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2024/2/24 周六周六办公室主任培训办公室主任培训2024/2/24 周六周六目目 录录角色定位及素质要求角色定位及素质要求1 1公文写作公文写作2 2会议组织会议组织3 32 2内部管理内部管理5 54 4公务接待公务接待2024/2/24 周六周六 一、一、办公室主任的公室主任的岗位位职责二、二、办公室主任的素公室主任的素质要求要求三、如何做好三、如何做好办公室主任公室主任第一讲：角色定位及素质要求第一讲：角色定位及素质要求2024/2/24 周六周六（一）（一）办公室的公室的职能：能：中心：管理运中心：管理运转中心、信息中心、信息处理中心、文档管理中心、理中心、文档管理中心、会会议管理中心、事管理中心、事务协调中心、来人接待中心。中心、来人接待中心。枢枢纽：联结决策决策层与与执行行层的的纽带。联结各各职能部能部门的的纽带。窗口：窗口：经常与外界接触，常与外界接触，办事效率和工作事效率和工作质量及其工作量及其工作 人人员的礼的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表范、精神面貌，在很大程度上代表 企企业的形象。的形象。职能定位：能定位：行政助手、信息行政助手、信息传输、综合合协调、参、参谋辅助。助。岗位职责岗位职责2024/2/24 周六周六（二）办公室工作内容与特点（二）办公室工作内容与特点工作内容：工作内容：按性按性质分：分：程序性工作、智囊性工作、程序性工作、智囊性工作、临时性工作。性工作。按内容分：按内容分：办文、文、办会、会、办事。（事。（简称称“三三办”）工作特点：工作特点：综合性、服合性、服务性、程序性、被性、程序性、被动性、机要性。性、机要性。岗位职责岗位职责2024/2/24 周六周六岗位职责岗位职责工作繁杂：工作繁杂：运转枢纽、协调沟通，上传下达运转枢纽、协调沟通，上传下达计划之外：计划之外：临时处理，紧急解决。临时处理，紧急解决。时间不受控：时间不受控：临时事务临时事务 忙忙碌碌忙忙碌碌人少，工作量大人少，工作量大会务多，团结协作。会务多，团结协作。不以事小而不为；不以事小而不为；不以事杂而乱为；不以事杂而乱为；不以事急而盲为；不以事急而盲为；不以事难而怕为。不以事难而怕为。挑战机会机会很多，只要抓住机会2024/2/24 周六周六 1 1、思想素养、思想素养 热爱本本职。干一行、。干一行、爱一行、一行、专一行。一行。政治敏政治敏锐。从政治角度、大局高度看。从政治角度、大局高度看问题，处理理办公室工作，听招呼、能自律、公室工作，听招呼、能自律、严保密。保密。责任心任心强。将自己的工作。将自己的工作职责与公司的与公司的发展、企展、企业利益利益联系在一起。系在一起。这是思想政治水准的是思想政治水准的一种表一种表现。踏踏实肯干，舍得肯干，舍得为工作投入。工作投入。素质要求素质要求2024/2/24 周六周六 具具备较高的政策水平。高的政策水平。具有具有较强的的综合分析能力。合分析能力。调研能力。善于通研能力。善于通过调研掌握大量情况。研掌握大量情况。思思维能力。善于思考能力。善于思考问题，抓住关，抓住关键。表达能力。能准确表达能力。能准确简明地明地阐述己述己见。良好的良好的协调能力。能力。较强的的应变能力。能力。素质要求素质要求 2 2、业务素养、业务素养2024/2/24 周六周六 3 3、心理素养、心理素养 心理素养，指人心理素养，指人对环境及其相互关系的适境及其相互关系的适应能力。能力。注注意意力力。由由于于办公公室室工工作作的的特特殊殊性性，要要求求对事事物物具具有有职业的注意力。的注意力。调控力控力(控制情控制情绪的能力的能力)。意志力。意志力。素质要求素质要求2024/2/24 周六周六 4 4、角色意识、角色意识 做好做好办公室工作，必公室工作，必须强化以下角色意化以下角色意识：服从意服从意识 全局意全局意识 责任意任意识 创新意新意识 奉献意奉献意识 信息意信息意识 程序意程序意识 学学习意意识素质要求素质要求2024/2/24 周六周六 如何做好如何做好办公室主任公室主任 思想思想观念、精神状念、精神状态、工作作、工作作风、工作、工作思路、工思路、工 作能力、体制机制等作能力、体制机制等 在在创新的基新的基础上提高上提高认识，强化服化服务理理 念，在找准定位的基念，在找准定位的基础上，明确重点，当好参上，明确重点，当好参谋助手；助手；在不断在不断总结中掌握技巧，增中掌握技巧，增强协调配合；在努力学配合；在努力学习基基础上提高能力，提高管理效能。上提高能力，提高管理效能。2024/2/24 周六周六（一）（一）强化服化服务理念理念 为适适应新形新形势、新任、新任务的新要求，必的新要求，必须树立立办公室就是服公室就是服务部，部，办公室主任就是服公室主任就是服务员，办公室工作就是公室工作就是为领导服服务，为企企业服服务、为员工工服服务的新理念的新理念2024/2/24 周六周六（二）、做三有主任（二）、做三有主任 1 1、有、有责任意任意识 办公室工作无小事，如果哪一个公室工作无小事，如果哪一个环节出差出差错，就会就会牵一一发而而动全身，影响全局工作全身，影响全局工作 作作为办公室主任，必公室主任，必须保持高度保持高度负责的精神、的精神、一一丝不苟的不苟的态度、度、细致致严谨的作的作风、认真真对待和待和切切实抓好每一抓好每一项工作，工作，实现零距离服零距离服务和零差和零差错服服务，保，保证企企业整体工作正常运整体工作正常运转2024/2/24 周六周六2 2、有真、有真诚情感情感对外要外要热忱，忱，对来来单位位办事的人要事的人要热情接待、礼情接待、礼貌待人，杜貌待人，杜绝“门难进、脸难看、看、话难听、事听、事难办”的的现象。象。对内要真内要真诚，大家在一起共事，是事，大家在一起共事，是事业的需要，的需要，也是一种也是一种难得的得的缘分，要互相关心、互相分，要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重互相帮助、互相理解、互相尊重2024/2/24 周六周六3 3、有效率、有效率观念念要有要有强烈的烈的时效效观念和求真念和求真务实、雷、雷厉风行的工行的工作作作作风，做到遇事不推，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作敷衍、不留工作过夜、日事日夜、日事日毕。要切要切实推行首推行首问责任制和限任制和限时办结制，立制，立说立行、立行、急事急急事急办、特事特、特事特办、要事快、要事快办、按、按时按量、保按量、保质保效完成各保效完成各项任任务。要注重探索和把握要注重探索和把握办公室工作的特点和公室工作的特点和规律，形律，形成成办事高效、运事高效、运转协调、行、行为规范的工作机制。范的工作机制。2024/2/24 周六周六办公室是参公室是参谋部、部、“智囊智囊团”，是信息中心，是，是信息中心，是领导的的左右手。左右手。定位：当好定位：当好领导的参的参谋和助手和助手 ，履行好参，履行好参谋承承办管管 理理协调职能。能。需要做好三方面工作：需要做好三方面工作：1.1.勤于勤于调查研究，注重研究，注重总结分析分析 2.2.善于管好事善于管好事务，发挥协调作用作用 3.3.敢于抓好督敢于抓好督查，推，推动工作落工作落实 要找准一个定位，当好领导的参谋和助手要找准一个定位，当好领导的参谋和助手2024/2/24 周六周六1 1、勤于、勤于调查研究，注重研究，注重总结分析分析要找准一个定位，当好领导的参谋和助手要找准一个定位，当好领导的参谋和助手 要学会在繁忙紧张的工作中调查研究，勤于资要学会在繁忙紧张的工作中调查研究，勤于资料积累，善于总结分析。把握领导的工作思路和思料积累，善于总结分析。把握领导的工作思路和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需，做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性地调查研究，及时、准层次的服务上。通过经常性地调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策提供科学的参考依据。提供科学的参考依据。2024/2/24 周六周六2、善于管好事、善于管好事务，发挥协调作用作用 办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯彻董事会和有关会议精神，协助领导做好协调工作。彻董事会和有关会议精神，协助领导做好协调工作。一是服务不添乱一是服务不添乱,二是解难不添忧二是解难不添忧,三是成事不误事。三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会“弹钢弹钢琴琴”，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱、繁而有序、的规范化、制度化，切实做到忙而不乱、繁而有序、大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。扣。2024/2/24 周六周六3、敢于抓好督、敢于抓好督查，推，推动工作落工作落实 督办工作是确保领导决策落到实处的重要一督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：一是要突出重点。督查工作，主要应做到以下几点：一是要突出重点。二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实到二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实到实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有反馈。针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。反馈。针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。2024/2/24 周六周六 当好办公室主任，做好办公室工作，关键在于自当好办公室主任，做好办公室工作，关键在于自身的综合素质，这是充分发挥办公室综合效能的基身的综合素质，这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提：础和前提：1.1.要加强理论学习，努力提高自身素质；要加强理论学习，努力提高自身素质；2.2.要强化奉献意识，搞好后勤服务；要强化奉献意识，搞好后勤服务；3.3.要加强廉洁自律，树立良好形象。要加强廉洁自律，树立良好形象。要强化综合素质，充分发挥办公室的整体功效要强化综合素质，充分发挥办公室的整体功效2024/2/24 周六周六 1.1.要加强理论学习，努力提高自身素质要加强理论学习，努力提高自身素质 首先要勤学。把首先要勤学。把“要我学要我学”的被动消极行为的被动消极行为转变为转变为“我要学我要学”的自觉主动行为。要系统地学的自觉主动行为。要系统地学习法律法规，学习方针政策，学习市场经济知识，习法律法规，学习方针政策，学习市场经济知识，学习现代科技知识。通过学习，拓展视野，更新学习现代科技知识。通过学习，拓展视野，更新知识，不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚知识，不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚持理论联系实际，学用结合，勤学多思，不断提持理论联系实际，学用结合，勤学多思，不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力，锻造高尚的人格，具有丰富的知识，掌的能力，锻造高尚的人格，具有丰富的知识，掌握高超的协调艺术，这是当好办公室主任的基本握高超的协调艺术，这是当好办公室主任的基本要求。要求。2024/2/24 周六周六 2.2.要强化奉献意识，搞好后勤服务要强化奉献意识，搞好后勤服务 办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面领导的善意批评，右的夹缝之中，既有来自上面领导的善意批评，又有来自下面同志的埋怨，众口难调。为此，办又有来自下面同志的埋怨，众口难调。为此，办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么；先干什么，瞻性，明确该干什么，不该干什么；先干什么，后干什么；要有所为，有所不为；要把握分寸，后干什么；要有所为，有所不为；要把握分寸，适时适度。从而达到协调关系、促进团结，增进适时适度。从而达到协调关系、促进团结，增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。合作、化解矛盾、改进工作的目的。2024/2/24 周六周六 3.3.要加强廉洁自律，树立良好形象。要加强廉洁自律，树立良好形象。要把要把“公正办事、干净干事公正办事、干净干事”作为自己的基本作为自己的基本准则。时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行准则。时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养。淡化修养。淡化“岗位岗位”带来的光环，强化带来的光环，强化“岗位岗位”赋赋予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候，不后退、不畏缩，始终保持乐观的心态。的时候，不后退、不畏缩，始终保持乐观的心态。要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，办公室主任要有甘于清贫、辛辛苦苦、忙忙碌碌，办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，要看淡权位、看甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失，吃得起苦、吃得起淡名利、看淡荣誉、看淡得失，吃得起苦、吃得起亏，心态平和、宽容大度。亏，心态平和、宽容大度。2024/2/24 周六周六简单结语：简单结语：总之，要当好之，要当好办公室主任，必公室主任，必须适适应形形势和任和任务的要求，内的要求，内强素素质，外，外树形象，出色地履行基本形象，出色地履行基本职能，能，以以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好的作的作风凝聚人、以模范的行凝聚人、以模范的行为带动人，把班人，把班带好、把好、把人用活、把事人用活、把事办实、把家管好。、把家管好。2024/2/24 周六周六第二讲：公文写作基本规则第二讲：公文写作基本规则 一、一、认识公文写作的特点公文写作的特点 公文写作的根本特点：公文写作的根本特点：规范性范性强 受受领导之命，代企之命，代企业立言。立言。“以文以文辅政政”目的：目的：为处理公理公务服服务，排斥个性化写作；，排斥个性化写作；内容：真内容：真实地反映事地反映事实，排斥文学手法；，排斥文学手法；格式：具有格式：具有规范体式，符合公文格式范体式，符合公文格式标准；准；表达：采用表达：采用应用文体，恰当运用公文用文体，恰当运用公文术语；时限：在限：在领导规定的定的时间内完成任内完成任务。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六二、公文写作基本步骤与方法（一）做好准（一）做好准备工作工作 思想准备：思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？文目的？主题？文种？材料准备：材料准备：围绕主题收集材料。围绕主题收集材料。方案准备：方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方总体构思，确定篇章形式与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架。框架。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六三、公文写作基本步骤与方法三、公文写作基本步骤与方法 （二）正式起草（二）正式起草阶段（操作要段（操作要领）拟写写规范范标题；设计好开好开头和和结尾；尾；安排主体安排主体结构；构；确定表达方式。确定表达方式。注意事注意事项：（1 1）接受任）接受任务后抓后抓紧办理。理。（2 2）根据提）根据提纲有条理地写作。有条理地写作。（3 3）联合合发文做好会文做好会签工作。工作。（4 4）处理好材料和理好材料和观点的关系。点的关系。（5 5）遵循公文格式）遵循公文格式规范。范。（6 6）符合文字表达）符合文字表达规范。范。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六四、公文写作的基本要求 （一）目的明确，行文有据，主旨（一）目的明确，行文有据，主旨单一。一。1 1、明确、明确“为了了”；2 2、明确、明确“根据根据”；3 3、明确、明确“干什么干什么”。如：。如：请示何事？通知何事？示何事？通知何事？（二）内容合法、（二）内容合法、务实、符合、符合领导意意图。1 1、符合法律法、符合法律法规、上、上级规定、本企定、本企业规章制度，章制度，这是制定决策和是制定决策和发文的根据。文的根据。2 2、从、从实际出出发，注意，注意针对性、真性、真实性、可行性。性、可行性。3 3、符合、符合领导意意图。（。（动笔前、起草中、完稿后）笔前、起草中、完稿后）公文写作公文写作2024/2/24 周六周六（三）文字表达准确、（三）文字表达准确、鲜明、明、简练、得体。、得体。准确准确（概念清楚、（概念清楚、讲究分寸、符合究分寸、符合语法、要素法、要素规范）范）鲜明明（观点明确、用好点明确、用好标题、褒、褒贬得当、段旨撮要）得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空言、去除空话、控制篇幅、控制篇幅、层次分明）次分明）得体得体（文体要求、（文体要求、书面面语言、言、术语规范）范）（四）合理（四）合理组织语言。言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；成分完整；语序得当。序得当。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六五、把握公文写作的基本规律五、把握公文写作的基本规律 （二）找好角色定位与行文角度（二）找好角色定位与行文角度 总原原则：受：受领导之命，代企之命，代企业立言。立言。代代拟文稿：要文稿：要认准准领导身份和身份和职位特征；位特征；对外外发文：要考文：要考虑收收发文机关的地位特征；文机关的地位特征；区区别文稿文稿应用范用范围，内外、上下有，内外、上下有别。公文写作公文写作2024/2/24 周六周六（一）（一）应用范用范围1 1、对上上级的政策、法的政策、法规及文件不理解或不适及文件不理解或不适应本企本企业 情况，需要情况，需要变通通处理的理的问题，请求上求上级予以解予以解释、指示与指示与认可。可。2 2、请求批准企求批准企业组织架构、人架构、人员聘用、聘用、经费预算以及算以及 对人人员或事故的或事故的处理。理。3 3、请求求协调解决本企解决本企业无法解决的无法解决的问题。4 4、根据、根据规定必定必须履行履行审批手批手续的事的事项。请示示报告案例告案例公文写作请示公文写作请示请示的起草请示的起草2024/2/24 周六周六报告的起草报告的起草 （一）（一）报告的用途告的用途 用来向上用来向上级机关机关汇报工作、反映情况，答复上工作、反映情况，答复上级机关的机关的询问。注意：注意：报告与告与请示的示的联系与区系与区别。（二）（二）报告的分告的分类 按照内容划分：按照内容划分：综合合报告；告；专题报告。告。按照目的划分：按照目的划分：工作工作报告；告；总结报告；情况告；情况报告；告；调查报告；告；建建议报告；告；检讨报告。告。公文写作报告公文写作报告2024/2/24 周六周六 （三）工作报告正文的写作方法（三）工作报告正文的写作方法 开开头：对前一段前一段时间的工作状况作概括性的工作状况作概括性说明。包括：工作明。包括：工作针对的的时间、主要工作、主要工作项目、工作目、工作进程、程、总体效果体效果评价等。价等。主体：主体：重点回重点回顾工作工作进展情况和主要成展情况和主要成绩；提提炼工作中取得的工作中取得的经验和体会；和体会；找出工作中存在的主要找出工作中存在的主要问题或薄弱或薄弱环节，分析原因，提出改，分析原因，提出改进意意见与与办法；法；提出今后工作的意提出今后工作的意见或或进一步做好工作的愿望。一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文尾：使用下列公文术语 特此特此报告，告，请审阅。以上以上报告如有不当，告如有不当，请指正。指正。公文写作报告公文写作报告2024/2/24 周六周六 （一）熟悉用途（一）熟悉用途 用于用于转发政府有关部政府有关部门和布置各和布置各项工作（会工作（会议、活、活动、任免、任免人人员等）的公文。等）的公文。（二）把握特点（二）把握特点 1.1.内容内容单纯，行文灵活，行文灵活简便；便；2.2.表述具体，可操作性表述具体，可操作性强；3.3.时效性效性强，需要及，需要及时周知或周知或执行。行。公文写作通知公文写作通知通知的起草通知的起草2024/2/24 周六周六通知分类通知分类 1.1.指示性通知；指示性通知；2.2.规定性通知；定性通知；3.3.事事务性通知；性通知；4.4.批批转、转发、公布性通知；、公布性通知；5.5.任免性通知。任免性通知。公文写作通知公文写作通知2024/2/24 周六周六总结的起草总结的起草（一）含（一）含义目的与目的与实质 总结是是对以往一段工作的回以往一段工作的回顾与反思与反思,并以并以书面面形式表达的事形式表达的事务性文件。性文件。目的：目的：摸索企摸索企业的生的生产、经营、管理、管理经验，做好今后工作。，做好今后工作。实质：对企企业的生的生产、经营、管理的再、管理的再认识。（二）功能（二）功能1.1.有助于推广先有助于推广先进经验，提高管理水平；，提高管理水平；2.2.有助于找出差距，制定有助于找出差距，制定针对性的改性的改进措施；措施；3.3.有助于政府有关部有助于政府有关部门对本企本企业生生产经营、项目目实施的施的针对性指性指导。公文写作总结公文写作总结2024/2/24 周六周六 1.1.调查研究，收集研究，收集资料；料；2.2.归纳整理，整理，筛选材料；材料；3.3.学学习文件，掌握政策；文件，掌握政策；4.4.总体构思，体构思，拟制提制提纲。公文写作总结公文写作总结做好写前准备做好写前准备2024/2/24 周六周六写好总结的注意事项写好总结的注意事项 1 1、真正重、真正重视总结工作。工作。克服克服“例行公事例行公事”思想，自下而上与自上而下相思想，自下而上与自上而下相结合。合。2 2、运用、运用辩证分析的方法。分析的方法。坚持两点持两点论，反，反对绝对化，要化，要实事求是地事求是地总结企企业年度生年度生产经营和和单项(活活动、项目目实施施)工作。工作。3 3、努力做好材料工作，做到、努力做好材料工作，做到观点和材料的点和材料的统一。一。既要有丰富材料，又要既要有丰富材料，又要发现工作中的亮点和不足，善于运用新工作中的亮点和不足，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失程。堆砌材料是失败的的总结。4 4、注重理性分析。、注重理性分析。抓住重点抓住重点问题，注意提，注意提炼规律性律性认识。总结案例案例公文写作总结公文写作总结2024/2/24 周六周六纪要的起草纪要的起草（一）会（一）会议纪要的用途与要的用途与类型型 用途：用途：会会议纪要用于要用于记载和和传达会达会议的基本情况、主要精神的基本情况、主要精神和决定事和决定事项，作，作为会后会后传达达贯彻执行和督行和督办的依据。的依据。类型：型：按照会按照会议纪要性要性质分：分：1 1、决、决议性性纪要；要；2 2、部署性、部署性纪要；要；3 3、专题性性纪要；要；4 4、消息性、消息性纪要要。决决议性性纪要要案例案例 专题性性纪要要案例案例公文写作纪要公文写作纪要2024/2/24 周六周六制度的起草制度的起草（一）制度的用途与（一）制度的用途与类型型用途：用途：制度一般指要求大家共同遵守的制度一般指要求大家共同遵守的办事事规程或行程或行动准准则。类型：型：1 1、通用制度；、通用制度；2 2、内控制度：按照、内控制度：按照现代企代企业管理要求制管理要求制订的一的一项制度制度 ，可以根据企可以根据企业生生产经营形形势的的变化和内部管理的要求化和内部管理的要求进行行修改，保持制度的修改，保持制度的连贯性。性。内控文案例内控文案例公文写作制度公文写作制度2024/2/24 周六周六领导讲话稿的起草领导讲话稿的起草一、起草一、起草讲话稿的几个重点稿的几个重点问题 1 1、准确把握、准确把握领导意意图和会和会议主主题要求是关要求是关键领导意意图和会和会议主主题是写作思是写作思维的原点和立意根的原点和立意根据。据。把握把握领导意意图和会和会议主主题，主要包括几个方面的，主要包括几个方面的内容：内容：（1 1）领导的整体工作思路及基本的思想的整体工作思路及基本的思想观 点和意点和意见；（2 2）讲话所要达到的基本目的；所要达到的基本目的；（3 3）讲话要根据会要根据会议主主题，针对性性强（经济、科、科技、技、项目、目、节庆和公益活和公益活动等）；等）；（4 4）领导者者对讲话的具体要求。的具体要求。公文写作领导讲话稿公文写作领导讲话稿2024/2/24 周六周六2 2、做好做好资料收集工作是基料收集工作是基础，包括以下七点要求：，包括以下七点要求：（1 1）客）客观与主与主观材料相材料相结合合 （2 2）感性与理性材料相）感性与理性材料相结合合 （3 3）正面与反面材料相）正面与反面材料相结合合 （4 4）内部与外部材料相）内部与外部材料相结合合 （5 5）直接与）直接与间接材料相接材料相结合合 （6 6）全局与局部材料相）全局与局部材料相结合合 （7 7）纵向与横向材料相向与横向材料相结合合 公文写作领导讲话稿公文写作领导讲话稿2024/2/24 周六周六起草讲话稿的几个重点问题起草讲话稿的几个重点问题3 3、加、加强个人修养是必要条件个人修养是必要条件（1 1）注重）注重时政和政策学政和政策学习；（2 2）既要博）既要博览群群书，又要，又要针对工作需要，突出学工作需要，突出学习重重点，不断开拓点，不断开拓视野，做到厚野，做到厚积薄薄发、运用自如；、运用自如；（3 3）注重广泛吸取各种知）注重广泛吸取各种知识；（4 4）注重）注重积累工作累工作阅历。公文写作领导讲话稿公文写作领导讲话稿2024/2/24 周六周六讲话稿的格式规范与文体特征讲话稿的格式规范与文体特征五大要素五大要素1 1、讲话标题2 2、讲话日期日期3 3、讲话人姓名人姓名4 4、称、称谓5 5、正文（前言、主体、正文（前言、主体、结尾）尾）符合符合讲话稿的文体特征稿的文体特征 明明显的口的口语化特征化特征 饱满的感情化特征的感情化特征 多彩的多彩的艺术化特征化特征符合不同符合不同场合合讲话需要需要 领导讲话稿案例稿案例1 1 领导讲话稿案例稿案例2 2 领导讲话稿案例稿案例3 3公文写作领导讲话稿公文写作领导讲话稿2024/2/24 周六周六第三讲第三讲:会议组织会议组织 会议目的：会议目的：开展有效地沟通开展有效地沟通 传达资讯传达资讯 监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题达成协议与解决问题 资源共享资源共享 开发创意开发创意会议组织目的会议组织目的2024/2/24 周六周六 开展有效地沟通开展有效地沟通 会议室一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议室一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。会议的一个主要目的。传达资讯传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度和思想查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度和思想动态；同时，借助会议这种动态；同时，借助会议这种“集合集合”的、的、“面对面面对面”的形式，的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。会议组织目的会议组织目的2024/2/24 周六周六 达成协议与解决问题达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。资源共享资源共享 利用开会汇集资源，以期相互交流、利用开会汇集资源，以期相互交流、相互相互帮助，共同进步。帮助，共同进步。会议组织目的会议组织目的2024/2/24 周六周六开发创意开发创意 通过举行会议，形成新通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。其具有可行性。激励士气激励士气 年初或年底的会议年初或年底的会议(元旦元旦晚会和年度表彰动员大会晚会和年度表彰动员大会)通常通常具有这一目的性。这种会议是具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，群为了使公司上下团结一心，群策群力，朝着一个方向共同努策群力，朝着一个方向共同努力。力。会议组织目的会议组织目的2024/2/24 周六周六每种会议都有合理的发生频率，只有掌握，才能更高效的利用每种会议都有合理的发生频率，只有掌握，才能更高效的利用会议组织频率会议组织频率2024/2/24 周六周六1.固定的部门会议固定的部门会议建议频率：至少每月一次建议频率：至少每月一次注意事项：注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上，以防将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作室的被动。因一时疏忽造成工作室的被动。会议组织频率会议组织频率2024/2/24 周六周六2.全体会议全体会议建议频率：至少每两月一次建议频率：至少每两月一次注意事项：注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会造成沉重负担。否则会造成沉重负担。会议组织频率会议组织频率2024/2/24 周六周六3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议建议频率：随时建议频率：随时注意事项：注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。会议组织频率会议组织频率2024/2/24 周六周六4.一对一会议一对一会议建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：注意事项：可以按需要天天发生，但是最好不要超可以按需要天天发生，但是最好不要超过一小时。过一小时。会议组织频率会议组织频率2024/2/24 周六周六会议组织高效会议会议组织高效会议2024/2/24 周六周六会议组织高效会议会议组织高效会议2024/2/24 周六周六会议组织高效会议会议组织高效会议2024/2/24 周六周六会议审查（目的、人数、内容、形式、效果）会议审查（目的、人数、内容、形式、效果）会议分类管理（会议类型、会议级别）会议分类管理（会议类型、会议级别）会议预算控制（会议直接费用会议预算控制（会议直接费用+与会人员会议与会人员会议期间工时成本）期间工时成本）会议议程管理（议题、议程、会议预期目的的会议议程管理（议题、议程、会议预期目的的实现）实现）会议时间控制（会议总时间，发言时间）会议时间控制（会议总时间，发言时间）会议效果评价（决议的形成和会议文件的编制，会议效果评价（决议的形成和会议文件的编制，会议精神的贯彻传达）会议精神的贯彻传达）会议组织高效会议会议组织高效会议2024/2/24 周六周六会议组织高效会议会议组织高效会议会议名称：黄山永佳集团一季度生产经营形势分析会；会议名称：黄山永佳集团一季度生产经营形势分析会；会议目的：系统回顾一季度集团生产经营情况，分析会议目的：系统回顾一季度集团生产经营情况，分析 研究当前形势，研研究当前形势，研究对策，制定二季度经营目标和应对措施，力争在二季度取得更好的经究对策，制定二季度经营目标和应对措施，力争在二季度取得更好的经 济效益，做到时间过半完成任务过半。济效益，做到时间过半完成任务过半。会议时间：会议时间：2012.04.142012.04.14 上午上午 8 8:3 30 0；会议地点：集团新办公大楼一号会议室会议地点：集团新办公大楼一号会议室会议议程：会议议程：1.1.集团财务部经理作集团一季度财务报告；集团财务部经理作集团一季度财务报告；2.2.集团总经理作经济形势分析和工作要求报告；集团总经理作经济形势分析和工作要求报告；3 3.骨干企业汇报交流骨干企业汇报交流 ；4.4.集团领导讲话集团领导讲话 。会议材料：汇报企业准备会议材料：汇报企业准备PPTPPT，其他企业准备书面交流材料。，其他企业准备书面交流材料。与会人员：集团领导，各成员企业正、副总经理、总助、财务和营销负责与会人员：集团领导，各成员企业正、副总经理、总助、财务和营销负责人，集团各职能部门经理助理以上人员。人，集团各职能部门经理助理以上人员。会议通知举例2024/2/24 周六周六会议组织会议流程会议组织会议流程2024/2/24 周六周六会前准备会前准备检查会议召开的必要性检查会议召开的必要性确定开会的目的确定开会的目的选择会议的类型选择会议的类型确定与会人员、并与有关人员进行沟通确定与会人员、并与有关人员进行沟通确定会议主持人确定会议主持人准备议事日程、发送文字材料、通知等准备议事日程、发送文字材料、通知等会场布置会场布置(主席台席卡排放主席台席卡排放)和有关设备和有关设备(音响与投影音响与投影)等等会议组织会议流程会议组织会议流程2024/2/24 周六周六开场举例一季度集一季度集团各成各成员企企业紧紧围绕年初集年初集团董事会和各企董事会和各企业董事会制定的董事会制定的发展思路和目展思路和目标，努力克服市，努力克服市场疲疲软、原材、原材料价格波料价格波动、经济下行下行压力加大等力加大等诸多不利因素，通多不利因素，通过内内抓管理、外拓市抓管理、外拓市场、自我加、自我加压、克、克难攻攻坚，实现了平了平稳发展。展。为总结分析一季度生分析一季度生产经营形形势，促，促进各成各成员企企业间相互交流，相互交流，查找找问题、分析原因、研、分析原因、研讨对策，共同策，共同奋战二二季度，确保在上半年做到季度，确保在上半年做到时间任任务双双过半，半，为完成全年目完成全年目标计划奠定划奠定坚实的基的基础。经集集团研究，决定召开一季度研究，决定召开一季度经营形形势分析会。分析会。会会议现在正式开始。在正式开始。首先有首先有请集集团财务部部经理汪建民作一季度理汪建民作一季度财务指指标分析分析报告，大家告，大家欢迎。迎。会会议进行第二行第二项，有，有请集集团副董事副董事长、总经理唐礼亮作理唐礼亮作经济形形势分析和工作要求分析和工作要求报告。告。会会议第三第三项，部分成，部分成员企企业进行行汇报交流。交流。会会议主持案例主持案例会议组织会议流程会议组织会议流程2024/2/24 周六周六公公务接待的含接待的含义：指企指企业在在对外交往和商外交往和商务活活动中形成和中形成和产生的接待事生的接待事务和活和活动。一、接待方案一、接待方案拟定：定：1.1.汇报地点和参地点和参观路路线；2.2.参加参加汇报人人员；3.3.材料准材料准备（PPTPPT准准备、企、企业展板、展板、专题汇报包括包括阶段性的段性的经营情况情况汇报、人力、人力资源、源、项目竣工目竣工验收等）；收等）；4.4.环境境营造（造（鲜花、花、标语、LEDLED欢迎迎词等）；等）；5.5.车辆、就餐、礼品、旅游安排。、就餐、礼品、旅游安排。二、接待前的准二、接待前的准备工作：工作：1.1.会会议室准室准备（席卡、（席卡、资料、投影、音响、茶水、水果等）；料、投影、音响、茶水、水果等）；2.2.参参观路路线准准备（环境境卫生、生、车辆摆放、展板准放、展板准备、欢迎迎标语）；）；3.3.讲解和解和摄像人像人员安排。安排。第四讲：公务接待第四讲：公务接待公务接待公务接待2024/2/24 周六周六三、接