“,条件,”,点击,“,确定,”,按钮完成函数参数设定,44,结果如图,45,数据对比函数：,VLOOKUP(,查找值，数据表，列序数，匹配条件,),作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序数中的数据,实例为，表,2,中人员工资数据取来自表,1,中的对应数据,46,点击,“,插入函数,”,按钮,弹出,“,插入函数,”,对话框,选择,“,查找与引用,”,类别,47,选择,VLOOKUP,函数,点击,“,确定,”,48,输入,查找值,数据表,序列数,匹配条件,按,“,确定,”,按钮完成,49,将表格,G19,一拖拽，公式便应用到下面的表格中,50,结果如图,51,“邮件合并工具”功能,应用,：,批量打印：打印邀请函、打印工资条,批量生成文件：制作人事文档,批量发邮件：发邀请邮件,“邮件合并工具”功能,应用条件：,WPS,文字文件（相当是模板文件）,数据文件（数据源）,4.WPS,文字“邮件合并工具”功能,52,开启,WPS,文字文件,点选,“,工具,”,菜单下,“,邮件合并工具栏,”,53,出现,“,邮件合并工具栏,”,点选,“,打开数据源,”,54,弹出,“,选取数据源,”,对话框,选择数据文件，点,“,打开,”,55,弹出,“,选择表格,”,选择相应数据表单如：,Sheet1$,点,“,确定,”,56,点,“,收件人,”,按钮,57,在弹出,“,邮件合并收件人,”,中选择相应数据记录,点,“,确定,”,58,将光标设定到需要插入数据的位置,点选,“,插入合并域,”,按钮,59,弹出,“,插入域,”,对话框,选择,“,域,”,中,“,姓名,”,点击,“,插入,”,插入完成后，点选,“,取消,”,60,插入数据后如图,61,合并到新文档,将数据与文件合并后生成一个文件，适合打印工资条等应用,62,合并到不同新文档,将数据按记录条数合成成记录数个文件，适合应用生成人事资料等,63,合并到打印机,将合并后的数据进行输出作业，适合打印工资条等应用,64,合并到电子邮件,合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送，适合发送邀请函应用,65,点击,“,合并到电子邮件,”,弹出,“,合并到电子邮件,”,对话框,在,“,邮件选项,”“,收件人,”,中选数据的邮件（地址）项,输入,“,主题行,”,点,“,确定,”,66,出现,“,文件转换,”,对话框,能看到,“,预览,”,信件内容,确认无误后点击,“,确定,”,67,弹出,“,Outlook Express,”,发送确定框,点,“,发送,”,就将合并好的邮件发送出去,68,如图，完成批量发送邮件,69,5.,WPS,演示模板套用,开启,“,WPS,演示,”,可以选择,“,在线模板,”,可以选择,“,我的模板,”,也可以,“,切换到本地模板资源,”,选择模板类型,如：选择,“,报告总结,”,再双击,“,年终总结,”,70,经过短时间,Download,“,年终总结,”,模板被开启,71,点击各页面进行相应修改、输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告,模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐,72,6.WPS,应用小技巧,WPS,设定用户信息,修改文件编辑者信息,WPS,方便的人民币格式,表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式,WPS,文件转,PDF,档案,如果有需要，文件档案能通过,WPS,直接转成,PDF,档案,73,开启,WPS,软件,点选,“,工具,”,菜单中的,“,选项,”,功能,WPS,表格、文件、演示的,“,选项,”,都在,“,工具,”,菜单下,WPS,设定用户信息,74,选择,WPS,表格,“,选项,”,的,“,常规与保存,”,选项卡,输入,“,用户名,”,点击,“,确定,”,完成,75,选择,WPS,文字,“,选项,”,的,“,用户信息,”,选项卡,输入,“,用户信息,”,点击,“,确定,”,完成,76,选择,WPS,演示,“,选项,”,的,“,常规与保存,”,选项卡,输入,“,用户信息,”,点击,“,确定,”,完成,77,WPS,方便的人民币格式,开启表格文件,框选要转换格式的数字区域,78,框选区域上点鼠标右键,弹出右键菜单中选择,“,设置单元格格式,”,79,在,“,数字,”,选项卡中，选中,“,特殊,”,分类,再选中,“,人民币大写,”,点,“,确定,”,完成,80,转换出结果如图所示,81,WPS,文件转,PDF,档案,用,WPS,开启要转换文件,点选,“,文件,”,菜单中得,“,输出为,PDF,格式,”,82,弹出,“,输出,Adobe PDF,文件,”,对话框,选择,“,保存到,”,路径,选择,“,输出范围,”,点选,“,确定,”,83,点击,“,关闭,”,完成输出,84,转换完成的,PDF,档案打开如图效果,85,IT,小教室与您分享,!IT,小教室鼓励大家互相交流学习,!,欢迎各位同事提供日常业务应用软件的小技巧,!,请将问题及小技巧,email,给,huangji,谢谢,!,问题,&,讨论,86,THE END,THANK YOU!,