办公室6S管理实施方法与技巧.ppt

办公室6S管理 实施方法与技巧主讲：陈鹏课程大纲课程大纲l办公室办公室6S管理能给我们带来什么好处管理能给我们带来什么好处l推行办公室推行办公室6S管理的二十大要项管理的二十大要项l行动起来做办公室行动起来做办公室6S管理管理模块一办公室6S管理能给我们带来什么好处规范范 高效高效细致 专业模块二推行办公室6S管理的二十大要项一、公独明确一、公独明确二、公私区分二、公私区分三、有名有家三、有名有家四、四、OAOA机定位机定位五、柜架管理五、柜架管理六、资料归位六、资料归位七、文件管理七、文件管理八、电脑文件八、电脑文件九、表格管理九、表格管理十、桌面整洁十、桌面整洁十一、桌底状态十一、桌底状态十二、抽屉状态十二、抽屉状态十三、物品定位十三、物品定位十四、线束整理十四、线束整理十五、十五、开关标识开关标识十六、空调状态十六、空调状态十七、十七、张贴管理张贴管理十八、看板管理十八、看板管理十九、会议管理十九、会议管理二十、安全消防二十、安全消防1、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；2、清理不要物；3、明确管理责任人；一、共独明确二、“公私区分”1 1、清理不要物、清理不要物2 2、私人用品和办公用品分开放置；、私人用品和办公用品分开放置；3 3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；屉；4 4、私人用品应置于抽屉的下层；、私人用品应置于抽屉的下层；5 5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品品6 6、不可出现、不可出现“杂物杂物”标识标识三三.有名有家有名有家1、清理不要物；2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统 一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人；四、OA设备管理1 1、清理不要物；、清理不要物；2 2、各文件、物品必须分层、分类管理、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格件、国家标准、空白表格 3 3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪 层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，4 4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置 于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便 的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5 5、标识明确；、标识明确；6 6、定期清扫，保持干净无尘。、定期清扫，保持干净无尘。五、柜架管理1、清理过期的资料；2、每册资料都需要有明确的标识；资料名称 定位标识 管理者标识3、每次使用过的资料都必须按指定 的位置归回原处；4、保持资料干净整齐。六、资料物品归位七、文件管理七、文件管理1、建立文件目录文档、建立文件目录文档2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求个人文件不做要求3、公司文件要进行文件分类并标识清楚、公司文件要进行文件分类并标识清楚4、公司文件保密与不保密的文件要用标识区分、公司文件保密与不保密的文件要用标识区分清楚并区分管理清楚并区分管理八.电脑文件6S1、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求个人文件不做要求3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）见后）4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚清楚5、常用文件的快捷方式、常用文件的快捷方式6、离开时锁住屏幕、离开时锁住屏幕C盘我的文档私人文件*文件品质文件培训文件6S文件*文件效率文件电脑文件分类（例）：九、空白表单管理九、空白表单管理1、部门内有多种表格时，需分类管理；2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示4、定期清理不用、过期的表格。1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位；4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”4、保持桌面清洁十、桌面整洁1、清理不要物（包括私人鞋物）；2、文件资料/产品等不可直接置于桌底；3、离开座位时，椅子要推近桌子；4、保持地面干净。十一、桌底状态1 1、不要物的清理、不要物的清理2 2、办公用品、文件资料、私人用品必须按、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置；类别分抽屉放置；3 3、一个抽屉内有几种物品时，、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；4 4、标识清楚；、标识清楚；5 5、定期清理，保持干净无尘。、定期清理，保持干净无尘。十二、抽屉状态十三、物品定位(隐形定位法)说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 地面复印机地面复印机 柜式空调柜式空调 梯子等易移动物品；梯子等易移动物品；定位线宽定位线宽2CM2CM左右，两边长左右，两边长12CM,12CM,隔实物隔实物1CM1CM贴附贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；目的：提醒归位目的：提醒归位 1cm1cm12cm12cm传真机传真机1、电源线不可直接拖在地上。2、绕成大概1520CM长，用扎带或套纽固定两端；3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）4、插头标识清楚5、电源排插应固定。十四、线束整理十五、开关标识十五、开关标识l1、保持干净、保持干净l2、功能完好、功能完好l3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确十六、空调状态1、明确管理责任人2、运转状态目视管理3、确保功能完好1、清理过期的张贴物；2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象；4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜张贴通知/资料；5、明示标识岗位、职责6、保持张贴物的清洁。十七、张贴管理十八、看板管理内容：u通告/公告栏u学习园地(初期可以展示6S基础知识)u人员去向管理u轮值管理u6S责任区域布局图u6S日常点检表(可以先空着)十九、会议室1、“不要物”清理2、会议室标识3、使用状态标识4、预约管理5、会议要求 会议室悬挂物会议室悬挂物 如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图 *要求要求:大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致 会议室会议室温馨提示温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等 *请带走会议后多余物请带走会议后多余物二十、消防设备管理二十、消防设备管理l定位标识明确定位标识明确l明确责任人明确责任人l日常点检日常点检灭火器编号灭火器编号:_:_点检责任人点检责任人_管理部门管理部门(章章)：_点检项目点检项目1 1月月 2 2月月 3 3月月 4 4月月 5 5月月 6 6月月 7 7月月 8 8月月 9 9月月 1010月月 1111月月 1212月月压力表指针在绿色压力表指针在绿色范围内范围内保险插销完好保险插销完好整洁无尘整洁无尘未随意移动未随意移动点检者签名点检者签名灭火器点检表（例）_年模块三行动起来做办公室6S管理