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办公自动化系统解决方案兰州飞天网景信息产业有限学校办公自动化系统解决方案文件编号：版本：V1.0 文件名：编制：审核：批准：创建时间：受控状态：■受控 □非受控地址：兰州市庆阳路124号邮编：730000 电话：（0931）8862218 8868820 传真：（0931）8556061 8720000 目录前言 1 第一章需求说明 3 一、系统需求 3 1、网络办公管理 3 2、公共信息发布管理 4 3、行政事务管理 4 4、个人办公 5 二、功能要求 5 三、系统管理 5 第二章设计目标与原则 6 一、总体设计原则 6 二、系统建设的目标 8 三、技术集成原则 8 四、系统软件平台选型 9 第三章合强办公自动化系统功能介绍 10 一、总体介绍 10 二、系统管理 11 1、组织管理 11 2、表单定制 12 3、流程定制 12 三、日常办公 13 四、文件管理 14 五、公文管理 16 六、会议管理 18 七、公共信息 19 1、电子公告 19 2、电子论坛 20 3、电子刊物 20 八、电子邮件 21 九、辅助办公 21 第四章合强OA系统的特点 22 一、系统的功能特点 22 二、系统的技术特点 22 三、系统其它特点 23 1、全面完整的系统功能，简单方便的安装设置 24 2、客户端完全基于IE浏览器，简单易用，提供强大的个性化设置能力 25 第五章实施开发计划 26 一、建设周期安排 26 二、培训 27 1、培训内容 27 2、组织方式 27 3、培训计划 28 第六章技术支持与服务承诺 29 第七章效益分析 31 兰州飞天网景信息产业有限公司 ~~ 第3页 ~~ 办公自动化系统解决方案前言信息技术是当代最富有活力和创造力的技术。在当代，现代信息技术的发展对人类社会的发展所起的作用是难以估计的，作为人类进步发展史上最重要的技术变革之一，信息技术对人们传统意义上的教育方法也带来了强有力的冲击，从计算机辅助教学，到计算机教育技术的全面推广，人们获得知识及信息的方式发生了翻天覆地的变化。　　随着计算机技术的进步与发展，人们接受知识的速度也在不断提高，同样也使更多的人以更灵活地方式接受教育，得到培训，获取日益丰富的科学知识。因此，1998年10月，在巴黎举行的国际远程教育研讨会上，哈佛大学校长说：“回顾即将过去的20世纪，对教育的最大冲击就是电脑网络。而电脑网络对教育的冲击影响还没有完全显现出来。” 随着近几年电脑的深入发展和普及，越来越多的人们认识到电脑和他们的工作生活息息相关，与电脑普及有密切关系的计算机教学领域变得热门起来。学校,是培养跨世纪人才的重要基地,如何把信息技术和教育很好地结合起来，把信息网络和先进的计算机软件技术引入学校，是摆在我们每个教育工作者面前的重要问题，同时也成为一个迫在眉睫的问题。　　针对广大学校和教育工作者提出的需要，我们提出了“校园办公自动化系统”的解决方案。这套方案旨在为学校提供一套基于单一平台IBM/Lotus Domino/Notes的校园办公全面解决方案，为学校现代化教学手段和管理模式的实施提供保障，使学校成为面向21世纪的教学示范点，为教学研究和人才培养构建现代化的信息平台。　　OA为校园办公带来什么　　办公自动化(OA) 是指办公人员利用现代科学技术的最新成果,使用先进的办公设备,实现办公活动的科学化和自动化。实施办公自动化可以最大限度地提高办公效率和改进办公质量,改善办公环境和条件,减少或避免各种差错和弊病,缩短办公处理周期,并用科学的管理方法,借助于各种先进技术,提高管理和决策的水平。　　办公自动化系统除了要完成日常的办公事务外,更重要的是要为管理层和决策层提供管理决策信息,帮助领导进行决策。办公自动化系统与管理信息系统、决策支持系统间既相互独立又紧密联系,互相渗透。办公自动化系统建立在管理信息系统基础之上,并具有决策支持系统功能。　　办公自动化系统是在传统办公自动化系统的基础上增加校园独有的管理模块，如校务管理和教务管理，同时在工作流程上强调校园特色，是一款直接针对校园办公的自动化软件。　　办公自动化系统的目的是通过协作取得“ 1+1>2 ”的效果。在学校内部强调知识管理、信息交流、信息共享，提高办公人员和教师的计算机素质，提高教学效率，减少成本与浪费。　　具体来讲，学校可以通过以下途径受益：　　建立学校内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台　　实现学校内部动态信息的及时反馈、收集，指导学校工作的良性循环　　实现学校内部科技图书、资料、文书以及科技档案、人事档案的有效管理　　实现学校行政管理及督办查办管理　　建立培训基地，使学校教职员工能够不断学习新知识，提高教师素质和学科水平　　提供灵活的内部日程安排、办事指南、通讯名录方便学校教职人员办公　　改革教学方式，通过现代教育理念，因材施教，全面增强学生的素质　　改进学生的认知过程，利用计算机的多媒体功能创造情境，有利于全方位获取知识　　利用计算机辅助教学，可充分调动学生积极性，增强学生的注意力，提高学习兴趣第一章需求说明办公自动化系统是信息化体系中的基础信息平台。系统建设的目的是建立一个多媒体、多功能、高效率、安全性好的现代化办公自动化系统。能为用户提供简明、易用、灵活、快捷的使用界面，规范学校内部处理事务的过程，提供学校内部之间、内部与外部之间进行沟通的丰富而强有力的手段。系统既要具备传统的业务处理能力，又具备功能强大、设计先进的电子信息交换系统，并溶入WWW技术，使用户能够及时、准确、方便、直观的了解整个集团的业务情况和最新动态，为领导决策和客户投资提供可靠、精确、充分的资料和依据。办公自动化系统建设的主要目的是：一是建立网络办公环境；二是建立公共信息发布环境；三是建立行政事务管理环境；三是建立个人办公环境。一、系统需求网络办公—主要是处理目前日常的办公要求，它包括收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、工作流、信息反馈、合同管理、工作计划和公文信息检索等内容。公共信息发布—主要是信息发布、查询等相关内容，它包括Internet上的新闻发布、工作动态、通知报道、领导安排、会议安排、通讯录、留言版等行政事务管理—主要是集团行政管理，它包括行政公告、规章制度、人事管理、员工意见箱等。个人办公环境—是利用办公自动化平台，完成个人相关的事务，它包括个人邮件、待办事宜、个人日程安排、个人办公和个人文件夹等。 1、网络办公管理支持单流程、多流程并存模式。办公流程可由系统维护人员定义。发文管理—发文管理主要是对所有发文文件进行管理，包括文件的起草；部门领导核稿会签；主管领导的审批；办公室主任/秘书对文件的编号、分发、归档以及发送处理过程中的催办、督办、收回等操作。收文管理—收文管理主要是对所有收文文件进行管理，包括对文件的登记；主管领导批示；部门；领导批阅办理；办公室主任/秘书对文件的编号、分发、归档以及处理过程中的催办、督办、收回等操作。会议管理—会议管理主要实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询等功能。档案管理—基于知识管理模式的学校档案管理系统。工作流管理—系统管理员可以自定义学校工作流，可以根据用户对系统的要求自定义出各种复杂流程。满足包括流程嵌套、并列、分支、循环等流转模式。 2、公共信息发布管理可以发布各类信息，是学校信息发布平台。知识中心—用来存放各类知识信息，是学校信息知识管理平台。在知识中心可以检索各类知识信息。新闻发布—对内部的新闻及行业内的有关事件进行报道。单位名录—将所有需要共享的、涉及日常工作的各个方面的外单位的详细情况收集，集中存放在系统中为用户公共使用。学校黄页—主要收集记录本集团内的学校详细得信息，方便用户使用。员工卡片—记录与员工相关人员的详细资料，方便用户查询使用。电子刊物—学校内部各类信息简报发布。焦点论坛—学校员工的公共讨论区。其他有关信息的发布。 3、行政事务管理行政事务管理能帮助用户管理学校的行政、人事反面的运作，为业务开展提供保证。公告—发布学校各类公共信息，是一个网上公告板。规章制度—发布各类学校内部及国家的政策和法规的模块。人事管理—帮助人力资源部门对学校的所有人事信息进行全面管理。 4、个人办公电子邮件—每位注册用户都拥有一个自己的邮箱，可以直接通过浏览器来完成接收、发送、转发、回复、广播、查询等功能。日程安排—用户可以方便的查看每一天的日程安排。待办事宜—待办事宜列出当前登录用户应当办理的各项事宜，方便用户及时、迅速办理。二、功能要求系统要求采用先进的B/S结构，操作简明易用。系统具有良好的开放性和可扩展性，用户可以控制软件的实施。系统应该具有良好的集成性，能够与其他应用软件集成。系统具有极高的安全性。具有安全的管理体制，系统管理一体化、集中化。三、系统管理系统应具备系统控制中心，它包括如下OA系统管理功能： 1．可以对整个系统进行维护、管理，可以建立机构并设置机构参数；可以配置各部门的基本信息及其可用的功能；可以设置用户并分配其使用权限可以建立、编辑、自定义流程。最好采用可视化智能工作流程定义工具。 2．可以根据甲方的业务需求对用户进行管理，并且设定常用词库，如主题词库，常用单位名称等，供办公自动化系统使用。 3．可以对系统环境进行定义，以实现流程运转与各个应用数据库的连接。并依用户现有的运行系统（如各部门内部的现有运行程序）及要求，实现相应的接口工作。 4．对于一些简单的没有在系统中的功能模块，如工作简报等，系统提供功能模块引导设计功能，允许用户自定义功能模块，并可融入系统中实现。第二章设计目标与原则针对上述办公自动化系统的具体功能需求，我们本着严谨、务实的工作作风开展工作，有能力、有信心将用户办公自动化系统建设成功，为全体用户提供一个宽松的办公环境。一、总体设计原则办公自动化系统建设必须根据单位工作需要和实际状况，充分利用现有计算机网络资源来发挥最大作用，既要考虑近期投资能力和建设目标，又要为单位的进一步发展和系统扩展留有余地，其原则是： 1、实用性系统应紧扣用户需求，以方便用户为原则，同时融入先进的管理经验，为用户构造一个先进的系统，在统一的界面下提供各种实用的功能。 2、安全性信息的安全根据国标规范中对计算机应用系统有关层次化的设计思想，OA系统是位于业务运行层之上的管理层及决策支持层，应当拥有更严密的安全控制机制和严格的权限管理。系统应具备安全跟踪日志功能，记录一切企图越权使用行为并能有效的阻止越权行为，确保信息的安全。另外，系统应具备较好的数据备份功能，对信息进行安全备份保管。系统的安全首先要有技术先进的网管系统来保证整个OA系统的安全；其次要保证操作系统的安全，对系统管理员用户权限要采取严格的措施进行管理；还要严防计算机病毒的侵入。 3、可靠性 OA系统建成并投入使用后，将成为领导决策与管理人员业务处理不可缺少的辅助工具，系统（包括操作系统、应用软件、硬件设备等）必须连续可靠的运行。系统在非正常情况下，影响面要尽可能小。因此，关键设备和部件应采用双机备份及容错技术（如主机服务器，网络设备等）。辅助实施和设备（空调、电源、机房等）的建设施工要符合国家标准。 4、共享性 OA系统一方面应充分发挥网络优势，使单位内部信息尽可能多的共享，另一方面又考虑到有关信息的保密性要求实现信息的分层次共享。 5、先进性 OA系统的目标与任务决定了系统必须采用先进的概念、方法、技术和设备。但系统不是新技术的试验场，保证先进性的同时要考虑概念、方法、技术及设备是相对成熟的。 6、开放性 OA系统采用的技术设备之间要有良好的互操作性，能协同运行。遵守相关的国际标准，使系统具有好的开放性。 7、扩充性（Scalability） OA系统是一个不断完善和逐步发展的系统，必须具备规模扩充和功能升级换代的能力，从而保护系统的投资。 8、可维护性硬件的维护选择系统硬件设备时不仅要考虑其技术的先进性与开放性而且还要注意其可维护性，使系统故障修复时间最短。软件的维护应用软件的功能要易于维护与扩充。 9、兼容性 OA系统在开发新的功能或应用时要充分考虑对原有信息资源的兼容与利用，以免造成信息资源的浪费。二、系统建设的目标 l 一个统一的通讯平台。建立内部的电子邮件系统，使内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与Internet邮件互通。包括电子邮件等。 l 一个共享的信息发布平台。为信息发布及交流提供一个有效的场所，使各种信息能及时在学校内得以传播、共享和利用，使其成为学校对外宣传、内部经验交流、综合信息服务的窗口。包括日程安排、电子公告、电子论坛等。 l 一个高效的协同工作平台。实现学校无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化管理，将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，提高工作的监控、管理和辅助决策能力。变革学校传统纸质公文办公电子化流转审批方式；变革传统的日常办公方式，跨越办公地点和时间的限制，有效降低办公费用、劳动强度和出错率，包括流程定制、日常办公、会议管理、公文管理。 l 一个知识管理平台。实现日常文字、数据、信息处理与传递的自动化；实现学校内各部门间信息的网络化管理，充分利用学校拥有的各种信息资源、专家技能，改进学校的创新能力、快速响应能力、提高工作效率和员工的技能素质。分布式的文档管理体系包括文件管理及其创建的不同分类、不同管理目的的文件库， l 一个涵盖日常行政事务管理的平台。提供可扩展的各种业务辅助办公模块，方便用户选用，增强办公自动化应用和管理范围。 l 一个实现远程办公、移动办公的平台。三、技术集成原则 Lotus Domino/Notes是业界领先的群件、工作流及信件处理平台，拥有格式化文本/多媒体等对象存储手段、全文搜索、版本控制、文档链接等强大而灵活的文档数据库管理功能，完备的电子邮件系统、丰富的应用开发环境，是一个唯一在单个软件包内提供包括复制、验证、消息传递和安全服务等功能的产品，这些都使Lotus Domino/Notes成为办公自动化系统建设的首选平台。然而指望Lotus Domino/Notes作为一个单一的软件产品来解决一个学校级应用所遇到的各种问题是不现实和不负责任的。我们长期跟踪软件开发的最新思想、技术和工具，研究与办公自动化有关的工作流及消息处理平台、电子文档管理系统、存储系统以及Lotus Notes家族的其它周边产品，以期为用户提供全方位的解决方案。四、系统软件平台选型网络操作系统：Solaris 8或Microsoft Windows 2000 Server；通讯、电子邮件和协作服务器：LOTUS DOMINO/NOTES 5.0及以上版本；客户机操作系统：Windows 95/98/2000/NT Workstation 4.0；办公套件：Microsoft Office 2000；网页制作工具：FrontPage 2000；第三章合强办公自动化系统功能介绍一、总体介绍协同工作平台 ◆ 公文处理 ◆ 网上审批业务审批信息反馈合同管理 …… ◆ 工作监控 ◆ 委托办理内部通信与信息发布平台 ◆ 电子邮件 ◆ 在线短信 ◆ 电子公告 ◆ 在线新闻 ◆ 电子论坛 ◆ 电子刊物知识管理平台 ◆ 法律法规 ◆ 上级文件 ◆ 本级文件 ◆ 部门文件 ◆ 内部制度 ◆ 归档文件 ◆ 公用信息辅助办公平台 ◆ 会议管理 ◆ 物品管理 ◆ 车辆管理 ◆ 资源管理 ◆ 活动安排 ◆ 图书管理 ◆ 名片管理 ◆ 时刻表系统定制与管理系统维护、用户管理、模块管理、权限管理、组织机构、表单定制、流程定制、数据字典系统门户通信、信息发布与交流、日常办公、事务处理、工作监控、信息查询与搜索…… 合强办公自动化系以现代管理理论为指导，在广泛的用户需求基础上抽象出通用模型，采用群件技术和Web技术相结合，吸收了广大用户对以前版本的意见和建议，历时一年多研发完成的新一代OA软件产品。产品的目标是实现协同工作和知识管理，产品开发追求通用性、易用性、稳定性、安全性和可扩展性。与以往版本相比，飞天Web OA在各方面都有无可比拟的优越性能，能更好的适应各类组织对办公自动化的需求。二、系统管理 1、组织管理对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和职员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。 2、表单定制为管理员提供一个集中定义各个子系统所用表单的界面。管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式的表单，提供给OA系统中的各子系统应用。合强OA还提供了丰富的功能函数包，方便了用户的二次开发和与合强OA进行集成。 3、流程定制管理员无需进行编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各项办公和管理需求的工作流程，使办公事务处理规范化，实现协同工作；定制项目丰富，可很好地满足组织中各种事务处理流程的需要。可方便地定制出办文、阅文、发文处理流程及各项审批、签核等工作管理流程。自定义内容包括：流程定义、环节定义和流向定义三部分。 [流程定义]：对每个流程的名称、所属类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。 [环节定义]：对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择：◎编辑式◎审批式◎分发式；办理人员：可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供”只需其中一个办理人办理”或”需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：◎允许编辑文档 ◎允许填写意见 ◎允许查看意见汇总 ◎允许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分；提示催办中可设定：新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。 [流向定义]：对流程中各个环节的流向进行定义，可完成直线、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型的流程处理的需要。自由流程：系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者，流程管理者可对所管理的流程进行实时监控；可将各级领导设为相应流程的管理者，使各级领导及时掌握所管工作的进展情况。此外，还可在[字典库]中对公共的和每个人的常用办公词语进行预先设定，日常办公中就可直接选用，提高办公效率。三、日常办公日常办公是合强OA中协同工作的窗口，是具体处理各种工作的场所。各人的工作事务在此进行分类，按[拟办工作]、[待办工作]、[在办工作]、[转发工作]列表显示，同时根据工作的轻重缓急、办理时间和办理状态自动排列，可依次进行办理。 [拟办工作]：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，并根据流程的设定发送到下一环节。 [待办工作]：可查看和签收别人发来的工作。 [在办工作]：使用人可逐项办理已签收的工作，办理完转发到下一个环节；办理方式和办理权限由使用的工作流程中相应环节定义所决定。 [转发工作]：可查看到下一环节办理人接收工作的情况。 [委托办理]：系统具有委托办理功能，在外出时可将需要自己办理的某些工作或全部工作委托他人办理，待回来后再收回办理权限。 [流转监控]：流程管理者可在流程监控中对所管理的流程中事务的办理情况进行监控和催办。系统还提供了强大的扫描仪接口，并已经结合到日常办公中。扫描接口可以实现多页文件的一次扫描，并自动将扫描得到的多页文件合并为一个文件，经压缩后加入文档中，大大简化了纸质文件的处理过程。四、文件管理文件是信息和知识的载体，文件管理的目地是对文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制，系统的文件管理模型以管理理论和广泛的实际需求为依据，提供强大的可定制功能，可适应各种规模的组织对文件管理的要求。层次化的文件管理模式文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，其中文件夹可根据需要多级设置，子文件也可多级存放。提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系 * 文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者 4类，文件库权限向下递延到文件夹。 * 文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者 4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。 * 文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。三种文件库模板系统中文件库的数量由OA系统管理员根据需要进行创建，文件库有下面三种类型： * 只读库只读库中的文件不可进行编辑修改，只读库一般用于各类审批文件的存档。 * 可编辑库可编辑库中，具有编辑者以上权限的人员可进行文件的编辑修改，该类库可用于保存各类日常工作文件。 * 启用签出-签入库该类型文件库中文件的编辑（新建）按：“签出（新建）-编辑-签入”模式进行，并提供文件的版本控制。该模式对文控中心和实施知识管理提供有效支持，该类库可用于管理组织中的重要文件和知识。文件格式自定义文件管理系统中的文件格式表单可由使用单位自行定制，文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。文件管理工具系统提供：库内移动、库内拷贝、库间移动、库间拷贝、加锁、解锁等文件管理工具，方便管理者对文件进行管理。查询与检索具有强大的组合查询和全文检索功能，使文件的查询利用轻松方便。五、公文管理公文管理由：基础设置、发文库和收文库组成，发文处理和收文处理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义。系统中使用单位还可根据管理的需要设置多个发文库和收文库，方便大机关分部门应用。基础设置基础设置用于设置和维护如下基础信息： * 主题词 * 主送单位 * 抄送单位 * 分送单位 * 文种流水号发文库发文库进行发文的全过程管理，由以下几部分构成： * 发文拟稿 * 发文办理发文办理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义；每个办公人员可在发文办理中办理相关的发文工作，发文办理工作按[待办]、[在办]、[转出]和[跟踪]列表显示，同时按轻重缓急和时间自动排列，可依次进行办理。办公人员也可在日常办公中办理发文工作。 * 发文登记 * 发文归档 * 发文查询每个发文库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、登记员、归档员、拟稿者和读者。收文库收文库进行收文的全过程管理，收文管理又分办文和阅文两类。办文由以下几部分构成： * 办文登记 * 办文办理办文办理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义；每个办公人员可在办文办理中进行办文工作，办文办理中工作按[待办]、[在办]、[转出]和[跟踪]列表显示，同时按轻重缓急和时间自动排列，可依次进行办理。 * 办文归档 * 办文查询 * 转办文件阅文由以下几部分构成： * 阅文登记 * 阅文办理阅文办理的表单和流程可在表单定制和流程定制中进行自定义；每个办公人员可在阅文办理中进行阅文工作，阅文办理中工作按[待办]、[在办]、[转出]和[跟踪]列表显示，同时按轻重缓急和时间自动排列，可依次进行办理。 * 阅文归档 * 阅文查询办公人员也可在日常办公中进行办文和阅文工作。每个收文库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、登记员、归档员、阅文领导列表和读者。六、会议管理会议管理提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询，计划审批和纪要办理的流程可在流程定制中由用户进行自定义。提供对会议安排和会议纪要方便的查询功能。系统使用单位可根据管理的需要设置多个会议管理库，以便分部门应用。每个会议库可进行相应的权限设置，可设置：管理者、会议计划者、纪要拟稿者和查阅者。七、公共信息 1、电子公告电子公告相当于日常办公中公告板，可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门或小组也可以建立自己的公告牌系统。还可利用公告牌进行各种信息传递。 2、电子论坛电子论坛类似一个非正式的会议室，为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。 3、电子刊物可在网上编辑和发布本单位内部的电子刊物。刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物，并在网上进行发布，组织中的全体人员都可进行投稿和阅览已发布的刊物。八、电子邮件使用电子邮件可与组织内部及外部的人员进行E-mail通信，可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存E-mail。Notes R5支持Internet标准，因此您可以在一个通用的邮箱中收发所有E-mail帐号的邮件，不论这些帐号是建立在Domino服务器上，还是在Internet邮件服务器上。九、辅助办公提供各种辅助办公模块，方便用户选用；各模块功能简单实用，是提高办公效率的帮手。辅助办公模块有：名片管理、时刻表、客户管理、图书管理、物品管理等。第四章合强OA系统的特点一、系统的功能特点合强OA是新一代OA软件产品。它以现代管理理论为指导，在通用性、兼容性、可扩展性以及个性化应用等方面都有更完美的强化和提升，表现出新一代OA的卓越性能。合强OA提供更加完善的管理功能，具有高度的文档（信息）发布、收集、管理和综合利用效能，彻底改变组织内资料重复、混乱、不共享的现状。强调了工作管理的计划、控制、监督和决策功能，可对组织内的各项事务活动过程进行网上办公、协同处理，实现办公自动化管理。合强OA为政府机关、事业单位和学校提供了一种管理型办公自动化方案，以提高各类组织的协同办公能力、工作效益为目标，除提供丰富的功能外，更突破地理及时间上的应用局限，布署更快捷可靠，方便建立灵活高效的电子化协同工作与知识管理的办公自动化环境。合强OA最大的特点是面向Intranet应用，完全支持Internet标准，进行了内核结构的全面优化升级，提供了更为齐全通用的OA需求、更简便的协同办公能力、更强的文档管理功能、更透明和易于掌握的操作、更集成的系统管理和更严密的安全机制，同时，产品开放性和扩展强,具有良好的自由定制和二次开发空间。合强OA具有通用性、实用性、稳定性、安全性和扩展性等特点，力求使产品在应用需求、模块功能、产品架构、系统维护等方面更为合理科学。合强OA产品围绕通用的办公应用模式和组织内部办公应用的特点进行开发，以全面提高单位管理和工作效率为目的，形成结构合理、信息高度共享、严谨、高效的计算机网络管理系统，使其有效地为领导决策提供支持、达到信息充分共享、无纸化办公、文档一体化管理、提高工作效率、规范学校管理、降低办公费用等目标。二、系统的技术特点 u 作为完全产品化的软件，采用先进的群件系统Lotus Domino/Notes平台，面向Intranet应用，完全支持Internet标准，同时支持C/S和B/S结构，可不通过客户端直接在IE中访问OA服务器资源。 u 系统安装向导化、初始设置自动化，系统管理集成化。界面友好，操作透明，维护简单。 u 提供更强的界面自定制功能。每个用户都可根据自己习惯选择、定制主界面窗口，以更快捷的方式链接系统所有的模块，迅速访问需要的各种信息。 u 系统以组织机构为基础，实现工作和权限的分配。人事变动和机构调整应变自如，同时实现各模块的权限自动刷新，保证OA系统数据的安全和完整。 u 提供完全的表单开发环境，包括增加了一整套可供快速应用的工具和特性，用于定制、设计、增强适合各种需要的表单应用。 u 完全可定制的工作流引擎，可供系统各模块自由调用。强大的工作流系统融合目前最先进的工作流管理技术，使用户无需编程就可灵活自定义出符合各种业务需求的流程，流程数量不限，能完全适应现在和未来的需求变化进行调整。工作流程定义支持多种的归档方式、支持多种办理方式、支持直流、分流、辅流、条件分支、自由流程及流程嵌套等。从工作流规划、设计、检查、授权、运行，以及监控和管理，能动态地反映一个完整的业务处理过程。 u 集成的日常办公功能，工作文档的审批和办理操作透明、简捷。支持版本保留和痕迹保留功能。支持特送、撤回、催办、办理过程跟踪、工作监控等功能。 u 提供分布式的文档管理体系，伸缩性强，可自由生成多种类的文件库，实现一库多应用及一库多级文件夹功能，三级（库、文件夹、文件）访问权限控制，能满足各类资料信息的管理和利用需要。支持版本保留，支持签入签出，各种格式文件的支持附加、引入功能，实现多个附件同时加入。提供独特的多页纸质文件一次性扫描功能。全面集成MS Office，支持痕迹保留功能。 u 提供通用的全文检索功能，提供关键字快速定位查询应用，提供系统范围内的跨模块查询及统计，支持精确匹配与复使用，模糊查询。实现查询及统计条件公式化应用，一次定义重并可授权给不同人员使用指定的查询及统计条件，确保数据安全。支持统计结果报表输出。 u 严密的安全机制。继承平台固有的物理安全性、网络安全性、服务器安全性、数据库安全性和设计元素安全性等多级安全性设置，提供了独特的系统级、数据库级、文档级和域级的访问和执行权限控制。 u 开放的体系结构，模块化结构设计，具有良好的扩展功能，易升级、易集成。分布式组件技术、可伸缩的群集结构，标准化接口设计，可自由增加或配置新模块，全面支持二次定制及开发，提供二次定制及开发所需的完整应用工具。支持远程办公和移动办公。支持多分支机构、跨地域的系统构建。三、系统其它特点全面完整的系统功能，简单方便的安装设置和维护；客户端具有完全基于IE浏览器和客户端（NOTES CLIENT）双层方式，简单易用，提供强大的个性化设置能力；和Microsoft Office软件的完美结合和紧密集成；和用户业务系统／数据库的完美结合和紧密集成；强大的文档管理，提供先进的多媒体数据管理及全文检索能力；强大的工作流程，提供先进开放的工作流服务和管理能力；基于工业标准的全面安全性，包括用户验证、数据访问和业务逻辑层次；全面支持Internet/Intranet的分布计算能力，支持远程移动办公：提供基于工具的强大的客户定制和系统二次开发能力； 1、全面完整的系统功能，简单方便的安装设置系统提供了以下8大子系统，30多个功能模块：个人办公：日程安排、通讯录、便签；电子邮件：收件箱、发件箱、已发送邮件、已删除邮件；内部交流：公共讨论组、电子公告板、网上投票；信息共享：内部新闻、公务接待、值班管理、人事管理、单位通讯录、大事记、航班时刻表、火车时刻表、政策法规；会议管理：会议室管理、会议室安排、会议安排、会议纪要；文档管理：普通文件库、只读文件库、签出签入库；公文管理：拟办工作、转发工作、流程监控、委托办理；日常办公：基础设置、发文管理、收文办文、收文阅文系统管理：对系统进行设置；按照软件提供的《安装指南》和《管理员指南》，进行有关的系统安装和设置工作，系统提供了Install Shield风格的单一的安装程序，方便易用，整个应用软件的安装过程不超过10分钟，即使非专业用户也能够把系统安装起来；按照软件提供的《用户指南》，进行用户培训和推广使用工作； 2、客户端完全基于IE浏览器，简单易用，提供强大的个性化设置能力系统的客户端可以是LOUTS/NOTES或Internet Explorer 5.0/6.0，相比较而言，浏览器的优势则是易学易用，非常简单的客户端安装配置，非常友好的用户界面，应用的升级维护比较方便，而且特别适合移动办公，所以我们向大多数客户推荐使用浏览器作为客户端。第五章实施开发计划软件是通过人们的智力活动，把知识与技术转化成信息的一种产品。它具有受硬件系统限制、设计制作复杂、成本昂贵等特征。尤其软件开发工作往往涉及到机构、体制及管理方式等问题，甚至涉及到人的观念和人们的心理。如果不重视软件的这些特征，尤其不重视人的因素，会使软件开发工作遭遇人力、物资和资金等方面的困难，而直接影响到项目的成败。制定合理的系统开发计划，阐明系统顺利开发的软硬件环境、资金需求、人员组织分配方案、开发进度计划和开发过程中的关键问题以及应交付的产品，一方面供管理人员和技术人员开展后续工作是参照执行，另一方面为我们双方共同监督系统进展提供依据。一、建设周期安排合强OA的市场定位是作为一个能快速可靠部署办公自动化的解决方案，对于不同规模和类型的用户，我们将根据每个用户的特点制订具体服务计划。编号主题时间实施内容参与人员前期咨询 1个工作日合强OA系统功能、实施咨询服务工程师用户项目负责人 1 系统安装 1个工作日网络规划、服务器及客户端优化； Lotus Domino/Notes安装及配置； OA软件安装及初始化等。服务工程师用户系统管理员 2 系统管理员培训 3个工作日 Lotus Domino/Notes基础、配置； OA软件应用、管理及维护等。培训工程师用户系统管理员 3 确定应用方案 5个工作日调研、分析、确定出OA系统的具体应用方案，包括：组织机构、工作流程及表单、文件管理体系、访问权限等。飞天用户OA实施小组 4 系统定制 15个工作日根据应用方案对OA系统进行定制，并对定制完毕的系统进行测试。服务工程师用户系统管理员 5 使用人员培训 3个工作日系统登录及相关概念； OA软件操作及应用等。培训工程师用户系统管理员所有操作员 6 领导培训根据情况确定系统登录及相关概念； OA软件操作及应用；

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