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抚矿集团公司页岩油化工项目建设期间

合同管理规定

（建议稿）

抚矿集团公司页岩油化工厂

2011年5月18日

合同管理规定
一、目的
为规范抚矿集团公司页岩油化工项目建设期间合同的管理，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，维护抚矿集团公司页岩油化工厂的合法权益，制定本管理规定。
二、适用范围
本管理规定适用于抚矿集团公司页岩油化工项目建设期间签订和履行的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖合同等。
三、职责
1、页岩油化工厂（ ）负责建设工程施工合同、施工内部承包合同及重大专业分包合同、劳务分包合同、买卖合同的批准签订。
2、页岩油化工厂（ ）负责抚矿集团公司页岩油化工项目建设期间各类合同的管理工作，具体职责包括：负责组织宣传、学习贯彻《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》及其他有关法律、法规和规章；负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权委托书的发放和管理；负责建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、买卖合同的档案管理；负责本制度的监督执行。
3、合同管理部（合同管理员）负责各类合同的审查工作，具体职责是：负责国家、省、市有关合同示范文本的推广使用工作，负责本项目建设期间有关示范文本的编制和推广使用工作；负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并出具审查意见；负责本项目建设期间内部承包合同的洽谈；负责监督、检查各施工合同、劳务分包合同、专业分包工合同、物资设备买卖合同的履行情况；负责本项目建设期间各类合同备案工作；参与本项目建设期间各类合同纠纷的调查。
4、页岩油化工厂（ ）负责建设工程施工合同洽谈工作。
5、页岩油化工厂（ ）负责材料设备采购、设备租赁合同的洽谈工作。
6、页岩油化工厂（ ）负责专业分包合同、劳务分包合同的洽谈与签订工作。
7、页岩油化工厂（ ）负责建设工程合同、材料设备买卖合同的具体履行工作。
四、合同的签订
1、合同主体的审查：订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 对于EPC总承包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。
2、合同的形式：订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。书面形式是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，本项目一般要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本。
五、合同的变更、解除
1、在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
2、存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同。
2.1 因不可抗力致使不能实现合同目的；
2.2 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
2.3 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
2.4 对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
2.5 法律规定的其他情形。
3、本项目任何人员不得擅自以本项目名义变更或解除合同。若确须变更或解除合同时，由合同经办人查明原因，提出意见，经批准签订的部门或领导审核后，认为已出现了本制度5.2条规定的情形的，应提交（ 部门）审查并签发解除合同的函；对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改，办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同的发放的范围相同。
4、对方提出合同变更的，变更程序也应按5.3规定的程序执行。合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同一部分。
5、对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给本项目带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通知合同审批部门或领导。
6、合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。
六、合同的履行
1、抚矿集团公司页岩油化工项目建设期间应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台帐。
2、有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、妥善保管。在合同履行过程中，对本项目的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条，履行合同付款时应由对方当事人出具收条，原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
3、对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行单位、项目经理部应及时查明原因，通过取证按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。抚矿集团公司页岩油化工项目建设期间接到对方的索赔（含违约）报告后应认真研究并及时处理、解释或提出反索赔，任何人员不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章，确须确认的，应视具体内容经化工厂领导或部门（项目经理部）负责人同意。
4、在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报（ ）处理，（ ）应立即将情况上报集团公司领导。
七、经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
1、合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
2、合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告（
部门），由（ 部门）负责人拟定处理意见，报上级领导决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告（ ）。
3、集团公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及获知对方当事人准备或已经申请仲裁或提起诉讼的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报上级主管部门，由上级主管部门统一委托律师或其他专业人员办理。
八、合同的日常管理
1、（合同管理部门）全面负责本项目的合同管理；业务部、采购部、项目经理部设立的合同管理员负责所在部门的合同管理，其他部门不设合同管理员。
2、本项目的合同专用章专人管理。签订合同时，合同各方应在同一时间、同一地点签字并盖章，合同各页之间应当加盖公司骑缝章。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
3、签订合同正本、副本份数按需要确定，正副本应区分清楚。合同签订后交（合同管理部门）留存，其余各职能部门或合同履行部门由（ ）负责编号受控分发。除（ ）外，其他部门复印合同必须事先征得（ ）同意，由（ ）统一编号受控，并加盖专用印章。所有合同发放均应做好发放记录。
4、已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等资料应集中由合同管理员保管。合同管理员应对上述材料分类登记成册，业务人员与对方当事人结帐时可从合同管理员签领相关材料。
5、对于合同履行和竣工结算均已完成的工程，合同执行部门应向合同管理部提交合同履行情况的工作报告。合同管理部审查后，连同合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，送交公司档案室存档保存。
九、考核与奖惩
1、本项目全体员工应当严格遵守本管理规定，有效订立、履行合同，切实维护页岩油化工厂的整体利益。（合同管理部门）负责本制度执行情况的监督考核。
2、对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本项目避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
3、合同经办人员出现下列情况之一，给本项目造成损失的，页岩油化工厂将依法向责任人员追偿损失：
3.1 未经授权批准或超越职权签订合同；
3.2 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
3. 3 应当签订书面合同而未签订书面合同。
4、合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
4.1 因工作过失致使公司被诈骗；
4.2 本项目履行合同未经对方当事人确认；
4.3 遗失重要证据；
4.4 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
4.5 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
4.6 未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的；
4.7 其他违反页岩油化工厂相关制度的。
5、全体员工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

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