行政执法案卷制作要点.ppt

1安徽省邮政管理局市场监管处市场监管行政执法案卷市场监管行政执法案卷制作要点制作要点宣海波宣海波2案由选择1、建议案由不要太多；2、严格按照邮政市场行政执法案件案由规定（试行）执行，不要自行创设案由；3卷内文件目录文件提供人：应当按照实际情况填写，文件提供人：应当按照实际情况填写，不能全部都是管局。例如：营业执照等不能全部都是管局。例如：营业执照等4立案审批表当事人：当事人：1、个人和单位要选择一个，另、个人和单位要选择一个，另一项删除。一项删除。2、信息填写要全面，不要出、信息填写要全面，不要出现空白现空白案情说明时，应当是案情说明时，应当是“涉嫌涉嫌”违法，不违法，不能直接定论为能直接定论为“违法违法”。案情说明不能。案情说明不能等同于案由。等同于案由。最后要写明是否予以立案。最后要写明是否予以立案。负责人意见要明确同意或者不同意，不负责人意见要明确同意或者不同意，不能写以会议纪要为准能写以会议纪要为准办案人员需要一致，也并非科室人员都办案人员需要一致，也并非科室人员都要是办案人员要是办案人员案件来源说明清楚准确案件来源说明清楚准确5行政处罚意见告知书违法事实部分为表述违法事实，不需要违法事实部分为表述违法事实，不需要写调查经过。写调查经过。6行政处罚决定书应在处罚意见告知书送达次日起满应在处罚意见告知书送达次日起满3个工个工作日后作出作日后作出非行政处罚的内容，不要记录在处罚决非行政处罚的内容，不要记录在处罚决定书中；定书中；7送达回证受送达人：案件当事人。若是单位，应受送达人：案件当事人。若是单位，应该写单位全称，不能简写该写单位全称，不能简写送达单位：送达单位：*市邮政管理局市邮政管理局送达方式：直接送达、留置送达、委托送达方式：直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、公告送达等。没有送达、邮寄送达、公告送达等。没有“当面送达当面送达”等名词。等名词。送达人：最好手写签名，不能是空白不送达人：最好手写签名，不能是空白不写写8询问笔录内容填写要全，包括时分都要写。内容填写要全，包括时分都要写。内容：内容：1、首先要确认被询问人身份；、首先要确认被询问人身份；2、询问的内容要围绕案件来写，被询问、询问的内容要围绕案件来写，被询问人回答的内容要有取舍；人回答的内容要有取舍；格式：格式：1、记录人要从始而终，一份询问笔录不、记录人要从始而终，一份询问笔录不要出现两个笔迹；要出现两个笔迹；2、笔录内容中间不要空行；、笔录内容中间不要空行；3、尾部单行划斜杠，每行的尾部不需要、尾部单行划斜杠，每行的尾部不需要划斜杠；划斜杠；9现场笔录格式：格式：1、同询问笔录；、同询问笔录；2、当事人要在现场笔录记录结束位置标、当事人要在现场笔录记录结束位置标记记“情况属实情况属实”相关信息相关信息10询问通知书（当事人名称）因调查一案，请你（单位）于年月日点分到接受询问。根据中华人民共和国行政处罚法第三十七条的规定，你有如实回答询问、协助调查的义务。请携带以下材料：1.2.3.办案人员：联系电话：（印章）年月日11证据材料1、如果是复印件，需要证据提供人签名或者盖章确认与原件核对无误，注明情况，并由办案人员签名或者盖章；2、复印件需要提供完整版，太大的需要缩印；3、涉及到企业的，应当要有企业的营业执照复印件；如果获得许可，还需要有许可证复印件；4、询问笔录和现场笔录，有涂改的，涂改处要有相应处理；5、拍摄照片，要有制作时间，制作人，证明对象等相关信息。12延期（分期）缴纳罚款批准书_：_年_月_日，本机关向你（单位）发出_号行政处罚决定书，对你（单位）作出罚款_（大写）的决定，现根据你（单位）的申请，本机关依据中华人民共和国行政处罚法第五十二条的规定，同意你（单位）：延期缴纳罚款。延长至_年_月_日（大写）止。分期缴纳罚款。第_期至_年_月_日（大写）前，缴纳罚款_元（大写）（每期均应当单独开具本文书）此外，尚有未缴纳的罚款_元（大写）。13延期（分期）缴纳罚款批准书代收机构以本批准书为据，办理收款手续。逾期缴纳罚款的，依据中华人民共和国行政处罚法第五十一条第（一）项的规定，每日按罚款数额的3%加处罚款。加处的罚款由代收机构直接收缴。本文书一式两份：一份由行政执法部门备案，一份交申请人。（印章）年月日14缴款单填写*邮政管理局邮政管理局被处罚主体被处罚主体15行政处罚结案报告内容要具体。要写明处罚是否已缴纳，内容要具体。要写明处罚是否已缴纳，责令整改是否整改完毕，不能简单的写责令整改是否整改完毕，不能简单的写“已执行已执行”16行政处罚集体讨论纪要1、对于情节复杂、重大违法行为、予以较重行政处罚的案、对于情节复杂、重大违法行为、予以较重行政处罚的案件适用；件适用；2、应当记载讨论的时间、地点、参加人，案件承办人对案、应当记载讨论的时间、地点、参加人，案件承办人对案情的汇报，听证主持人对听证情况的汇报及参加集体讨论情的汇报，听证主持人对听证情况的汇报及参加集体讨论人的主要意见；人的主要意见；3、应当形成最终处理意见；、应当形成最终处理意见；4、记录完成后参会人员签名。、记录完成后参会人员签名。17注意事项（一）1文书中当事人是指被检查单位（人）、被复查单位（人）、文书中当事人是指被检查单位（人）、被复查单位（人）、登记保存证据单位（人）、被处罚单位（人）、被询问人、申登记保存证据单位（人）、被处罚单位（人）、被询问人、申请听证的单位（人）。请听证的单位（人）。当事人是单位的，其基本情况，应当以工商登记管理机关核准当事人是单位的，其基本情况，应当以工商登记管理机关核准的名称、地址、生产经营范围和所有制性质、法定代表人等情的名称、地址、生产经营范围和所有制性质、法定代表人等情况为准。如实际情况与工商登记情况不一致，由单位另行出具况为准。如实际情况与工商登记情况不一致，由单位另行出具证明。当事人是个人的，以其身份证上的资料、信息为准。证明。当事人是个人的，以其身份证上的资料、信息为准。2.文书应当按照规定的格式，使用蓝色或者黑色的水笔、签字文书应当按照规定的格式，使用蓝色或者黑色的水笔、签字笔或者打印机填制，执法文书书写不得用铅笔、圆珠笔，字迹笔或者打印机填制，执法文书书写不得用铅笔、圆珠笔，字迹清晰、文字规范、文面清洁。清晰、文字规范、文面清洁。18注意事项(二）3.因书写错误需要修改的，应按照语言文字的规范修改方因书写错误需要修改的，应按照语言文字的规范修改方法进行。在特定的条件下，出现文字错误，又不能重新书法进行。在特定的条件下，出现文字错误，又不能重新书写的文书，要在更改涂抹处加盖与文书内容有关人员的印写的文书，要在更改涂抹处加盖与文书内容有关人员的印章或按手印。能够重新制作的建议重新制作。章或按手印。能够重新制作的建议重新制作。4.预先设定的文书栏目，应逐项填写，不得有空项；摘要预先设定的文书栏目，应逐项填写，不得有空项；摘要填写的，应简明、准确、完整，填写的，应简明、准确、完整，5.文书首页不够记录时，可另附页，但首页及附页均应当文书首页不够记录时，可另附页，但首页及附页均应当由当事人签名并注明日期。打印文书有多页的，应当加盖由当事人签名并注明日期。打印文书有多页的，应当加盖骑缝章。骑缝章。19注意事项（三）6.使用的文书需由执法人员签名的，均要由两名以上的行使用的文书需由执法人员签名的，均要由两名以上的行政执法人员签名。政执法人员签名。7.调查取证时，向当事人索取的许可证、营业执照、生产调查取证时，向当事人索取的许可证、营业执照、生产销售记录、自查报告等有关书证材料，复印后应加盖企业销售记录、自查报告等有关书证材料，复印后应加盖企业印章；或者由执法人员在复印件空白处标注印章；或者由执法人员在复印件空白处标注“本件与原件本件与原件核对无误核对无误”并签名。并签名。8.案件移送书的有关材料，被移送单位应留原件，移送单案件移送书的有关材料，被移送单位应留原件，移送单位留复印件。位留复印件。20注意事项（四）9、涉及到听证的，行政处罚意见告知书和处罚决定书里面、涉及到听证的，行政处罚意见告知书和处罚决定书里面都要有听证的内容；特别注意对停业整顿、个人进行处罚都要有听证的内容；特别注意对停业整顿、个人进行处罚的，金额较大的就需要听证；的，金额较大的就需要听证；10、文书第二页没有实质内容的，应标注、文书第二页没有实质内容的，应标注“此页无正文此页无正文”；11、文书签字的部分需要手签，不能机打；、文书签字的部分需要手签，不能机打；12、文书中涉及到当事人为单位的，必须为单位全称，不、文书中涉及到当事人为单位的，必须为单位全称，不能简写；能简写；13、要使用法言法语。、要使用法言法语。21执法案卷要求（一）1.执法文书应按照保密、方便利用的原则，整理归档。执法文书应按照保密、方便利用的原则，整理归档。2.办案之初，承办人即应开始收集案件有关的各种执法文办案之初，承办人即应开始收集案件有关的各种执法文书材料，着手立卷工作，案件办结之后，要认真检查立案书材料，着手立卷工作，案件办结之后，要认真检查立案的文书材料是否收集齐全，若发现法律文书不完备的，应的文书材料是否收集齐全，若发现法律文书不完备的，应及时补正，并去掉与本案无关的材料，再排序整齐。及时补正，并去掉与本案无关的材料，再排序整齐。22执法案卷要求（二）3.案卷装订前，要对执法文书材料从立案开始到案件执行案卷装订前，要对执法文书材料从立案开始到案件执行结束进行全面检查，应当包括所有的证据材料、下达的法结束进行全面检查，应当包括所有的证据材料、下达的法律文书；材料不完整的要补齐，破损或退色的要修补、复律文书；材料不完整的要补齐，破损或退色的要修补、复制。订口过紧或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要制。订口过紧或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬、折叠均以十六开办公纸为准。对修剪折叠。加边、加衬、折叠均以十六开办公纸为准。对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。4.执法文书材料的排列顺序，应符合归档要求，应按照执执法文书材料的排列顺序，应符合归档要求，应按照执法程序的客观进程和形成文书时间的自然顺序，兼顾文件法程序的客观进程和形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列，基本顺序是立案、调查、听证、之间的有机联系进行排列，基本顺序是立案、调查、听证、处罚决定等行政执法程序。处罚决定等行政执法程序。23执法案卷要求（三）5.执法文书材料经过系统排列后，要逐页编号。如果是双执法文书材料经过系统排列后，要逐页编号。如果是双面，双面都需要有页码；面，双面都需要有页码；6.行政执法案卷按规定项目逐项填写齐全，结案日期按结行政执法案卷按规定项目逐项填写齐全，结案日期按结案审查表日期填写。案审查表日期填写。7.案卷保存期限：现场处罚案卷为三年保存卷；立案查处案卷保存期限：现场处罚案卷为三年保存卷；立案查处的一般性案件为五年保存卷；危及人体健康和人身安全的的一般性案件为五年保存卷；危及人体健康和人身安全的大案为永久保存卷；行政复议卷应视具体情况确定保存期大案为永久保存卷；行政复议卷应视具体情况确定保存期限。限。案卷管理应确定固定的场所、设备和设施，专柜专储，要案卷管理应确定固定的场所、设备和设施，专柜专储，要有严密的放火、防盗等防范措施。有严密的放火、防盗等防范措施。24执法案卷要求（四）8.案件结案后案件结案后10日内或最迟不能超过一个月由承办人编写日内或最迟不能超过一个月由承办人编写归档清册向档案管理部门移交归档。接收人要逐卷检查验归档清册向档案管理部门移交归档。接收人要逐卷检查验收。卷宗质量不符合要求的，应退回重新整理。收。卷宗质量不符合要求的，应退回重新整理。9.已经归档的案卷不得从卷内抽取材料，确需增添材料的已经归档的案卷不得从卷内抽取材料，确需增添材料的应征求档案管理员的同意后，按立卷要求办理。应征求档案管理员的同意后，按立卷要求办理。25特别注意事项1 1、执法文书，存在部分内容空白和未签字的情况，有些甚、执法文书，存在部分内容空白和未签字的情况，有些甚至是核心内容都未填写；至是核心内容都未填写；2 2、当事人信息要准确无误；、当事人信息要准确无误；3 3、行政处罚决定书内若有要求整改的，结案前要有整改完、行政处罚决定书内若有要求整改的，结案前要有整改完毕的相关资料，包括现场整改的复查资料。毕的相关资料，包括现场整改的复查资料。行政处罚案卷涉及到其他违法行为的，要有所交代。行政处罚案卷涉及到其他违法行为的，要有所交代。26