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体外诊断试剂质量管理体系考核检查工作程序

国家食品药品监督管理局药品认证管理中心（简称：认证管理中心）根据国家食品药品监督管理局《体外诊断试剂质量管理体系考核实施规定（试行）》、《体外诊断试剂生产实施细则（试行）》以及《体外诊断试剂质量管理体系考核评定标准（试行）》开展体外诊断试剂质量管理体系考核（简称:体系考核）检查工作。
在履行审查申请资料、制定现场检查方案、组织实施现场检查、审核现场检查资料、出具考核报告和核查意见等职责中，遵循本程序规定，以保证体系考核工作的科学性、公正性和有效性。
如遇本程序未尽事宜，按有关规定、程序办理。
1 申请和受理
1.1申请体系考核的生产企业按规定填写《体外诊断试剂生产企业质量管理体系考核申请书》（简称《申请书》，附件1-文书60）并附相关资料，报所在省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理局（简称：省局）。
《申请书》可登录国家食品药品监督管理局网站（）或认证管理中心网站（）下载。
1.2 省局受理《申请书》及相关资料，进行形式审查并提出审查意见。审查合格后将《申请书》及相关资料和审查意见一并邮寄认证管理中心（单位：国家食品药品监督管理局药品认证管理中心；地址：北京市崇文区法华南里11号楼三层；邮编：100061）。
1.3 省局受理审查意见的具体格式由各省局自行制定，包括以下内容：
1.3.1受理日期、编号；
1.3.2申请企业名称、申请考核产品名称；
1.3.3申报资料一览表；
1.3.4审查意见（签章）；
1.3.5经办人或联系人姓名、联系电话等。
2 资料审查
2.1认证管理中心收到《申请书》及相关资料后，由办公室在1个工作日内在《医疗器械质量管理体系考核系统》登记申请事项（附件2-文书61）和编号，送交检查三处。
登记编号的格式为：40-YYYY-ABC（40为体外诊断试剂的品种编码，YYYY为4位年号，ABC为3位流水号，例如：40-2007-123）。
2.2检查三处负责人签收《申请书》及相关资料，并在2个工作日内分配给经办人办理。
2.3经办人在收到《申请书》及相关资料的5个工作日内进行资料审查，重点内容包括：
2.3.1省局是否出具受理审查意见；
2.3.2申请考核产品是否属规定的考核范围：
2.3.2.1与致病性病原体抗原、抗体以及核酸等检测项目相关的第三类体外诊断试剂；
2.3.2.2与血型、组织配型相关的第三类体外诊断试剂；
2.3.2.3与变态反应（过敏源）相关的第三类体外诊断试剂；
2.3.3《申请书》及相关资料的内容是否符合要求；
2.4资料审查完毕，经办人应填写《体外诊断试剂质量管理体系考核资料审查表》（简称《资料审查表》，附件3-文书62），提出资料审查符合要求、需补充申请资料或者退回申请资料的意见。
2.4.1资料审查符合要求：2.3.1-2.3.3均符合要求;
2.4.2需补充申请资料：2.3.1-2.3.2符合要求，但2.3.3不符合要求；
2.4.3 退回申请资料：2.3.1或2.3.2不符合要求。
2.5需补充申请资料的，应采取书面方式通知申请企业。经办人应在《资料审查表》中填写补充资料意见，并草拟《体外诊断试剂质量管理体系考核补充资料通知》（简称《补充资料通知》（附件4-文书64），连同《申请书》一并报检查三处负责人。检查三处负责人在3个工作日内进行审核后，报分管主任。
分管主任在3个工作日内签发后，由经办人在1个工作日内印发《补充资料通知》。《补充资料通知》一式四份，1份办公室留存、1份归档、2份经办公室登记后邮寄至省局和申请企业。
补充资料通知应告知申请企业在2个月内按要求补充资料，逾期未报的，申请资料予以退回。
2.6认证管理中心收到申请企业按《补充资料通知》要求提交的补充资料后，按照2.1至2.4的要求办理。补充资料原则上仍由原经办人进行审查。体系考核检查工作的时限自收到补充资料后重新开始计算。
2.7 需退回申请资料的，经办人应在《资料审查表》中填写退回申请资料意见，并草拟《体外诊断试剂质量管理体系考核资料退审通知》（简称《退审通知》,附件5-文书63），连同《申请书》及相关资料一并报检查三处负责人。检查三处负责人在3个工作日内进行审核后，报分管主任。
分管主任在3个工作日内签发后，由经办人在1个工作日内印发《退审通知》。《退审通知》一式三份，1份办公室留存、1份归档、1份同申请资料经办公室登记后邮寄至省局。
3 现场检查的方案制定和准备
3.1资料审查符合要求的，经办人在5个工作日内草拟《体外诊断试剂质量管理体系考核现场检查方案》（简称《现场检查方案》,附件6-文书65）和《体外诊断试剂质量管理体系考核现场检查通知》（简称《现场检查通知》，附件7-文书66）。
3.2《现场检查方案》主要内容包括申请企业基本情况、品种基本情况、考核目的、考核标准、检查时间和日程安排、检查组成员、重点考核内容以及其他需要核实的事项等。
3.3检查组成员从经国家食品药品监督管理局培训的体系考核检查员库中随机选派，一般为3～5人。应考虑检查组成员在专业上的合理搭配。省局应委派观察员参加现场检查。
3.4检查时间一般为2～5天，具体时间根据申请企业规模、品种数量等情况适当调整。
3.5检查三处负责人应对检查时间和检查组成员进行审定，形成检查安排表，送主管主任及办公室、财务各一份。
检查安排表作为检查公示和办理住宿、交通、经费借支的依据。
3.6经办人根据检查安排，草拟《现场检查通知》、修改《现场检查方案》，并将《资料审查表》和《申请书》一并报检查三处负责人。
3.7检查三处负责人应在2个工作日内对《现场检查通知》和《现场检查方案》进行审核、签字后，报分管主任。
如检查三处负责人对检查方案存在异议，应明确提出书面意见，退经办人按要求办理。
3.8分管主任在2个工作日签发后，由经办人在1个工作日印发《现场检查通知》。《现场检查通知》一式四份，1份办公室留存，1份归档,2份经办公室登记后邮寄至省局和申请企业。
3.9经办人应在现场检查前的5个工作日内将检查时间及相关事项通知申请企业、申请企业所在地省局和检查员。
3.10经办人根据办公室《统一结算住宿费、交通费办法》（附件8-文书12）安排检查员住宿和交通，并办理经费借支手续。
3.11经办人应准备现场检查用相关资料、设备（包括笔记本电脑、U盘等）以及现场检查经费，一并交检查组。
3.12根据需要，检查员在现场检查前应参加由认证管理中心组织的集中廉政培训和专业培训；如不集中培训，应采用当面或电话形式按照《廉政谈话要点》对检查员进行廉政谈话，同时填写《廉政谈话记录》（附件9）。
4 组织现场检查
4.1 现场检查内容包括质量体系考核和产品研制情况核查。
4.2现场检查实行组长负责制。组长对现场检查方案的执行情况、现场检查意见和现场检查报告的内容以及现场检查期间的廉政纪律负有直接责任。
4.3检查组在实施现场检查前组织召开预备会，熟悉申请企业及考核产品的情况，落实《场检查方案》及检查员分工等事项，并在《现场检查记录本》的《药品检查员承诺书》（附件10-文书13）上签字。
4.4 检查组组长主持召开首次会议：
4.4.1介绍检查组人员并出具检查员证书；
4.4.2介绍《现场检查方案》及人员分工；
4.4.3宣读《承诺说明》（附件11 -文书14）；
4.4.4申请企业签署《企业（单位）承诺书》（附件12-文书15）。
4.4.5申请企业简要汇报企业质量管理体系执行情况；
4.4.6检查组针对汇报情况进行提问；
4.4.7落实申请企业陪同人员。陪同人员应是申请企业负责人或者生产、技术、质量管理等部门的负责人，熟悉产品研制、生产和质量管理等相关环节，能够准确回答检查组提出的有关问题。
4.5检查组应严格依据《体外诊断试剂生产企业质量管理体系考核评定标准（试行）》，通过现场查看、面谈、提问、查阅文件等方式进行现场检查。
4.6检查组对首次注册的产品，应按照《体外诊断试剂研制情况现场核查要求》对其研制情况进行现场核查。
4.7检查组可采用复印、录音、摄影、摄像等方式进行现场取证，以保证其证据的真实性。
4.8检查员应按照分工将现场检查的情况详细记录在《现场检查记录本》中，包括检查分工、检查进程、检查内容、检查中发现的问题等具体描述并注明涉及的条款。
4.9 检查组在现场检查结束后，对现场检查情况进行汇总和综合评定，填写《体外诊断试剂质量管理体系考核现场检查报告》（简称《现场检查报告》，附件13-文书68）以及《体外诊断试剂质量管理体系考核现场检查意见表》（简称《现场检查意见表》,附件14-文书69）。如进行研制情况现场核查的，一并进行汇总评定。
在汇总和综合评定时申请企业人员应回避。
4.10 检查组组长主持召开末次会议：
4.10.1 通报现场检查情况，申请企业和检查员在《现场检查意见表》签字。
4.10.2 如申请企业对《现场检查意见表》内容有异议，可予以说明或提供文字资料。检查组可视情况到现场进行复核，并将复核情况记录在《体外诊断试剂质量管理体系考核现场复核记录》（附件15-文书70）上。
如仍不能达成一致，申请企业在《现场检查意见表》签字的同时，可向检查组提出书面说明（签字盖章）；也可向认证管理中心进行申诉。
4.10.4申请企业应填写《体外诊断试剂考核产品信息表》（附件16），每个产品一份，并加盖公章。
4.11现场检查结束后，检查组应在5个工作日内将现场检查资料提交至认证管理中心。内容包括：
4.11.1《现场检查报告》；
4.11.2《现场检查意见表》；
4.11.3《现场检查记录本》；
4.11.4《现场复核记录》；
4.11.5《企业（单位）承诺书》；
4.11.6《体外诊断试剂考核产品信息表》；
4.11.7现场检查期间发生的经费单据；
4.11.8其他取证资料。
5审核现场检查资料
5.1 经办人自收到检查组提交的现场检查资料5个工作日内，对现场检查资料进行审核。
经办人应对《现场检查意见》、《现场检查报告》、《现场检查记录本》和检查组提交的其他资料进行逐一核对。如存在疑义，应与检查组进行确认，必要时请检查组提交书面说明。
5.2资料审查完毕，经办人应填写《体外诊断试剂质量管理体系考核审查表》（简称《审查表》，附件17-文书71），并草拟《体外诊断试剂生产企业质量管理体系考核报告》（简称《体系考核报告》,附件18–文书72）
如有研制情况现场核查的，一并填写《体外诊断试剂研制情况核查报告表》（简称《研制情况核查报告表》（附件19-文书75）。
5.3如对检查组检查意见有异议的，特别是涉及变更条款和改变考核结论时，经办人应有充分依据并在《审查表》的审核意见栏中说明。必要时应书面申请会审，按照《药品检查会审制度》程序办理。如会审后仍存在疑义时，应组成检查组进行现场复核。
5.4 经办人向检查三处负责人提交《审查表》及所有资料：
5.4.1《体系考核报告》；（适用）
5.4.2《研制情况核查报告表》；
5.4.3《现场检查报告》；
5.4.4《现场检查意见表》；
5.4.5《现场检查记录本》；
5.4.6《现场复核记录》；(适用)
5.4.7《企业（单位）承诺书》；
5.4.8《体外诊断试剂考核产品信息表》；
5.4.9其他取证资料；（适用）
5.4.10《现场检查通知》；
5.4.11《现场检查方案》；
5.4.12《资料审查表》；
5.4.13《补充资料通知》；（适用）
5.4.14申请企业补充资料；（适用）
5.4.15 《申请书》；
5.4.16其它书面资料，如会审记录等（适用）。
5.5检查三处副职负责人在3个工作日内对《审查表》及相关资料进行审核后提交正职负责人。
5.6正职负责人在3个工作日内对《审查表》及相关资料进行审核后报分管主任。
5.7分管主任在3个工作日内签发《体系考核报告》和《研制情况核查报告表》。
5.8检查三处负责人或分管主任对经办人审查意见有异议时，应有明确书面意见，退回经办人按要求修改或说明情况。
5.9分管主任签发后，经办人在1个工作日内印发《体系考核报告》和《研制情况核查报告表》一式五份，其中1份办公室留存，1份报局医疗器械司、1份归档，2份经办公室登记后邮寄至申请企业所在省局（其中1份由省局转交申请企业）。
5.10 《体系考核报告》的编号格式为：40-IR-ABCD（其中：40为体外诊断试剂的品种编码，IR为检查报告inspection report的缩写，ABCD为4位流水号，例如：40-IR-0023）。
体系考核结论为：“通过考核”、“整改后复核”或“不通过考核”。
5.11《研制情况核查报告表》编号格式为：40-IR-ABCD-XYZ（其中：40为体外诊断试剂的品种编码，IR为检查报告inspection report的缩写，ABCD为相应《体系考核报告》的4位流水号，XYZ为研制情况核查结果的3位流水号；例如：40-IR-0023-011）。
研制情况核查结论为：“符合要求”或“不符合要求”。
5.12《体系考核报告》结论为“整改后复核”的或研制情况核查结论为“不符合要求”的，申请企业应在考核报告签发之日起半年内完成整改并申请复核。申请复核时，申请企业应向认证管理中心递交书面申请和整改报告。复核程序和时限与考核程序和时限相同。
经整改后复核，仍不符合通过要求的，考核结论为“未通过考核”。逾期未提出申请复核的，视同申请企业放弃本次体系考核申请。
整改复核的审查一般由原经办人办理。
5.13《体系考核报告》结论为“未通过考核”的，申请企业可按照本程序重新申请体系考核。
6 现场抽样
6.1产品属体外诊断试剂首次注册或其他情况需进行注册检测的，体系考核合格的，应对产品进行现场抽样。
6.2 现场抽样应严格遵照《国家医疗器械质量监督抽验管理规定（试行）》（国食药监市[2006]463号）进行。
6.3抽样人员至少2人，由检查员和观察员组成。
6.4抽样人员在申请企业成品库中按品种随机抽取连续3个批次的样品，抽样总量应当为检测用量的3倍。
检测用量由申请企业向有资质的承检机构咨询后确定。
6.5 抽样完毕，采用观察员提供的申请企业所在地具有抽样法定资格单位的封签封样，并填写《体外诊断试剂抽样单》（简称《抽样单》，附件20-文书76）。《抽样单》一式二份，经抽样人员和申请企业代表签字后，分别交认证管理中心和申请企业。
6.6申请企业应在3日内将封样按规定送承检机构。
6.7《抽样单》须同现场检查资料一并报认证管理中心。
7 公示
7.1 体系考核检查实行公示制度，执行《药品检查信息公开管理办法》，在认证管理中心网站（）公示每月现场检查计划、现场检查情况（包括检查时间、检查员、经办人员）以及体系考核和研制核查结果。
8 归档
8.1体系考核工作结束后，经办人须在20个工作日内完成档案整理工作并移交档案室。
8.2 需要归档的资料分为两个卷宗：体外诊断试剂生产质量管理体系考核审核卷（简称：审核件卷）、体外诊断试剂生产质量管理体系考核申报资料卷（简称：申报资料卷）。
8.3审核件卷应包括的项目和归档顺序为：
8.3.1《体系考核报告》；
8.3.2《研制情况核查报告表》；
8.3.3《审查表》；
8.3.4会审记录；
8.3.5《申请书》；
8.3.6省局受理书或证明文件；
8.3.7《资料审查表》；
8.3.8《补充资料通知》（含通知原件、签发页、底稿）；
8.3.9《现场检查通知》（含通知原件、签发页、底稿）；
8.3.10《现场检查方案》；
8.3.11《现场检查报告》；
8.3.12《现场检查意见表》；
8.3.13《现场检查记录本》；
8.3.14《抽样单》；
8.3.15《企业（单位）承诺书》；
8.3.16对现场检查的书面说明；
8.3.17补充资料或其它说明；
8.3.18 《体外诊断试剂考核产品信息表》；
8.3.19其他资料。
8.4如为整改后复核，审核件卷还应包括申请企业整改报告、复核申请以及现场检查所有资料。
8.5申报资料卷宗应包括的内容和归档顺序为：
8.5.1生产企业总平面布置图；
8.5.2申请产品的工艺流程图；
8.5.3申请产品的综述资料；
8.5.4主要生产工艺及反应体系的研究资料；
8.5.5申请产品说明书；
8.5.6申请产品的标准；
8.5.7其他申请资料。