二账务处理子系统PPT课件.ppt

第二章第二章 账务处账务处理系理系统统 1.教学目的及要求教学目的及要求系系统统学学习习账账务务处处理理功功能能的的基基本本知知识识和和基基本本工工作作原理。原理。要要求求掌掌握握账账务务处处理理系系统统的的基基本本业业务务流流程程、账账务务处处理初始化的基本内容和工作原理。理初始化的基本内容和工作原理。掌掌握握账账务务系系统统初初始始化化中中设设置置会会计计科科目目、录录入入期期初余初余额额及及设设置分置分类类、档案、档案资资料的方法；料的方法；掌握日常掌握日常业务处业务处理中凭理中凭证处证处理和理和记账记账的方法；的方法；熟悉期未熟悉期未业务业务的内容和的内容和处处理方法。理方法。2.章章节节内容内容2.1账务处账务处理流程分析理流程分析2.2总账总账系系统总统总体体设计设计 2.3总账总账系系统统初始化初始化 2.4 日常日常业务处业务处理理 2.5 账账表表查询查询 2.6 出出纳纳管理管理2.7 期末期末业务处业务处理理3.要求掌握的主要内容：要求掌握的主要内容：计计算机算机环环境下境下账务处账务处理理业务业务流程流程计计算机算机环环境下境下账务处账务处理理基本基本操作流程操作流程第一第一节节 账务处账务处理流程分析理流程分析4.一、手工一、手工环环境科目境科目汇总汇总表核算形式表核算形式账账务处务处理流程理流程图图第一第一节节 账务处账务处理流程分析理流程分析5.手工手工账务处账务处理流程理流程业务业务人人员员凭凭证编证编制制岗岗位位凭凭证审证审核核岗岗位位记账记账与与结账岗结账岗位位报报表表岗岗位位原始原始单单据据编编制凭制凭证证 记账记账凭凭证证（收款、付款、（收款、付款、转账转账凭凭证证）审审核凭核凭证证已已审审核凭核凭证证出出纳纳登登记记日日记账记账会会计计登登记记各各种明种明细账细账总账总账会会计编计编制制汇总汇总表表登登记总账记总账期末期末处处理理收款、付款、收款、付款、转账转账凭凭证证收款、付款、收款、付款、转账转账凭凭证证收款凭收款凭证证、付款凭、付款凭证证编编制制报报表表各种各种报报表（表（资产负债资产负债表、表、现现金流量表金流量表）现现金金银银行行日日记账记账总账总账明明细账细账6.二、二、计计算机算机环环境下境下账务处账务处理流程理流程图图 计算机的处理速度、存储能力、准确性等均是手工处理不能相比的。IT环境下账务处理流程不能照搬手工环境下的账务处理流程，而应突破长期手工处理所形成的定势，设计出更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。7.计计算机算机环环境下境下账务处账务处理流程理流程业务业务人人员员凭凭证编证编制制岗岗位位凭凭证审证审核核岗岗位位记账记账与与结结账岗账岗位位报报表表岗岗位位原始原始单单据据编编制凭制凭证证 记账记账凭凭证证记账记账与与结账结账银银行行对账对账对账结对账结果果录录入凭入凭证证 企企业业基基础础信息文件信息文件（如科目（如科目文件）文件）初始初始设设置置 科目表科目表临时临时凭凭证证文件文件凭凭证审证审核核是是期末期末转账转账凭凭证证汇总汇总文文件件企企业银业银行行账账表文件表文件历历史凭史凭证证文件文件银银行行对账对账单单文件文件查询查询与生成与生成 各种各种报报表表各种各种总账总账、日、日记账记账、明、明细账细账8.账务处账务处理操作理操作过过程程录录入期初余入期初余额额填制凭填制凭证证记账记账增增设设操作操作员员分配分配权权限限部部门门档案档案基基础设础设置置客客户户分分类类供供应应商分商分类类客客户户档案档案供供应应商档案商档案职员职员档案档案会会计计科目科目 凭凭证类别证类别项项目档案目档案月末月末转账转账审审核凭核凭证证出出纳纳管理管理账账簿管理簿管理查询辅查询辅助助账账结账结账系统管理初始初始设设置置业务处业务处理理月末月末处处理理建立建立账账套套3/9/20249.三、三、IT环环境下和手工境下和手工环环境下境下账务处账务处理流程理流程的异同的异同1.数据数据处处理的起点和理的起点和终终点不同点不同2.数据数据处处理方式不同理方式不同3.数据存数据存储储方式不同方式不同4.对账对账的方式不同的方式不同5.会会计资计资料的料的查询统计查询统计方式不同方式不同10.要求掌握的主要内容：要求掌握的主要内容：账务处账务处账务处账务处理系理系理系理系统统统统主要功能主要功能主要功能主要功能结结结结构构构构账务处账务处账务处账务处理系理系理系理系统统统统会会会会计计计计科目科目科目科目编码编码编码编码体系体系体系体系账务处账务处账务处账务处理系理系理系理系统统统统主要数据文件主要数据文件主要数据文件主要数据文件第二第二节节 账务处账务处理系理系统统的的总总体体设计设计11.一、一、账务处账务处理子系理子系统统的的设计设计目目标标1.及及时时准确地采集和准确地采集和输输入各种凭入各种凭证证，保，保证进证进入入计计算机的会算机的会计计数据及数据及时时、正确和全面、正确和全面2.高效、正确地完成高效、正确地完成记账记账等数据等数据处处理理过过程程3.随随时输时输出某个出某个时时期内任意会期内任意会计计科目科目发发生的所有生的所有业务业务，随，随时输时输出各个会出各个会计计期期间间的各种的各种账账表，表，为为企企业业管理提供信息管理提供信息4.建立建立总账总账子系子系统统与其他子系与其他子系统统的数据接口，的数据接口，实实现现会会计计数据的及数据的及时传递时传递和数据共享和数据共享第二第二节节 账务处账务处理系理系统统的的总总体体设计设计12.二、二、账务处账务处理系理系统统的功能的功能结结构构图图 账务处账务处理系理系统统主要功能主要功能结结构（一）构（一）账务处账务处账务处账务处理系理系理系理系统统统统系系系系统统统统初始化初始化初始化初始化会会会会计计计计科目科目科目科目凭凭凭凭证类别证类别证类别证类别期初数据期初数据期初数据期初数据辅辅辅辅助核算助核算助核算助核算外外外外币币币币及及及及汇汇汇汇率率率率其他其他其他其他设设设设置置置置日常日常日常日常账务处账务处账务处账务处理理理理凭凭凭凭证证证证填制填制填制填制凭凭凭凭证证证证修改修改修改修改凭凭凭凭证审证审证审证审核核核核出出出出纳纳纳纳管理管理管理管理银银银银行行行行对账对账对账对账记账记账记账记账账账账账簿簿簿簿查询输查询输查询输查询输出出出出总账查询总账查询总账查询总账查询明明明明细账查询细账查询细账查询细账查询日日日日记账查询记账查询记账查询记账查询辅辅辅辅助助助助账查询账查询账查询账查询日日日日报报报报表表表表查询查询查询查询账账账账簿打印簿打印簿打印簿打印期末期末期末期末处处处处理理理理转账处转账处转账处转账处理理理理对账对账对账对账结账结账结账结账13.账务处账务处理系理系统统主要功能主要功能结结构（二）构（二）账务处账务处账务处账务处理系理系理系理系统统统统初始初始初始初始设设设设置置置置期末期末期末期末处处处处理理理理账账账账簿簿簿簿管理管理管理管理会会会会计计计计报报报报表表表表其他其他其他其他辅辅辅辅助助助助管理管理管理管理系系系系统统统统服服服服务务务务凭凭凭凭证证证证管理管理管理管理出出出出纳纳纳纳管理管理管理管理14.账务处账务处理系理系统统初始化初始化凭凭证证管理管理账账簿管理簿管理出出纳纳管理管理期末期末处处理理系系统统服服务务设设置置账账套套设设置置权权限限设设置会置会计计科目科目录录入期入期初余初余额额凭凭证证录录入入凭凭证证审审核核凭凭证证记账记账凭凭证证汇总汇总总账总账明明细细账账账账表表输输出出日日记记账账支票支票登登记记簿簿银银行行对账对账自自动动转账转账对账对账结账结账修改修改口令口令数据数据备备份份数据数据恢复恢复账务处账务处理系理系统统主要功能主要功能结结构（三）构（三）15.三、会三、会计计科目科目编码编码及其体系及其体系设计设计1.会会计计科目科目编码设计编码设计的必要性的必要性（1）采用会）采用会计计科目科目编码编码便于反映会便于反映会计计科目科目间间的的逻辑逻辑关系关系（2）保）保证证会会计计科目的唯一性科目的唯一性（3）便于）便于计计算机算机处处理和分理和分类类（4）节节省存省存储储空空间间（5）提高）提高处处理速度理速度16.2.科目科目编码编码方法方法（1）顺顺序序编码编码（2）位数）位数编码编码（3）分）分组编码组编码如：如：1601001-1601099 固定固定资产资产-机床机床1601101-1601199 固定固定资产资产-电脑电脑 1601201-1601299 固定固定资产资产-汽汽车车17.3.3.科目科目编码设计编码设计的基本原的基本原则则（1 1）规规定性原定性原则则 一一级级科目及部分明科目及部分明细细科目科目应应根据根据财财政部和政部和主管部主管部门门的的统统一一规规定定进进行。行。目前目前财财政部政部规规定一定一级级科目科目编码编码一般一般为为4 4位位以以“1”“1”开开头头的的为资产类为资产类科目；科目；以以“2”“2”开开头头的的为负债类为负债类科目；科目；以以“4”“4”开开头头的的为为所有者所有者权权益益类类科目；科目；以以“5”“5”开开头头的的为为成本成本类类科目；科目；以以“6”“6”开开头头的的为损为损益益类类科目科目18.（2 2）层层次性原次性原则则为为了使科目了使科目编码编码具有具有层层次性，需将某科目的直接上次性，需将某科目的直接上级级科目科目编码编码作作为该为该科目科目编码编码的前部。如：的前部。如：1601 1601 固定固定资产资产160101 160101 固定固定资产资产甲甲车间车间160101001 160101001 固定固定资产资产甲甲车间车间AA型机床型机床160101002 160101002 固定固定资产资产甲甲车间车间BB型机床型机床19.（3）一致性原）一致性原则则为为了在科目了在科目编码编码中体中体现现出出这这种种规规律性，即相同的内律性，即相同的内容需要以相同的容需要以相同的编码编码来反映。例如：来反映。例如：5502 5502 管理管理费费用用550201 550201 管理管理费费用用办办公室公室55020101 55020101 管理管理费费用用办办公室公室办办公公费费55020103 55020103 管理管理费费用用办办公室公室工工资资550202 550202 管理管理费费用用财务财务部部55020201 55020201 管理管理费费用用财务财务部部办办公公费费55020203 55020203 管理管理费费用用财务财务部部工工资资20.（4 4）简简短性原短性原则则。应选择应选择最小最小值值的的编码编码（5 5）扩扩展性原展性原则则。设计设计科目科目编码时编码时，在考，在考虑虑一定的一定的扩扩展性的前提展性的前提下，下，应应保保证证其其编码编码的的简简短性短性21.4.4.会会计计科目科目编码编码体系的体系的设计设计 会会计计科目科目编码编码体系的体系的设计设计首先要遵循会首先要遵循会计计制度的制度的规规定，确定会定，确定会计计科目的科目的结结构，即分几构，即分几级级明明细细科目，每科目，每级级明明细细科目的科目的长长度等，度等，实际实际上主上主要是要是设计设计明明细细科目科目编码编码的的结结构构问题问题。22.设计设计方法方法归纳归纳起来可以分起来可以分为为三三类类：（1 1）定）定长长定位。定位。大多数用此法，即科目大多数用此法，即科目编码编码体系中各体系中各级级科目科目编码编码的的长长度是固定的，如确定会度是固定的，如确定会计计科科目的目的结结构构为为4-2-24-2-2。用友用友软软件件对编码对编码方案方案设计设计的限制条件的限制条件见见下下图图：23.用友用友软软件件对编码对编码方案方案设计设计的限制条件的限制条件24.（2 2）不定）不定长长方法方法 是指科目是指科目编码编码体系在不超体系在不超过总长过总长度的度的前提下，除一前提下，除一级级科目科目编码长编码长度固定外，度固定外，其他各其他各级级科目科目编码编码的的长长度是不固定的，度是不固定的，可由用可由用户户自行随意自行随意设计设计。25.但按此法但按此法设计设计科目科目编码编码，无法判断出科，无法判断出科目目编码编码的惟一直接上的惟一直接上级级科目科目编码编码。又在通用会又在通用会计软计软件中，凭件中，凭证证中科目中科目发发生生额额是根据最低是根据最低级级明明细细科目的数据自科目的数据自动产动产生生的。因此，要的。因此，要实现实现按不定按不定长长方法方法设计设计科目科目编编码码，必，必须须在相在相应应的文件中增加几个字段：科的文件中增加几个字段：科目目级别级别、上、上级级科目、末科目、末级标级标志等，以区分不志等，以区分不同的属性同的属性26.科目：科目：550201013科目科目级别级别：3级级上上级级科目科目编码编码：550201科目末科目末级标级标志志为为“真真”27.（3 3）立体科目）立体科目 立体科目方法是指将科目中立体科目方法是指将科目中大量重复大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照的科目从科目体系中分离出来，按照项项目目进进行存行存储储，并将，并将项项目与科目目与科目建立建立动态链动态链接接，在在满满足足优优化会化会计计科目体系的同科目体系的同时时，达到精，达到精细细核算的目的。核算的目的。28.科目科目编码编码科目名称科目名称66026602管理管理费费用用660201660201事事业业部部1 1660201001660201001办办公公费费660201001001660201001001一一组组660201001002660201001002二二组组660201002660201002差旅差旅费费660201002001660201002001一一组组660201002002660201002002二二组组如：假如：假设设某某单单位采用群位采用群码码，其科目，其科目编码结编码结构是构是4-2-3-3，科，科目目编码设计举编码设计举例如下例如下：29.科目科目编码编码科目名称科目名称66026602管理管理费费用用660202660202事事业业部部2 2660202001660202001办办公公费费660202001001660202001001一一组组660202001002660202001002二二组组660202002660202002差旅差旅费费660202002001660202002001一一组组660202002002660202002002二二组组30.部门核算业务招待费660204部门核算保管费660203部门核算差旅费660202部门核算办公费660201部门核算管理费用6602辅助核算科目名称科目编码二组22一组21事业部22二组12一组11事业部11部门名称部门代码一个科目可以一个科目可以链链接多个部接多个部门门；一个部；一个部门门可可以以链链接多个科目，形成立体科目接多个科目，形成立体科目.31.1.科目文件科目文件（1）设计设计科目文件的意科目文件的意义义 用来反映企用来反映企业业的科目体系的科目体系结结构和所有科目及构和所有科目及其属性，并其属性，并为编为编制凭制凭证证、记账记账、账账簿和簿和报报表表查查询询提供支持提供支持四、四、账务处账务处理系理系统统主要数据文件的主要数据文件的设计设计32.序号序号字段名称字段名称说说明明1科目科目编码编码如如1001，10022科目名称科目名称如如现现金、金、银银行存款行存款3科目科目类类型型如如资产资产、负债负债4余余额额方向方向如借、如借、贷贷（2 2）科目文件的）科目文件的结结构构设计设计方案一方案一企企业业采用定采用定长长定位方式定位方式设计设计会会计计科目科目编码编码体系体系33.（3 3）科目文件的）科目文件的结结构构设计设计方案二方案二 如果企如果企业业采用采用不定不定长设计长设计科目科目编码编码体系，那么科目文体系，那么科目文件可以件可以设计设计7 7个字段个字段序号序号字段名称字段名称说说明明1科目科目编码编码如如1001，10022科目名称科目名称如如现现金、金、银银行存款行存款3科目科目类类型型如如资产资产、负债负债4科目科目级别级别说说明科目的明科目的级级次，如一次，如一级级、二、二级级、三、三级级5上上级级科目科目标标明上明上级级科目的科目的编码编码6是否末是否末级级科科目目如如“T”为为末末级级科目，科目，“F”为为非末非末级级科目科目7余余额额方向方向如借、如借、贷贷34.（4）科目文件的）科目文件的结结构构设计设计方案三方案三如果企如果企业业采用立体科目方法采用立体科目方法设计设计科目科目编码编码体系，那么科体系，那么科目文件的目文件的结结构将更加复构将更加复杂杂，其，其结结构至少包括八个字段构至少包括八个字段序号序号字段名称字段名称说说明明1科目科目编码编码如如1001，10022科目名称科目名称如如现现金、金、银银行存款行存款3科目科目类类型型如如资产资产、负债负债4科目科目级别级别如一如一级级、二、二级级、三、三级级 等等5上上级级科目科目上上级级科目科目编码编码6是否末是否末级级科科目目如如“T”为为末末级级科目，科目，“F”为为非末非末级级科目科目7辅辅助核算助核算可以定可以定义义“部部门门核算核算”、“项项目核算目核算”等，使得科目等，使得科目与部与部门门档案、档案、项项目档案建立目档案建立动态链动态链接；可以增加接；可以增加核算内容核算内容8余余额额方向方向如借如借/贷贷35.（5 5）科目文件的）科目文件的组织组织方式。方式。以以“科目科目编码编码”为为索引关索引关键键字字36.2.2.临时临时凭凭证证文件文件（1 1）临时临时凭凭证证文件的作用文件的作用 用来用来临时临时存存储储未未记账记账的所有凭的所有凭证证，记录记录在一定在一定时时期内所期内所发发生的各生的各项经济业务项经济业务的文的文件。件。一旦一旦记账记账，凭，凭证证就从凭就从凭证证文件文件转转移到移到“历历史凭史凭证证文件文件”，所以任何一，所以任何一张张凭凭证证都不都不可能永可能永远远在此文件中存在此文件中存储储。37.（2）临时临时凭凭证证文件文件结结构构设计设计方案一方案一序号序号 项项目目说说明明1凭凭证类证类型型如如“收款收款”2凭凭证证号号如如“10005”，要求，要求连续编连续编号号3日期日期如如“2008/02/23”4摘要摘要通常凭通常凭证证的每行都考的每行都考虑虑有一个摘要（多摘要）有一个摘要（多摘要）5科目科目编码编码如如“100201”6借方金借方金额额7贷贷方金方金额额8附附单单据数据数此此项项可以可以选选用用9制制单单录录入人入人员员名字名字10审审核核审审核人核人员员名字，名字，未未审审核核为为空空11记账记账记账记账人人员员名字，未名字，未记账为记账为空空以下是以下是录录入凭入凭证证的界面的界面38.录录入凭入凭证证界面界面上述凭上述凭证证的在数据的在数据库库中存中存储结储结果是怎果是怎样样的？的？39.（3）临时临时凭凭证证文件文件结结构构设计设计方案二方案二序号序号 项项目目说说明明1 1凭凭证类证类型型如如“收款收款”2 2凭凭证证号号如如“10005”“10005”，要求，要求连续编连续编号号3 3日期日期如如“2008/02/23”“2008/02/23”4 4摘要摘要通常凭通常凭证证的每行都考的每行都考虑虑有一个摘要（多摘要）有一个摘要（多摘要）5 5科目科目编码编码如如“100201”“100201”6 6借借贷标贷标志志如如“借借”或或“贷贷”7 7金金额额8 8附件附件此此项项可以可以选选用用9 9录录入入录录入人入人员员名字名字1010审审核核审审核人核人员员名字，名字，未未审审核核为为空空1111记账记账记账记账人人员员名字，未名字，未记账为记账为空空40.（4 4）临时临时凭凭证证文件文件结结构构设计设计方案三方案三序号序号 项项目目说说明明1 1凭凭证类证类型型如如“收款收款”2 2凭凭证编证编号号如如“10005”“10005”，要求，要求连续编连续编号号3 3制制单单日期日期如如“2008/02/23”“2008/02/23”4 4附附单单据数据数此此项项可以可以选选用用5 5制制单单制制单单人人员员名字名字6 6审审核核审审核人核人员员名字，名字，未未审审核核为为空空7 7记账记账记账记账人人员员名字，未名字，未记账为记账为空空凭凭证证内容文件数据内容文件数据结结构构41.凭凭证业务证业务文件数据文件数据结结构构序号序号 项项目目说说明明1凭凭证编证编号号如如“10005”，要求，要求连续编连续编号号2摘要摘要通常凭通常凭证证的每行都考的每行都考虑虑有一个摘要有一个摘要（多摘要）（多摘要）3科目名称科目名称如如“银银行存款行存款”4借方金借方金额额5贷贷方金方金额额42.凭凭证证编编号号制制单单日期日期附附单单据数据数摘要摘要制制单单审审核核记账记账0010012002-12-2002-12-1 11 1购购入原材料入原材料 贺贺敏敏刘明刘明 贺贺敏敏0020022002-12-2002-12-2 22 2销销售商品售商品MD MD 贺贺敏敏刘明刘明 贺贺敏敏凭凭证证编编号号科目名称科目名称借方借方金金额额贷贷方方金金额额 001001原材料原材料/A/A材料材料25,00025,000 001001银银行存款行存款/人民人民币户币户25,00025,000002002应应收收账账款款/武武汉农汉农机厂机厂500,000500,000 002002主主营业务营业务收入收入 500,000500,000记账记账凭凭证证内容文件内容文件记账记账凭凭证业务证业务文件文件思考：思考：设计设计方案方案三的三的优优点有哪些点有哪些？43.3.汇总文件（1）汇总文件的作用：记账时系统自动按科目进行汇总并将汇总结果存入该文件；输出账簿时，系统自动从该文件和历史凭证文件中提取数据，并进行加工生成所需的账簿输出；进行编制报表、财务分析、领导查询等管理分析工作，仍然从该文件中提取数据生成所需的结果。44.序号字段名称说明1科目编码如1001，10022月余额方向如借、贷3月初余额如果有复币核算时分为三项：外币、汇率、人民币4借方发生额5贷方发生额6本年借方累计7本年贷方累计 （2）汇总文件的结构设计方案一45.n 文件存储策略n 这种结构的汇总文件适合于以月为单位存储的文件，即每个月一个汇总文件，一年12个这样结构的汇总文件，其结构相同但内容不同，期末余额由的计算机自动计算：n 期末余额=期初余额+本月借方合计-本月贷方合计n 优缺点：优点简单清晰，缺点汇总文件过多，给编程和管理带来了一定难度。46.（3）汇总文件结构设计方案二序号项目说明1科目编码如1001，10022方向如借、贷3年初余额41月借方合计51月贷方合计62月借方合计72月贷方合计12月借方合计12月贷方合计 47.n存储策略。适合于以年为单位存储的文件，即每年一个汇总文件n 数据的计算方法。账簿、报表所需的期初余额、本年借方累计、本年贷方累计、期末余额等数据可以通过计算得到n 优缺点。优点结构清晰数据文件少便于管理；缺点是不能直接得到账簿所需的数据，数据大，影响数据的备分、恢复等操作n （4）汇总文件的组织形式。以“科目编码”为关键字建立索引48.