电子邮件的基本使用技巧PPT课件.ppt

Email Skills-Principles&Elements1.邮件的要素2.邮件的五要素所有电子邮件均应包括的五个基本要素，以及正确使用这些要素的原则：“收发件人”字段 此字段应包含收发信人的全名，英文姓名的首字母要大写。主题行 主题行应简明扼要地表达邮件的目的和内容，五到七个字词较好。问候语 这体现了邮件的所需语气，具体取决于同收信人之间的关系，以及相应的礼节等级。问候语通过姓名指明了收信人，还可起到礼貌的开场白作用。邮件正文 正文应遵循电子邮件礼仪的基本规则。应表达适当的语气，避免不当格式，使用正确的文风，表述简洁明了。结语 这表示邮件将要结尾，使用的语气应和邮件正文保持一致。3.发件人4.发件人5.收件人TO CCBCC6.主题（标题）57个字词为佳首字母大写视情形可在首尾加表示程度或状态的词Re和Fw时可适当在后面加注释7.问候语注意不同的场合使用不同的问候语陌生人与熟人正式与非正式中文与英文8.结束语9.邮件的有效表达该邮件是否表达了单一主题？简要切题该邮件是否开门见山？语句是否简洁明了？避免长句如果使用项目符号分别列出相关项，是否会增强该邮件的效果?该邮件的内容是否全面？是否需要发送后续电子邮件获得详细信息？该邮件的长度是否适合预览窗格？是否有附件？如果有的话，附件是否确有必要？电子邮件的总文件大小是否超过 2 MB？仅附上必需的文件该邮件的什么内容让您对写信人有正面或负面的印象？总体上，对于电子邮件和内容简洁的基本原则，写信人遵守得如何？10.高效使用电子邮件需要遵循的七条基本原则始终注重电子邮件的语气 确保使用的语气适合所联系对象和邮件目的。内容清楚明了，避免无意地表达不适当的语气。在非正式的邮件中，可以使用表情图标表达情感。避免不当格式 避免使用大写字母、下划线或加粗内容。这是不职业的做法，可能会视为挑衅行为。使用正确文风 确保内容要点表述流畅并有逻辑，并防止邮件包含基本的拼写、语法和标点错误。在合理的时间内及时回复邮件 及时回复收到的电子邮件，最迟要在 24 个小时左右内回复。答复所收到电子邮件中的全部问题 确保检查要求您提供的是哪些内容，并在一次回复中全部答复。另外，预计对方可能还需要哪些附加信息，在回复中同时包含这些信息，避免邮件的往复。为电子邮件创建签名 为所有电子邮件创建一个签名，包括全名、职位和详细联系信息，以便收信人和您联系。校读电子邮件内容 写完电子邮件后不要立即发送，而要仔细检查，更正出现的任何错误。11.