处理旭日单工作指示.doc

處理旭日單工作指示
1.0 簡介 : 主要規定採購部在處理旭日單時須遵循的工作要求。
2.0 適用範圍 : 本工作指示適用於處理旭日單之跟單工作。
3.0 相關流程 : 3.1 跟單工作流程：OP-PPTMER-004
4.0 定義 : 4.1 BLOCK ORDER (B/O)：由客戶或營業部經理所定之預購數。
4.2 BUY PLAN (B/P)：客戶訂單。
5.0 內容
5.1 跟進BLOCK ORDER (預購數)
5.1.1 預購數可經與客戶商議後落實，若客戶未能作出承諾，亦可以由採購部主管／副主管估計出接單數量，預留生產位。
5.1.2 入預購數需包括數量、配額類別、貨期及產地，並盡可能提供布種資料。
5.1.3 如果客人能落實預購數，需以業務通告形式交產地資料部加簽，然後按跟單同事名單分發給相關部門或人仕。
5.2 跟進BUY PLAN
5.2.1 各營業組別於落實每一張客人訂單後，需根據客戶的資料制作一份含有各項訂單資料的 BUY PLAN及營業成本表，所需輸入資料包括客戶、種類及數量、配額國家及種類、配額價目、出口地方、交貨期、用布種類、布廠、布價及用料、配布及供應商、拉鍊、總物料價、成品處理方法、色號期及款式期等。
5.2.2 將BUY PLAN及營業成本表呈部門主管批簽，然後交產地資料部進行批簽。如有個別訂單之營業成本表未能於簽發BUY PLAN時一併提交，最遲需於貨期前30天提交。
5.2.3 如客戶有 BLOCK ORDER 檔案，需確保該 BUY PLAN 已從 BLOCK ORDER 檔案中扣數。
5.3 收船期表 : 當收到產地資料部提供之船期表後，核對資料無誤後存案。
5.4 跟進客人提供資料
營業員依收到之製單須敦促客戶按期提交大貨布料及顏色標準、物料／輔料資料、款式資料、其他大貨之製作及走埠資料等，以保證能準期完成生產。
5.4.1 跟進布料資料及顏色標準
5.4.1.1 敦促客戶按入資料時限提供布資料，所需資料包括布種類、數量、顏色分配、規格要求、顏色標準、洗水或成品處理資料及布辦等。若由客戶預訂布，則另需提供供應商資料，包括供應商名稱、布料價錢、交貨期等。
5.4.1.2 把客戶資料整理後，輸入電腦整理為色號表，以通知布料部有關規格及顏色尺碼分配，以通知產地資料部(印尼單色號表交合同控制部)及布料部有關規格。
5.4.1.3 根據大貨布到倉后布料部提供的大貨布辦進行核對顏色標準。若客戶有提供貨布顏色標準或船頭辦作收布標準，營業部需提供給布料部自行核對貨布顏色。若該單屬翻單，不用提供大貨布批核。將洗水後顏色標準或「試洗水通知：F-SAL-017」交布料部進行試洗水後顏色。如營業員未能提供洗水後顏色標準，布料部會按入單時的成品處理方法試洗大貨布辦供營業員批核。
5.4.1.4 收回洗水布辦，核對洗水後的顏色標準，將洗水前／後之布辦交客覆核。收回客戶的意見和布辦後，若客戶認為顏色有問題，可按情況與客戶商討色辦是否確實不能接受。若客戶拒絕接受，須與布料部及洗水廠磋商解決方法。若客戶接受顏色標準，須簽回洗水前布辦給布料部存案。洗水後之色辦，交產地資料部。客戶批簽的色辦由營業部存案。
5.4.1.5 如產品需採取成品染色，須敦促客戶提供顏色標準及顏色分配。收到資料后，連同正確布種交洗水廠打色辦，核對後交客戶覆核，直至接受。將色辦交產地資料部通知染大貨及物料部訂購有關顏色之物料，并留意製單部是否有將成品染色需特別注意事項附於製單上。
5.4.1.6 如客戶對成品有指定之手感要求，須在通知布料部試洗大貨布時，連同手感資料給予布料部。營業員須注意大貨布片能否達到手感及洗水效果兩方面之要求。
5.4.2 跟進物料／輔料資料
5.4.2.1 根據客戶提供的數量、顏色分配、規格要求、顏色標準(或供應商色號)及物料樣辦等，編印尺碼分配、物料表及輔料表，并分發給有關部門。如客戶有指定供應商，則另需提供供應商資料。如客戶已向供應商預訂大數，則需提供訂購合同編號或其他有關資料。
5.4.2.2 當收到交來的物料／輔料初辦及大貨辦時，須批簽與物料部作大貨之標準。如有需要，可交客戶覆核。若客戶覆回拒絕接受大貨辦時，須視乎生產期，決定重造或與客戶磋商解決方法。
5.4.3 跟進客戶代訂或免費提供之布料／物料／輔料
如布料／物料／輔料由客人代訂或免費提供，必須於訂購布料或物料表上註明。收到此類物品後，營業員需確認此類物品是用於那一張訂單並核對其規格是否正確，核對無誤後需連同有關資料交相關部門轉交工廠。如有關物品直接交生產口岸／物料部，收到此類物品後，須抽辦交營業員核對後才可投產。當用於生產時若發現有任何問題，需通知客人，以取得解決方法。
5.4.4 跟進款式資料
按覆實款式期跟進客人提供款式，并將客人所覆實之款式資料開核準辦單交辦廠起辦，同時留意須多造一件至兩件供生產覆辦用。若客人覆回可按初辦或大辦之規格進行生產，可根據客人對該辦之意見作為客方核準辦資料。收回客方核準辦或評語進行存檔。(註：翻單不用提供核準辦)
5.4.5 跟進做貨資料
5.4.5.1 收集核對及整理有關製單資料，包括款式資料、客批辦文件、制造方法、包裝方法、箱嘜及走埠資料，并交製單部開製單，若同一口岸則翻單無須交覆辦與製單部，若為新單或布料有特別改動，須提交正確樣辦予製單部，如需要可連同客方核準辦供製單部作參考。
5.4.5.2 收回覆辦後，核對客戶資料與製單及覆辦資料內容是否相符，加簽後送回製單部。若還有部份資料未包括在製單內，須視乎情況決定先行分發再後補資料或暫不批簽該製單。
5.4.5.3 收到製單內未列明或需更改之資料，須以業務通告方式分發予各部門。
5.5 跟進生產進度、大貨品質及落貨資料
當收到某訂單之資料時，須把收到資料之日期及分發日期輸入電腦，輸入資料包括覆辦期及簽製單期兩項，并於生產期間跟進大貨生產進度、大貨品質以及落貨后各項事務。
5.5.1 定期查閱產地提交的生產進度表，若生產進度與計劃不符，須分別與產地及客戶聯絡，調查原因及商討解決辦法。若還未能解決，須立刻向上級匯報。
5.5.2 向產地資料部查詢生產能否依期完成。若需要提早/延期走貨，必須通知客戶和取得其同意。客戶同意後，須發出業務通告通知更改客期。并處理因延期而要另行安排付運方法所引起的額外費用。

5.5.3 跟進大貨品質是否合格。當收到產地資料部所發出的書面查貨通告後，便須通知客人查貨。客戶覆實後，將有關資料，包括查貨之訂單或合同號、查貨日期、查貨員姓名及行程安排，通知產地資料部。如客戶需要安排交通和住宿，亦須於查貨通知表內註明。若客戶有駐產地查貨員，則由廠方直接安排，並會於電腦生產進度表顯示查貨日期。查貨後，收取客戶查貨報告及船頭辦(由產地資料部提供)。
5.5.4 若大貨品質出現問題，須分別與產地資料部及客戶聯絡，調查原因及商討解決方法包括更改造法、翻執、延期、L/G(擔保去貨)、減價售貨及取消訂單等。如有需要，須向董事請示。
若客人查貨後發現貨品有不符規格事項，並已要求廠方擔保去貨(L/G)，營業部收到有關查貨報告後須出業務通告予有關部門確認此事。
5.5.5 協助跟進客戶發出之I.C.(INSPECTION CERTIFICATE) 及其他 L/C 內要求之文件，由出口部集齊後入銀行收取貨款。收取出口部提供的發票及裝箱表副本作存案。如有關部門已交齊一切文件，但客戶仍不依期付款；經會計部通知後，協助會計部向客戶追討 (包括利息)。

5.6 資料分發 : 旭日單資料分發表如下：

由營業部分發至
各部門之文件
合
控
部
布
料
部
物
料
部
樣
辦
廠
製
單
部
出
口
部
會
計
部
資
料
部
BLOCK ORDER

BUY PLAN

營業部成本表

製造規格

合同 (大進/香港)

合同 (其他產地)

INVOICE (印尼產地)

色號/顏色標準 (大進/香港)

*1*

色號/顏色標準 (印尼)

色號/顏色標準(其他產地)

營業布輔料表 (大進/香港)

*3*
營業布輔料表 (其他產地)

營業物料表 (大進/香港)

*3*
營業物料表 (其他產地)

客人洗水標準

*2*

造辦通知單

備注 *1*
表示顏色標準只供訂配色鈕或配線
*2*
表示若有洗水標準需提供，否則亦要提供洗水名稱或方法
*3*
表示正常貿易單須分發於有關部門
5.7 敦促客戶依照以下各產地的入資料時間表中的覆實色號期，提供布資料。
產 地
覆實色號期
(無現貨布)
覆實色號期
(有現貨布)
香港
65 - 75 天
35 - 45 天
中國廣東
65 天
35 天
中國北方
75 天
45 天
菲律賓
75 天
45 天
孟加拉
85 天
55 天
印尼
90 天
60 天

5.8 敦促客戶按以下產地返物料／輔料時間表提供資料
前頭物料
後頭物料
產地
訂購
交期
訂購
交期
香港
65 - 75 天
35 - 45 天
30 - 40天
20 - 30 天
中國廣東
65 天
35 天
35 天
25 天
中國北方
75 天
45 天
45 天
35 天
菲律賓
75 天
45 天
35 - 50 天
25 天
孟加拉
55天 (船運)
35 天 (船運)
孟加拉
75 - 85 天
45天 (空運)
40 - 55 天
25 天 (空運)
印尼
90 天
60 天
60 天
45 天
備註：(i) 前頭物料：由裁床至打棗前所須物料 (包括輔料)
(ii) 後頭物料：洗水後各工序所須物料

5.9 敦促客戶按以下產地之覆實款式期提供款式資料
產地
覆實款式期
香港
35 - 45 天
中國廣東
35 天
中國北方
45 天
菲律賓
45 - 50 天
孟加拉
45 - 55 天
印尼
50 天

5.10 以上各項時限可按市場需要作個別調整，計算時限按客期前計算天數。
6.0 附件 沒有