打造高效时间管理.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,打造高效时间管理,主训导师,黄蕊,黄 蕊,中国企业培训师联合会 培训总监 北京职协培训师专业委员会 委员 中国教育战略发展协会 理事 北京博跃兴华文化传播公司 咨询顾问 北京川石圣管理咨询公司 总经理 才博客户管理研究院 高级讲师,中国注册高级企业培训师,能做什么？核心课程,高品质沟通,打造职业规划金钥匙,时间管理,情绪管理,赢在大学,团队建设,感恩父母 与爱同行,职场礼仪,做自己的主人,就要先学会做时间的主人,忙！茫！盲！,亡,以下是一个正常人的时间帐目表,正常人,1-20,岁和,60-80,岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有,40,年的时间,项目 每天耗时,40,年耗时结余,睡眠,8,小时,13.3,年,26.7,年 一日三餐,2.5,小时,4.2,年,22.5,年 交通,1.5,小时,2.5,年,20,年 电话,1,小时,1.7,年,18.3,年 看电视上网,3,小时,5,年,13.3,年 看报、聊天,3,小时,5,年,8.3,年 刷牙、洗脸、洗澡,1,小时,1.7,年,6.6,年 休假、白日梦、闹,2,小时,3.3,年,3.3,年 情绪、身体不适,真正工作的时间只有,3.3,年！,你了解时间吗？,时间是什么？,医生说：时间就是生命,商人说,:,时间就是金钱,教师说,:,时间就是知识,农民说：时间就是丰收,科学家说：时间就是创新,运动员说：时间就是记录,改革家说：时间就是速度,。,“,时间就是效率,”,“,时间就是金钱,”,“,时间就是生命,”,“,一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴,”,时间是由过去、现在、未来组成的。,时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。,韦氏大词典,无法取代,供给毫无弹性,供给最公平,无法蓄积,无法失而复得,时间的,5,大特征,什么是,“,时间管理,”,？,“,时间管理,”,所探索的是如何,减少时间浪费,，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是,“,时间,”,，它是指面对时间而进行的,“,自管理者的管理,”,。,时间管理的历史演进,第一代时间管理（备忘录型）,优点：应变能力很强且没有压力,缺点：较随意，忽略整体规划,时间管理的历史演进,第二代时间管理,(,记事簿规划与准备,）,优点：追踪约会，事件达成率比较高,缺点：产生凡事安排的习惯,时间管理的历史演进,第三代时间管理（强调价值规划，制定优先顺序）,优点：以价值为导向，提高生产率,缺点：忽略了自然法则，缺乏远见,时间管理的历史演进,第四代时间管理（自然法则和罗盘理论）,优点,:,以原则为中心，以人生方向为目标,缺点：,一生的时间管理,72,岁人的一生,吃饭-六年,工作-十四年,娱乐-六年,走路-五年,开会-三年,打电话-两年,学习-四年,睡觉-二十一年,个人卫生-七年,找东西,-,一年,其他,-,三年,善用时间，就是善用生命,时间安排测试表,测测你的时间安排是否合理,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答,“,YES,”,或,”,NO,”,1,、你通常工作很长时间吗？,2,、你通常把工作带回家吗？,3,、你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4,、如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5,、即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6,、你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件吗？,7,、你经常在做重要工作时被打断吗？,8,、你经常占用用餐时间工作吗？,9,、在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10,、你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力地去做完它们吗？,11,、你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12,、你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13,、当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14,、你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15,、你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？,16,、你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,总结你的时间掌控,12-16,个,“,YES,”,救命！,你在时间管理上需要改进,8-12,个,“,YES,”,当心！,你需要重新审视你的时间行动指南,4-8,个,“,YES,”,可以！,方向正确，但需要提高冲劲,0-4,个,“,YES,”,恭喜！,坚持并保留你的方法,时间杀手分类,有形（自觉地）,接打电话,会议,打扰,沟通不足,信息不畅,阅读文件及邮件,交通堵塞,QQ,偷菜，植物大战僵尸,时间杀手分类,无形的（不自觉的）,1,、无目标，欠缺周详的计划,2,、拖延,3,、不懂分辨缓急先后,4,、善忘,5,、过分注重细节,6,、不懂授权,7,、犹豫不决,8,、欠缺组织,9,、不懂得说不,10,、健康欠缺,时间管理现状分析表,内容项目,自我表现,能力鉴定,从容应对突发时间,强（）弱（）,总是先处理重要事件，虽然这些事件并不紧急,强（）弱（）,授权别人,强（）弱（）,学习保持弹性,强（）弱（）,快速高效向别人学习,强（）弱（）,通过自我激励来高效使用时间,强（）弱（）,培养走向成功的良好思维,强（）弱（）,及早进入自己的生活角色,强（）弱（）,在安排工作时，把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动,强（）弱（）,摆脱例行公事（琐碎事务）,强（）弱（）,无论从事任何活动，都预先设法把各种打扰的次数、影响和持续的时间缩减到最低限度,强（）弱（）,避免在高峰期乘车、购物、进餐,强（）弱（）,积极休闲,强（）弱（）,在疲劳之前提前休息,强（）弱（）,不固执于解决不了的问题，把问题记下来，让潜意识和时间去解决,强（）弱（）,有效时间管理的策略,时间管理的第一策略,目标管理与计划,哈佛大学有一个非常著名的,25,年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：,27%,的人没有目标,60,目标模糊,10,有清晰但较短期的目标,3,有清晰且长期的目标,目标是前进的罗盘,25,年后调查发现：,社会最底层，抱怨整个社会,社会的中下层面安稳地生 活与工作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,27%,的人没有目标,60%,目标模糊,10%,有清晰但,较短期目标,3%,有清晰且,长期的目标,目标更明确,时间更有序,思考更全面,工作更有效,抉择更正确,行动更积极,潜能更发挥,成就更卓越,目标在时间管理中的作用,目标体系的,SMART,原则,S,pecific,具体的,M,easurable,-,可量度的,A,chievable,-,可达成的,R,ealistic,现实性,T,ime Bound,有时限,如何有效的分解目标,剥洋葱法,即时目标,大目标,中期目标,长期目标,大目标,小目标,更小目标,即时目标,实现目标,设定目标,如何有效的分解目标,多杈树法,目,标,子目标,子目标,子目标,如何由目标到计划,工作方法的三段论,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,如何由目标到计划,计划工作的一般程序,描述组织、个人的使命和宗旨,评估当前情况,制定计划目标,估量现状和目标间的差距,实施结果评估,实施计划方案,制定计划方案,预测未来情况,制定应急计划,5W2H,法,我有八位好朋友，肯把万事指导我。你若想问其姓名，名字不同都姓何：何事、何故、何人、何时、何地、何去、何如，好像弟弟和哥哥。还有一个西洋派，姓名颠倒叫几何。若向八贤常请教，虽是笨人不会错。,制定计划是实现一切目标的起点,时间管理的第二策略,分清工作的轻重缓急,四大类型工作原则,A,（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B(,石块型事务）,准备事项,发掘新机会,规划,改进产能,预防工作,C,（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些电话、文件的处理,某些凑热闹的活动,某些必要而不重要的会议,D,（水型的事务）,细琐、忙碌的工作,一些可做不可做的杂事,一些不必要的应酬,浪费时间的事,重要,不重要,紧急,不紧急,1,急,2,重,3,轻,4,缓,缩小,扩大,减少,避免,重要,紧急,不重要,不紧急,快刀斩乱麻,做好计划,交代他人办理,不做或拒绝,重要,不重要,紧急,不紧急,20%,65%,15%,1%,案例分析,一天下午，天马行空公司的生产部经理马大哈正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要陪女朋友过生日，他心里盘算着这件事。突然收到手机短信，有两个同学从外地出差来此，约马大哈晚上参加同学聚会。这时主持人宣布，由于会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，另一车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着马大哈就往外跑，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起来了，车间主任和在场保安制止不了，只要请班长来找马经理,假如你是马大哈，此时此刻你该怎么办？,80/20,原则,时间管理的第三策略,养成良好的习惯,如何养成良好的习惯,1,、随时记录、及时存盘、及时丢弃,2,、一日之计在于昨夜,3,、系统化工作,4,、马上行动,5,、避开高峰期,6,、避免争论,7,、学会速读,时间管理的第四策略,敢于说“,NO”,拒绝的基本原则,快速反应，马上决断,注意国人的,“,讲面子,”,婉言谢绝，而非强力拒绝,动之以情，晓之于理,提供良好的建议,提供替代的办法,时间管理的第五大策略,简洁美化办公环境,让办公室变整洁的,9,大技巧,1,、打扫、清洗和整理你的办公桌。不同的文件夹使用不同的颜,色。,2,、列出每天要做的事,3,、使用一种日历,4,、在事情发生一周前，就要在你的日历上记下标记，写上这个,事件要准备的东西,5,、列出你的目标清单,6,、选择一个或两个想今年完成的目标,7,、丢掉几年来都未曾使用过的办公用品,8,、更新记录卡,9,、整理桌子和周围的共组环境,混乱不堪的办公桌,整洁有序的办公桌,时间管理的第六策略,有效授权,有效授权的好处,赢得时间,增强员工的责任感,增强团队的凝聚力,在工作中，员工才能获得能力、经验和信心,提高员工的工作满意度和自我价值感,可以使员工积极参与经营管理中,得其人方授权,选择合适人员,增其能后授权,辅导培训人员,察其行稳授权,试行观察人员,授权三原则,时间管理的第七策略,高效会议,有效会议八戒条,1,、不开没有明确议题的会,2,、不开有许多议题的会,3,、不开没有准备的会,4,、不开可开可不开的会,5,、不要无关的人参加,6,、不要做离题的发言,7,、不要做重复性的发言,8,、不要马拉松式会议,议而不决,时间管理的第八策略,善于应对打扰,打扰时间的,5P,People,（人）：同事、上级,Phone,（电话）：煲电话粥,Paper,（文件）：信件、文件、邮件,Peripheral vision,（视力所及的环境干扰）：杂乱的办公司、办公桌周围堆放的杂物,Personal,（自我打扰）：开小差、与别人聊天,应对打扰的方式,婉转拒绝,适当推迟,尽量减少,事先阻止,时间管理的第九策略,改善拖延,改善拖延方法,记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来,昨天是一张已被注销的支票，,明天是一张尚未到期的本票，,今天则是随时可运用的现金。,请善用它！,总结,希望你能够,:,看到自己的问题在那里,要改变生活的习惯和工作方式,订立目标,策略,行动去应付每一个挑战,在自己所能控制的情况下,把握每分钟,在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低,讲师：黄蕊,电话：,18600079151,邮箱,:,huangleirui,：,谢谢大家,