绿化公司采购工作实施细则(征求稿)20140610.doc

盐城事业部绿化公司采购工作实施细则为更好地做好采购工作，积极服务于现场施工，现根据*有限公司（以下简称事业部）关于工程分包及专业分包、物资材料设备采购合同管理暂行办法（盐欧成本部【2013】001号，以下简称工程管理暂行办法），结合绿化公司的实际情况，制定本实施细则。一、本细则仅是在事业部工程管理暂行办法总的框架下进行细化，目的是有利于更好的规范和统一。二、绿化公司采购范围：苗木（乔木、灌木、草皮、花草）、道路（铺设、各类管材、路牙、道板砖）、照明（亮化、道路）、景观小道、窨井盖等，以及与绿化公司正常生产经营相关的各类材料、设备。三、采购工作的前期准备：1、总体工程实施前，根据施工要求和合约规划编制工程分包、专业分包及物资材料、设备采购计划，填写物资采购、专业分包计划表（代台账）（附表一）。已施工项目，也可以根据实际情况，在工程施工中进行编制。2、由公司主要负责人组织公司及事业部相关部门根据工程规模、特点研究确定工程分包、专业分包队伍的确定方式及物资、设备采购方式，填写工程分包及专业、物资材料设备采购策划单并转入事业部成本部（附表二）。3、在施工中，公司可根据现场施工的实际情况提前作必要的调整和补充，计划调整报送事业部成本部。四、工程分包、专业分包确定及物资材料、设备采购招投标（询价）工作：1、采购部可根据采购计划提前与相关部门对接，包括技术参数、工程量、工期等，筛选供货商，向供货商征询相关技术参数并草拟招标文件，公司领导及相关部门认为需对工程分包、专业分包的队伍及物资材料设备供货商进行考察的可组织人员对相关队伍或供货商进行考察。考察前填写分包单位、供应商考察意见单（附表三）转事业部成本部，考察报告入档保管。2、请相关部门最终确认相关参数及工程量等关键内容，拟定招标文件，将参数、工程量、工期、付款方式、违约责任等重要条款摘要报相关领导和部门审阅，无误后填写招标文件发布审批表（附表四）或公司直接采购审批表（附表五，按采购策划单确定的不需通过招投标方式采购的设备、材料或专业分包队伍用此表）。3、接到事业部核批的招标文件发布审批表或公司直接采购审批表后，向拟投标单位发布招标文件或进行询价（询价表见附表六）。4、招标文件发布后要进行跟踪，投标单位有疑问的，要及时进行答疑，有关参数方面的要及时反馈给相关部门；开标前，请各投标单位在投标单位签到表（附表七）上签到，如投标单位在开标现场变更投标文件相关内容如：价格、付款方式等，请投标单位授权委托人在偏离投标文件确认书（附表八）签字确认。5、开标或询价结束后，采购部汇总招投标情况或填写询价汇总表（根据情况可自行编制），第一时间报公司相关领导。6、按相关领导要求，选择合适的投标或报价单位进行商务谈判，谈判后招投标双方代表在商务谈判确认书（附表九）签字确认。采购部将谈判情况汇入已有的招投标情况说明，报相关领导。公司负责人召集相关部门负责人集体研究定标或定价意见，形成定标意见会办纪要（附表十）。7、采购部根据定标意见会办纪要填报定标意见表（附表十一）明确建议中标单位或定价意见按程序报批，附相关资料。8、各公司在招投标时，可根据实际情况确定是否收取投标保证金。五、合同洽谈及报批：1、接事业部核批后的定标意见表，在合约规划中选择合适的合同文本或根据实际情况草拟合同，结合招投标文件中的相关条款与中标单位进行合同谈判，合同初稿附合同稿意见征询表（附表十二）后按程序报批。2、按事业部对合同稿的要求，与中标单位进行再次洽谈，完善相关条款后将合同附在对应的合同会签单（附表十三、十四、十五）后按流程报批。六、零星采购：1、零星采购主要指：一次性采购总价在5万元（含5万元）以下的苗木、材料、物件采购及作业外包供方管控。2、凡有零星采购需求的相关部门填写零星采购申购单（附表十六），交本公司采购部负责人审核签字后转项目经理审批，总额在1万元（含1万元）以下的可交采购部执行；1万元以上的报绿化公司总经理审批后方可执行。3、零星采购中，采购物品单价在2000元（含2000元）以上的、一次采购总价在5000元（含5000元）以上的原则上应选择三家及以上供货商进行现场或电话询价，记载询价表。4、零星采购应每月汇总，零星采购汇总表（附表十七）应于次月五日前报至事业部成本部。5、一次性零星采购总价在2万元以上或认为有必要签订合同的可使用表十三，报至事业部成本部备案即可。6、合同移交参照本细则第七条。七、合同移交及归档：1、采购部将生效后的合同复印件交至相关部门和负责人，交接双方须在合同交接单（附表十九）上签字。2、退回投标保证金（如有）、收取履约保证金（如有）、申请支付定金（如有）后将本次采购所有资料整理归档。档案要有目录。八、供货商跟踪与评价：根据供货商评价表（附表二十）对总、分包队伍，各供货商进行跟踪评价。九、其他：1、为房产公司住宅项目配套工程所采购需求量较大的苗木、景观等可与相关的房产公司共同采购。2、采购全过程必须是多人参与、相互制约、共同把控，原则不得一人从事采购工作的任一环节。开标现场和商务谈判尽可能的要全程录像或录音。 3、对特殊情况下执行特事特办的采购可直接使用表十定标意见会办表，随表十一定标意见表上报。 4、相关申报表中提及的项目公司总负责人为分管董事长，重大事项必须报请项目公司总负责人审批。十、本细则二一四年七月一日起试行。试行中，如有不妥或不当之处，请执行事业部工程管理暂行办法的有关要求，并及时与事业部成本部联系，以便事业部作相应调整。二一四年六月四日 表一 公司物资采购、专业分包计划序号项 目 供货时间要求拟开标 时间合同签定时间中标单位情况备注中标单位全称联系人联系电话[phone]表二 绿化公司工程分包及专业分包、物资采购策划单 年 月 日工程名称拟分包及物资设备名称内 容 说 明拟分包及供货单位确定方法部门意见签字日期采购部工程部项目负责人绿化公司总经理（副总）项目公司总负责人转事业部成本部常务副总事业部总经理附件：工程分包，专业分包、物资材料设备采购计划表三：绿化公司工程分包及专业分包、物资供货单位考察意见单工程名称拟分包及物资供货项目名称本次考察分包及供货单位情况简介本次考察分包单位的相关资质考察小组人员部门意见签字日期采购部工程部项目负责人绿化公司总经理（副总）项目公司总负责人转事业部成本部常务副总表四绿化公司招标文件发布审批表工程项目名称招标项目或标的物招标文件实质性内容：拟邀投标单位：部门意见签字日期 采购部 工程部项目负责人绿化公司总经理（副总）项目公司总负责人转事业部成本部常务副总 附件：纸质招标文件表五 绿化公司直接采购申请表部品名称使用部位相关参数数量预计单价预计总价原因部门意见签名日期采购部项目负责人绿化公司总经理项目总负责人转事业部成本部常务副总经理总经理注：本表适用于不通过招投标形式，而拟采用询价或议价方式采购材料、设备的申请表六 询 价 表项目：供货商名称：地址：商家代表：联系电话：序号名称规格等级产地单价其他备注123456本报价含材料费、运费、人工工资、税金、利润等所有费用（在使用中可根据实际情况进行调整）。付款方式：供货数量及时间：质量要求：工程地点：询价时间：询价人：表七 投 标 单 位 签 到 表项目名称：招标单位：开标日期：开标时间：开标地点：序号投标单位全称投标代表联系电话签到时间备注123456本公司参加开标人员（签字）：表八 偏离投标文件确认书项 目开标时间及地点投标单位 参加代表偏离内容（可另增页，另增页需投标单位代表签字确认）：投标单位再次承诺：除以上偏离，其余条款均按投标文件，本单位响应招标文件的全部内容，同意招标文件所附合同的全部条款。此确认书作为投标文件一部分。投标单位参加人员意 见签 名日期注：1、此表在开标时商务标阶段洽谈结束后填写并确认。 2、投标单位签字人员中必须有委托代理人签字。表九 商务谈判确认书项 目开标（询价）时间招标单位谈判代表投标单位 谈判代表谈判内容谈判时间谈判地点最终确认总价双方协商一致的主要内容（可另增页，另增页需双方签字确认）：招、投标双方协商同意将上述内容纳入合同条款。投标单位再次承诺：响应招标文件的全部内容，同意招标文件所附合同的全部条款，本次协商的主要内容如与原招标文件及合同有不同之处以本谈判确认书为准。投标单位参加人员招标单位参加人员意见签 名意见签 名注：投标单位签字人员中必须有委托代理人签字表十 定标意见会办纪要时间地点定标项目开标时间参会人员会议主持人记录人内容：定标意见参会人员签字表十一： 定 标 意 见 表工程名称工程分包及材料设备名称开标日期投标报价情况表序号投标单位名称投标总报价（元）下浮点投标终报价（元）工期（天）自认付款方式开标情况备注联系人电 话123456定 标 情 况开标基本情况部 门意 见签 字日 期时间：地点：到场人员或单位：开标情况说明及定标意见：附件说明:采购部项目负责人绿化公司总经理（副总）项目公司总负责人转 事 业 部成本部常务副总事业部总经理附件：1、中标单位标书及资质 2、标底（如有） 3、招标标情况说明表十二：合同稿意见征询表工程项目名称合同项目或标的物合同签约单位合同主要内容描述：会签程序意见签名采购部 项目负责人绿化公司总经理（副总）项目公司总负责人转事业部成本部法务部财务部投审部常务副总附件：合同稿及电子档表十三 工程类合同会签单 单位: 编号:项目名称签约单位分包或标的物名称合同总价合同实质性内容说明（可另附页）部门意见签名日期采购部负责人项目负责人项目公司财务绿化公司总经理（副总） 项目公司总负责人转事业部成本部法务部财务部投审部常务副总事业部总经理注：总价5万元以下的报事业部成本部备案即可，5万元以上的报事业部审批。表十四： 重大合同会签单 编号:签约单位合同名称合同总价实质性内容说明（可另附页）部门意见签名日期 采购部项目负责人绿化公司常务副总绿化公司总经理项目公司总负责人转事业部成本部法务部财务部投审部常务副总总经理结转上海集团总部审批意见（合同总价300万元以上请用此表）附件：合同表十五零星采购申购单 编号：工程名称申请采购物品名称单位数量申购原因最迟供货（安装）时间详细的技术参数及要求：部 门意 见签名日期申请部门采购部门项目经理主管副总绿化公司总经理注：1、属于一个部门（申请人）申请的多项零星采购申购可执行一单 2、1万元（含本数）和1万元以上的零星采购审批权分别是项目经理和绿化公司总经理表十六 公司 月份零星采购汇总表 序号名称数量单价（元）总价（元）申请人批准人使用部位12345678910111213141516171819202122合 计绿化公司负责人： 部门负责人： 制表：表十七 合同交接单合同名称合同总价（元）甲方名称乙方名称联系人联系电话移交方采购部移交人接收方接收地点接收部门接收人接收时间是否原件移交说明注：交接时认真填写表十八供货商评价表项目名称： 供货商全称：供货内容： 联系人：评价项目评价人现场管理现场负责监理质量控制进度控制安全文明控制协调配合度技术服务能力售后服务总体评价是否可以长期合作评价时间：