第7章项目招投标与合同管理.doc

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第7章 项目投标与合同管理
教学
对象
信息管理与信息系统本科学生
教学时间

教学
内容
1.招投标的基本程序
2.招标各个阶段的工作内容
3.合同管理概述
4.签订合同时应注意的问题
5.软件项目合同条款分析
6.合同管理与实施控制
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目的
了解项目招投标的程序和内容。掌握软件项目合同的特点和内容。理解合同在项目中的作用，合同管理的重要性和工作过程。掌握合同管理的内容和措施。
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重点
软件项目合同的条款内容。合同管理与实施控制方法。
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难点
软件项目合同的条款内容。
建议
学时
2学时
教学教具
多媒体教学系统
教学
方法
讲授（PPT）

教学过程

教

学

内

容

第1节 招投标的基本程序
7.1.1 准备阶段
1．制定总体方案
2．项目综合分析
3．确定招标方案
4．编制招标文件
5．组建评标委员会
6．邀请有关人员
7.1.2 招标阶段
q 发布招标公告（或投标邀请函）。
q 资格审查。
q 发售招标文件。
q 招标文件的澄清、修改。
7.1.3 投标阶段
q 编制投标文件。
q 投标文件的密封和标记。
q 送达投标文件。
q 投标人可以撤回、补充或者修改已提交的投标文件。
第2节 编写项目标书
7.2.1 编制标书的原则
q 全面反映客户需求的原则。招标将面对的使用单位对自己的工程、项目了解程度的差异非常大。再加上项目的复杂程度大，招标机构就要针对使用单位状况、项目复杂情况，组织好使用单位、设计、专家编制好标书。做到全面反映使用单位的需求。
q 科学合理的原则。技术要求与商务条件必须依据充分并切合实际；技术要求根据可行性报告、技术经济分析确立，不能盲目提高标准、提高设备精度标准等，否则会带来功能浪费，多花不必要资金与人力。
q 公平竞争（不含歧视性条款）。招标的原则是公开、公平、公正。
q 维护企业利益、政府利益的原则。
7.2.2 招标书的主要内容
招标书主要分为3大部分：程序条款、技术条款、商务条款。一般包含下列主要内容：招标公告（邀请函）；投标人须知；招标项目的技术要求及附件；投标书格式；投标保证文件；合同条件（合同的一般条款及特殊条款）；设计规范与标准；投标企业资格文件；合同格式等。
7.2.3 投标决策
q 竞争对手分析。了解参加本次竞标的竞争对手有哪些，分析彼此的特长。是否投标，还应注意竞争对手的实力、优势及投标环境的优劣情况。竞争对手在建项目也十分重要，如果对手的在建项目即将完工，可能急于获得新项目，报价就不会很高。反之，如果对手的在建项目规模大，时间长，则投标报价可能高。对此，要具体分析判断，采取相应对策。
q 风险分析。该项目在实施过程中会有哪些风险？特别是创新项目，通过努力其成功的可能有多大？项目执行过程中，可能还受到哪些因素的影响和约束，企业能够解决吗？
q 目标分析。本项目与企业的经营目标是否一致？除非企业想开拓新的领域，否则不要轻易涉足自己不熟悉的项目。
q 声誉与经验分析。企业在过去曾经承担过类似的项目吗？如果承担过，客户的评价如何？客户是否满意？企业过去曾在客户的项目建议书投标中失败过吗？投标该项目能给企业提供增强能力的机会吗？成功实现该项目能否提高企业的形象和声誉等。
q 客户资金分析。客户是否有足够的资金支持本项目？项目在经济上是否合理和可行？对于经济效益或社会效益不佳的项目应慎重。
q 项目所需资源分析。如果中标，企业是否有合适的资源来执行该项目？开发方需要能从本企业中获得合适的人选来承担项目工作。
客户本身的资信问题。
例：表7-1是一家培训公司在收到关于培训的投标书之后，对是否投标做出的一个评估表。
评估项目
得分
备注
竞争
H
过去通常由当地的一家大学来提供培训项目，而我们公司没有给他们做过培训，显然要面临一个比较激烈的竞争。
扩展业务的机会
H
某些业务要求电视会议，而本企业没有举行
风险
L
风险不大，因为是培训项目，它不会带来什么风险
客户的声望
L
以前从未给该公司做过培训
与本企业业务的一致性
H
该公司拥有为培训而准备的预算资金
资金保障
H
该公司拥有为培训而准备的预算资金。
准备高质量的申请
H
我公司人员不得不重新安排假期活动，为完成申请书所需的有效资源要一直工作到规定日期。
执行项目的有效资源
H
为完成几个具体的项目主题而不得不另外雇佣其他分包商。
说明
各个要素按低（L），高（H），中（M）进行评分
析得出以下结论：
（1）本企业的优势及独特的才能：
q 有良好的管理培训记录——有许多回头客户
q 在第2轮和第3轮的行动计划中比当地大学更具灵活性，能更好地满足实地培训的要求。
（2）本企业的弱势：
q 本企业的大部分客户一直都属于服务性行业，如医院，而该公司是制造性行业。
q 该公司总裁是当地大学的毕业生，并是其最大的赞助商。

第3节 项目合同管理
在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract Administration）；从八十年代中期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。
合同确定项目的价格(成本)、工期和质量(功能)等目标，规定着合同双方责权利关系。所以合同管理必然是工程项目管理的核心。广义地说，项目的实施和管理全部工作都可以纳入合同管理的范围。合同管理贯穿于工程实施的全过程和工程实施的各个方面。它作为其它工作的指南，对整个项目的实施起总控制和总保证作用。在现代工程中，没有合同意识则项目整体目标不明；没有合同管理，则项目管理难以形成系统，难以有高效率，不可能实现项目的目标。
1．项目管理以合同管理作为起点。进入项目首先作合同分析，它控制着整个工程项目管理工作。
    2．合同管理本身所具有的管理职能和工作过程。它由合同分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔管理等组成。它们构成工程项目的合同管理子系统。
    3．合同管理与其它管理职能，如计划管理、成本管理、组织和信息管理等之间存在着密切的关系。这种关系，既可以看作是工作流，即工作处理顺序关系，又可以看作是信息流，即信息流通和处理过程。
7.3.1 签订合同时应注重的问题
1．规定项目实施的有效范围
2．合同的付款方式
3．合同变更索赔带来的风险
4．系统验收的方式
5．维护期问题
7.3.2 软件项目合同条款分析
1．与软件产品有关的合法性条款
Ø 软件的合法性条款。
Ø 软件产品的合法性。
2．与软件系统有关的技术条款
Ø 与软件系统匹配的硬件环境。
Ø 软件匹配的数据库等软件系统。
Ø 软件的安全性、容错性、稳定性的保证。
3．软件适用的标准体系方面的条款
管理软件涉及的标准有以下几类：
q 会计核算方面的标准；
q 通用语言文字方面的标准；
q 产品分类与代码方面的标准；
q 计量单位、通用技术术语、符号、制图等方面的标准；
q 国家强制性质量认证标等。
4．软件实施方面的条款
q 项目实施定义。
q 项目实施计划。
q 双方在实施过程中的权利与义务。
q 项目工作小组及其工作任务、工作原则和工作方式。
q 项目实施的具体工作与实施步骤。
q 实施的修改与变更。
q 项目验收。
5．技术培训条款
q 要求制定培训计划的权利。
q 要求按约定实施培训计划和按期完成培训的权利。
q 普遍接受培训的权利。
q 要求达到培训目标或标准的权利。
q 要求派遣合格的授课人员的权利。
q 要求学员在计算机操作应用方面达到一定水准的权利。
q 保证学员认真接受培训的权利。
q 考核标准。
6．支持和服务
7．管理咨询条款
7.3.3 合同管理
1．需方（甲方）合同管理
q 验收过程是需方对供方的产品或服务进行验收检验，以保证它满足合同条款的要求。具体包括：根据需求和合同文本制定对本项目涉及的建设内容、采购对象的验收清单；组织有关人员对验收清单及验收标准进行评审；制定验收技术并通过供需双方的确认；需方处理验收计划执行中发现的问题；起草验收完成报告等。
q 违约事件处理。如果在合同执行过程中，供方发生与合同要求不一致的问题，导致违约事件，需要执行违约事件处理过程。具体活动包括：需方合同管理者负责向项目决策者发出违约事件通告；需方项目决策者决策违约事件处理方式；合同管理者负责按项目决策者的决策来处理违约事件，并向决策者报告违约事件处理
结果。
2．供方（乙方）合同管理
必须执行的项目合同管理过程应用在：
q 项目计划的执行，用以授权软件提供商在适当的时候进行工作。
q 执行报告，监控合同方的成本、进度和技术绩效。
q 质量控制，检验合同方的产品是否合格。
q 变更控制，确保变更被正确地批准，以及需要了解情况的人知晓变更的发生。
合同管理还包括资金管理部分。支付条款应在合同中规定。支付条款中，价款的支付应与取得的进展联系在一起。
3．合同管理的依据
q 合同。
q 工作结果。作为项目计划实施的一部分，收集整理供方的工作结果（完成的可交付成果、符合质量标准的程度，花费的成本等）。
q 变更请求。
q 供方发票。
4．合同管理的工具和方法
q 合同变更控制系统。合同变更控制系统定义可以变更合同的程序，包括书面工作、跟踪系统、争端解决程序和变更的批准级别。合同变更控制系统应被包括在总体的变更控制系统中。
q 执行报告。执行报告向管理方提供供方是否有效地完成合同目标的信息。合同执行报告应同整个项目的执行报告合并在一起。
q 支付系统。对供方的支付通常由执行组织的应付账款系统处理。对于有多种或复杂的采购需求的大项目，项目应设立自己的支付系统。不管哪一种情况，支付系统都应包括项目管理小组的适当的审查和批准过程。
5．合同管理的输出
q 信涵。
q 合同变更。
q 支付请求。
q 合同跟踪管理记录。
7.3.4 合同收尾
1．整理项目合同文件
2．项目采购合同的审计
3．项目合同的终止

案例学习：10000美元带来的风波
案例问题：
1．为什么会发生这种情况？
2．最初的合同是故意做得比较低吗？
3．如果运用法律手段处理，谁将在法庭上获胜？
4．如果他们在需求建议书中详细地列举了在最终报告中应该包括的条款，这样会对政府有所帮助吗？
5．你认为这种问题应该如何解决？
6．政府可以避免类似事件不再发生吗？如果可以，怎么办？
7．需求建议书中应该有一部分内容对政府以前的投标绩效进行评价吗？这合法吗？
教学
小结
本章介绍项目招标程序与内容，重点介绍了软件项目合同条款中应注意的问题，由于软件的不可见性，因此合同条款的细化与明确对于规范双方的行为与项目的顺利进行十分有必要。
学习
指导
查找相关软件实际合同和招、投标书，结合理论知识，分析研究其中的条款。
参阅
教材
IT项目管理 第7章
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