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Page:1/194OfficeOffice办公软件应用办公软件应用综合管理部综合管理部 办公软件是应用软件中按功能划分出的一个分支，主要是为了帮助人们在平时的工作中快速方便地制作和处理文字、文件、数据、报表、幻灯片等。现在我们常用办公软件有微软Office、金山WPS Office，永中Office等。第一部分 办公软件之WORD篇第二部分 办公软件之EXCEL篇第三部分 办公软件之POWERPOINT篇目目 录录1 1、新建文档、新建文档 通过“开始”菜单的“新建Office 文档”命令来建立。使用快捷键来建立：在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立。在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立。使用右键菜单来建立：在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。2 2、打开文档、打开文档 通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开。在Word里按“Ctrl+O”键。使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了。3 3、自动保存和恢复、自动保存和恢复 打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔”项，默认的时间是10分钟。5 5、插入符号、插入符号 打开“插入”菜单，单击“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在这个对话框中有六个选项卡，分别列出了六类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊字符，单击“确定”按钮，选中的字符就插入到了文档中。6 6、插入日期、插入日期 打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期。7 7、插入数字、插入数字 一般的数字当然不需要插入，但使用插入可以插入一些比较特殊的数字：打开“插入”菜单，单击“数字”命令，打开“数字”对话框，从“数字类型”列表中选择“甲，已，丙.”项，然后在“数字”输入框中输入“10”，单击“确定”按钮。8 8、查找和替换、查找和替换 打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果。如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键：查找是Ctrl+F；替换是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。9 9、段落间距、段落间距 把光标定位在要设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。1010、对齐方式、对齐方式 在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中”按钮，这是居中的效果；单击“右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐”按钮，文字就这样来排列了。1111、段落行距、段落行距 行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。1212、段落的缩、段落的缩进进 段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。自动识别输入：当输入1，顿号，然后输入项目，回车，下一行就出现了一个“2、”，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。不想要这个编号，按一下Backspace键，编号就消失了。1313、自动编号、自动编号1414、项目符、项目符号号 选中段落，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，就给它们加上了项目符号。改变项目符号的样子：打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在是“项目符号”选项卡，选择一个喜欢的项目符号，然后单击“确定”按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了。1515、编号设、编号设置置 打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在这里默认的就是“编号”选项卡了，有很多的编号可以选择。1616、使用格式刷、使用格式刷 选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。另外还可使用组合键：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V。1717、竖排文、竖排文字字 单击“常用”工具栏上这个“更改文字方向”按钮，整篇文档的文字就变成了竖排的了。在文档的任意位置单击右键，单击快捷菜单中的“文字方向”命令，可以打开“文字方向”对话框，选择任一中格式。打开“格式”菜单，单击“文字方向”命令，打开的对话框同使用右键快捷菜单打开的是相同的。1818、带圈字、带圈字符符 打开“格式”菜单，单击“中文版式”项，单击“带圈字符”命令，或者单击“特殊格式”工具栏上的“带圈字符”按钮，打开“带圈字符”对话框，在“字符”输入框中输入“注”，然后单击“确定”按钮，文档中就插入了一个带圈的“注”字；如果要去掉这个圈可以选中这个“注”字，然后打开“带圈字符”对话框，在“样式”中选择“无”，单击“确定”按钮，圈就没有了。1919、插入表格、插入表格 打开“表格”菜单，单击“插入”选项，单击“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮。插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了。2020、绘制表格、绘制表格 插入一个35的表格，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了一条斜线。还用这支笔可以在表格中添加横线和竖线来拆分单元格。绘制斜线表头：打开“表格”菜单，单击“绘制斜线表头”命令，打开“绘制斜线表头”对话框，在左边的“表头样式”列表框中选择“样式二”，右边“字体大小”使用五号，在这里的行标题输入“科目”，数据标题输入“成绩”，列标题输入“姓名”，单击“确定”按钮，就可以在表格中插入一个合适的表头了。2121、排序和数字计算、排序和数字计算表格的排序：选中需要排序的一列，单击“表格和边框”工具栏中的“降序”或者“升序”按钮即可。表格的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮。若要求“行”的和，先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都出来了。刚才单击“自动求和”按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中。按F9则是更新域，因为这些是公式域，我们把域更新一下就可以看到正确的结果了。2222、表格的图文绕排、表格的图文绕排 我们经常会希望文字能环绕在表格的周围，在表格中单击右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，在当前的“表格”选项卡中有一个“文字环绕”选择区，选择“环绕”，单击“确定”按钮，回到编辑状态，拖动表格到文字的中间，文字就在表格的周围形成了环绕。2323、标题行重复、标题行重复选中第一行表格，打开“表格”菜单，单击“标题行重复”命令。2424、表格和文字的互相转换、表格和文字的互相转换 使用Word可以把文字转换成表格：选中这些文字，打开“表格”菜单，单击“转换”项，单击“文字转换成表格”命令(如图16)，在这里的“文字分隔”位置选择“制表符”，单击“确定”按钮，文字就转换成了表格(如图17)。同样可以把表格转换成文字：把光标定位在表格中，打开“表格”菜单中的“转换”子菜单，单击“表格转换成文字”命令，打开“表格转换成文字”对话框，在这里的“文字分隔符”栏选择“制表符”，单击“确定”按钮，就把这个表格转换成了文字。2525、插入图片、插入图片 打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，选择要插入的图片，单击“插入”按钮，图片就插入到文档中了。选中这个图片，界面中还会出现一个“图片工具栏”。插入图片 单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框。单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框。单击“绘图”工具栏上的“插入剪贴画”按钮，可以打开“插入剪贴画”对话框。2626、图片的大小和位置、图片的大小和位置 插入的图片周围有一些黑色的小正方形，这些是尺寸句柄，把鼠标放到上面，鼠标就变成了双箭头的形状，按下左键拖动鼠标，就可以改变图片的大小。裁剪：单击“图片”工具栏上的“裁剪”按钮，在图片的尺寸句柄上按下左键，等鼠标变成了移动光标的形状拖动鼠标，虚线框所到的地方就是图片的裁剪位置了，不过这样拖动虚线一次移动的距离大了一些，按住Alt键再拖，就可以平滑地改变虚线的位置了，松开左键，就把虚线框以外的部分“裁”掉了。2727、图片的版式、图片的版式 单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，从弹出的菜单中选择“四周型环绕”，文字就在图片的周围排列了。把鼠标移动到图片上，鼠标变成了一个移动光标的形状，按下左键进行拖动，文档中就出现了一个虚线框表示图片拖动到的位置，同样按住Alt键可以平滑地进行拖动。把图片放置在文字的上面和下面：单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击弹出的菜单中的“浮于文字上方”命令，图片就位于文字上方了，从同样的菜单中选择“衬于文字下方”命令，图片就到文字的下方了。刚才插入的图形都是矩形的，文字也就环绕着这个矩形排列。如果插入的图形是其他形状，让文字随图形的轮廓来排列会有更好的效果。选中图片，单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击“编辑环绕顶点”命令，在图片的周围出现了红色的虚线边框和四个句柄，现在这个虚线边框就是图片的文字环绕的依据；把鼠标移动到句柄上，鼠标变成了这样的形状，按下左键拖动，可以改变句柄和框线的位置；在框线上按下左键并拖动，可以看到在鼠标所在的地方会添加一个句柄，这样调整边框到适当的位置。单击“图片”工具栏上的“文字环绕”按钮，单击“编辑环绕顶点”命令，退出编辑顶点状态就可以了。2828、插入、插入EXCELEXCEL表表 在Word中可以直接打开Excel建立的工作表，也可以在Word中直接插入一个新的Excel工作表。在Word中插入新的Excel工作表：单击“常用”工具栏上的“插入Microsoft Excel”工作表按钮，同选择表格一样选择插入工作表的数目，插入Excel工作表后界面中的菜单栏和工具栏就变成了标准的Excel菜单和工具栏，可以像在Excel中一样进行数据的处理。打开“插入”菜单，单击“对象”命令，选择对象列表中的“Microsoft Excel工作表”项，单击“确定”按钮，也可以在Word文档中插入一个Excel工作表。插入一个已经存在的Excel的表格：打开“插入”菜单，单击“对象”命令，单击“从文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，从文件列表中选择要插入的文件，单击“插入”按钮，单击“确定”按钮，文件就作为一个对象插入到Word中来了。2929、插入目录、插入目录 在Word中可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。把光标定位到文档的最后，打开“插入”菜单，单击“索引和目录”命令，单击“目录”选项卡，这里的目录设置是按照样式来进行的，单击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”前的复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，单击“确定”按钮，Word就自动生成了文档的目录。就像文档结构图一样，可以通过单击这些目录的条目直接跳转到文档中相应的位置。3030、页眉和页脚、页眉和页脚 一般情况下，页眉和页脚分别出现在文档的顶部和底部，在其中可以插入页码、文件名或章节名称等内容。当一篇文档创建了页眉和页脚后，就会感到版面更加新颖，版式更具风格。页眉和页脚的设置：打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，Word自动弹出“页眉和页脚”工具栏，并进入页眉和页脚的编辑状态，默认的是编辑页眉，输入内容，单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚的编辑状态，编辑完毕后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮回到文档的编辑状态，设置好页眉和页脚后，单击“打印预览”按钮，可以看到设置的页眉和页脚就出现在文档中。3232、快捷键的使用、快捷键的使用Ctrl Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltA全选all大写allcaps显示所有标题B粗体bold粗体boldC拷贝copy格式拷贝copy format关闭预览cancel版权copyright符号D字体格式dot分散对齐distribute插入日期dateE居中对齐Center修订edit编辑邮件合并数据插入尾注endnoteF查找find定义字体font插入合并域插入脚注footnoteG定位go toH替换huan应用隐藏格式hideI斜体italic斜体italic预览previewJ两端对齐adjustK超级链接link小型大写字母预览邮件合并自动套用格式L左对齐lef列表样式list显示Listnum 域M左缩进margin减少左缩进打印已合并文档批注 动词marginN新建new降级为正文normal合并文档普通视图O打开open标记目录项大纲视图outlineP打印print定义字符大小pound插入页码page页面视图pageCtrl Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltQ取消段落格式quitsymbol字体quickR右对齐right页眉页脚链接注册商标register?S保存save定义样式style拆分窗口SplitT首行缩进indent减小首行缩进时间time商标trademarkrm U下划线underline下划线underline更新域update更新表格格式V粘贴格式粘贴插入自动图文集W写盘关闭write只给词加下划线wordX剪切标记index entryY重复重复查找Z撤消默认字体样式返回0段前6p切换1单倍行距显示“标题 1”应用“标题 1”2双倍行距显示“标题 2”应用“标题 2”3锁定显示“标题 3”应用“标题 3”51.5倍行距应用“标题 3”应用“标题 5”=下标和正常切换上标与正常切换1 1、显示多行文本、显示多行文本 一般情况下，在单元格中输入的文本是不换行的，这样看起来会很别扭。如果要在同一单元格中显示多行文本，可以这样做：选中要换行的单元格，单击“格式”菜单，选择“单元格”命令，然后选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框。2 2、同时改变多行行高、同时改变多行行高 先选中要改变行高的列，按下Shift键再单击行标题头，可以选定连续的多行（如果要选中多个不连续行，可以按下Ctrl键）。选中多列后，拖动任意一个被选中的行标题间的分界线，到适当高度释放鼠标，所有被选中的行高都改变了。单击“格式”菜单，选择“行”中的“行高”命令，设置行高为20，单击“确定”，行高都被设置为20了。3 3、改变回车键的功能、改变回车键的功能 一般情况下，我们在一个单元格中输入资料后，按下回车键后活动单元格会转入下一行的同列单元格中。如果要转到右边的单元格，打开“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“编辑”选项卡，多后从“方向”下拉列表框中选择“向右”，单击“确定”。按Tab 键也可以实现活动单元格向右跳转。4 4、给单元格加斜线、给单元格加斜线 在选中的单元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所需要的斜线方式，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。5 5、巧用转置功能粘贴数据、巧用转置功能粘贴数据 先选中要进行转换的数据区A1：D10，按下Ctrl+C将其复制，再将光标定位在另一个工作表的A1单元格中，然后选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。在“选择性粘贴”对话框中，选中“转置”复选框，单击“确定”。6 6、固定标题栏、固定标题栏选中你要固定的标题下面一行或任意一单元格，然后单击菜单栏“窗口”“冻结窗格”即可固定。7 7、自动重复表头、自动重复表头 EXCEL提供了较完美的表头重复功能，一是通过“页眉”设置相产生每页相同的标题、页号、日期等，这项功能大家比较熟悉。二是可以设置“顶端标题行”来实现表头的重复，方法非常简单：点击菜单“文件”“页面设置”“工作表”，你会看到一个“顶端标题行”的框，将光标置于其中，然后在工作表区域的“行号”区域用鼠标选定你所要重复的表头行。8 8、ExcelExcel文件的加密文件的加密 单击“保存”命令后，调出“另存为”对话框，在该框中输入完文件名，再单击“选项”按钮，将“保存选项”对话框打开，输入自己的密码，再按“确定”。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令。9 9、数据筛选功能、数据筛选功能 “高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。1010、ExcelExcel表格与图片的转换表格与图片的转换 首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令)。我们还可以将其在Word中进行粘贴。1111、图表的使用图表的使用 打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“饼图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮继续操作即可。1212、ExcelExcel中常见问题及解决方法中常见问题及解决方法 在在ExcelExcel中不能进行求和运算中不能进行求和运算 由于在操作中更改了字段的数值后，求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化，造成不能正常运算。可以单击“工具选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项卡。在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以进行自动计算并更新单元格的值了。在在ExcelExcel中打开多个工作表时提示中打开多个工作表时提示“内存不足，不能执行显示内存不足，不能执行显示”这时首先关闭所有的应用程序，在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”选项，在打开的“显示属性”对话框中单击“设置”选项卡，将“颜色”下拉列表框设置为256色，即可解决问题。在在ExcelExcel中出现启动慢且自动打开多个文件中出现启动慢且自动打开多个文件进入Excel中后，单击“工具选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“常规”选项卡，删除“替补启动目录”文本框中的内容，单击“确定”按钮即可。在在ExcelExcel中出现中出现“NUMNUM！”错误信息错误信息当函数或公式中使用了不正确的数字时将出现错误信息“#NUM!”。这时应确认函数中使用的参数类型的正确性，然后修改公式，使其结果在-10307到+10307范围内即可。在在ExcelExcel中出现中出现“DIV/0DIV/0！”错误信息错误信息 若输入的公式中的除数为0，或在公式中除数使用了空白单元格（当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值），或包含零值单元格的单无格引用，就会出现错误信息“#DIV/0！”。只要修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值即可解决问题。在Excel中出现“VALUE！”错误信息 此情况可能有以下四个方面的原因之一造成：一是参数使用不正确；二是运算符使用不正确；三是执行“自动更正”命令时不能更正错误；四是当在需要输入数字或逻辑值时输入了文本，由于Excel不能将文本转换为正确的数据类型，也会出现该提示。这时应确认公式或函数所需的运算符或参数是否正确，并且在公式引用的单元格中包含有效的数值。在在ExcelExcel中出现中出现“NAMENAME？”错误信息错误信息 出现此情况一般是在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如：使用了不存在的名称。解决的方法是：单击“插入名称定义”命令，打开“定义名称”对话框。如果所需名称没有被列出，在“在当前工作薄的名称”文本框中输入相应的名称，单击“添加”按钮将其添加，再单击“确定”按钮即可。1 1、如何对齐多个对、如何对齐多个对象象 在PPT中，先执行“视图工具栏绘图”命令，展开“绘图”工具栏，然后同时选中多个需要对齐的对象，按“绘图”工具栏上“绘图（R）”按钮，在随后弹出一快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式（如“右对齐”）即可。小技巧：用此种方法设置的对齐方式，其实是多个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中，我们选定了“右对齐”选项后，其余三个对象即刻向“最右边”一个对象（“文本框”）“看齐”了。按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线框所包围的对象。按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不是连续的）。2 2、如何复制幻灯片、如何复制幻灯片 打开已经制作好的演示文稿，在左边的大纲区中，选中需要借用的幻灯片，执行“复制”操作，然后切换到当前演示文稿中，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）即可。小技巧：在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来，而是使用了当前演示的“母板”。按住Shift键，在大纲区中的幻灯片上拖拉，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住Ctrl键，在大纲区中的幻灯片上分别点击，即可同时选中多张不连续的幻灯片。打开相应的演示文稿，执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一种图形类型,再取名保存。此时，系统会弹出一个,对话框，根据需要，单击其中后个按钮即可。小技巧：同一演示文稿保存为不同格式的图形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量最大。在进行保存时所取的名称，其实不是图形文件名称，而是用来保存图形文件的文件夹名称，图形文件是“幻灯片1.GIF、幻灯片2.GIF”。3 3、如何将演示文稿保存为图片、如何将演示文稿保存为图片 4 4、如何将表格插入到幻灯片中如何将表格插入到幻灯片中 将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小，并去掉相应的网格线。再启动PPT，选定一张幻灯片，执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框，选中其中的“根据文件创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件。按下“确定”按钮，表格即刻被插入到幻灯片中，调整一下大小就行了。5 5、如何处理超级链接如何处理超级链接 动作设置动作设置 选中一行标题文本，单击鼠标右键，选择“动作设置”命令，弹出“动作设置”对话框。在“单击鼠标”选项卡中，我们选择“超级链接到”项，下面的列表框就变实了，列表框中所给的缺省选项是“下一张幻灯片”，拉开列表框，选取“幻灯片”项。打开“超级链接到幻灯片”对话框，对照右面的幻灯片预览图，选取想要跳转到的幻灯片。如果要添加声音，可以单击“播放声音”复选框，在下拉列表框中选择一种声音；如果对给定的声音不满意，就单击”其他声音“选项，打开”添加声音“对话框，选择一种声音。再调出”动作设置“对话框，选择”其它文件“，然后选择一个Word文档，完成设置。这时在幻灯片放映时，单击就会启动Word程序，打开这篇文档。超级链接超级链接 选中要链接的对象，然后单击鼠标右键，选择“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框。在这里提供了很丰富的选项，你可以链接幻灯片、自定义放映等，还可以链接到最近打开过的文件、网页、电子邮件地址。在对话框的左部有一个“链接到”区域，里面提供了四个带图标的选项。如果选中第一项“所有文件或网页”，对话框中间部分列出三个选项：近期文件、已浏览过的网页和插入链接，选取其中一项后，就会在列表框中列出符合条件的文件名或网址，十分方便。如果里面没有所需的项目，还可以按对话框右部的按钮进行查找。如果选中第二项“本文档中的位置”，你就可以在中间的列表中选择要链接的幻灯片或自定义放映了，还可以预览幻灯片。如果选中第三项“新建文档”，可以链接到一个新建的文档中，文档可以有空儿再进行编辑。如果选中第四项“电子邮件地址”，就可以从列表框中选取最近用过的邮件地址，或是输入新地址。动作按钮动作按钮 超级链接的对象很多，包括文本、自选图形、表格、图表和图画等，此外，还可以利用动作按钮来创建超级链接。PowerPoint 带有一些制作好的动作按钮，可以将动作按钮插入到演示文稿并为之定义超级链接。单击“幻灯片放映”菜单上的“动作按钮”命令，有很多动作按钮。我们插入一个动作按钮，选择“上一张”按钮，将光标移动到幻灯片窗口中，光标会变成十字形状，按下鼠标并在窗口中拖动，画出所选的动作按钮。释放鼠标，这时“动作设置”对话框自动打开。在“链接到”列表中给出了建议的超级链接，也可以自己定义链接，最后单击“确定”，完成了动作按钮的设置。选中被链接的对象，然后单击鼠标右键，选择“超级链接”命令，从中选择“删除超级链接”就可以了。如果用“动作设置”做的链接怎么删除呢？选中被链接的对象，然后单击鼠标右键，选择“动作设置”命令，然后再选择“无动作”单选钮就可以了。删除超级链接删除超级链接6 6、插入其他对象、插入其他对象 插入艺术字插入艺术字 单击“插入”菜单中的“图片”项，从子菜单中选取“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。里面列出了30种艺术字格式，有横着排的，也有竖着排的，对话框的最后一列就是竖排艺术字格式，双击其中的一种，打开“编辑艺术字文字”对话框，在对话框中可以输入要做成艺术字的文字，并设置文字的字体、字号等格式。这时自动弹出了“艺术字”工具栏，可以利用它来设置艺术字格式。如果我们对刚才的艺术字不满意，可以利用它来进行修改。例如想要重新选择艺术字的样式，就单击“艺术字库”按钮。插入组织结构图插入组织结构图 单击“插入”菜单中的“图片”，选择“组织结构图”命令,这时出现的窗口就是专门来画组织结构图的。替换预设文字来完成组织结构图：选择标题文字，输入我们想要的标题；选择预设框，输入想要的内容，一个框里，可以输入四行文字，分别是“姓名”、“职称”和两个附注，如果没那么麻烦，只输入姓名就行了。增加结构图，例如给经理再添一名部下，单击“部下”按钮，再单击“经理”图框，输入文字，就完成了。还可以利用另一个办法来实现，单击“同事”按钮，然后将光标移到一名下属所在图框上，单击鼠标左键，就给他增加了一名同事。和其他对象一样，可以更改结构图的格式，分别设置图框、线条的颜色、样式、宽度等。画完结构图，在“文件”菜单中选择“退出并返回”，就回到当前编辑的演示文稿中。插入幻灯片插入幻灯片 把光标置于要插入幻灯片的地方，单击“插入”菜单，选择“幻灯片（从文件）”命令，弹出“幻灯片搜索器”对话框。单击“浏览”按钮，找到要插入的幻灯片。这时，下部“选定幻灯片”区域列出了幻灯片的预览图，我们可以按名字选择要插入的幻灯片，单击要插入的幻灯片，将其选中，再单击另一张，就选中了两张幻灯片。然后单击一下“插入”按钮，幻灯片就被插入了。循环播放声音直至幻灯片结束循环播放声音直至幻灯片结束 这项操作适用于图片欣赏等，不需要教师的讲解，往往是伴随着声音出现一幅幅图片。声音的操作步骤（假如共有5张幻灯片）：（1）在要出现声音的第一张幻灯片中单击主菜单“插入/影片中的声音/文件中的声音（或剪辑库中的声音等）”，选择一声音文件，在弹出的对话框“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”中选择“是”，在幻灯片上显示一喇叭图标。（2）右击该喇叭图标，选择“自定义动画”中的“多媒体设置”项，选择“按动画顺序播放”，播放时“继续幻灯片放映”，停止播放在“5张幻灯片后”。（3）单击“其他选项”，选择“循环播放，直到停止”。以上操作无论是有链接还是无链接的情况，只要是点击了5张幻灯片就停止播放声音（不是序号的第5张）。声音只出现在当前一张幻灯片，切换至任一张则停止声音只出现在当前一张幻灯片，切换至任一张则停止 这项操作适用于出现在当前页的声音，无论声音播放完与否，都可进入下一个单元。声音的操作步骤同1中的步骤（1）。插入声音插入声音 播放声音的指定部分播放声音的指定部分 这项操作适用于只需要播放声音文件的某一部分，而不是全部。例如，重复播放课文朗读里最精彩的几个段落。声音的操作步骤：（1）选择菜单“插入/对象”，选择“新建”，在对象类型中选择“媒体剪辑”，确定后进入媒体编辑窗口。（2）单击菜单“插入剪辑”，在它的子菜单里有3种声音类型可供选择：cd音频、midi音序器、声音（wav），根据声音文件类型选择相应菜单。（3）选择声音文件后，主菜单下的声音控制器为可用，将指针移至要截取声音的起点，单击控制器上的“开始选择”，然后将指针移至声音的结束处，单击控制器上的“结束选择”。完成后，单击该声音图标以外的任意地方，便返回到幻灯片编辑状态。（4）单击“幻灯片放映”，当单击声音图标时便播放需要的那段声音。随动画效果出现的声音随动画效果出现的声音 这项操作适用于增强动画的效果，以营造生动的场景。声音的操作步骤：对该对象右击，选择“自定义动画”，在“效果”一项的“动画和声音”中选择相应的效果（或其他效果），单击“声音”下拉菜单，选择一已有声音或其他声音（来自文件）。7 7、幻灯片自动播放、幻灯片自动播放 在普通视图的“幻灯片”选项卡上，选择需要设置排练时间的幻灯片。在“幻灯片放映”菜单上，单击“幻灯片切换”。在“换片方式”之下，选择“每隔”复选框，再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数。8 8、幻灯片的动画效果、幻灯片的动画效果 添加动画样式 使用动画方案（计算机预设的动画方案）选定幻灯片中要设置动画的项目（或幻灯片母版中的某些项目）；在“任务窗格”中单击动画方案项；在“应用于所选幻灯片”列表栏中单击所要选用的动画方案；单击“任务窗格”下面的播放按钮即可预览动画放映效果，单击幻灯放映按钮为实际放映时的动画效果。自定义动画（用户自由设计，更为灵活）切换到普通视图模式；选择要设置动画显示的对象；单击菜单幻灯片放映/自定义动画,进入“自定义动画”任务窗格；根据需要，选择相应的动画效果即可。在“进入”、“强调”，“退出”子菜单中选择“其他效果”命令，将显示更多的动画效果。添加动画效果后，在页面上各对象前面会出现标注编号，指示播放的顺序。设置动作路径 在普通视图中，打开包含要创建动作路径的文本或对象的幻灯片；选择要设置动画显示的文本项目或对象。在“自定义动画”任务窗格中，单击“添加效果”按钮，弹出添加动画效果的子菜单。在“动作路径”的下一级子菜单中选择要设置的路径即可。9 9、幻灯片动画的时间设置、幻灯片动画的时间设置 直接设置单幅幻灯片的时间:在幻灯片视图按下AltD、T快捷键，进入幻灯片切换对话框，在换页方式组中选中“每隔”选项，并输入时间。同时设置多幅幻灯片的时间:按下AltV、D快捷键，进入幻灯片浏览视图，选中需要同时设定时间的幻灯片（CtrlA或Shift单击），按下AltD、T快捷键。其余同上。排练计时:按下AltD、R快捷键，进入排练计时状态，这时，屏幕上出现一个排练计时器，用户根据需要,以按下鼠标左键的快慢来控制幻灯片的播放速度,直至播放结束。排练计时器将保存排练时间。10 10、修改、修改PowerPointPowerPoint中的剪贴画中的剪贴画 对于插入的剪贴画，如果觉得与演示文稿的主题不是十分吻合，可以对其进行修改：选中相应的剪贴画，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“组合取消组合”命令。再多次重复上述“取消组合”操作，即可将剪贴画打散成一个个组件，将不需要的组件删除掉，对留下的组件进行重新填色等修饰，修饰完成后，同时选中所有组件，将其组合成一个整体即可。1111、幻灯片中常用的快捷方式、幻灯片中常用的快捷方式 单击“普通视图”按钮时，如果按下shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按shift键）则可以切换回来。而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下shift键就可以切换到“讲义母版视图”。你还能让powerpoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。如果想得到更多的选项，可以按住ctrl+shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：ctrl+shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。ctrl+shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；ctrl+shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。在演示powerpoint课件时，如果要实现以下特殊功能，不必专门停下讲解而特意通过菜单调用，敲一下键盘上的某一键便可实现，一点也不影响讲课的效果。播放过程中，如果要使屏幕突然变黑，可按“b”或“”，按任意键还原。播放过程中，如果要使屏幕突然变白，可按“w”或“”，同样按任意键还原。在播放中途若要快速回到起始位置重新开始播放，按“”或“”。播放时若要快速调出绘图笔，按组合键“ctrl+p”。播放时若要快速隐藏鼠标指针，按组合键“ctrl+h”。12 12、播放幻灯片的快捷键、播放幻灯片的快捷键谢谢大家！谢谢大家！