办公室流程 文档.doc

云南玖盛装饰工程有限公司管理层岗位职
办公室行政人员：
一、负责公司相关印章的保管和使用（见附件）；
（一）管理：
1、各类印章的使用须严格登记程序，完成登记手续后方可使用印章；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。
2、任何情况不得携带出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经总经理批准，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。
3、各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。
4、保管人员不在时由总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续。
（二）、公司公章的保管与使用：
1、公司公章由人力行政部经理负责保管与使用。
2、使用公章需履行登记手续，由经办人至人力行政部填写《印章使用登记表》，写明用印事由，并经直接经理审核同意后，方可用章。
3、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，经由总经理审阅批准，人力行政部经理同意后方可加盖印章。
4、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖印章。
（三）、公司财务专用章、法人章的保管与使用：
1、公司财务专用章由出纳负责保管，法人章由会计负责保管。
2、公司财务专用章与法人章不得交与银行出纳员自行保管和使用。
3、除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部经理报请公司总经理批准后放开使用。法人章用印需履行登记手续，由经办人至财务部填写《印章使用登记表》写明用印事由，并经总经理审核同意后，方可用印。
4、任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖印章。
（四）、失职责任：
由于审批人的过错决定或者印章保管人的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的处罚。

二、负责公司办公环境整洁；
办公人员多，写字台、家具、文件柜、电脑等设备的台面上文件、用具、废纸垃圾多。保洁时间受时间制约，主要工作必须在办公时间前或后进行，通常是在室内无办公人员时作业。
1、 日常保洁项目      
（1） 清倒烟灰缸、字纸篓等内的垃圾。  
（2） 清扫地面。  
（3） 擦拭办公桌、文件柜、沙发、电话、办公设备、茶几等家具。  
（4） 清洗茶具。  
2、地拖、抹布等清洁工具，可多备几份，以减少往返清洗时间，提高短时间内突击们业的效率。  
3、进入客户已下班的办公室作业时，必须由2人或2人以上同时进行作业，并注意不做令人怀疑的动作，以免产生误会。  
4、 抹办公桌椅时，桌面上的文件、物品等不得乱动。 
5、 抹饰柜、饰物等贵重物品、陈列品时，切记要小心、抓稳、轻抹、轻放，一般情况下不得使用有腐蚀性的清洁剂。     
6、办公室钥匙必须有严格的管理制度，除指定人员外，不得交与任何人员。   
7、清洁程序      
（1）、 准备  准备好清洁工具，包括水桶、抹布、清洁剂、垃圾袋、地拖、扫把等。  

（2）、检查  进入办公室后，先查看有无异常现象、有无客户遗忘的贵重物品、有无已损坏的物品。如发现异常，应先向主管上级报告后再作业。   
（3）、清倒  清倒烟灰缸、字纸篓、垃圾桶。在倒烟灰缸时要检查烟头是否完全熄灭。清倒字纸篓、集中垃圾袋时，应注意里边有无危险物品，并及时处理。  
。  
（4）、整理  台面、桌面上的主要用品，如电话、台历、台灯、烟灰缸等抹净后，应按客户习惯的固定位置放好。如发现局部脏污仍需及时处理。 

三、负责公司员工考勤；
1、出勤：
（1）、公司的工作时间：每周五个工作日，上班时间为9:00，下班时间为17:00，中午休息一个小时（含就餐时间）。特殊岗位的工作时间可根据工作性质调整，需报总经理批准后由人事行政专员执行。
（2）、员工有以下情况之一为旷工：
●未经批准，不上班的；
●迟到和早退时间超过1小时以上，未请假的；
●旷工的最小时间单位为半天；
2、元旦、春节、国际劳动节、国庆节及由国家和当地政府规定的其他公众假期，公司根据实际情况安排休假，期间为带薪假日。
3、员工请假的最小时间单位为1小时，累计6小时按一个工作日计算，当月累计不足6小时的，每小时按照日工资的1/6计算考勤。
4、请假：
（1）、假期种类包括：病假、事假、婚假、丧假、产假、带薪年假等。所以假期均须填写《假期申请表》，完成审批程序后，交人事行政专员备案。
（2）、请婚假、年假、产假、陪产假，应当提前5个工作日部门经理提出书面申请，再送总经理审批，最后报人事专员备案。
（3）、请病假、丧假、事假，在紧急情况下不能申请的，可以再休假发生的当天以口头（或电话）形式向直属上级请假，事后一周内补办请假手续，交人事行政专员备案。
5、病假
● 病假在三个工作日以内的，无需开病假证明;
●三个工作日以上的，应有医院的病例复印件，住院须有《住院通知单》和病历复印件，并将此证明附在请假单后；
●请长病假员工不能从事原工作者，公司将根据相关管理规定与其解除劳动关系。
6、事假
●1个工作日内的事假，由人事行政专员审批；1个工作日以上，3个工作日以内的事假，部门经理同意后由人事行政专员审批。3个工作日以上的事假由部门经理、人事行政专员同意后报公司总经理审批。审批后的请假申请交人事行政专员备案。（此条同样适用于婚假、产假、丧假的审批）；
●若连续事假超过15个工作日，须报总经理审批同意后方可，否则公司将根据国家相关管理规定与其解除劳动关系。
7、婚假
●婚假一般为3个工作日，在岗二年以上的职工婚假增加到7个工作日。
●婚假应当提前5个工作日按请假审批权限，逐级上报，最后报人事行政专员备案。
●婚假只能在结婚日后3个月内休完，试用期及到岗一年以内的员工不享受婚假。
●公司员工的直系亲属（父母、配偶、子女、养父母、岳父母）死亡，可获得3个工作日丧假。家住市外或省外适当给予路途时间。
8、年假
● 员工自与公司签定正式劳动合同之日起，在公司工作满一年的，每年可享受3个工作日带薪假；满第三年的，每年可以享受7个工作日的带薪假。
●休假前必须安排好个人工作，以保证工作正常进行为前提。
●员工带薪年假须在次年内休完，不得累计，且两年年假不能连休，年假和其他带薪假也不能连休。
9、产假及陪产假
公司视员工个人情况予以另行约定。
10、扣款
（1）、病假处理方式：
●病假为无薪假期，一天病假按1个工作日在当月工资中扣除。
（2）事假处理方式：
●事假为无薪假期，一天事假按1个工作日在当月工资中扣除。
●连续事假超过15个工作日，公司可以根据相关管理规定与其解除劳动关系。
（3）旷工处理方式：
● 旷工期间扣除按本人旷工期的工资及其他补贴。
● 连续旷工三个工作日或一年内累计旷工五个工作日或五个工作日以上的，视为自动离职。
（4）员工休婚假、丧假、年假、产假及陪产假期间，工资待遇视同于正常出勤，但不享受其他补贴。
四、负责公司办公成本控制：
1、电脑使用
●为办公电脑设置合适亮度，节电又护眼；
●电脑、打印机、饮水机、传真机等下班必须关闭才能离开。
2、打印、复印、传真设备的使用；
●打印非正式文稿时，可将标准打印模式改为草稿（“省墨模式”或“经济模式”）打印模式。这样不仅可提高打印速度，而且节约电能。
●若复印资料数量较多时，应先选择复印1份，确认无误后，在输入余数，以免浪费纸张。
●根据不同的需要，所有文件尽可能使用小号字体，双面打印，做到省纸省电。
●严禁复印和打印与公务无关的私人资料。
3、日常办公用品的管理
办公用品由办公室统一计划、统一购买，由办公室和财务部共同负责，要货比三家，做到物美价廉，使用材料要节约，减少浪费。
（1）、纸张的使用；
●提倡无纸化办公，节约办公用纸，尽量采取电子文档传阅和网络传输方式。
●除有特别规定的文件用纸外，其他打印、复印纸都可以双面使用，打印前必须认真校对文稿，减少印错、印坏、甚至印多的文件的浪费现象的出现。
●草稿或参阅文件应尽量在已使用纸张的空白面印制，减少浪费。把可以再利用的纸张按大小不同分类放置，能用的一面朝同一方向，方便别人取用。
●实行纸张回收计划，将报纸和其他办公室废纸分类处理，方便回收。
（2）、其他办公用品的使用
●实施办公用品的领用登记制度。
●妥善保管自己的办公用品，笔、本之类的小物品，他人借用时及时要求归还。
●重复利用公文袋，公文袋可以多次重复使用，各部门应将可重复使用的公文袋回收再利用。
●办公用笔再次领取时尽量领取笔芯。
（3）、水电的管理
节约用电、节约用水应成为一种自觉的习惯。
●办公室尽量采用自然光，不开或少开照明灯；午休及下班后要关闭所有的电源，杜绝长明灯现象，做到人走灯灭。
●减少办公设备电耗，饮水机、复印机、电脑、等各种用电设备停止使用时，要及时关闭电源，人未到办公室或者离开不得开机，以免造成不必要的浪费。
●当不用水时要将水龙头关掉，冲洗时再开；当水龙头漏水时立即通知相关人员更换。
（4）、电话使用的管理制度
●电话是必备的通讯工具，合理使用电话，节约通讯费是每个员工应尽的职责。
●公司电话主要用于办公事，不准用公司电话打私人长途和收听娱乐信息等。
（5）、车辆管理制度
●未经批准，汽车驾驶员不得擅自驾车外出，严禁公车私用。
●车辆的年检费、保险费、路桥费、油料费、修理费（正常保养须通知财务部和办公室，大修须书面报告，总经理批准方可）均由公司支付。
●驾驶员必须爱护车辆，做到勤擦洗、勤维护、勤保养。严禁酒后开车和将车脱手给别人驾驶，未经批准不得转借车辆给别人驾驶，如经发现驾驶员应承担由此产生的相应全部法律、经济责任。
（6）、业务招待费用支出范围
●招待来访客人的茶叶、烟等费用。
●宴请客人的用餐、食品、酒水、礼品等费用。
●赠送客人的纪念品等费用。
五、负责公司办公自动化设备正常运行；
办公室自动化设备是不可缺少的，要保证好办公室设备正常运行，自动化设备有电脑、打印机、饮水机、传真机、路由器、锚等。
1、每天上班，首先把电源打开，查看自动化设备是否正常运行。
2、如发现自动化设备有何异常，应立即查看并处理问题，查看之后看内部能不能自行解决，若内部处理不了，立即找相关维修人员来维修。
六、负责公司对外接待工作；
公司有外来人员来访，应做好接待工作，语气要温和，安排客人座下之后，立即倒茶倒水，如事先有预约的，先问清楚是做什么的，然后在通报总经理，在做安排。
七、协助总经理进行项目人工合同和供货合同的签定；
八、负责通知公司各种会议，作好会议记录，为领导起草有关文件，报告及各种文字材料。
九、做好各部门间的业务沟通和协调工作。
十、认同公司价值观，并按公司制度按执行。
十一、在公司外不得兼职。
十二、负责建全和完善本职责权限内的各项制度和流程。
十三、自觉学习和提升职责权限内的知识和技术。

岗位责任人签字：
日期：

· 1980年2月20日国家劳动总局、财政部发布的《关于国营企业职工请婚丧假和路程假问题的通知》》（[80]劳总薪字29号[80]财企字41号）规定：

原劳动部一九五九年六月一日发出的（59）中劳薪字第67号通知中曾规定，企业单位的职工请婚丧假在三个工作日以内的，工资照发。这个办法试行以来，有些单位和职工反映，职工结婚时双方不在一地工作，职工的直系亲属死亡时需要职工本人到外地料理丧事的，由于没有路程假，给职工带来了一些实际困难。经研究，现对职工请婚丧假和路程假的问题，作如下通知：

一、职工本人结婚或职工的直系亲属（父母、配偶和子女）死亡时，可以根据具体情况，由本单位行政领导批准，酌情给予一至三天的婚丧假。

二、职工结婚时双方不在一地工作的；职工在外地的直系亲属死亡时需要职工本人去外地料理丧事的，都可以根据路程远近，另给予路程假。

三、在批准的婚丧假和路程假期间，职工的工资照发。途中的车船费等，全部由职工自理。

四、以上规定从本通知下达之月起执行。

注：双方晚婚的，婚假延长到15日。

该《通知》现在仍然在适用，所以正常情况下，婚假最长三天，晚婚的具体婚假时间现在一般依据的是各省或者直辖市根据《中华人民共和国人口与计划生育法》自己规定的，全国各地的规定并不一致。所以晚婚的婚假具体时间请查阅你所在的省或者直辖市的《XX省（市）人口与计划生育条例》。

· 根据《婚姻法》以及《计划生育条例》的规定，职工结婚可享受以下待遇：
(一)婚假：
1、按法定结婚年龄(女20周岁，男22周岁)结婚的，可享受3 天婚假。
2、符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的，可享受晚婚假15天(含3天法定婚假)。
3、结婚时男女双方不在一地工作的，可视路程远近，另给予路程假。
4、在探亲假(探父母)期间结婚的，不另给假期。
5、婚假包括公休假和法定假。
6、再婚的可享受法定婚假，不能享受晚婚假。
(二)婚假期间工资待遇：在婚假和路程假期间，工资照发