企业无纸化办公实施管理办法(试行).doc

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无纸化办公实施管理办法（试行）
公司各单位、各科室：
为适应现代化企业发展的需要，倡导低碳办公理念，节约办公成本，最大限度减少一次性办公用品消耗，全面提升办公效率，经公司董事会研究决定，积极利用现代网络信息化等手段，在公司逐步全面推行无纸化办公。根据《党政机关厉行勤俭反对浪费》条例等规定，制定实施管理办法如下：
一、组织管理机构
组 长：****
副组长：******
成 员：*********
领导组主要负责公司无纸化办公的统筹规划工作。具体由办公室牵头，企管科、招标办配合做好组织实施、宣传发动、技能考核、监督执行等工作。
二、实施步骤
这次公司推行无纸化办公将循序渐进、由点到面逐步实施。有计划、有重点、有目的统筹抓好以下四个阶段工作。
（一）宣传发动，营造氛围（2月20日-3月31日）
通过早会、微信、宣传栏等途径宣传公司推行无纸化办公。各单位负责人要深刻认识实行无纸化办公对节约办公费用、提高工作效率、建设节约型企业的重大意义，高度重视并积极配合推进无纸化办公工作。
（二）提高技能，夯实基础（4月1日-5月31日）
工作组对各业务科室人员的电脑办公操作熟练程度进行一次全面的摸排，分批次进行考核，考核通过允许继续上岗，考核不合格的员工，自身要通过向同事请教、自学等方式提高操作熟练度，直至考试通过。确保科室全员都具备基本的电脑办公操作技能。
（三）试点推行，完善办法（6月1日-11月30日）
在个别单位或部分科室先行试点无纸化办公，并收回试点科室的所有打印设备。通过试行，对出现的与实际工作不相符的条款进行完善和变更；定期召开科室负责人工作研讨会，针对无纸化办公具体操作细则进一步完善，为全面推行提供可靠保证。
（四）全面展开，形成长效（12月1日-12月31日）
在公司各单位、各科室全面推行无纸化办公，并严格按照实施管理办法有关规定进行操作。各科室负责人对本科室无纸化办公负责，工作小组全程监督各单位、各科室操作规范，并对违反操作规范的行为和个人进行相应处罚，并将无纸化办公执行情况纳入到每月的绩效考核当中。

三、适用范围
除上级文件审批、涉及保密、存档、确需纸质文件报送等情况外，以下办公事项原则上均要实行无纸化办公:
1、公司红头文件的下发;
2、上级来文的传阅;
3、公司各类活动、会议等的通知;
4、下级单位上报公司的请示、报告等的呈送;
5、公司工作简报、会议材料、会议纪要、宣传册等的传阅;
6、有关文件、文稿的起草、修改等。
7、公司内部的个人请示、报告、总结、计划、各类工作报表、工作方案等
四、具体要求
（一）、建立信息平台，提升工作方式
1、对公司现有科室人员进行汇总，摸清人员岗位、通讯信息等情况；
2、安排专人建立公司公共邮箱、QQ办公群、微信办公群、中层干部群、党员群等办公联络平台，并将全体业务科室人员信息纳入其中，确保公司公共信息如公告、通知、公示等能够及时发布接收。确保工作人员相互之间可以随时进行信息交流反馈。
3、科室全体职工要养成每天使用电子邮箱及查阅电子邮箱的习惯；
4、 各科室需要保存的资料、文件，应该先考虑电子文档再考虑纸质文档的方式保存；
（二）、强化硬件升级，保证使用效率
全面升级现有打印设备硬件，确保无纸化办公落到实处。招标办负责办公电脑及打印设备的核实、备案、更新、回收等事宜。
（三）、注重特殊划分，确保正常业务
1、上级文件审批，上报上级部门的上行文等需要留有工作痕迹或者加密性质的文件，允许所在科室单独保留打印设备并印制纸质资料；
2、财务、审计等特殊工种，需要系统特定软件制作并上报的文档、表格等文件，允许单独保留打印设备并印制纸质资料。
（四）、集中设备回收，做到利用充分
1、除办公室、财务科外的所有科室，打印设备、复印纸等全部上交并妥善保管；
2、严格执行《办公用品管理制度》，强化出入库管理流程，原则上只允许文印室申请领取复印纸；原则上各科室办公纸质文档必须在文印室统一印发；
3、文印室全面执行工作日24小时上班制，严格执行办公复印、打印登记制，公司内部经办人员打印、复印完成后需在登记表中签字确认。外来人员需要使用，必须经办公室同意。100份以上资料必须经过分管领导同意后方可进行；
4、文印室要将日常工作打印产生的单双面纸进行分类收集整理，不涉及加密的单面纸尽量做到重复利用（如请假、出差、办公用品计划申领、派车等公司内部单据），最大限度节约办公用纸。
5、企管科负责将无纸化办公工作纳入每月绩效考核并予以监督实施。
本办法从2017年2月20日起试行。未尽事宜由办公室负责解释。
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