物资供应系统物资比价采购及合同签订实施细则.doc

物资供应系统
物资比价采购和合同签订实施细则
(讨论稿)
为进一步细化业务流程,规范比价招标和合同签订行为,从而达到物资采购成本符合市场规律,维护企业的合法权益不受到侵害，全面提升经济运行质量和依法治企的目的,特制定本细则。
一、 物资比价实施细则
1、成立组织机构
为加强物资比价采购组织管理，各单位要成立物资比价采购管理委员会：
（1）物资供应公司
主 任： 供应公司经理
副主任： 供应公司副经理、 吕梁山煤电供应公司经理 、 晋北煤业供应公司经理
成 员：物资供应公司合同价税科、采购科室、企管科、纪委负责人，系统各采购单位负责人
物资比价采购管理委员会下设比价采购管理办公室（以下简称比价办），办公室设在公司合同价税科。
主 任：合同价税科负责人
成 员：由公司企管科、材料科、配件科、设备科、合同价税科、办公室、财务科、纪委等部门的有关人员组成。
（2）二级单位
主 任：分管经营的领导或单位行政正职
副主任：行政正职为主任单位的分管经营的领导
成 员：供应部门、企管部门、财务部门、纪检部门负责人及
物资比价采购管理委员会下设比价采购管理办公室（以下简称比价办），办公室设在各单位供应部门。
主 任：供应部门负责人
成 员：书记、计划员、统计员、合同管理员。
2、物资比价采购管理委员会及比价办职责
（1）物资供应公司
① 比价采购管理委员会负责对比价办起草的比价和合同管理办法进行审定和签发执行；对拟进入的供货厂商进行综合评定经集团公司主要领导审批后共同签发准入证及对准入的进行年审；参加比价会议对比价的过程进行监督并对最终确定的供货厂商和价格进行签字认可；对比价过程中存在的问题可提出质疑也可推荐新的供货厂商；与集团公司各使用物资单位和相关专业职能部门进行指定供货厂商工作的协调。
② 比价办按照集团公司相关管理规定，在比价采购管理委员会的领导下，主要负责：拟定比价采购和合同管理办法；对集团公司规定招标物资范围内供应商资质证书和设备招标各投标单位所附配件价格进行核实；对各材料、配件科所提供的材料、配件采购计划，供应商资质证明，厂商报价，进货通知单，合同，发票等资料和票据在规定的时间内进行核实、审查和送领导审批；负责市场调查和走访供货厂商并建立供货厂商信息资料库；负责建立比价效果、供应商资质和合同登记台帐并规范登记；负责一年一次的准入供应商资质审查准备；负责各种比价资料的整理、保管和归档工作；负责新采购物资的编码输入和确定计划价；筹备和组织除设备外各种比价会议的召开；负责设备合同的审批工作；对二级单位比价采购业务和合同管理进行检查指导和监督考核，并对本部单位的上报合同进行审查和送审。
（2）二级单位
① 比价采购管理委员会负责对比价办起草的比价和合同管理办法进行审定和签发执行；对拟进入的供货厂商进行综合评定并共同签发准入证及对准入的进行年审；参加比价会议对比价的过程进行监督并对最终确定的供货厂商和价格进行签字认可；对比价过程中存在的问题可提出质疑也可推荐新的供货厂商。
② 比价办按照集团公司相关和供应公司的管理规定，在比价采购管理委员会的领导下，主要负责：拟定比价采购和合同管理办法；严格按照批准的比价和合同管理办法进行规范操作；进行合理的分工和岗位设置，做到协调配合和相互制约；组织比价会议的召集和日常管理工作；按照分工做好所提供材料、配件采购计划，供应商资质证明，厂商报价，进货通知单，合同，发票等资料和票据的核实、审查和送领导审批工作；负责市场调查和走访供货厂商并建立供货厂商信息资料库；负责建立比价效果、供应商资质和合同登记台帐并规范登记；负责比价和合同签订所有资料的归集、整理和存档；负责一年一次的准入供应商资质复查准备。
3、物资比价采购业务界限划分
山西焦煤集团集中采购、集团公司规定招标范围以外的计划采购物资、特殊产品和新设备、新材料及安全生产急需物资均在比价采购业务范围内。
物资供应公司负责本部、汾河焦煤公司采购权限范围内的物资比价采购业务；
吕梁山煤电供应公司、晋北煤业供应公司、霍宝干河煤矿负责采购权限划分范围内的物资比价采购业务；
其他二级单位供应部门负责原下矿物资的比价采购业务，3000元以下的临时计划采购物资可不签订合同但要比价同时严禁人为拆解计划；对在两级供应公司采购范围内但其不能及时供应的“急、难、小”零星物资经限价批准后可不比价采购，发生不经审批，按超范围采购论处。
4、比价采购方式及应用范围
比价采购方式分为集中比价、零星比价、竞争性谈判比价、单一来源比价、询价比价等，分别应用范围如下：
（1）集中比价：除集团公司要求招标的物资外，对那些长期使用、有历史价、有计划价、年使用数量大或金额大、市场价波幅不大的需用物资，在摸清历史采购价的基础上，在年底或年初按照物资类别进行打包并选择三家以上信誉好的供货场厂商进行报价，报价后组织召开比价会议，根据报价结合目前市场情况确定供货价格，既可单品种确定也可整体在历史价的基础上下浮或者两者结合使用。这是比价方式最重要的一种。
（2）捆绑式零星比价：这种方式主要用于月度计划中年初或年底没有定价的采购金额较小的同类物资捆绑在一块进行比价。
（3）单一来源比价：主要针对一些垄断产品、主要机型生产厂家专供的采购物资和集团公司的保护产品所采取的一种比价方式。如主机配件。但供货厂商必须提供三家以上其他需用单位销售发票复印件。
（4）临时询价比价：主要针对那些价格波幅较大、月度计划中以前没有定价且采购额大或以前没有确定过定价零星计划中的采购物资。如电缆、轻油。轻油执行石油公司当天的挂牌价，电缆按铜当天的期货价核算并比价。
（5）竞争性谈判比价：主要指通用物资当价格波幅超过5%时，由采购方向三家以上的供货厂商提出要求降价的比价方式。
5、比价采购供应商资质要求
严格执行集团公司供应商准入制度，未按程序批准入围的供应商不得参与业务洽谈签定合同，特殊情况需履行相关审批手续；除供应公司外其他单位可按自己制定的准入程序审批。准入供应商在一年内发生严重质量责任或售后服务极差的撤消其准入资格，严禁在集团公司内部任何单位参与采供业务。
6、比价采购业务流程
（1）物资供应公司
①月度正式采购计划
第一步：采购计划会审
先由材料、配件科编报每月物资采购申请计划并在每月2日给价税科，由价税科对推荐的供货厂商（同品种供货厂商推荐要求不得低于三家）进行资质审查，审查后在每月4日组织公司领导、各业务科室科长和计划员对申请计划进行会审，先由业务科长对计划整体情况进行说明，包括申报、库存、拟采购、需比价、预计价差、急需物资、新采购物资、资金需求等情况；其次各参会人员发言；第三公司领导发言，最后确定各类物资的供货厂商。对没有准入和超准入范围的厂商坚决不能给予计划，特殊情况经审查批准办理准入证后方可给与计划。计划会审后，由价税科负责在次日内完成整理并经公司领导签字后除自己留存2份外，分送公司领导各1份和业务科室各2份。
第二步：已定价采购物资合同和进货通知单的填制、审批及票据传递
材料、配件科根据经计划会审会议批准的采购计划，对已经确定价格的物资品种，由计划员负责起草合同并填制“合同送审责任表”和出具“进货通知单”，合同和“进货通知单”均要合理编号，经本人签字、科长批准和合同经出卖人签字盖章后，每月6日—7日(代储每月27日—28日)一并交合同价税科审查合同条款和“进货通知单”，价税员审核进货通知单并在通知单上写清执行价格依据，合同管理员审核合同条款；经合同价税科合同管理员、价税员、科长审查核实无误并签字认可后，由价税员分送纪检员、分管经理、书记、经理审批签字（进货通知单不需合同员、纪检员、书记签字）。无特殊情况要求在3日内完成审核和审批工作。设备合同由设备计划员完成公司内部的审批工作，公司审批完成后计划员交由价税科，由价税科负责送集团公司审批，但审批所需资料计划员要准备齐全,无特殊情况要求在15日内完成审批工作。
材料、配件合同和进货通知单经公司经理审批后，由合同管理员在合同上加盖合同专用章，然后由价税员把合同审批表、合同第一联、进货通知单第一联留存合同价税科，其他各联返回计划员；合同价税科价税员根据合同建立合同台帐，并把进货通知单进行复印一份留存，以便发票入帐时进行核对，完成后把合同审批表、合同、进货通知单原件交由合同管理员，由合同管理员进行公司合同的统一编号并登记合同台帐。设备合同审批完并加盖合同章后除集团和各子公司留1份外，其它返回给计划员，由计划员登记台帐、核销和归档。
材料、配件科计划员接到审批的合同和进货通知单后，就可通知厂商拿进货通知单并按要求组织进货。
第三步：需比价采购物资比价程序及合同、进货通知单的填制和审批
对于没有确定定价的采购物资，由材料、配件科计划员根据物资需用的紧急程度，按照物资采购性质确定合理的比价方式，进行询价、比价并填写比价采购会审单，询价原则不低于三家，单一来源的询价可提供全国统一价或供给其他需用单位三家以上的销售发票，比价采购会审单填制好后连同各厂商报价单一起提前三天报送价税科（报价单上要有报价单位的公章、联系人、联系电话），由合同价税科价税员对各厂商的报价进行核实，同时通过市场或其他厂商进行再一次的询价，要求自接到比价单起在3天内完成并组织比价，价税科核实和调查价格完成后，组织比价委员会成员上会确定价格，参加人员包括分管经理、业务科长、计划员、企管科负责人、办公室负责人、价税科负责人、价税员、价税组长、合同专管员。有特殊规定定价方式的按规定执行，没有的特殊规定的原则上选择经会上谈判确定的最低价格，而且厂商选择最低价格的厂商；有厂商要求的按要求办，但价格执行最低价。确定价格后由参会人员在比价会审单和会议记录本上签字，会议记录由价税科人员负责。比价程序为首先由计划员进行采购材料使用的简要说明，其次由价税员进行价格调查汇报，第三各参会人员发言有疑义的现场进行再次询价或调整，第四确定价格和供货厂商，最后参会人员签字。
比价会审单签字完毕后，由价税科价税员送公司经理审批，审批无特殊情况要求在次日上午完成，审批后复印分送公司分管领导、业务科室、合同管理员，厂商报价自己留存同时登记比价采购效果台帐。
计划员接到签字齐全的比价会审单后，便可起草合同，剩余程序同已确定价程序一样。但合同管理员在合同归档时必须增加“比价会审单”资料。
第四步：发票审核
供应商接到“进货通知单”后，积极组织供货，货到经验合格后，立即开据合法一般纳税人增值税发票送计划员审核，计划员审核无误经本人、业务科长签字后，附验收快报送合同价税科价税员与计划、进货通知单核对，无误后经本人、科长签字后先登记合同台帐然后把发票返回计划员，验收快报留给合同管理员作为核销合同的依据。审核发票时间为每月的19日至23日，自接到后2日内审核完毕。
②临时计划
对于各种临时计划由计划员负责编制临时计划送价税科，由价税科组织相关人员每星期一召开一次临时计划会审会议，会议内容一是审查各种计划的合理性，即各种计划必须要有各单位分管领导签字和计划申报时间是否合理；二是审查各采购物资价格，对已有确定价的进行核实，对没有确定价的进行比价（但比价单必须提前报送价税科），计划会审后其他程序跟正式计划一样。未经会审会议确定的采购物资价税科不得签订合同和接受进货通知单。
（2）本部二级单位
①月度正式采购计划
第一步：采购计划会审
先由计划员按规定时间编报每月物资采购申请计划并报科长、分管领导甚至单位负责人审批.
第二步：已定价采购物资合同和进货通知单的填制、审批及票据传递
计划员根据批准的采购计划，对经比价和已经确定价格的物资品种，由计划员负责起草合同并填制“合同审批表”和出具“进货通知单”，合同和“进货通知单”均要合理编号，经本人签字送价格员、合同管理员、资质管理员审查并签字后报科长和单位分管领导审批，审批后一并送供应公司合同价税科审查合同条款和“进货通知单”；经合同价税科合同管理员、价税员、科长审查核实无误并签字认可后，由价税员送供应公司分管经理、经理审批，公司经理审批后，由合同管理员在合同上加盖合同专用章并进行登记，登记后返回二级单位。无特殊情况要求在当天完成审核和审批工作。单份计划采购总额在3000元以下零星采购物资可不签订合同,但单价在2000元以上的采购物资要签订合同。
二级单位计划员接到审批的合同和进货通知单后，就可通知厂商拿进货通知单并按要求组织进货和同时登记合同台帐。供应厂商应是已准入的，二级单位应将准入的供应厂商名单给供应公司1份，以便核查。
第三步：需比价采购物资比价程序及合同、进货通知单的填制和审批
对于没有确定定价的采购物资，由计划员根据物资需用的紧急程度，按照物资采购性质确定合理的比价方式，进行询价、比价并填写比价采购会审单，询价原则不低于三家，单一来源的询价可提供全国统一价或供给其他需用单位三家以上的销售发票；比价采购会审单填制好后组织召集比价委员会成员开比价会议（报价单上要有报价单位的公章、联系人、联系电话），参会人员由各单位自定。确定价格后由参会人员在比价会审单上签字。比价程序为首先由计划员进行采购材料使用的简要说明，其次各参会人员发言有疑义的现场进行再次询价或调整，第三参会人员签字。
比价会审单签字完毕后，由计划员复印给相关人员，同时登记比价采购效果台帐和起草合同，剩余程序同已确定价程序一样。
第四步：发票审核
供应商接到“进货通知单”后，积极组织供货，货到经验收合格后，及时开据合法一般纳税人增值税发票送计划员审核，计划员审核无误经本人签字后送价格员审核，审核无误经本人签字后分送科长、分管领导和单位负责人审批，审批后核销合同和入账。
②临时计划
对于各种临时计划经分管领导审批后，其它程序跟正式计划一样
（3）其他单位
可根据各单位规定制定自己的业务流程。
二、合同管理
1、合同签订范围：
供应公司所有采购物资都需要签订合同；本部各单位除国有多经产品和3000元以下零星采购物资外，其它自购物资均要签订合同；霍宝干河、吕梁公司、静乐公司、汾河公司可根据各单位的规定去签订。
2、合同起草
实行谁采购谁起草的原则
3、合同审批权限
供应公司和本部单位签订的合同均要经供应公司经理审批，其他单位可根据规定的权限审批。
4、合同审批程序
供应公司：采购计划员签字——业务科长签字——价税员审核签字——合同管理员审核签字——价税科长审核签字——纪检部门负责人------分管领导审核签字——书记签字-------供应公司经理审批签字——合同管理员盖合同章
本部单位：计划员签字——合同管理员审核签字——供应科长签字——分管经营领导签字——价税科价税员签字——价税科合同管理员签字——价税科长签字——供应公司分管领导签字——供应公司经理审批——价税科合同管理员盖合同章。
其它单位：可根据各单位规定权限去审批。
5、合同所附资料：
签字齐全的比价会审单和进货通知单；以前已确定价格的可不附比价会审单，但要在进货通知单上写清执行价格的依据。
6、合同文本：
使用十八条条款的国家规范文本，在没有征得当地工商部门的同意下条款复印手写，不允许使用电子版。
7、合同条款填写：
（1）标的、数量、价款及交（提）货时间
无论直接在合同上填写还是附的采购物资明细，标的名称、型号规格、计量单位、数量、单价、总额、要求到货时间、税率和限定产品生产厂家的都要写规范、写全、写清楚；合同审批表上填写的金额均为含税金额，明细上写不含税金额。
（2）质量标准：有国标的执行国标，没国标的执行部标或行业标准，有具体标准的填写具体标准，不能笼统写为“执行国标或行标”，应该写明标准的具体代码。
（3）出卖人对质量负责的条件及期限：应填写为“除使用原因外，实行质量三包，保质期为××年”，保质期要根据产品的性质具体定不能一概而论，保质期不能低于产品说明书上的保质期。
（4）包装标准、包装物的供应与回收：应填写为“方便装卸足以保护产品安全；包装物由出卖人免费提供，不回收”。
（5）随机的必备品、配件、工具数量及供应办法：
应填写为“与提供的说明书、清单或协议一致，免费提供”。
（6）合理损耗标准及计算方法：
此条除检斤、检尺的材料外，可不填写；检斤、尺材料应按国家规定计量标准填写。
（7）标的物所有权自-------时起转移，但买受人未履行支付价款义务的，标的物属于------所有：
应填写为“交货”和“出卖人”。
（8）交（提）货方式、地点：应填写为“出卖人送货到买受人库房”或“由买受人到出卖人所指定地点自提”。
（9）运输方式及到达站（港）和费用负担：应填写为“汽运或铁运到买受人库房，费用由买受人或出卖人承担”或“由买受人自提费用自理”。
(10) 检验标准、方法、地点及期限：应填写为“由双方人员在买受人库房在XX天内进行品质的外观验收和数量的全部验收(油脂要对质量进行抽检)”验收期限根据产品性质合理确定。
（11）成套设备的安装及调试：
此条一般不填写填“无”，设备特殊产品可填写为“由出卖人免费安装、调试及人员培训”。
（12）结算方式、时间及地点：应填写为“货到验收合格，出卖人提供合法的含17%或其它税率的增值税发票买受人上帐后分期付款 ”。
(13) 担保方式（也可另立合同）：此条一般不填，不填时写“无”。
（14）本合同解除的条件：应填写为“不能按时供货或提供产品质量不符合规定经采取补救措施仍不能满足的。”。
（15）违约责任：应填写为“出卖人履行义务不符合约定采取补救措施并赔偿所造成的损失”。
（16）合同争议的解决方式：本合同在履行过程中发生地争议，由双方当事人协商解决；也可由当地工商行证管理部门调解；协商或调解不成的，按下列第（一）种方式解决：应填写为“（一）即向太原仲裁委员会申请仲裁。凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，均提请太原仲裁委员会按照该会现行仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。”
（17）本合同自---------起生效：应填写为“自双方签字盖章后。”
（18）其它约定事项：应填写为“出卖人要按照买受人的要求提供合法有效的资质材料和符合国家环保标准的产品和包装，否则给买受人造成的损失全部由出卖人承担”。
另外合同签订地点填写“霍州市辛置镇”，签订时间按出卖人签字盖章的时间填写，出卖人和买受人的信息也要填写完整；合同条款填写时不允许出现空白，不填内容时写“无”。
8、合同编号：
供应公司：每份合同有两个编号，第一个编号为各计划员编号，基本格式为“类别0901+月份+年连续序号”，类别由各计划员规定用两个字母表示比如材料用“CL”表示，月份用两位数表示，序号用三位数表示；第二个编号由合同价税科对公司的所有合同统一编号，格式为“GY0901+月份+年连续序号”，序号用四位数表示。
本部单位：具体为“单位0901+月份+年连续序号”“单位”用两个字母表示，如团柏用“TＢ”表示，序号用四位数表示。
其它单位：基本格式为“单位或类别0901+月份+年连续序号”，也可根据自己单位规定去编号。
9、合同台帐登记、核销和归档
供应公司：合同盖完章后，首先由价税员登记合同台帐，登记完后把比价会审单和进货通知单进行复印，复印件价税员留存，原件连合同一块交合同管理员，由合同管理员重新编号并进行合同台帐登记;合同核销以验收快报为准(快报由总库每星期一集中提供一次)，由价税科合同管理员核销自己登记的合同台帐；合同管理员每月对合同统一整理并装订成册，次年初统一移交档案室。
本部单位：
合同盖完章后，首先由各单位合同管理员通知供应部门相关人员，同时对合同进行登记，登记完后归档同时根据验收快报核销合同，每月一整理，次年初移交单位档案室。合同归档时所附材料必须齐全。
其它单位：
可根据岗位设置和分工，做好合同的登记，核销和归档工作。