WPS—Office办公软件应用技巧培训.ppt

1培培训内容内容1 1培培训目目标2 2WPS OfficeWPS Office简介介1.1.与与MS OfficeMS Office的版本的版本对比比2.2.文件的格式及建立方式文件的格式及建立方式3 3WPSWPS实用功能与技巧用功能与技巧1.1.WPSWPS文字、表格、演示插入文字、表格、演示插入图片的方式片的方式对比比2.2.WPSWPS表格生成表格生成图表功能表功能3.3.WPSWPS表格函数（表格函数（统计及数据及数据对比）比）4.4.WPSWPS文字文字“邮件合并工具件合并工具”功能功能5.5.WPSWPS演示模板套用演示模板套用6.6.WPSWPS应用小技巧用小技巧4 4问题&讨论2一、培一、培训目目标l熟悉熟悉WPS OfficeWPS Office的高的高级功能功能l提高日常提高日常办公效率公效率l解决日常工作中的解决日常工作中的WPSWPS应用用问题3二、二、WPS OfficeWPS Office简介介 1.1.与与MS OfficeMS Office的版本的版本对比比 软件软件功能功能 WPS Office 2010MS Office 2003表格WPS 表格Excel公文WPS文字Word幻灯片WPS演示PowerPoint42.2.文件的格式及建立方式文件的格式及建立方式软件格式软件格式功能功能WPS Office文件格式文件格式MS Office文件格式文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot5三种建立方式：三种建立方式：1.模板建立2.建立空白3.右键菜单建立建立方式一：建立方式一：点选“开始”菜单“WPS Office个人版”中相应WPS软件，开启软件6如图，可选择在线模板或本地模板建立方式二：建立方式二：同上，也可以选择新建空白文件7建立方式三：不推荐建立方式三：不推荐点击右键弹出右键菜单中”“新建”菜单中选中需要新建WPS文件类型，如“WPS表格 工作簿”8修改文件名称双击文件即可进入编辑注意：方法三生成的档案注意：方法三生成的档案是是WPSWPS专用格式，会造用格式，会造成其他公司成其他公司电脑无法打无法打开开9三、三、WPSWPS实用功能与技巧用功能与技巧1.1.WPSWPS文字、表格、演示插入文字、表格、演示插入图片的方式片的方式对比比标准正确操方式准正确操方式打开表格文件点击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”10弹出“插入图片”对话框选择需要插入的图片点击“打开”，完成插入图片11非标准操作方式非标准操作方式敲击键盘PrScrn建或使用截图软件Ctrl+Alt+A进行获取图片打开演示文件按Ctrl+C粘贴图片，完成图片插入12标准操作与非标准操作的显示效果完全一致13非标准操作非标准操作标准操作标准操作开启速度慢快占用空间、电脑资源大少142.WPS2.WPS表格生成表格生成图表功能表功能开启表格文件选中需要制表的内容15点击“插入”菜单下“图标”16弹出“图表类型”向导对话框选择你所需要图表类型，能看到简单的图表预览预览双击其图标17将出现“配色方案”，可根据需要选择方案，达到美化图表的作用选完图表类型点击“下一步”18出现“数据源”对话框“数据区域”选项卡中选定表中数据的来源指定数据源的行列格式（系统会自动判断，也可手动指定）点击“系列”选项卡19添加或删除“系列”选择“分类(X)轴标志”点击“下一步”20出现的“图表选项”对话框可以在“标题”选项卡中输入“图表标题”“分类轴”“数值轴”可以马上看到预览效果如图21点选“坐标轴”选项卡对“主坐标轴”进行调整22点选“网格线”选项卡对“分类(X)轴”、“数值(Y)轴”选择是否增加主、次要网格线23点选“图表”选项卡设定是否“显示图例”设定图例在图表中的“位置”24点选“数据标志”选项卡设定“数据标签包括”的内容25点选“数据表”选项卡勾选“显示数据表”点击“完成”按钮26生成图表如图所示出现“图表”工具条选中图表调整其到合适大小27在“图表”工具条中选择“系列 完成率”28再选择图表类型为“折线图”这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型29选择“完成率”的折线单击鼠标右键右键菜单中选择“数据系列格式”30弹出“系列 完成率 格式”对话框31选择“坐标轴”选项卡在“系列绘制在”中选“次坐标轴”点选“确定”按钮32如图产生一条次坐标轴在次坐标轴上点右键选择“坐标轴格式”33弹出“次数值轴格式”对话框34选中“数字”选项卡选择“分类”中的“百分比”格式 (因为“完成率”是以百分比来显示的，所以要选择百分比格式）35完成图表结果如图所示363.WPSWPS表格函数（表格函数（统计及数据及数据对比）比）统计函数：函数：COUNTIF(COUNTIF(区域，条件区域，条件)作用：用于作用：用于统计区域内区域内满足条件的足条件的记录个数个数如图所示37先点选单元格再点击“插入”菜单中“函数”功能38弹出“插入函数”对话框39选中“全部函数”选项卡点选“或选择类别”中得“统计”，将所有统计函数列出来40选择“COUNTIF”函数点“确定”按钮41弹出“函数参数”对话框点选“区域选择按钮”42鼠标框选非空数据区域再点“区域选择按钮”返回函数参数设定画面43输入“条件”点击“确定”按钮完成函数参数设定44结果如图45数据数据对比函数：比函数：VLOOKUP(VLOOKUP(查找找值，数据表，列序数，匹配条件，数据表，列序数，匹配条件)作用：在匹配条件作用：在匹配条件为假假时，返回，返回查找找值在数据表中在数据表中对应的列序数中的列序数中的数据的数据实例为，表2中人员工资数据取来自表1中的对应数据46点击“插入函数”按钮弹出“插入函数”对话框选择“查找与引用”类别47选择VLOOKUP函数点击“确定”48输入查找值数据表序列数匹配条件按“确定”按钮完成49将表格G19一拖拽，公式便应用到下面的表格中50结果如图51“邮件合并工具件合并工具”功能功能应用用：批量打印：打印邀批量打印：打印邀请函、打印工函、打印工资条条批量生成文件：制作人事文档批量生成文件：制作人事文档批量批量发邮件：件：发邀邀请邮件件“邮件合并工具件合并工具”功能功能应用条件：用条件：WPSWPS文字文件（相当是模板文件）文字文件（相当是模板文件）数据文件（数据源）数据文件（数据源）4.WPS4.WPS文字文字“邮件合并工具邮件合并工具”功能功能52开启WPS文字文件点选“工具”菜单下“邮件合并工具栏”53出现“邮件合并工具栏”点选“打开数据源”54弹出“选取数据源”对话框选择数据文件，点“打开”55弹出“选择表格”选择相应数据表单如：Sheet1$点“确定”56点“收件人”按钮57在弹出“邮件合并收件人”中选择相应数据记录点“确定”58将光标设定到需要插入数据的位置点选“插入合并域”按钮59弹出“插入域”对话框选择“域”中“姓名”点击“插入”插入完成后，点选“取消”60插入数据后如图61合并到新文档将数据与文件合并后生成一个文件，适合打印工资条等应用62合并到不同新文档将数据按记录条数合成成记录数个文件，适合应用生成人事资料等63合并到打印机将合并后的数据进行输出作业，适合打印工资条等应用64合并到电子邮件合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送，适合发送邀请函应用65点击“合并到电子邮件”弹出“合并到电子邮件”对话框在“邮件选项”“收件人”中选数据的邮件（地址）项输入“主题行”点“确定”66出现“文件转换”对话框能看到“预览”信件内容确认无误后点击“确定”67弹出“Outlook Express”发送确定框点“发送”就将合并好的邮件发送出去68如图，完成批量发送邮件695.WPSWPS演示模板套用演示模板套用开启“WPS演示”可以选择“在线模板”可以选择“我的模板”也可以“切换到本地模板资源”选择模板类型如：选择“报告总结”再双击“年终总结”70经过短时间Download,“年终总结”模板被开启71点击各页面进行相应修改、输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐726.WPS6.WPS应用小技巧用小技巧WPS设定用户信息修改文件编辑者信息WPS方便的人民币格式表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式WPS文件转PDF档案如果有需要，文件档案能通过WPS直接转成PDF档案73开启WPS软件点选“工具”菜单中的“选项”功能 WPS表格、文件、演示的“选项”都在“工具”菜单下WPS设定用户信息74选择WPS表格“选项”的“常规与保存”选项卡输入“用户名”点击“确定”完成75选择WPS文字“选项”的“用户信息”选项卡输入“用户信息”点击“确定”完成76选择WPS演示“选项”的“常规与保存”选项卡输入“用户信息”点击“确定”完成77WPSWPS方便的人民方便的人民币格式格式开启表格文件框选要转换格式的数字区域78框选区域上点鼠标右键弹出右键菜单中选择“设置单元格格式”79在“数字”选项卡中，选中“特殊”分类再选中“人民币大写”点“确定”完成80转换出结果如图所示81WPS文件转PDF档案用WPS开启要转换文件点选“文件”菜单中得“输出为PDF格式”82弹出“输出Adobe PDF 文件”对话框选择“保存到”路径选择“输出范围”点选“确定”83点击“关闭”完成输出84转换完成的PDF档案打开如图效果85ITIT小教室与您分享小教室与您分享!ITIT小教室鼓励大家互相交流学小教室鼓励大家互相交流学习!欢迎各位同事提供日常迎各位同事提供日常业务应用用软件的小技巧件的小技巧!请将将问题及小技巧及小技巧emailemail给,谢谢!问题&讨论86