家居跟单员手册.doc

家居跟单员手册

一、跟单员的定位： 
跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度。在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。   
二、跟单员的工作特点：  
    跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。  
1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。   
   2．沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。  
    3．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。  
4．工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。    
  5．工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。   
三、跟单员的主导意识：  
    什么是主导意识？就是全局观念。你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。  
作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。     
 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。      有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力      有效：有效率，有结果。  
    目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。 
    总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。  
四、跟单员的素质要求：（跟单员的训练）  
    跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：  
（1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。产及交货的安排。  
（2）预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
（3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
（4）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。  
（5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。  
（6）人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。  
（7）法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。  
（8）谈判能力。有口才，有技巧。  
（9）管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。    
五、跟单员的工作内容及知识，技能要求：  
跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。 
 1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。基础外语及函电往来。  
2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）
3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。   
六、跟单员工作的重要性：  
    企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证：      跟单员工作部门关联： 
    跟单员：对外：业务部门（国内，国外贸易部）      客户（国内，国外客户，外贸公司，中间商）  
    运输（海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司）      政府/金融（海关，银巷，税务，商检，保险）      对内：计划/物料（生产计划，物料进度，报价）      制造部门（生产进度，样品制造）  
    技术/品管（产品规格，新品开发，估价，产品标准）  
    财务/资财（出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算）      行政部门（派车，放行，报关，船务）   
1、审单：即审核合同  1．审单内容：  
    确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。  2．审单方法：  
（1）产品名称，规格：  
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？  有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。  
（2）质量：  
    也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。  
（3）数量：  
    应审查货物的数量是否可以及时备妥。  
（4）单价，总额的审查：  
1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。     
关于样品：  
    要获取订单，备好样品是很重要的一步。  1．寄目录，样本：  2．准备样品。  （1）工厂现有的款式  （2）新款  
（3）客户来样。  
    要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。 在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：  （1） 有完整的产品资料，主动进行宣传。  （2） 新品的成本，价格要进行核算。  （3） 新品的制作要留有实样。  （4） 客户的来样要保存好原样。   
一、生产过程跟单的基本要求：  
1.按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。  2.按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。二、生产过程跟单的流程： 1.下达生产通知书。  
    跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。  2.分析生产能力  
    生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？  3.制定生产计划：  
    生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。  4.跟踪生产进度  
（1） 生产进度控制流程；  （2） 生产进度控制作业程序；  
（3） 生产进度控制重点； 
A．实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：  
1．原计划错误；  
2．机器设备有故障；  
3．材料没跟上；  
4．不良率和报废率过高；  
5．临时工作或特急订单的影响；  
6．前制程延误的累积；  
7．员工工作情绪低落，缺勤或流动率高。  
（4） 跟踪生产进度的表单：  
    有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。 
5.交期延误：  
    如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。