通达OA系统基础模块培训文档.doc

Office Anywhere网络智能办公系统软件

目 录

一、登录系统（IE方式和使用OA精灵登录系统） 1
IE方式登录 1
OA精灵登录 2
二、控制面板和桌面的设置（修改密码和将OA桌面设置成适合自己个性和喜爱的风格） 5
三、内部邮件、内部短信息收发 8
1.内部邮件 8
2.短信息 11
四、公告通知、新闻等的查看 16
1.公告通知的查看 16
2.新闻的查看 17
五、日程安排填写和计划 18
六、通讯薄（个人与公共）、文件柜（个人和公共） 21
七、如何实现公文处理（工作流的使用：新建工作、待办工作、工作委托、最后将文件转存到文件柜） 24
1.新建工作 24
2.待办工作 26
3.工作委托 27
4.文件转存到文件柜 28
八、OFFICE文档的在线编辑以及电子印章（工作流中的签章和文档里面的签章）的使用 29
1文档在线编辑和文档签章 29

基础模块培训文档
一、登录系统（IE方式和使用OA精灵登录系统）
IE方式登录
本系统采用B/S结构设计，所以登录系统常规模式是采用IE浏览器进行登录，首先打开IE，在地址栏中输入系统地址：进入登录界面：
内网
http://192.168.1.102:8080
外网：
:8080

在用户名这里输入账号和密码，(登录名为本人的中文姓名,初始密码为空)，
点击登录，进入系统主界面，如图：

OA精灵登录
通过小工具，OA精灵进行登录，在本地安装通达OA精灵，运行客户端程序，：
点击界面上的设置按钮：

在OA服务器网址项里面填入内网: http://192.168.1.102:8080 或者
外网：:8080，下面以内网为例子。
如果想实现开机自动登录的话，需要在复选框自动登录(需填写用户名、密码)上打勾，在写入自己的账号和密码：就可以实现开机自动登录。
如图设置：

保存退出，打开登录界面，输入账号和密码：

登录后的界面：

二、控制面板和桌面的设置（修改密码和将OA桌面设置成适合自己个性和喜爱的风格）
“控制面板”位于“个人事务”下，包括界面主题、快捷菜单组、个人资料、自定义用户组等11个部分。
也可以点击OA系统右上角的“控制面板”快捷按钮。进入个性设置界面：

设置界面如图：

A、界面主题
用户可以根据使用习惯设置界面主题与菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。
B、菜单快捷组
设置显示在菜单快捷组的项目，可以把经常使用的菜单项选择并添加到左侧的列表框，点击按钮保存设置。保存后的快捷菜单，会显示在我的桌面上方横栏处。
C、自定义桌面
桌面的自定义功能，是指针对管理员在“系统管理->界面设置”中设定的“用户可选”桌面模块，用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用户也可以通过在桌面拖动来调整项目显示的位置。在自定义桌面里有自定义桌面背景的功能，选择图片路径然后点击“保存”即可。这里所修改的仅为用户自己的桌面背景图片。桌面中的模块按照两列显示，用户可以点击桌面模块的“设置”按钮，来设定左右两派的比例、每个模块显示的条目数和列表是否设置成上下滚动效果，达到美观效果。
D、Windows 快捷组
给常用的Windows 应用程序建立快捷方式以方便OA 用户随时调用。
E、个人资料
“个人数据”用于填写用户的个人信息，主要是详细联系方式，其它用户可以在“组织机构设置”中的“用户信息查询”中查阅。其中设置手机短信号码的功能主要是针对“短信组件”使用，在个人资料中填写手机号码的，系统将可以直接给该用户名发送手机短信，而不用另外指定手机号码。其中的手机号码可选择为不公开，此号码在手机短信模块使用的时候能直接调用，并与机主信息对应。
F、自定义用户组
自定义用户组里自定义的是用户在选择人员时所罗列的人员列表的组合。用户可以自定义多个组，对应经常需要交流的人员名单。点击设置用户，可以选择不同部门的不同用户组合成为一个用户组，如上图所示。
G、我的帐户
在此每个用户可以看到自己所拥有的别名和权限，包括：用户的主角色、辅助角色和管理范围。在此设定的别名，可以作为与用户名一样的登陆用名。

H、修改密码
经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一，并且在这个页面中可显示最近十次该用户修改密码的纪录。
I、安全日志
安全日志主要显示用户登录并做过的一些主要操作，并作为纪录保存下来。

三、内部邮件、内部短信息收发
1.内部邮件
内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管
理。如果有未读邮件，进入邮箱时自动进入未读邮件列表。

写邮件界面如图所示：
添加附件
g
点此选择重要程度
外部收件人
点此添加收件人

a. 添加收件人：点击“添加”按钮，弹出一个窗口，可按部门和角色或者自定义组选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的一个人或几个人，点击“关闭”按钮退出该窗口。个人自定义组的设置和使用请查看“控制面板\自定义用户组”，公共自定义组定义请见“系统管理/部门管理/公共自定义组”。
b. 邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的office 文档附件。
c. 可以通过内部邮件对Internet 发送邮件，在“外部收件人”中填入外网的邮箱（如果多个可以用逗号隔开），并在Internet 邮箱中选择在Internet 邮件中已经配置好的邮箱。
d. 如果想提醒收件人查收，可以选中“使用短信息提醒收件人”，若有手机短信模块，可以选择“使用手机短信提醒收件人”。
e. 选择此邮件的重要程度，在收件人收到邮件后可以看见重要程度。
f. 如果不想立即发送，可以点击“保存到发件箱”，在想发送该邮件时可以到“发件箱”里找到该邮件进行发送。发给多人的邮件如果保存到发件箱中只显示一条记录，并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增、编辑），如有图片需插入正文，请先作为附件上传，并点击右下角“插入正文”，如此图片就插入正文中光标所在位置。点击“插入正文”可以将附件图片插入正文，点击可以选择收件人选择对外发送的internet 邮箱。
g. 如果需要重新填写邮件，可以点击“清空”，刚写好的内容都会被清掉，重新回到写新邮件的状态。
h. 邮件箱管理允许用户自定义邮箱。
i. 发送后的邮件会在已发送邮件箱显示，在已发邮件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间，空间使用率大为提高。
j. 收件箱中可将邮件导出。
发送完毕，可以查看已发送邮件箱，如图：

邮件的状态，包括“对方未阅读”、 “对方已阅读”和 “对方已删除 ”三种状态。其中，对于收件人没有查看的邮件，发件人还可以编辑修改或删除。所有的邮件都可以导出为“.eml”和Excel 格式备份，可节省服务器上空间，而且可以同时选择多个邮件实现导出。对于对方已经删除的邮件无法再实现编辑。点击“再次发送”，则进入邮件编辑状态，并可以重新发送。
收件箱中如下图：

收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息(附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来)，状态显示了新邮件和已读两种状态，重要程度则是发件人选择，在此处可见。邮件附件可直接实现转存，鼠标指向附件，出现的菜单中选择转存，就可以实现附件的转存。

2.短信息
“短信息”位于主菜单“个人事务”下，也分为内部短消息和手机短信。进入短信息模块，首先看到“未提醒短信”，罗列着用户未接收的短信息。
a、发送内部短信的界面如下，在“收件人”中选择添加系统的用户名，在 “短信内容”中输入将要发送的短消息内容，如若需要作为预定时间发送消息，则可以修改短消息发送时间，系统将在用户指定的时间将消息发送出去。

收信人很快可以收到短信，其屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信，如下图，收件人如果已看过该短信，点击“已阅”则不再提醒，点击“删除短信”则该短信不再保存，点击“回复短信”则可直接回复。

如果收到的内部短信并非“个人短信”，而是来自某些模块的提醒短信，点击短信息中“查看详情”直接进入发出该短信的工作页面。
在左侧导航栏中，有“短信”，点击可查看当前
已收和已发的最近5 条短信，可批量删除当前页
面的短信内容。
也可直接点击短信中的“查看详情”进入提醒
模块页面。
查看短信时，将鼠标光标停在发送人的名字上
时，可以看到发送人的部门。
在点击进入“已收”后，所有未接收的短信都
会被设置为不再提醒。

此图在09版的界面中可以看到，个人事务--控制面板

在“已接收短信”中，可以看到如下界面：

鼠标悬停在图表上会显示消息的类别

点击“组织”栏可以看到所有在线用户的
列表，鼠标悬停在某个用户名字上就会出现短信
和邮件，可方便的给该用户发送短信。

在“已发送短信”中，会显示出已经发送的
短信息的状态等，如果删除对方未阅读的信息，
那么对方将接收不到这个消息。在“已发送短信”中，具备快捷操作，如可以批量删除已提醒的或者其他类型的短信息。
邮件
短信
此图需切换到09的界面才可以看到，个人事务--控制面板

可以使用短信查询功能，查看历史短信。

b．手机短信

首先选择收件人[内部员工]（也可群发），填好内容，点击发送按钮。如果需要向外部人员（或者是个人资料中未填写手机号码者）发送短信，可在收件人 [外部号码]中填写相应号码即可发送。OA 发出的手机短信，手机可直接回复（前提是该手机号码为OA 内部员工），回复格式为：系统管理员：xxxxxx冒号前面为将要发送对象的用户名，冒号后面即为将要发送内容。非管理员不能给自己发送手机短信。
四、公告通知、新闻等的查看
1.公告通知的查看
“个人事务”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通
知和部门通知两种，发布公告通知的方法详见“公共事务”下的“公告通知管
理”。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进
行查询，或直接点击转到别的页码。
也可以在桌面直接显示公告列表：

对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new”图片标记。对于带附件的公告，若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。
如果附件为office 文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。
公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。

2.新闻的查看
新闻的查看和公告查看类似：
“个人事务”下的“新闻”是“新闻”的查看功能
新闻与公告比较类似，如下图为所显示的已经发布的新闻，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。

五、日程安排填写和计划
“日程安排”位于“个人事务”下，日程安排可以日、周和月历的形式显
示在界面上，如下图为周列表，将每日自7 点到23 点以表格列出，双击某个空
白处，可直接新建该时间段的日程安排。
选择列表方式
双击空白处新建日程
选择特定日程安排

点击“新建事务”，进入日程安排管理界面，选择要新建的日期，可以新建该日的工作或个人事务，如图：

如果选择个人事务，则该事务在员工日程安
排查询中就查询不到。查询员工日程安排功
能在“公共事务/日程安排查询”。用户可以
制定周期性事务，并采用短信提醒，对于长期
从事的相同工作，可以避免每日的重复设置，
方便用户的使用。在我的任务里，可建立个
人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。

在我的任务里，可建立个人工作任务，并以不同颜色标识其重要性。

点击新建“我的任务”时，可设定该任务的个性状态，并设定任务优先级，可用不同颜色进行指定。任务应该是有起始时间与结束时间，任务也可以进行编辑，标注完成情况和当时时间。

日程安排查询功能主要实现了对于个人在一段时间内的日程安排的查询与统计，并可以将查询结果导出为EXCEL。
六、通讯薄（个人与公共）、文件柜（个人和公共）
“通讯簿”位于“个人事务”下，如下图：

“通讯簿”提供分组、按姓氏索引，导入、导出等功能。
1、管理分组
“通讯簿”支持Outlook 与Fox-mail 通讯薄格式，点击左边的“管理分组”卷标，则在右边显示管理分组的页面，可以对分组进行编辑、删除、添加和打印操作，方便对通讯簿的使用、管理和携带。如下图：

2、索引（按姓氏）
点击任意索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表，如下图：

3、联系人分组
可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。如下图：

4、查找（关键字）
“查找（关键字）”，输入查询关键词，系统进行模糊查询。

“个人文件柜” 位于“个人事务”下，用于存放自己的文件。用户先建立
自己的文件夹，然后在文件夹里增加文件。个人文件柜具有对文本和Word 文档
全文检索、文件和文件夹移动等功能。

个人文件夹中，对于有些文件夹，可以设置成为共享文件夹。设置共享文件夹的方法是，选定一个文件夹，点击右下角的“共享此文件夹”选项，如下图示：

在共享范围中，点击添
加按钮就可以添加可以共享
的人员名单。修改权限的备
选人员是共享范围内的人
员，即具备修改权限的备选
人员首先必须是共享范围内
的人员。
个人文件柜中，还可以
实现全局检索的功能，点击

“全局检索”按钮，可以看到如下功能：
可按不同关键字进行文件检索，节省翻阅查找时间，如图所示。

“公共文件柜”位于主菜单“知识管理”下，用于管理一定范围内的用户的
共享文档。开放范围可以设为对某部门或指定人员开放，也可以设置为对全体开
放。其他使用方式和个人文件柜比较类似。
七、如何实现公文处理（工作流的使用：新建工作、待办工作、工作委托、最后将文件转存到文件柜）
1.新建工作
在导航菜单工作流下的新建工作，就可以实现公文的处理或者点击上方快捷菜单的新建工作，就可以进入创建工作的界面，选择合适的工作流程，下面以请假申请这个流程来做解释，如图：

如果用户在工作流的步骤设计中，并没有某一个流程的第一步骤地经办权限，则在新建工作这个模块中不显示此流程，相应的，如果用户对于某一个分类的流程都没有第一步骤地经办权限，就看不到该分类显示。如果用户在所有的流程中第一步骤都无经办权限，则此用户点击新建工作时，将提醒该用户无该模块使用权限。
在这里名称可以更改，可以取名一个主题比较明确的名字，，建好名称以后新建并办理就可以了。

做好工作以后，点击转交下一步，进入转交下一步处理人员的界面：

在表单的下面是公共附件区和会签意见区，公共附件可以上传文档附件和对Word 和Excel 文档进行在线编辑。在会签意见区可以保存自己的签办意见，不论经办人或者主办人都可以在此签办并且保存。如果有人进行点评，点评也会在会签意见区中显示，并有“点评”字样标志。
流程转交时，如果同时转交给多个步骤并行，则需要分别给所选择步骤设置经办人员和主办人员。如果用户目前无法办理，可以选择“委托”，即委托给该步骤的经办人员之一，该流程步骤即转为由该人员主办，可以使用内部短信息或者手机短信息提醒本流程发起人和本流程所有经办人。如果流程在设置时，该步骤曾经设置了转交时邮件自动通知，则被设置为接收通知邮件的人员，可以在内部邮箱中收到来自流程该步骤主办人发送的标题为 “xxx 流程”的内部邮件，邮件中包含表单和当前的流程图等信息。流程新建后，就进入待办工作中，所有未接收或者已接收的流程都在该模块中显示。
2.待办工作
新建工作流后，将出现以下界面，显示为流程的名称、文号以及步骤和目前的状态。尤其在主办这个框内，如果出现“主办”字样，说明用户在当前步骤为主办人员，如果出现“会签”字样，则说明该用户目前只是经办人员，可以签办意见，却不能修改、保存表单和转交下一步骤。
待办工作中区分罗列“未接收”、“办理中”和“已办结”三种，如果流程设计时对某个步骤有时限的限制，则在超出时限后会出现红色警示。在“已办结”中，出现“收回”字样，是因为下一步骤的主办人未接收办理，若点收回，那么流程则重新回到这个步骤。
在桌面上的“待办事宜”也会出现工作流流转到当前人员的提示，用一封未打开的信封来标示还未办理并且还没有打开。如图：

点办理进入流程办理，主要是对表单的签办和保存。如果有人选择关注该流
程，在进入流程办理时，会提醒“此工作已被下列人员关注”的标示。点击主办
界面中的“关注情况”，也会出现相同提示。
3.工作委托
在“工作流”下的工作委托可以处理以下情况：
在工作中，经常会遇到某个用户不在岗位上，但是有工作急需此人办理的情况，这个时候，可以使用工作委托的功能。工作委托的功能，就是可以让一个用户将自己某个流程的主办或者经办权限转移委托至别的用户，则当有流程设定为该用户办理时，流程自动转由该用户所委托的用户接收并办理。

在办理委托时，选择一个需要委托的流程，或者选择全部流程，选择被委托的人，并选择该委托的有效期限，然后点击添加即可生效。委托者，可以随时启用或者关闭该委托。
4.文件转存到文件柜
当整个工作结束时候，有时就需要将处理了的工作存储起来，以便以后查询和调用，当流程到本人手中的时候，点击转交下一步了以后，如图：

“查看相关图表”进入了以后可以选择存的内容：

选择“转存”，进入如下界面，点击公共文件柜。

选择存的目录和转存文件名，点击转存，转存以后以压缩包的方式保存表单和公共附件。

八、OFFICE文档的在线编辑以及电子印章（工作流中的签章和文档里面的签章）的使用
1文档在线编辑和文档签章
能有效提高涉密文档安全性。实现Office文档附件的在线编辑、防拷贝防打印阅读、电子印章与手写签名
通常在工作流和公共文件柜中调用WORD文档的时候会使用到。下面以在工作流中出现的文档，进行在线编辑，说明其功能的使用方法：
在工作流中，当前办理人有文档编辑权限时候，当鼠标指向文档时，会出现以下选项：

点击编辑时，就能直接进入在线文档编辑功能。

“文件操作”包括“保存文件”、“保存并关闭”、“页面设置”、“打印”、“导出PDF”
l 保存文件：修改文件的时候点击保存后可以保存修改；
l 保存并关闭：保存的同时关闭文档；
l 页面设置：如下图，设置页面的各种属性；
l 打印：用户需要有打印权限才可以打印文档出来；
l 导出PDF：将此文档导出为PDF格式的文件。

“文件编辑”包括“保留痕迹”、“不留痕迹”、“显示痕迹”、“隐藏痕迹等功能”
文件的编辑涉及到修改文件的痕迹保留问题。在修改文件的时候，点击痕迹保留，则用户所做的所有修改痕迹将会保留，点击显示痕迹就可以看到所保留的痕迹，点击隐藏痕迹则可以将痕迹隐藏而不显示出来。当然，如果不希望痕迹保留，可以点击不留痕迹，如此则不保留任何修改痕迹。
套文件头的话，可以点击最上面菜单 插入—》文件：

调用已经做好的文件头电子版本。后缀名为.dot格式的文件（关于DOT格式的文件制作方法是WORD文档格式的文件另存为DOT格式就可以）

选择需要插入的文件和格式：

插入以后，文件头就套入文档了。

“电子认证”主要功能为“认证签名和印章”、“加盖电子签章”和“手写签名”
电子验证包括手写签名和印章的加盖和鉴别功能：
点加盖电子签章，选择签章文件存放的目录，输入对应密码以后就可以加盖电子签章：

如将印章复制到其他文档中，用于非法用途，可以通过如图所示的方法鉴别。点击“验证签名及印章”，选择所看到的印章的名称，则可以看到焦点聚集在正确的印章上，同时在验证框中显示该章的用户、时间。

助力企业管理 提升办公效益
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