办公用品采购及管理办法.doc

办公用品采购及管理办法第一章 总 则第一条 为了加强对行政行政采购活动的管理和监督，合理申购与领用，节约办公费用，特制定本管理办法。第二条 本管理办法适用于公司各部门。第二章 管理细则第三条 归口管理部门：采购由公司行政人事部按审批权限实行按需采购制度，公司行政人事部负责公司管理各部门的采购，财务资产部分别进行核算与实施监督。第四条 请购程序：（一）日常办公用品请购：由行政部在每月初根据各部门库存状况分别编制“请购单”，直接财务资产部审核批准后实施采购。（二）特殊办公用品请购：如需对日常办公用品目录之外的办公用品进行采购，由使用部门在每月初报送“请购单”（突发请购可特殊处理，但需提前3天申请，给予一定的采购时间）。（三）如因开展单个项目，如：招标会议、大型活动、人力资源培训等，请购数量较大时，除在单项预算中对办公用品预算作出单独说明外，在请购或领用时须单独填制请购单或办理领用手续。（四）除日常办公用品外的其它请购单的报送流程：各子公司报送流程：公司各部门第一负责人 公司行政部 公司财务部 公司常务副总经理 返行政部；（五）请购单的报送时间：各部门每月第一个工作日报送到行政部，行政部汇总后报送财务部，财务部审核后于当天报送常务副总经理，返集团行政部（遇节假日顺延），经集团行政部负责人复核确认后于三个工作日采购到位。（六）所有请购单需注明“品名、单价、数量、金额”等内容，不得随意涂改。第五条 内部管理： （一）办公用品领用时间为全天。各部门、公司员工根据每月申请及实际工作需要至行政部领用办公用品。（二）所有员工对办公用品必须爱护，厉行节约，杜绝浪费，禁止贪污，降低消耗费用。办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。（三）行政部负责办公用品管理；做到办公用品齐全、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管规范。 （四）办公室用品管理一定要做到干净、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。第六条 收发管理： (一)验收：采购人员按请购单的要求进行采购后，应将采购物品、采购有关发票及有效票据协同请购单交予办公用品管理人员进行核对，并办理入库手续，办公用品管理人员应核对采购物品数量、质量（是否符合请购要求），填写入库单（入库单采取订本式、一式三联、且连续编号），入库单应详细填写品名、单价、数量、金额。三联单一联存根联、一联采购员、一联记账联）。所有入库单均应有验收人、采购员两人签字。办理入库后除存根联外其他二联均交予采购员作为费用报销原始凭证附件。所有办公用品采购均需办理入库手续。(二)领用：所有办公用品领用均须办理领用手续；领用时均需在行政的领用登记本上签。行政领用登记本需有“领用日期、品名、单位、数量、单价、金额、部门负责人签字领用人签字”等内容。领用人领用日常办公用品，按附件2“办公用品领用规定”办理；特殊办公用品的领用遵循“谁请购、谁领用”的原则。文印室公用耗材领用由文员办理领用手续，由行政部门负责人签核。部门负责人对领用真实性、合理性负责，行政文员对领用真实性、合规性（是否超出领用标准）实施监督，对存在质疑之领用可以拒绝并向上级领导报告。各部门办公用品领用的费用统计以领用登记本的内容为依据。(三)采购借支与报销：采购员借支实行备用金制，采购回后及时办理入库并到财务报销，特殊情况可酌情另行借支。在办理入库手续后，采购员应将采购发票及其他有效票据连同入库单（记账联）、请购单交予财务费用会计审核。针对采购未完之请购单，费用会计审核时可根据入库单情况在请购单上作已报销标志，并将请购单退回采购员。财务核算与监督：费用会计在审核采购报销凭证时，在编制记账凭证时，应将入库单抽出单独留存，所有已入库采购物品均先计入“材料物资”科目，当月材料物资增加额应等于当月入库单金额合计。费用会计根据文员报送的“办公用品领用汇总表”，对当月入库、领用进行核对，必要时可对期末库存进行监盘，核对无误后，费用会计根据部门费用统计表填制当月部门办公用品领用分摊凭证，如借：营业费用办公费用-营销中心，贷：材料物资。由于各部门费用统计是根据各部门各品种领用数量*计划价格（固定）进行核算，而财务材料物资是以实际成本入账，所以应定期（季度）按期末库存*计划价格计算结果与材料物资余额比较，将价差视同消耗转为费用。第七条 行政台账管理：(一)建立各子公司库存明细表；(二)入库分开，入库单以各子公司区别，各子公司有各自一本入库单；(三)报销分开，除公用文印资料无法分开外。(四)针对员工领用，如对非消耗品，可重复使用物品应建立个人台账，员工离职时应办理退还手续（作负数领用单），如同品种部门再领回可不重计部门费用，如该部门内部已调剂使用，部门负责人应确认已收回。(五)办公用品管理文员应在月终作统计核算（核算期间为当月1日-31日），于次月2日前公司完成“办公用品领用汇总表”和“办公用品库存明细表”，“办公用品领用汇总表”交公司行政部送所属各部门负责人对相关费用签收确认后，将签收后的汇总表于4日前交公司财务部和公司总经理一份备档，“办公用品库存明细表”直接交公司财务部；将两份总表报送财务部。第三章 附 则第八条 本管理办法的解释权归集团行政部。附件：请购单样稿；请 购 单部门： 年 月 日 编号品名规格单位预计单价数量预计金额用途请购人： 部门负责人： 财务部： 总经理： 行政部： 办公室用品领用单部门： 领用人： 日期：文具名称日期单位数量领用登记备注