报销单据填写、整理和粘贴的要求.doc

报销单据填写、整理和粘贴的要求

一：报销单据的填写要求

1、报销单据必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔或铅笔书写。
2、报销单据要按所列项目填写，要求书面整洁字迹工整，不得出现草书，不能出现涂改、乱划或是涂改液修改。
3、金额书写标准
① 阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写；阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号；币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白，凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。
② 所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分。无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“－”。有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“－”代替。
③ 汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字。大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。
④ 大写金额数字前面未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。
⑤ 阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

4、附《费用报销单》、《差旅费报销单》、《支款凭单》正确填写模版。

附件1《费用报销单》

① 预留抬头书写区域。
② 按部门填写。
③ 摘要书写区，便于详细书写。
④ 费用按级审批（备注：制单人如果不是报销人本人，例如：张三是制单人，李四是报销人也就是实际收款人，“报销人”签名填写：张三代李四）。
⑤ 预留单据独立编号区域。
⑥ 预留附带单据填写区，方便填写附带单据数量，以便查找。
备注：①、⑤由财务填写。
如果是总部已打款或者总部代分公司购买的情况，分公司在填写费用报销单时在右上角用铅笔备注“冲销”二字。

附件2《差旅费报销单》

附件3《支款凭单》

① 按部门填写。

② 填写账号名称、账号、开户行。

③ 填写期间及款项。

④ 费用按级审批。

⑤ 预留单据独立编号区域。

⑥ 预留附带单据填写区，方便填写附带单据数量，以便查找。

备注：⑤由财务填写。

二：报销单据整理和粘贴要求

1、注意事项：
① 所需物品：填写好的报销单（封面），报销单所附的报销单据（发票），报
销单据粘贴单，胶水，笔（蓝色或黑色签字笔）。
② 如报销单据数量较多，需要进行分类，使用多张《报销单据粘贴单》粘贴，每张《报销单据粘贴单》粘贴的发票不宜过厚、过多。可以按交通费、住宿费等种类分类，或按单据纸张大小分类。
如需要报销、粘贴的票据张数不多，可以不必分类，统一粘贴在一张《报销单据粘贴单上》。
③ 不要将票据颠倒放置、粘贴，不要用订书机、回型针、燕尾小夹子等，必须用胶水粘贴。粘贴时胶水要适量，避免票面叠压时溢出的胶水遮挡票面金额。
④ 报销单据（发票）上的单位名称、金额大小写及商品名称等不得有破损和
涂改。
⑤ 报销单据（发票）的粘贴不要遮住金额、公司名称、税局章和发票章。
⑥ 出差费用的报销均应使用《差旅费报销单》做报支。票据粘贴完整后，经办人在报销单上签名，汇总票据的金额，注明票据的张数，并将报销各要素填写完整。其他费用则使用《费用报销单》。

2、粘贴要求：
① 胶水涂抹区域：

图 1. 横版发票胶水涂抹区域

图 2. 竖版发票胶水涂抹区域

② 票据的上沿、下沿应该与《报销单据粘贴单》的上、下边缘对齐，可以并排粘贴，如票据并排的宽度超出《报销单据粘贴单》的宽度，票据与票据可以叠压。

图 3. 第一张票的粘贴位

图 4. 注意票据上下边缘与《报销单据粘贴单》对齐

图 5. 将票据按照从上到下，从右到左的顺序依次粘贴

③ 一张《报销单据粘贴单》粘贴完毕后，掀起右下角单据，在《报销单据粘贴单》右下角空白处标注本张粘贴单上全部单据的总金额和总张数。

图 6. 标注总金额、总张数

④ 如单张票据的宽度、长度已经超出了《报销单据粘贴单》的宽度、长度，可以折叠票据，与《报销单据粘贴单》的宽度、长度对齐。

图 7. 票据超出粘贴单的部分对齐折叠

图 8. 折叠后效果图

⑤ 火车票纸张质地较硬，情况特殊，背面要全面适量覆盖胶水，统一粘在最右侧，且禁止覆盖票价。

图 9. 火车票统一粘在最右侧

⑥ 当票据大小不一时，按照从长到短，从大到小，从上到下，从右到左的顺序粘贴，确保没有单据被完全覆盖。

图 10. 混合粘贴时，要确保没有单据被完全覆盖

图 11. 混合粘贴实物效果图

⑦ 全套报销单粘贴：

图 12. 在贴满的粘贴单左上角涂抹胶水

图 13. 全套报销单据粘在一起

图 14. 全套粘贴实物效果图

⑧ 完成

16