网络协同办公管理系统项目设计方案（105页）.doc

精选资料万户网络协同办公管理系统项目设计方案北京万户网络技术有限公司二九年十月二十日目   录1、项目背景51.1 项目概况52、公司协同办公系统设计原则53、公司协同办公系统核心产品及功能组成63.1 ezOFFICE协同管理平台73.2 ezSMS短消息服务系统73.3 ezFLOW图形化工作流设计器73.4 预留模块自定义平台83.5 领导办公门户与员工办公门户设置83.6 四维组织权限模型84、公司协同办公系统技术路线选择84.1 技术架构94.2 系统架构图104.3 服务器部署建议105、公司协同管理平台系统功能实现105.1 门户的使用115.2 工作流程平台135.3 信息（知识）管理205.4 公文管理225.5 个人办公245.6 沟通交流平台265.7 综合事务平台285.8 系统管理/运营管理平台315.8.1 分级管理体系325.8.2 基础设置355.8.3 自定义平台365.8.4 安全管理385.9 ezSMS短消息服务385.10 ezFLOW图形化流程设计415.10.1 ezFLOW特点425.10.2 ezFLOW功能445.11 集团式设计465.11.1 多套独立系统之间交换方案475.11.2 集中式部署、大系统套小系统495.11.3集中式部署、大系统套小系统设计505.12 关联性设计545.13 流程整合565.14 门户整合575.15 系统扩展性585.16 二次开发接口665.17 无线移动办公应用665.18 与其他系统的整合675.18.1 iWebOffice网络文档控件675.18.2 USBKEY746、公司协同管理平台信息安全方案756.1 安全设计的必要性756.2 安全体系目标766.3 多层安全机制设计776.3.1 物理安全776.3.2网络安全786.3.3 数据安全806.3.4 数据备份解决方案846.4 应用系统安全896.4.1支持CA的安全身份认证896.4.2 SSL加密访问896.4.3 有限授权896.4.4全面确认906.4.5 功能分级控制906.4.5 安全跟踪906.4.6 IP安全控制906.4.7 安全审计和日志906.4.8基于角色的权限管理916.4.9 系统操作日志916.5 系统高可用性的实现方案916.5.1 采用稳健的中间件应用服务器926.5.2 成熟的产品化管理平台926.6 安全管理制度926.6.1安全制度的制定926.6.2 安全教育和培训937、公司协同办公项目的实施进程947.1、项目启动957.2、需求调研957.3、安装调试967.4、需求实现967.5、用户培训967.6、系统运行977.7、系统验收978、系统运行维护与售后服务988.1、售后服务承诺988.2、服务宗旨988.3、服务范围和内容998.4、服务流程1019、万户网络公司综合实力1019.1、资质优势1029.2、成功客户优势1029.3、信息化咨询优势1039.4、实施服务优势1049.5、技术架构优势1049.6、ezOFFCIE协同管理平台产品优势1041、项目背景1.1 项目概况公司协同办公系统（以下简称OA系统）项目的建设目标是，通过构建公司的内部办公平台，在此平台之上实现信息门户、知识管理、流程审批、公文流转、事务管理、即时通讯、人事管理等子平台，实现各部门的信息资源的共享和协同办公。2、公司协同办公系统设计原则l 可行性和实用性充分考虑公司的实际需要，确保技术上的可行性，功能上较强的实用性，主体产品系统采用J2EE路线，B/S 架构，利用浏览器就可以进行相应数据的调整、查询等业务工作。l 先进性和前瞻性本项目从实施理念，软件系统、硬件设备、开发工具等各种角度考虑整体解决方案的先进性，所选主体产品的技术架构具有先进性及前瞻性，可以跨平台应用或配置，确保所选主体产品在技术上处于领先水平，充分考虑系统今后的延伸，保证系统3-5年内保持不落后。l 开放性和标准性 考虑到将来发展需要及扩充性能要求，所选产品提供标准化的外部接口。在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与金蝶、HR、CRM等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下实现与这些系统的应用层面上数据无缝连接。l 易操作性和可恢复性 所选产品用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用；利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。l 可靠性和稳定性 系统具有高可靠性与稳定性，一般的人为和外部的异常事件不会引起系统的崩溃；同时系统有较高的可用性，当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行，从系统软硬件平台及网络等方面来保证系统的稳定性；对于所采用的主备服务器方式，若主服务器宕机时，可实时地切换到备用服务器上，用户的应用不受影响。l 安全性和保密性 本项目所选产品既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用和不同的网络通信环境，采取不同的措施，以确保系统数据的安全性及防止非法盗用数据与帐号。 l 可扩展性和可管理性优良的体系结构设计对于系统是否能够适应将来新业务的发展至关重要。在满足现有项目的需求基础上，本方案充分考虑到系统的可扩展性。因此，在本方案设计中，所有推荐的产品均考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求发。另一方面，当新的技术或产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用。系统管理的使用及管理以简便、易于操作、方便实用为准则，采用基于Web方式的管理系统，降低系统管理、维护成本，提高系统的可管理性。3、公司协同办公系统核心产品及功能组成根据对方案的分析，万户网络采用如下产品来实现方案需求。系统模块图及相关产品组成：3.1 ezOFFICE协同管理平台ezOFFICE是万户协同管理平台的核心产品，提供了面向不同需求的多项协同管理功能，并具有灵活的设置功能，通过整合、配置和部署可以为用户定制出个性化的解决方案。ezOFFICE专业版的功能包括：信息管理、工作流管理、公文管理、档案管理、办公管理、通讯沟通、个人办公、会务管理、系统管理、自定义平台、领导办公主页等。     ezOFFICE协同管理平台中还包括了一些第三方的控件，手写签名、电子签章、网络文档控件等。3.2 ezSMS短消息服务系统在万户协同管理平台中，将手机短信服务做成一个独立的中间件服务，工作流程、会议管理等模块都可以调用ezSMS短信服务，将信息通过短信的方式发送到相关人员的手机上，使信息传递更加迅速，办公效率大大提高，短信发送可以通过短信设备(内置手机卡)、RTX、及直接短信运营公司开放帐号与接口,服务器放于内部的系统只能使用短信设备。3.3 ezFLOW图形化工作流设计器ezFLOW为流程设计人员提供了一个图形化设计界面，只需要对图标进行简单拖拽及属性设置就可以完成各种流程设置的所有操作。图形化的设计界将原本抽象的逻辑关系变得形象化，大大增加了系统的易用性和人性化。3.4 预留模块自定义平台协同办公系统的需求不能一次性穷尽，因此系统预留了自定义开发平台，方便公司在不修改系统代码的前提下，轻松增加新的补充应用。3.5 领导办公门户与员工办公门户设置通过在领导办公门户中增加日常报表栏目，把其他系统，如HR、财务等重要监控指标数据通过EXCEL、word等各种常用工具，通过各部门人员归类导入，方便领导查阅；并且今后，可以考虑深入整合系统数据。3.6 四维组织权限模型考虑到公司的快速发展需要，必须为系统未来的多法人、多组织应用做权限模型的准备，以适应复杂权限体系的应用。4、公司协同办公系统技术路线选择采用J2EE的技术路线，遵循J2EE1.3规范，EJB2.0规范，Java开发技术目前已经成为主流开发技术，它具有很好的安全性、很好的可移植性，它具有以下优点： 平台无关性。用户不必将自己捆绑在某一种硬件或操作系统上，可以根据自身的情况选择合适的硬件、操作系统、数据库。 J2EE是一种组件技术，已完成的组件能被方便地移植到任何其它地方。 J2EE作为中间件，提供了强大的功能，使开发人员只需要关注商业逻辑，因而能加快开发速度，提高系统的运行效率和稳定性。 保护用户投资。当用户更换平台时，由于基于J2EE的系统能方便地移植到其它平台上，而无须重新开发，因此能有效地保护用户的投资。用户可根据自身的预算情况、已有的设备与系统、IT人员的偏好等因素选择最适合的软硬件平台。 广泛的支持。J2EE技术规范得到了从国际性大公司到自由软件开发者的广泛支持，SUN，IBM，ORACLE，NETSCAPE，BEA等纷纷推出基于J2EE的软件产品。4.1 技术架构万户ezOFFICE2007的技术架构如下图所示：关系数据库IEActionHibernateEJBJSPOracle/sql/db2VOVObdStruts资源层业务层表现层客户层图 3-6-2l 表现层采用struts框架结构使得系统结构更清晰化，代码复用性强，易维护。l 业务逻辑处理采用session bean，它封装了对事务的处理，可以使程序运行更安全，可以方便的分布式部署，使系统能承受很大的压力。l 持久对方面采用hibernate，使得系统数据库无关性，可适应主流关系型数据库，编写程序时按照面向对象的方式写程序，可维护性高。以上技术架构特点：.充分考虑应用服务器的负载冗余；.充分考虑网络负载冗余；.支持1000人同时在线的峰值访问；峰值响应时间1.91秒；.各项功能的性能不能随着用户数及数据量的增大有明显的衰减；.系统数据库数据量支持千万级数据量； 可与大型关系型数据库如SQL、DB2、ORACLE等数据库连接；提供与第三方系统的数据接口，实现数据的信息交换。4.2 系统架构图4.3 服务器部署建议在线用户数数据库服务器应用服务器配置数量配置数量0-50与应用服务共用一台服务器CPU：Xeon 3.2GH、内存：2G150-200CPU：Xeon 3.2GH、内存：2G1CPU：Xeon 3.2GH、内存：2G1200-500CPU：Xeon 3.2GH*2、内存：4G1CPU：Xeon 3.2GH*2、内存：4G1500-1000CPU：Xeon 3.2GH*4、内存：8G1CPU：Xeon 3.2GH*2、内存：4G31000以上小型机1CPU：Xeon 3.2GH*4、内存：8G待定5、公司协同管理平台系统功能实现根据公司发展现状、员工IT基础、IT应用现状及整体规划，我们认为公司按照如下顺序分步实施，从易到难，有助于确保系统的应用价值产出速度和网络工作习惯的顺利迁移。根据资金预算与后续推广使用难度情况分两期实施。一期完成办公自动化系统基本功能在省厅范围呢使用，包括信息知识管理、工作流程、公文管理、综合办公内部邮件等。二期主要是系统扩展使用，如与档案管理系统整合、与传真整合等功能的应用，并部署沿海七市，乃至覆盖全省市地。横向整合HRCRMERP视频会议。物品管理档案管理扩展应用会议管理设备管理合同管理车辆管理人事管理    工作流程制度规范知识管理个人办公领导日报工资报表内部邮件即时通讯通知通告论坛网上调查门户管理5.1 门户的使用不同的部门和用户根据自己的性质不同，可以拥有不同的门户，实现个性化的信息浏览和查询。公司使用价值：每个部门接收到的信息性质是不同的，通过门户技术就可以实现每个部门或个人登录OA后，都有不同的门户首页，可以实时看到与自己相关的知识与信息、重要的通知通告、关注的其他工作信息等。方便用户使用。ezOFFICE门户自定义平台集成来自于系统各模块，来自于互联网及各应用系统的信息并根据不同的单位不同的岗位人员关注的内容不一样为用户提供个性化的集成界面，使的每个人进入协同办公系统后显示自己关注的内容，极大地提高工作效率。门户自定义平台主要功能特点如下：l 每个单位每个岗位人员的首页内容可以不一样系统可以根据不同的人（或组织）关注的内容不一样由管理员给不同的人定义不同的首页。例如总经理(领导)的首页与员工首页的内容不一样,市场部与生产部的首页不一样，总公司与子公司的首页不一样。l 每个功能模块的新信息都可以放在首页上我们把整个系统的多个功能模块的最新信息做成一个个的小模块，管理员可以根据不同的人关注的内容不一样为不同用户定义不同的内容并且可以定义显示的条数。l 首页上每个功能模块的位置可以调整及信息条数可以调整管理员可以通过拖拉的方式设置每个功能模块的位置及每个功能模块信息的条数。l 整合RSS技术，ezOFFICE成为RSS阅读器系统还整合最新的内容聚合技术RSS，将用户关注的一些RSS种子引入到系统中，另外系统提供文本、图片、视频等多种小模块，让管理员可以方便地进行设置。5.2 工作流程平台工作流程是OA系统的核心功能，也是企业采购OA系统使用最多的功能。工作流程的使用可以规范公司日常办公过程中的相关制度，使日常工作条理化、规范化，解决异地流程审批，杜绝传统不按照工作流程办事的事情发生。如：差旅费报销流程、合同审批、办公用品领用流程等（下图所示）。下面以差旅费报销申请流程为例介绍流程的流转过程 申请人电子表单填写。如下图电子表单和流程图 可以查看流程流转过程中的具体办理状态，实时监控流程办理过程中的具体办理时间、办理环节情况。如下图。ezOFFICE工作流平台包括数据库定义、表单定义、流程定义（图形化流程定义工具ezFLOW）及工作流引擎，系统采用WFMC的流程标淮实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用，完成相关的业务流程驱动,工作流程平台与各业务模块的关系如下：l 插件式：独立的插件式设计，其它功能模块可以灵活调用工作流引擎，实现各功能模块的业务流转，如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等，工作流程作为独立的服务可被各模块引用，流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程”模块。l 设计工具：提供图形化的流程设计工具，以所见即所得的方式设计流程，方便易用。l 构建复杂流程模型的能力：智能的工作流引擎，提供标准活动、子活动、虚拟活动、自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程，同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由，并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。l 流程办理人（参与者）：丰富的流程参与者的选择方式，可以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人、也由当前办理人从指定范围中选择、从所有用户中选择，从上一办理人本部门中选择、可以是发起人，发起人的领导、以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求。l 办理类型：系统支持只有单个人办理的模式，支持从多个人中任一办理人办理完毕即可模式，支持多个依次办理模式，支持多人同时办理模式、允许办理过程中转给其他人办理模式、支持阅办不影响流程流转的模式。l 催办与提醒：支持手动催办与提醒，自动催办与提醒，自动提醒通过系统中设置，设置时支持按固定的催办期限、根据表单内容得到相应的催办期限的催办方式，并可以设置到达办理期限后如何催办用户,在提醒方式上支持短信提醒，即时通讯提醒，系统中滚动提醒等多种提醒方式。l 接口：预留丰富的扩展接口，可与其它业务管理系统进行数据交互，从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道，实现业务的顺畅连接。l 办理情况监控与跟踪：所有涉及到流程的相关人员包括流程发起人，办理人，流程跟踪人员都可以通过图形化的方式查询流程的进展情况，随时了解流程动态并可以通过流程详细记录了解流程整个办理过程与签收情况，针对流程查询与实时跟踪。l 流程例如处理：流程当前办理人可以退回流程，监控人可以撤办流程，收回流程，管理员可以转交流程给其他人员办理，当事人可以提前设置工作代理指定流程代办人。l 手写意见：流程审批和灵活选择手写和键盘两种方式批写意见，可以在线编辑WORD及excel等多种形式的文档，痕迹保留，电子印章等。l 流程关联：可通过子流程进行流程与流程之间的关联，在子流程中可以链接到主流程，在主流程中可以链接到所有相关的子流程。l 归档与查询：流程审批结束后所有信息可归档到档案管理保存，另外系统提供了丰富的查询统计能力，可以按流程、按表单任何元素组合查询并可以导出查询结果到excel，如下图可以查询在办流程与办结流程，可以将查询结果导出到excel进行分析。l 工作代理：可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作，工作代理可以指定到流程，可以指定代理来自某范围内的流程。l 表单：灵活的表单定义工具，可以定义各类流程表单，可从word/excle中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合；实现强大的表单定义能力，自定义数据库不仅定义表单元素，还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库；可以实现主从表；实现不同流程环节表单不一样，并可以实现显示表单与打印表单不一致。流程办理：流程办理时按待办、在办、办结等分类，并可按时间、缓急、类型等多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程。l 效率分析：引入管理学增值时间和非增值时间的概念，从各个角度来统计分析流程、用户的效率，通过掌握的数据分析，可以明确改进目标，有效地推进工作办理效率。    待办文件统计，在这里统计出系统当前所有用户的所有待办文件的数量，可以让管理者了解员工是否及时审批文件。点击流程名称，弹出页面显示文件是何时发送给这个用户的。   统计出系统所有模块的流程及其活动的平均办理时间，可以让管理者了解流程及其活动的办理效率。    人员办理时间统计：在这里统计出系统所有用户所参与流程的某些活动的平均耗时，并列出系统平均耗时作比较，可以让管理者了解员工在每个流程中的办理效率。    超期流程排名，在这里统计出系统中整个流程超期的情况排名，可以让管理者了解哪些流程超期，其中流程办理期限来源于用户在发起流程时的设置    超期人员排名，在这里按超期待办文件数量最多的人员倒序排列。5.3 信息（知识）管理根据公司的企业性质、运营方式。信息管理平台能为公司起到传递信息，积累有用的实战经验、案例等知识。万户网络的ezOFFICE信息管理平台提供了跨越组织的信息管理模式与按组织的信息管理模式，为用户实现信息与知识的发布、共享、积累、利用与创新的全过程管理,便于企业传递信息、积累知识、打造学习型组织，为企业节省大量传递信息、查找信息、管理信息的成本。在信息管理平台可以根据公司实际需要建立相关的功能模块进行使用。如下图：下面我们建立几个模块进行说明（具体需要建立哪些模块能够更好传递信息、积累知识，满足公司的实际需求，日后还要进行深入的调研）：、 建立通知通告模块。可以把公司重要的通知通告在OA上发布出来，这样与相关人员就可以看到通知，这样在OA上发布的通知会具有一定的权威性，并且能够有效查看、跟踪哪些人查看这个通告了，确保信息的有效传递。、 建立规章制度模块。可以将单位的各项规章制度放到此栏目下，这样就方便员工进行相关制度的查询，哪怕新员工到单位也可以很方便的了解单位各项规章制度。、建立工作规范模块。可以将各个部门的工作规范，工作要求放到OA上，方便各个部门的员工查看各项工作规范，遵照工作规范进行工作。使工作规范化、条理化。信息审批：可以调用工作流引擎对栏目的信息发布建立审核流程，实现某个栏目下的信息经过审核后才能发布。信息编辑：给用户提供多种信息发布方式，HTML,WORD/EXCEL等，可提供HTML编辑器供在线编辑正文内容与拷入或导入WORD/EXCEL内容并且不变形，可在线编辑WORD/EXCEL文档，另外提供模板的功能，供用户发布信息时选择相应的模板发布。安全性：提供栏目级的新建、维护、查看权限控制及信息级的查看权限控制，保证访问者只在权限允许的范围内查看、维护信息。5.4 公文管理5.4.1公文管理公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊工作流模块，主要负责实现内部公文管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢及成本高、信息不及时、不同步、办理情况不易于跟踪，办理意见不利于查阅等问题。系统实现了收文管理和发文管理及文件送审签等办理过程的自动化，利用工作流引擎可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档，公文管理模块关于流程方面的特性见工作流平台的描述，公文管理特有的特性包括：收发文及文件送审签表单：系统按通用收发文及文件送审签表单样式预设计好各种表单供用户使用，收发文可以使用多个表单，多个流程，同一表单可以定义多个流程并且控制流程权限让不同的人使用不同的流程。痕迹保留，电子签章，手写签名：发文与文件送审签等支持WORD/WPS在线编辑，WORD与WPS的修改痕迹可以保留，根据需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档;支持电子签章功能;支持手写签名。文档模板及WORD与HTML交互：公文管理模块提供了自定义标签字段和公文模版的功能，可满足各单位各种发文格式的需要。管理员可以自己设计单位的各类红头文件格式，在发文流转中，指定用户可以直接将编辑好的正文套用模板，并且将文号等信息自动加载到正文中。丰富的办理查阅能力：系统对收发文的办理情况提供了丰富的查询功能，可以按多个关键字查询以了解收发文的办理情况。消息提醒与查看跟踪：系统在收发文的办理过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人，并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。 丰富的参数设置能力：系统提供了文号、流水号、主题词等多种基础设置功能，其中文号设置满足多机关代字同一编号，支持跨年度是否重排及特殊效果的文号模式的设置，主题词采用国家司标淮的主题词设置等。收发文互相转换：系统支持收发文的互相转换，收文过程可以转发文，发文可以转收文，极大程度方便用户，并可以跟踪发文转收文后的办理进展等。PDF及WORD：系统支持发文时发送WORD或PDF文件。扫描接口与OCR识别：系统提供了与扫描仪的接口，收文发文时纸质文件可直接扫描录入，同时结合WORD自带的OCR识别功能将附件可以识别成文本文件。公文交换：同构系统支持跨系统多单位公文交换，异构系统支持导出xml格式的公文交换5.5 个人办公ezOFFICE2007提供了多种个人办公套件供用户使用，将个人的日常办公实现电子化管理。用户可以管理自己的个人信息、进行个性化设置、管理自己的人际关系信息、进行日常工作日程安排、管理自己和下属的工作汇报等。具体功能如下：l 个人设置:提供个人的基础设置功能，包括修改密码，个人信息设定，工作流程常用办公用语的设定，工作流程外出代理的设置，自定义群组及自定义提醒声音,系统皮肤设定，个人工作状态设定等。l 联系人：包括内部联系人、公共联系人与个人联系人，内部联系人为系统内部的员工通讯信息，可按部门查询，可设定查看权限范围，公共联系人为共享的联系人信息，默认公开给所有人查看，可设定查看范围，个人联系人为当前用户自己的联系人信息。l 日历:管理个人工作日程安排，可共享日程安排；日程安排提供日、周、月、列表多种表现视图；在事件显示方式上当天内分时段事件、全天事件、跨天事件、循环事件等均以不同方式显示等多种表现形式；支持循环事件；另提供日程提前提醒，共享日程到达时可以短信提醒，即时通讯提醒等多种方式提醒。l 工作日志:填写个人工作记录，查询下属工作记录，可按项目记录工作情况并按项目统计工时及为项目所做的所有工作记录，按天、工作周、月、列表多种方式显示工作记录。l 工作汇报:可向领导汇报工作，工作汇报提供了周报、月报、共它报告等多种形式并提供了工作汇报模块的设置，用户可选择模板汇报工作；汇报时可自动显示工作日志内容供用户抽取工作日志内容作为汇报的内容；领导可转发员工的工作汇报，可评价月工作汇报并将工作汇报作为月考核的一种方式,人事部门可导出月绩效汇总作为考评依据，考核时允许用户申诉。l 任务中心:为领导安排工作任务，员工管理个人工作任务提供管理平台。领导可通过任务安排安排任务给员工，员工也可以通过我的任务自己创建任务，领导安排任务时可以从定期任务模板中选取任务安排，也可以自己新创建一个任务，员工收到任务后任务负责人可以创建子任务。 领导安排任务后可修改任务，任务变更后即时通讯提醒任务的负责人与参与人，任务默认显示最新版的任务并可以查询历史任务。所有任务参与人可汇报任务进展情况，负责人可增加任务的参与人，并可以标记任务完成提交领导审核。领导可以审核已完成并由自己考核的任务，并可以退回任务重新办理。提供查询功能供相关领导查询所有下达任务与接收任务。l 个人工具:是个人使用的一些小工具，包括便笺、笔记本、日记、常用网址、万年历等小工具。l 催办管理：管理收到的催办信息并可以向催办人反馈进展情况，发送催办信息并可以查看被催办的人反馈情况，催办可作为独立的模块使用，也可以作为每个模块的的催办服务，工作流程等各模块可调用催办服务发催办信息。l 网络硬盘：个人网上硬盘空间，可管理个人的文档资料，并可以共享个人文档资料与查看共享给自己的文档资料，网络硬盘的容量可由系统管理员控制。l 人员去向：个人维护自己的工作动态情况，其他人可以查询权限范围内的人员动态，默认显示本部门人员的动态。5.6 沟通交流平台通讯沟通平台包括内部邮件、论坛、短信及即时通讯，通讯沟通平台不仅作为独立的功能应用，还给系统提供丰富的信息提醒手段，其中短信及即时通讯与系统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等到达时的提醒。通讯沟通平台给组织提供了丰富的打破组织边界与地理位置限制的沟通方式，弥补传统沟通方式的不足，使的组织的沟通能力大大加强，沟通成本大幅降低，其中的特点如下：l 内部邮件：方便的选择收件人及群发功能，与短信结合提醒用户，无需要担心邮件收不到，无需要较高邮件维护成本，具有邮件匿名，收回错发邮件等功能，邮件分类管理，邮件容量控制等。l 论坛：供用户内部交流，可为某群特定的用户设立论区，具备记录用户IP及用户的匿名功能,可设定某论坛帖子审核后发布，可设定某论区在某时间开放，可进行帖子转移，置顶等充分考虑内部论坛的各种管理需求。l 短信：在ezOFFICE系统中短信可作为独立的模块供用户收发短信，也可作为各模块的消息提醒，把信息推送给用户。系统中独立模块短信主要是用来收发短信，并对各模块的消息提醒进行设置及短信费用使用限制的控制等。短信提醒作为一种接口可嵌入到各需要提醒的地方，短信提醒接口将需要发送的短信内容发送给ezSMS,由ezSMS去连接网关或设备完成短信发送，使得ezOFFICE系统中短信与设备或网关无关，保证产品的完整性。  短信提醒作为一种webservice服务不仅可以为ezOFFICE各模块使用，还可以供用户其它系统使用。  即时通讯集成腾讯通RTX系统，可随ezOFFICE协同办公系统登录自动登录、进行工作提醒及在线感应交流功能。提供即时通信、文件收发、直接贴图、多方会话、网络会议、与OFFICE集成、文件发送控制、桌面共享、远程管理、IP电话、单位系统广播、双向短信、群发短信等功能，文件收发可通过直接拖放文件到会话窗口进行发送，方便快捷。多人视频 状态感知消息提醒多人会话 手机短信 直接图片和文件传输 多媒体IM电子投票网络会议语音服务图表   RTX 即时通信5.7 综合事务平台综合事务为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，并能通过一个自定义的平台由管理员再定义出新的模块出来，实现按自己的需要自定义模块并按自己的需求调整这些模块,系统提供的基础模块是人事信息管理，车辆管理，资料管理，物品管理，人事信息，贺卡管理，问卷调查，档案管理、会务管理等模块，外加自定义平台自定义一些管理模块。 资源使用从用户的角度，将所有用户都会使用的车辆资源、图书资源、会议室资源等列出并标记状态，让每个用户可查自己可以使用的资源及其状态，并可以进行网上预订操作。 车辆管理管理车辆的详细信息及车辆的预订流程设置等及车辆的状态维护，车辆的使用预订情况管理及使用之后的详细用车信息的录入管理以及使用费用的管理，及根据用车信息产生的司机工作情况统计表、公司车辆月度、半年度费用报表、分部门的车辆月度费用报表、按年度的公司分部门车辆使用情况及费用报表。图 （车辆信息） 资料管理管理资料的信息及预订情况，并对资料提供分类管理及按登记类型的管理，以及对资料的借阅情况进行管理。 物品管理对低值易耗的办公用品提供进销存管理，提供仓库管理，可以按仓库管理物品，在每个仓库下建立物品类别及物品信息，具备物品的库存超高与超低的预警能力，多次进货之间的物品价差自动平均，采购进货与领用出库时跟流程结合使用，具备报表功能，可以分单位、分品种查询物品流向及得到各单位的费用分摊表，及仓库报表等。 人事信息 提供人事信息的管理与查询； 个人卡片查询个人信息； 下属卡片查询下属的详细人事信息，人事信息包括人的基本信息，详细人事信息，工作信息包括合同情况、受教育情况、奖励情况等，并记录员工奖惩情况，绩效考核，居住证办理及社保与工伤等情况； 组织结构是按组织统计各组织人数； 提供合同到达员工与生日到达员工的查询方便人事部门的人事管理； 人事卡片的各项内容如培训记录、奖惩记录、绩效考核、工伤、居住证办理、社保等均可授予不同人员权限维护。 统计报表可按时段统计人员异动表及人员结构分析。 问卷调查可面向特定的用户群设计多种类型的题目，包括单选、多选、问答等组成问卷，用户在线进行答题，系统自动计算结果。 档案管理档案管理按照国家档案法的基本要求，对用户的档案资料进行自动或手工归档管理。主要功能包括档案分类、案卷管理、文件管理、档案利用和检索五个子模块，用来管理案卷及案卷级的文件。协同管理平台的其它模块中产生的各种文档信息，可以自动归档到档案模块中。 会务管理会务管理提供与会议相关的资源与信息管理，实现会议通知、会议设备预订、会议纪要管理等一体化管理，具体包括会议通知、会议室信息、会议室预订情况及预订流程设置，以及与会议相关的会议设备的情况及预订。 自定义平台结合数据库的自定义功能，预编写好列表、新增、修改、查询等多种模板文件， 通过菜单自定义启动一个数据库的列表页及新增页及与流程的绑定等实现基础管理模块的自定义能力。5.8 系统管理/运营管理平台系统管理提供了系统运行的基础管理，是系统运行的前提，当系统多个单位运行在一套系统中并完全的信息独立时需要使用单位管理平台，每个独立的单位管理系统时使用系统管理即可。单位管理平台：提供给后台运营商的或多单位的单位管理系统，可管理单位及单位用户数，单位帐号的使用期限等。系统管理：是每个单位的管理员进行单位管理的平台，可以设立组织机构、用户、群组及角色、并给用户赋于群组及角色等。可以进行系统的各用户的首页定义，系统的工作流定义、表单定义、自定义的功能模块的菜单定义，查看系统的用户日志等。在大型集团式应用中系统管理的管理可以分级进行，即系统管理下可设置普通管理员，普通管理员下设立模块管理员，各单位通过ezOFFICE四维权限模型设计与分级管理体系设计达到既共享又独立的目的。5.8.1 分级管理体系系统采用分散式权限管理模型，系统管理员可以下设普通管理员，普通管理员可以再设模块管理员，从而实现分层管理。管理员管理系统的基本设置，各功能模块的设置交由模块管理员管理实现分块管理。为了实现分级管理体系，ezOFFICE采用四维权限模型及分级设计思想来实现：l 四维权限模型作为普通用户，软件对于他们来说就是各种应用功能，但对于应用于各种组织内的各种管理软件来说，软件就不能只有具体应用功能这么简单了，必须要考虑软件的权限管理，因为组织内部工作是有分工的，职位之间是有级别的，员工之间是有制约的，而这些人与人之间的不同在软件系统中就是通过权限来实现的，于是，越复杂的组织模型和管理体制就会对应出越复杂的权限模型。传统的权限模型是由组织、权限、角色所编织出的应用场景。但是在大的集团应用场景下，会出现多个公司运行在同一平台之上，大部分用户只需要关心自己的组织中的人、事、信息和数据，同时又有部分用户有不同的关心范围，传统的3维权限模型就无法胜任这种应用场景，也就是集团大集中应用模式下的数据范围自定义需求，万户ezOFFICE所特有的四维权限模型就可以很好地解决这个问题。四维权限模型就是在传统三维模型的基础上增加了第四维:数据范围,通过设定数据范围,我们可以很方便地将某一用户所具有的某一功能权限限定在一特定的数据范围内,比如说,小王是万户集团下属的万户印刷公司的管理员,有管理组织架构、增添用户的权限,但是只能让他看到和管理万户印刷公司的组织和用户,有了四维权限模型,我们就可以对小王所拥有的组织管理和用户管理功能设定数据范围为万户印刷公司。通过引进四维权限模型,我们可以实现很多特殊的应用模式,比如,大型集团用户下属分支机构众多,系统采用大集中模式,但系统的管理维护却不能采用大集中模式,而应该可以把管理工作分解到各个分支机构去,设置各分支机构自己的系统管理员,