DB23∕T 3022—2021 市场主体电子档案影像管理系统信息化规范(黑龙江省).pdf

ICS 01.140.20CCS A 1423黑龙江省地方标准DB 23/T 30222021市场主体电子档案影像管理系统信息化规范2021 - 12- 16 发布2022 - 01 - 15 实施黑龙江省市场监督管理局发 布DB23/T 30222021I目次1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14总体功能要求.14.1系统架构开放性.14.2系统适用性.24.3系统可管理性.24.4系统安全性.24.5系统关键技术.24.6系统性能.34.7系统功能.35档案加工.35.1档案扫描.35.2档案检查.45.3档案目录录入.45.4档案排序索引.56档案质量审核.56.1常规审核.56.2批量审核.66.3单人质检.67档案移交.67.1自动移交.67.2手动移交.77.3档案调整.87.4自动归档.87.5手动归档.87.6资料补扫.88档案管理.98.1档案目录管理.98.2对外档案查询.98.3对内档案查询.99系统管理.109.1工作量管理.109.2档案信息统计.11DB23/T 30222021II9.3资料类型定义.119.4档案权限设置.119.5自定义快捷键.119.6目录整理维护.1210对外接口管理.12DB23/T 30222021III前言本文件按照 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由黑龙江省市场监督管理局提出并归口。本标准起草单位：黑龙江省市场主体监测中心、黑龙江省标准化研究院。本标准主要起草人：朱天晨、陈要武、孙毅、姚伟峰、刘璐璐、刘宪明、朱颖滨、刘占凤、李思慧、于云河、矫键、房金东、姜晓燕、许巍威、张大千等。DB23/T 302220211市场主体电子档案影像管理系统信息化规范1范围本文件规定了市场主体电子档案影像管理系统信息化的总体功能要求、档案加工、档案质量审核、档案移交、档案管理、系统管理、对外接口管理等内容。本文件适用于黑龙江省内各级市场监督管理部门。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 39784-2021 电子档案系统通用管理要求3术语和定义GB/T 18894-2016规定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1电子档案具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。来源：GB/T 18894-2016,3.23.2电子档案影像管理系统对电子档案影像进行加工、审核、移交、归档、管理和处置的计算机信息系统。4总体功能要求4.1系统架构开放性系统应符合国家政务信息资源交换体系的总体框架和技术要求， 同时应具有开放性， 能够实现与多种技术和软硬件平台有机的结合，基本要求见表1。DB23/T 302220212表 1系统架构开放性功能序号功能要求1具有跨平台性，支持 LINUX 、Windows 和国产 Linux 等操作系统。2采用面向服务和基于总线的架构，基于 B/S 模式的三层/多层架构，支持 Web Service 的集成和扩展。3支持根据角色需要，开放档案查询应用权限。4支持与原信息化系统对接，提供数据迁移。4.2系统适用性系统应结合应用需求的变化，提供充分的变更与扩展，满足适用性要求，基本要求见表2。表 2系统适用性功能序号功能要求1支持系统功能模块增加与修改，适用政府机构、人员以及业务流程的调整。2支持系统功能升级及扩展，能够充分利用政府部门现有软、硬件和信息资源。4.3系统可管理性系统提供管理工具可以对系统进行全面的监控和管理、配置，基本要求见表3。表 3系统可管理性功能要求序号功能要求1支持进行全面的监控和管理、配置（包括对接入的单位的交换前置机及服务进行远程管理和监控） 。2支持管理员对系统故障进行诊断、排错和分析与规划。4.4系统安全性系统运行应安全可靠,根据需要采取一定的技术方法保障电子档案安全，基本要求见表4。表 4系统安全性功能要求序号功能要求1应提供信息传输保密性、数据完整性等保障措施，实现功能和数据安全传递。2应提供身份识别和认证、防抵赖性等保障措施，保护用户身份的安全，实现身份信息安全传递。3应对于关键业务操作系统提供安全审计功能，保障操作安全性。4应提供组织机构、权限管理组件，满足多部门、多行政管理方式的用户和权限管理。5应具备功能权限、数据权限、安全审计权限的设置，实现安全可靠的权限管理。4.5系统关键技术系统应具备相应关键技术,支撑系统应用与安全防护，基本要求见表5。DB23/T 302220213表 5系统关键技术序号技术要求1档案一体化扫描及高效数字化处理技术，含多位光栅数据动态高速采样、前置的自动图像处理、智能过滤转换、图像压缩处理等。2页面级高速图文一体化在线浏览引擎，含页面级档案影像高速在线浏览、零磁盘下载浏览、高速图像内存快照、高性能数据加密传输等。3档案业务全过程安全防护技术，含非文件共享方式的高效文件传输、零磁盘文件式数字化加工安全服务、电子文件自动加密存储、零磁盘文件式图像下载与浏览、图像数字防伪、图像抓屏防护、电子档案出证防伪、电子影像档案密级控制管理、组合式权限管理、数据维护审批等。4.6系统性能系统应具备相应性能,支持系统应用与管理，基本要求见表6。表 6系统性能序号性能要求1档案压缩存储2大批量数据打印3优化的查询列表模式4查询条件的多表关联5扫描过程性能控制4.7系统功能系统应具备相应功能,支持系统不能角色应用需求，基本要求见表7。表 7系统功能序号功能要求1自定义快捷键，含自定义扫描、检查等。2专业化图片处理，含图片旋转、重新扫描等。3支持档案主体变更。4支持归档档案主体信息修改，含核准日期、市场主体名称、注册号等。5支持以历史的市场主体信息作为检索条件。含变更前（曾使用过）的注册号、统一社会信用代码、法定代表人和市场主体名称（支持模糊查询）等。6支持对单户市场主体电子档案的全量查询，含扫描档案和历史档案的所有资料类型档案信息。5档案加工5.1档案扫描系统应具备所有市场主体档案的 扫描功能，支持待扫描档案的市场主体信息查询、扫描信息确认及扫描加工，基本要求见表8。DB23/T 302220214表 8档案扫描功能序号功能项功能要求1市场主体查询提供待扫描市场主体的信息筛选查询功能，含登记机关选择、市场主体查询、进入下一步操作等。2扫描信息确认提供扫描信息的确认、备注等功能，含扫描卷选择、扫描卷备注、进入下一步操作等。3扫描加工提供档案扫描信息的加工处理功能，含扫描参数设置、扫描、页码移动、重扫、删除当前页、全部删除、上传本地图片、旋转、纠偏、左旋转 90 度、右旋转 90度、页码跳转、首页导航、上一页导航、下一页导航、末页导航、放大、缩小、返回至查询页面、键盘快捷键操作、记录扫描操作日志、扫描加工完成提交到下一步等。5.2档案检查系统应具备所有市场主体档案检查功能， 支持待扫描市场主体信息查询及档案检查， 基本要求见表9。表 9档案检查功能序号功能项功能要求1市场主体查询提供待检查档案信息的查询及筛选功能，含登记机关选择、待检查档案查询、进入下一步操作等。2档案检查提供档案检查中的操作处理，含扫描卷选择、扫描参数设置、全部重扫、当前页重扫、当前页检查通过、取消当前页检查通过、补扫、全部通过、删除当前页、页码移动、页码调整、纠偏、旋转、左旋转 3 度、右旋转 3 度、擦除、去黑边、左旋转 90 度、右旋转 90 度、放大、缩小、添加遮盖（设置保密区域） 、删除遮盖、恢复上一步、全部恢复、页码跳转、首页导航、上一页导航、下一页导航、末页导航、页面密级设置、返回至查询页面、键盘快捷键操作、记录检查操作日志、检查完成提交到下一步等。5.3档案目录录入系统应具备档案目录录入功能，支持市场主体类型选择、新旧档案资料分类及列表操作，基本要求见表10。表 10档案目录录入功能序号功能项功能要求1市场主体类型选择支持不同的市场主体类型对应不同的业务选择，市场主体类型默认值与市场主体查询结果中的市场主体类型一致。2档案默认显示支持在业务选择之后，系统默认在列表中按旧资料类型名称显示，用户可以按照旧资料类型名称进行目录录入，如果选择【新档案资料】 ，列表中的资料类型名称按对应的新资料类型名称显示。DB23/T 302220215表 10档案目录录入功能（续）序号功能项功能要求3目录录入主要提供目录录入过程中的操作处理，含目录录入、市场主体类型自动转换为档案的市场主体类型、目录密级设置、目录打印、记录目录录入日志、录入完成提交到下一步等。4目录列表基本操作保存：保存录入结果。增加：列表增加空行，可以录入自定义资料类型。删除：删除光标所在行，即删除某资料类型。重置：列表恢复初始值，可以重新录入目录。5.4档案排序索引系统应具备档案排序索引功能，支持进行档案对应关系的设置等操作，基本要求见表11。表 11档案排序索引功能序号功能项功能要求1临时档案索引根据实际档案页码编排电子档案次序、定义档案的级别。根据加工扫描卷号进行查询。2档案索引基本操作支持进行导航操作、全部重扫、重扫、补扫、调整、删除、擦除、编辑档案、调整预览比例、设置保密区域与纠偏等功能。6档案质量审核6.1常规审核系统应具备档案选择、删除、撤销归档、重扫、保密设置等功能，支持使用鼠标、快捷键等操作进行档案质量审核，基本要求见表12。表 12常规审核功能序号功能项功能要求1档案选择支持鼠标点击或者选中某节点后点击回车键可以得到该节点下的所有档案，支持用快捷键或点击右上侧箭头遍历档案。2档案删除支持使用快捷键或点击页面上单张档案删除图标删除当前页面展示的档案。3档案归档支持选中市场主体节点、业务节点（如：设立登记卷）或业务实例节点后使用快捷键或点击归档按钮即可归档该节点下所有档案。4取消检查通过支持选中业务实例节点，点击取消检查通过图标即可。业务取消检查通过之后，可以重新进行目录录入操作。5撤销归档支持在页面点击全部复选框之后，选中已归档的业务实例节点，页面撤销归档按钮将变为可用状态，此时可以进行撤销归档操作。6档案重扫支持单张重扫档案：使用快捷键或点击页面上重扫按钮可以重扫当前页面展示的市场主体档案。档案对应扫描卷状态变为未完成状态，整个业务实例节点将不再显示，需要用户重新扫描、检查、目录录入。DB23/T 302220216表 12常规审核功能（续）序号功能项功能要求7档案重扫支持按节点重扫档案：选中业务实例节点后使用快捷键或点击页面上全部重扫按钮可以重扫选中节点下所有的档案。8档案保密支持保密设置与取消、删除等操作：选中档案之后，用户可以使用快捷键或者点击设置保密区域按钮，此时图片预览区域中的光标形状切换为“+”型，用户可以拖动光标设置保密区域；用户可以再次点击该按钮或者使用快捷键取消设置保密区域的操作状态；在设置保密区域按钮按下时，用户可以删除选中的保密区域，新拖动的区域同已有的保密区域有交叉即为选中该保密区域。6.2批量审核系统应具备查询、筛选、批量审核等功能，支持使用勾选等操作进行档案批量审核，基本要求见表13。表 13批量审核功能序号功能项功能要求1档案查询支持输入查询条件进行档案查询，系统展示需要归档操作的市场主体列表，并显示每个市场主体需要归档的扫描卷的数量。2档案选择支持在每条需归档的档案记录前复选框中打勾或者在左上角的复选框中打勾进行全选。3批量审核支持点击归档按钮即可对选择的市场主体档案进行批量归档。6.3单人质检系统应具备单人质检功能，支持使用勾选等操作进行档案批量审核，基本要求见表14。表 14单人质检功能序号功能项功能要求1单人质检支持单人质检功能，待检查的市场主体档案，可进行市场主体单人质检，检查通过后，直接录入目录。2档案归档支持点击单人质检可以直接审核通过归档，无需在单户质量审核功能里再次审核归档。7档案移交7.1自动移交7.1.1档案分类组织系统应具备档案分类组织功能，支持电子档案自动进行标识和整理，并与元数据进行关联，基本要求见表15。DB23/T 302220217表 15档案分类组织功能序号功能项功能要求1自动标识支持依据档案分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，自动按照类目对在线接收的电子案卷进行系统标识和整理组织。2自动关联支持电子文件原文与电子案卷元数据的自动关联。7.1.2自动著录标引系统应具备自动著录标引功能，支持自动进行元数据解析并构建索引信息，基本要求见表16。表 16自动著录标引功能序号功能项功能要求1元数据解析支持自动对网络化在线接收的 XML 元数据文件进行解析。2索引信息构建支持构建电子案卷的多级索引信息。3档案存储支持以优化的二维表结构存储在档案系统数据库中。7.1.3页面级别鉴定与授权系统应具备档案页面级别自动鉴定与授权管理功能，支持档案访问控制、权限设定及灵活查询，基本要求见表17。表 17页面级别鉴定与授权功能序号功能项功能要求1级别设定支持根据预设规则自动设定档案页面级别，为电子档案查询访问控制建立基础数据，如公司章程、设立登记申请表等为一般查询级别。2权限设定支持根据预设规则自动设定用户对不同查询级别的卷内文件访问权限。3灵活设置权限支持提供灵活定义档案卷内文件查询级别的功能，如一般查询级别、高查询级别功能等。7.1.4永久存储与自动加密系统应具备永久存储与自动加密存储管理功能，支持对接收文件存储、归档、自动加密等，基本要求见表18。表 18永久存储与自动加密功能序号功能项功能要求1永久存储对接收的电子文件采用原有数据格式自动另存一份，用于永久存储归档。2自动加密支持按照档案管理系统的数据存储格式要求，实现归档电子文件的自动加密存储，用于查询利用，并提高数据安全性。7.2手动移交DB23/T 302220218系统应具备手动移交功能， 支持对电子档案pdf文件在后台自动拆分完成的电子材料手动归档处理，基本要求见表19。表 19手动移交功能序号功能项功能要求1档案查询支持通过选择业务类型，输入查询条件，查询已电子档案移交成功的市场主体全称电子化电子档案信息。2手动归档支持对已移交的详细电子档案信息做归档处理（归档后可做相关电子档案查询） ，若核对有问题做驳回处理（驳回需重新移交申请） 。7.3档案调整系统应具备档案调整功能，支持通过页码进行材料交换、排序操作，基本要求见表20。表 20档案调整功能序号功能项功能要求1档案调整支持通过输入页码对扫描卷的档案进行排序操作，点击调整按钮，输入页码之后选择确定按钮或者回车键，系统会将当前选中的档案同输入页码位置的档案进行交换操作。2基本操作支持点击取消按钮或者 ESC，取消操作，将会关闭该对话框内容。7.4自动归档系统应具备自动归档功能，支持自动实现电子案卷的在线归档，基本要求见表21。表 21自动归档功能序号功能项功能要求1档案生成支持生成符合标准化的电子档案。2自动归档支持电子案卷在线自动归档至电子档案管理系统中，实现与现有档案信息资源库的一体化存储。3归档记录支持自动建立归档记录信息。7.5手动归档系统应具备手动归档功能，支持手动实现在线归档，基本要求见表22。表 22手动归档功能序号功能项功能要求1材料扫描支持对纸质材料通过扫描将相关材料进行归档。2手动归档支持人工对移交的档案进行确认归档。7.6资料补扫系统应具备材料补扫功能，支持对当前扫描卷补扫档案，同时也支持辅助窗口人员进行补扫，基本要求见表23。DB23/T 302220219表 23资料补扫功能序号功能项功能要求1申请补扫支持用户对当前扫描卷申请补扫档案，要求用户输入需要补描的原因。点击确定之后，系统将会把改卷的备注修改为用户输入的信息。2受理补扫支持操作员通过扫描页面看到该扫描卷和备注信息，进行补扫操作。3窗口补扫支持窗口和网上业务交叉进行业务办理模式，当交叉办理缺少纸质材料时，可利用补扫功能进行缺少材料的补扫。8档案管理8.1档案目录管理系统应具备市场主体档案目录管理通过，支持档案查询、打印等操，基本要求见表24。表 24档案目录管理功能序号功能项功能要求1档案查询支持查询已归档的市场主体档案相关目录、市场主体已归档的全部扫描卷目录查看、市场主体已归档单个扫描卷目录查看。2档案打印支持市场主体已归档的全部扫描卷目录打印、支持市场主体已归档单个扫描卷目录打印。3卷号修改支持修改已归档的扫描卷号。8.2对外档案查询系统应具备对外档案查询功能，支持对外档案查询的申请、审核、管理，基本要求见表25。表 25对外档案查询功能序号功能项功能要求1对外档案查询申请提供档案对外查询申请操作：含档案查询、查询档案添加、查询档案移除、输入相关查询条件,查询市场主体档案信息、选择查询人分类（公检法、律师、市场主体自查、个人） 、设置查询时间、查询人信息填写、提交申请、扫描证明材料、上传证明材料、读取身份证信息等。2对外档案查询审核提供档案对外资格审核相关操作：含对外档案查询申请查询、证明材料查看、审核通过（生成查询的账号和密码） 、审核驳回、查询 IC 卡管理（审核通过的账号和密码可写入 IC 卡）等。3对外档案查询管理提供涉及对外查询历史的信息、档案打印信息等操作：可查询一定时间内对外查询记录信息、统计一定时间内对外查询记录查询及打印费用情况、删除对外查询记录、激活使用过的查询记录，可再查询、档案打印-查看对外查询打印记录、档案打印-对外查询补打、档案打印-查看对外查询打印档案内容、查看对外查询详细信息、导出统计结果等。8.3对内档案查询DB23/T 3022202110系统应具备对内市场主体档案查询功能， 支持市场主体对自身档案信息的查看及管理， 基本要求见表26。表 26对内档案查询功能序号功能项功能要求1档案信息查询提供档案信息查询相关的操作，含登记机关选择、档案显示顺序选择、进入下一步操作。2档案信息查看提供档案信息查看相关操作：含按卷加载档案、按目录加载档案、首页导航、上一页导航、下一页导航、末页导航、页码跳转、放大、缩小、左旋转 90 度、右旋转 90 度、标记打印、批量标记打印、档案页导出、结束查询、外部信用记录、查看权限控制、打印权限控制、导出权限控制、保密区域权限控制、直接打印、登记信息显示、打印列表显示、打印列表中全部打印、打印列表中选中打印、打印列表删除打印记录、打印列表返回查看页面、档案卷导出、记录查询操作日志。3对内查询管理提供档案查询记录查询、打印等操作，包含市场主体档案查询记录查询、市场主体档案查询事后打印、市场主体档案查询打印记录查看。9系统管理9.1工作量管理系统应具备工作量管理功能，支持对扫描任务、扫描组、扫描组人员及扫描任务分配，基本要求见表27。表 27工作量管理功能序号功能项功能要求1项目任务管理支持建立扫描任务，设置内容有市场主体数、档案页数和扫描预定完成时间，包含以下功能：项目任务信息、项目任务新增、项目任务修改、项目任务删除、项目任务查询。2人员管理支持将扫描人员分成组，包含以下功能：组信息、组信息增加、组信息修改、组信息删除、组信息查询、组成员分配。3任务分配管理提供向组分配任务的功能，包含以下功能：任务信息、任务信息新增、任务信息新增修改、任务信息新增删除、任务信息新增查询。4任务进度管理支持通过输入查询条件查看当前系统内的任务进度，支持新增任务及当前进度等，含任务进度查询功能。5工作量统计支持系统内任务数统计，以及相应的表格输出，包含以下功能：统计系统内总任务数， 总扫描量， 已完成量， 以表格形式展示每个任务名称状态，扫描量组名，成员名，任务完成数。DB23/T 30222021119.2档案信息统计系统应具备档案统计功能， 支持不同类型的市场主体信息统计及扫描任务量统计， 基本要求见表28。表 28档案信息统计功能序号功能项功能要求1市场主体信息统计支持不同类型的市场主体进行差别化统计分析， 统计不同市场主体类型， 类型户数、档案页数等信息；统计不同市场监管机构，类型户数、档案页数等信息；统计不同市场主体状态（正常、吊销等） ，类型户数、档案页数等信息。2扫描任务量统计支持扫描任务量统计，包含如下功能：实时统计当前机构和人员的扫描任务量、 实时统计当前机构和人员的排序索引任务量、实时统计当前机构和人员的审核任务量。9.3资料类型定义系统应具备资料类型定义功能，支持多套资料类型定义，基本要求见表29。表 29资料类型定义功能序号功能项功能要求1资料类型定义支持定义档案的资料类型及多套资料类型定义。2操作应用支持对资料类型进行新增、编辑、删除、恢复、排序、保存等应用。9.4档案权限设置系统应具备档案权限设置功能，支持对不同角色权限设置，基本要求见表30。表 30档案权限设置功能序号功能项功能要求1人员权限设置支持根据内、外部人员设置权限。2岗位权限设置支持根据不同岗位类型设置权限。3查询条件设置支持按照分类、岗位名称、市场主体类型、业务类型设置查询条件。4保密区域权限设置支持按照“查看档案”和“查看保密区域”来选择全部设置，查看/取消查看资料类型以及保密区域的权限。5其他权限设置支持导出权限设置、打印权限设置。9.5自定义快捷键系统应具备自定义快捷键功能，支持对快捷键设置及修改，基本要求见表31。表 31自定义快捷键功能序号功能项功能要求1快捷键展示支持列表展示档案加工模块快捷键。2快捷键管理支持对所有操作按钮及相关快捷键设置及修改。DB23/T 30222021129.6目录整理维护系统应具备目录维护功能，支持对目录的整理、修改操作，基本要求见表32。表 32目录整理维护功能序号功能项功能要求1目录维护支持市场主体档案目录整理、修正档案卷中页数不正确的记录。2目录整理支持将缺失的目录进行补充， 对档案实际数量与档案卷中记录的页数进行对比，修正档案卷中页数不正确的记录。10对外接口管理系统应具备对外接口管理功能，支持对接不同业务系统，基本要求见表33。表 33对外接口管理功能序号功能项功能要求1对接接口支持提供统一标准规范的档案接口，为市场主体登记、行政许可系统外的业务系统提供服务。2对接配置支持通过配置系统对外接口实现业务系统的对接。_