绿化公司采购工作实施细则(征求稿)20140610.doc

盐城事业部绿化公司采购工作实施细则

为更好地做好采购工作，积极服务于现场施工，现根据****有限公司（以下简称事业部）《关于工程分包及专业分包、物资材料设备采购合同管理暂行办法》（盐欧成本部【2013】001号，以下简称工程管理暂行办法），结合绿化公司的实际情况，制定本实施细则。
一、本细则仅是在事业部工程管理暂行办法总的框架下进行细化，目的是有利于更好的规范和统一。
二、绿化公司采购范围：苗木（乔木、灌木、草皮、花草）、道路（铺设、各类管材、路牙、道板砖）、照明（亮化、道路）、景观小道、窨井盖等，以及与绿化公司正常生产经营相关的各类材料、设备。
三、采购工作的前期准备：
1、总体工程实施前，根据施工要求和合约规划编制工程分包、专业分包及物资材料、设备采购计划，填写《物资采购、专业分包计划表（代台账）》（附表一）。已施工项目，也可以根据实际情况，在工程施工中进行编制。
2、由公司主要负责人组织公司及事业部相关部门根据工程规模、特点研究确定工程分包、专业分包队伍的确定方式及物资、设备采购方式，填写《工程分包及专业、物资材料设备采购策划单》并转入事业部成本部（附表二）。
3、在施工中，公司可根据现场施工的实际情况提前作必要的调整和补充，计划调整报送事业部成本部。
四、工程分包、专业分包确定及物资材料、设备采购招投标（询价）工作：
1、采购部可根据采购计划提前与相关部门对接，包括技术参数、工程量、工期等，筛选供货商，向供货商征询相关技术参数并草拟招标文件，公司领导及相关部门认为需对工程分包、专业分包的队伍及物资材料设备供货商进行考察的可组织人员对相关队伍或供货商进行考察。考察前填写《分包单位、供应商考察意见单》（附表三）转事业部成本部，考察报告入档保管。
2、请相关部门最终确认相关参数及工程量等关键内容，拟定《招标文件》，将参数、工程量、工期、付款方式、违约责任等重要条款摘要报相关领导和部门审阅，无误后填写《招标文件发布审批表》（附表四）或《公司直接采购审批表》（附表五，按采购策划单确定的不需通过招投标方式采购的设备、材料或专业分包队伍用此表）。
3、接到事业部核批的《招标文件发布审批表》或《公司直接采购审批表》后，向拟投标单位发布《招标文件》或进行询价（询价表见附表六）。
4、招标文件发布后要进行跟踪，投标单位有疑问的，要及时进行答疑，有关参数方面的要及时反馈给相关部门；开标前，请各投标单位在《投标单位签到表》（附表七）上签到，如投标单位在开标现场变更投标文件相关内容如：价格、付款方式等，请投标单位授权委托人在《偏离投标文件确认书》（附表八）签字确认。
5、开标或询价结束后，采购部汇总招投标情况或填写《询价汇总表》（根据情况可自行编制），第一时间报公司相关领导。
6、按相关领导要求，选择合适的投标或报价单位进行商务谈判，谈判后招投标双方代表在《商务谈判确认书》（附表九）签字确认。采购部将谈判情况汇入已有的招投标情况说明，报相关领导。公司负责人召集相关部门负责人集体研究定标或定价意见，形成《定标意见会办纪要》（附表十）。
7、采购部根据《定标意见会办纪要》填报《定标意见表》（附表十一）明确建议中标单位或定价意见按程序报批，附相关资料。
8、各公司在招投标时，可根据实际情况确定是否收取投标保证金。
五、合同洽谈及报批：
1、接事业部核批后的《定标意见表》，在合约规划中选择合适的合同文本或根据实际情况草拟合同，结合招投标文件中的相关条款与中标单位进行合同谈判，合同初稿附《合同稿意见征询表》（附表十二）后按程序报批。
2、按事业部对合同稿的要求，与中标单位进行再次洽谈，完善相关条款后将合同附在对应的《合同会签单》（附表十三、十四、十五）后按流程报批。
六、零星采购：
1、零星采购主要指：一次性采购总价在5万元（含5万元）以下的苗木、材料、物件采购及作业外包供方管控。
2、凡有零星采购需求的相关部门填写《零星采购申购单》（附表十六），交本公司采购部负责人审核签字后转项目经理审批，总额在1万元（含1万元）以下的可交采购部执行；1万元以上的报绿化公司总经理审批后方可执行。
3、零星采购中，采购物品单价在2000元（含2000元）以上的、一次采购总价在5000元（含5000元）以上的原则上应选择三家及以上供货商进行现场或电话询价，记载《询价表》。
4、零星采购应每月汇总，《零星采购汇总表》（附表十七）应于次月五日前报至事业部成本部。
5、一次性零星采购总价在2万元以上或认为有必要签订合同的可使用表十三，报至事业部成本部备案即可。
6、合同移交参照本细则第七条。
七、合同移交及归档：
1、采购部将生效后的合同复印件交至相关部门和负责人，交接双方须在《合同交接单》（附表十九）上签字。
2、退回投标保证金（如有）、收取履约保证金（如有）、申请支付定金（如有）后将本次采购所有资料整理归档。档案要有目录。
八、供货商跟踪与评价：
根据《供货商评价表》（附表二十）对总、分包队伍，各供货商进行跟踪评价。
九、其他：
1、为房产公司住宅项目配套工程所采购需求量较大的苗木、景观等可与相关的房产公司共同采购。
2、采购全过程必须是多人参与、相互制约、共同把控，原则不得一人从事采购工作的任一环节。开标现场和商务谈判尽可能的要全程录像或录音。
3、对特殊情况下执行特事特办的采购可直接使用表十《定标意见会办表》，随表十一《定标意见表》上报。
4、相关申报表中提及的项目公司总负责人为分管董事长，重大事项必须报请项目公司总负责人审批。
十、本细则二〇一四年七月一日起试行。试行中，如有不妥或不当之处，请执行事业部工程管理暂行办法的有关要求，并及时与事业部成本部联系，以便事业部作相应调整。

二〇一四年六月四日

表一 公司物资采购、专业分包计划
序号
项 目
供货时间要求
拟开标 时间
合同签定时间
中标单位情况
备注
中标单位全称
联系人
联系电话
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

表二
绿化公司工程分包及专业分包、物资采购策划单

年 月 日
工程名称

拟分包及物资设备名称

内 容 说 明

拟分包及供货单位确定方法

部门
意见
签字
日期
采购部

工程部

项目负责人

绿化公司总经理（副总）

项目公司总负责人

转事业部
成本部

常务副总

事业部总经理

附件：工程分包，专业分包、物资材料设备采购计划

表三：
绿化公司工程分包及专业分包、物资供货单位考察意见单
工程名称

拟分包及物资供货项目名称

本次考察分包及
供货单位情况简介

本次考察分包单位的相关资质

考察小组人员

部门
意见
签字
日期
采购部

工程部

项目负责人

绿化公司总经理（副总）

项目公司总负责人

转事业部
成本部

常务副总

表四
绿化公司招标文件发布审批表

工程项目名称

招标项目或标的物

招标文件实质性内容：
拟邀投标单位：
部门
意见
签字
日期
采购部

工程部

项目负责人

绿化公司总经理（副总）

项目公司总负责人

转事业部
成本部

常务副总

附件：纸质招标文件

表五
绿化公司直接采购申请表

部品名称

使用部位

相关参数

数量

预计单价

预计总价

原因

部门
意见
签名
日期
采购部

项目负责人

绿化公司总经理

项目总负责人

转事业部
成本部

常务副总经理

总经理

注：本表适用于不通过招投标形式，而拟采用询价或议价方式采购材料、设备的申请

表六 询 价 表

项目：

供货商名称：
地址：

商家代表：
联系电话：
序号
名称
规格
等级
产地
单价
其他
备注
1

2

3

4

5

6

本报价含材料费、运费、人工工资、税金、利润等所有费用（在使用中可根据实际情况进行调整）。
付款方式：
供货数量及时间：

质量要求：

工程地点：

询价时间：

询价人：

表七 投 标 单 位 签 到 表

项目名称：

招标单位：

开标日期：

开标时间：

开标地点：

序号
投标单位全称
投标代表
联系电话
签到时间
备注

1

2

3

4

5

6

本公司参加开标人员（签字）：

表八
偏离投标文件确认书

项 目

开标时间及地点

投标单位

参加代表

偏离内容（可另增页，另增页需投标单位代表签字确认）：

投标单位再次承诺：
除以上偏离，其余条款均按投标文件，本单位响应招标文件的全部内容，同意招标文件所附合同的全部条款。此确认书作为投标文件一部分。
投标单位参加人员
意 见
签 名
日期

注：1、此表在开标时商务标阶段洽谈结束后填写并确认。
2、投标单位签字人员中必须有委托代理人签字。

表九
商务谈判确认书

项 目

开标（询价）时间

招标单位

谈判代表

投标单位

谈判代表

谈判内容

谈判时间

谈判地点

最终确认总价

双方协商一致的主要内容（可另增页，另增页需双方签字确认）：

招、投标双方协商同意将上述内容纳入合同条款。
投标单位再次承诺：
响应招标文件的全部内容，同意招标文件所附合同的全部条款，本次协商的主要内容如与原招标文件及合同有不同之处以本谈判确认书为准。
投标单位参加人员
招标单位参加人员
意见
签 名
意见
签 名

注：投标单位签字人员中必须有委托代理人签字

表十
定标意见会办纪要

时间

地点

定标项目

开标时间

参会人员

会议主持人

记录人

内容：
定标意见

参会人员签字

表十一：
定 标 意 见 表

工程名称

工程分包及材料设备名称

开标日期

投标报价情况表
序号
投标单位名称
投标总报价（元）
下浮点
投标终报价（元）
工期
（天）
自认付款方式
开标情况备注
联系人
电 话
1

2

3

4

5

6

定 标 情 况
开标基本情况
部 门
意 见
签 字
日 期
时间：
地点：
到场人员或单位：

开标情况说明及定标意见：
附件说明:
采购部

项目负责人

绿化公司总经理（副总）

项目公司总负责人

转 事 业 部
成本部

常务副总

事业部总经理

附件：1、中标单位标书及资质 2、标底（如有） 3、招标标情况说明
表十二：
合同稿意见征询表

工程项目名称

合同项目或标的物

合同签约单位

合同主要内容描述：
会签程序
意见
签名

采购部

项目负责人

绿化公司总经理（副总）

项目公司总负责人

转事业部
成本部

法务部

财务部

投审部

常务副总

附件：合同稿及电子档

表十三
工程类合同会签单

单位: 编号:
项目名称

签约单位

分包或标的物名称

合同总价

合同实质性内容说明
（可另附页）

部门
意见
签名
日期
采购部负责人

项目负责人

项目公司财务

绿化公司总经理（副总）

项目公司总负责人

转事业部
成本部

法务部

财务部

投审部

常务副总

事业部总经理

注：总价5万元以下的报事业部成本部备案即可，5万元以上的报事业部审批。

表十四：
重大合同会签单 编号:
签约单位

合同名称

合同总价

实质性内容说明
（可另附页）

部门
意见
签名
日期
采购部

项目负责人

绿化公司常务副总

绿化公司总经理

项目公司总负责人

转事业部
成本部

法务部

财务部

投审部

常务副总

总经理

结转上海集团总部
审批意见
（合同总价300万元以上请用此表）
附件：合同

表十五
零星采购申购单

编号：

工程名称

申请采购物品名称

单位

数量

申购原因

最迟供货（安装）时间

详细的技术参数及要求：

部 门
意 见
签名
日期
申请部门

采购部门

项目经理

主管副总

绿化公司总经理

注：1、属于一个部门（申请人）申请的多项零星采购申购可执行一单
2、1万元（含本数）和1万元以上的零星采购审批权分别是项目经理和绿化公司总经理

表十六
公司 月份零星采购汇总表

序号
名称
数量
单价
（元）
总价
（元）
申请人
批准人
使用部位
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22
合 计

绿化公司负责人： 部门负责人： 制表：
表十七
合同交接单

合同名称

合同总价（元）

甲方名称

乙方名称

联系人

联系电话

移交方
采购部
移交人

接

收

方
接收地点
接收部门
接收人
接收时间
是否原件

移交说明

注：交接时认真填写

表十八
供货商评价表

项目名称：

供货商全称：

供货内容： 联系人：

评价项目
评价人
现场管理
现场负责
监理
质量控制

进度控制

安全文明
控制

协调
配合度

技术服务
能力

售后服务

总体评价

是否可以
长期合作

评价时间：