公文收发管理办法.doc

唐山湾生态城国泰热力有限公司公文收发管理办法
第一章发文管理
第一条各部门需要对外发送的文件，首先应由发文部门主办人员拟稿，经部门负责人审核签字、综合办公室文秘工作人员从文体格式上审核修改后、综合办公室主任签字，报送公司主管领导或总经理签字，再由拟文部门主办人员持审签单印发，加盖公司公章（附：发文审签单）。
第二条公文的制发程序包括：拟稿、审核、签发、复核、打印、分发。
（一）拟稿
拟稿通常原则是“谁主管、谁拟稿”，重要文件应由部门负责人或分管领导亲自撰写。
（二）审核
综合办公室对业务职能部门拟写的，以公司名义发文的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿部门同意并请示公司分管领导后，重新修改后再审。
（三）签发
业务职能部门拟写的文稿，统一归综合办公室审核后，再送（提）交公司领导签发。文件经过公司领导签发即成定稿，产生效力。
（四）复核
公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否符合要求等。
（五）印制
文件经公司领导签发，办公室复核后即印制。文稿印制前应确定印制份数，编好发文字号，以便一并缮印。
（六）分发
公司发出的文件，均需进行严格登记，建立发文登记表，登记后方可由主办部门分发至受文单位。

第二章收文管理
第三条收文办理是指收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、回收等程序。
第四条签收和登记。凡上下级往来的公文由综合办公室统一签收，编号登记，并进行文件传阅。
第五条审核
收到需要办理的公文，由办公室文秘人员在登记后进行文件传阅，并在传阅单上并提出拟办意见，必要时可根据来文要求限定办结时限。交综合办公室主任签审。
第六条拟办
办公室主任阅签后，呈总经理对公文提出意见。根据总经理阅签意见，送达公司相关领导阅示。
第七条批办
公司相关领导收到需要阅示的公文时，对有具体请示事项的，传阅人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第八条承办
文秘人员接到公司领导签批的公文后，应按领导批示意见转至承办部门阅办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本单位职责范围的，应及时向主批人汇报，并协调修改批办意见，后交文秘人员，由文秘人员转新承办部门办理。
第九条催办
对送领导审批和交承办部门承办的文件，办公室文秘人员应负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办部门接到文件、函、电等应立即指定专人在规定的期限内办理完毕，不得拖延，紧急公文应随到随处理，提出办理时限，阅文人员应签字并注明阅文时间。
第十条回收
公文办结后，由综合办公室文件收发人员及时回收并归卷保管。
第十一条其他规定
（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件传送无关人员阅览；对尚未传达的密级文件不得向外泄露内容。
（二）公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，对涉及两个部门以上的事项，应由主办部门会同协作部门协商处理和答复。
（三）公文密级由综合办公室依照上级规定和公司实际合理设置，禁止个人、部门随意扩大阅读范围，防止泄露公司经营机密。

第三章公文归档
第十二条属于公司发文的，档案管理人员应将发文原件（一份）和发文审签单一起装订存档。
第十三条属于公司收文的，综合办公室应将收文和传阅单一起装订存档。
第十四条公文借阅查询需经综合办公室主任批准，办理借阅查询登记，阅用完毕应及时归还，注销登记。

附件一：呈文格式
附件二：发文格式
附件三：公文函的格式
附件四：发文审签单
附件五：收文呈批（传阅）笺

唐山湾生态城国泰热力有限公司
发文审签单
日期： 年 月 日
文件名称

文件编号

主 题 词

主送：
抄报（送）：
发文主办部门：
拟稿人：
核稿人：
部门负责人

综合办公室

主管领导

领导批示：
打印：
校对：
份数：
办公室发文经办人：

存档经办人：

附件备注：

唐山湾生态城国泰热力有限公司
收文呈办笺
收文编号：唐国泰热力-2015-B20
来文日期
来文机关
文 号
密级
文件名称
2015.11.26
区住建局
曹妃甸区住建通字 [2015]31号

关于调查工程款、农民工工资支付情况的通知
公司领导批示

批示
办公室主任

拟办意见
送秋玲同志：
建议：呈永来同志阅。

综合办公室
2015年11月26日
程反馈办理进

承办人：金斌 审核人： 联系电话： 传真：
呈报：
转发：

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