公司会议管理制度.doc

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公司会议管理制度
1 目的
建立、完善内部沟通渠道，合理安排会议时间、场地，规范会议程序。
2 范围
适用于公司组织及参加的各类会议，各经营单元参照本制度可自行制定经营单元会议管理制度。
3 会议分类与职责分工
3.1 内部会议
3.1.1 股东大会：由董事长召集，登记股东、全体董事、监事参加，由董事会秘书负责组织。
3.1.2 董事会：由董事长召集，全体董事、监事参加，由董事会办公室负责组织。
3.1.3 董事会各专业委员会会议：根据各专业委员会工作细则的具体规定执行。
3.1.4 CEO专题会：由CEO召集，与议题相关的人员参加，由董事会办公室负责组织。
3.1.5 CEO办公会下属专业委员会会议由委员会主任召集，委员及与议题相关的人员参加，委员会日常管理机构负责组织。
3.1.6 纳入基本会议制度的例会按《公司基本会议制度》的规定执行（见附件一）。
3.1.7 党务会议：由党委书记（或副书记）召集有关人员参加，由党群工作部负责组织。
3.1.8公司全体员工（代表）会议：由董事长或受托人召集，公司全体员工或员工代表参加，由党群工作部负责组织。
3.2外部会议
3.2.1 公司上级主管部门或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、主题会、办公会等），属于行政工作的由董事会办公室受理并负责组织，属于党务工作的由党群工作部受理并负责组织。
3.2.2 由上级主管部门或外单位组织召开，需要公司派员参加的会议，根据外部收文及办文程序报相关领导后派员参加。
3.2.3 外部会议的审批
（1）上级主管部门或外单位在公司召开的会议需报公司董事长（CEO）审批。
（2）由省、市党政主要领导主持召集的会议，有关部门接到会议通知后，应将会议通知呈报董事长（CEO）批复并确定派出参会人员，由董事会办公室通知参会人员。
（3）省、市有关厅局经营、业务类会议由对口联系部门的分管领导审批并指定人员参加。

（4）党务会议由党委书记（或副书记）指定人员参加。
（5）其他会议（如：工会、社区、协会团体等召开的会议）由分管领导审批、安排人员参加。
4 会议安排与规范
4.1 公司年度总结、表彰大会或公司宣布重大决定的会议等，由董事长(CEO)指定相关人员和部门组织 。
4.2 纳入基本会议制度的例会，原则上按例行规定的时间、地点、内容、组织形式召开。
4.3 会议召集部门负责发布会议通知并根据通知阅读情况以电话或短信形式及时提醒。
4.4 电话会议由会议召集部门向行政管理部提出申请，行政管理部负责准备相关设备，董事会办公室负责设置会议密码，并根据会议召集部门提供的电话参会人员名单在会前30分钟以手机短信方式将接入操作方式及会议密码发送需参会人。
4.5 视频会议按《视频会议管理办法》的规定执行。
4.5 需支出费用的会议，会议组织部门应事先编制会务方案，经CEO审批同意后方可筹办；大型业务会议还必须同时提交详细的策划方案。会务方案主要内容包括：
（1） 会议基本情况：会议名称、会议目的、会议内容、会议地点、参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。
（2） 会议费用概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财务说明等。
4.6 如果会议在时间、地点、参会人员等方面发生冲突，应遵循小会服从大会、局部服从整体、下级服从上级的原则进行变更。
4.7 重要会议须签到，由会议召集部门负责，签到表和会议纪要一起归档保存。
4.8 会议必须指定专人担任记录员，记录人员根据主持人要求起草会议纪要。
4.9 会议纪要的基本表达格式为：纪要标题、会议时间、地点、主题、主持人、参会人员、出席情况、记录人、研究讨论的决议等内容。
4.10 涉密工作会议须做好会议保密工作，视会议应关闭通讯工具，涉密资料非会议组织者不得带离会场，无线话筒在不使用时要做到随时关闭，
4.11 会议纪要须按规定范围发放，未经批准，收阅人不得自行转发或传达。
4.12 会议厅使用与管理按《会议厅管理办法》执行。（见附件二）。
5 会议纪律
① 不准无故缺席、迟到、早退；
② 不准不带记录本；
③ 不准吸烟、嚼槟榔、口香糖等；
④ 不准在会场接电话，手机必须按规定设置为静音、振动或关闭；
⑤ 不准打瞌睡；
⑥ 不准坐姿东倒西歪；
⑦ 不准交头接耳；
⑧ 不准做与会议无关的事情。
6 附件
附件一：公司基本会议制度
附件二：会议厅管理办法

附件一
公司基本会议制度
1 季度经营工作例会
1.1 时间：每季结束后第五个工作日
1.2 召集人：董事长（CEO）
1.3 参加人
① 高级总裁；副总裁、总监、总工程师、总裁助理；
② 董事长助理、直属部门负责人、经营单元负责人；
③ 其他高管人员、董事长秘书、项目管理研究员列席会议。
1.4 基本议程
① 经营单元负责人依序报告季度生产经营情况；
② 就重大共性问题开展讨论、进行决策；
③ 公司重大管理议题研讨；
④ 董事长（CEO）作会议总结。
1.5 会议相关问题
① 经营单元季度生产经营报告及重大共性问题需在会议前3个工作日以电子文档形式提交董事会办公室；
② 董事会办公室负责发布会议通知及落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后3个工作日内形成纪要，负责会后将会议用各类资料整理存档（含电子文档和文本。
2 CEO办公会专业委员会工作会议
2.1 时间：根据工作的进展需要，不定期召开。
2.2 召集人：CEO办公会专业委员会主任。
2.3 参加人
① 相关“辅线”领导；
② 相关直属部门负责人；
③ 事业部和分、子公司相关人员（重要议题可明确第一负责人不得缺席）；
④ 董事会办公室项目管理研究员。
2.4 会议组织
① 会议召集人每周五向行政管理部提交下周专项会议计划，行政管理部负责会议室的安排与协调；
② 行政管理部将所确定的会议场地和时间通知各召集人，由各专业委员会日常机构的归口部门或召集人直管部门负责发布会议通知，并落实参会情况。
③ 紧急情况需要的会议，可由董事会办公室协调及时召开。
2.5 议程
① 针对高级总裁、副总裁、总监、总工程师、总裁助理的专项工作进行研讨；
② 就所讨论的专题形成相关制度或工作程序草案，提出解决专门问题的方案；
③ 召集人在授权范围内解决专项问题。
2.6 会议相关问题
① 召集人直管部门负责会议记录，在会议后2个工作日内形成会议纪要，抄送董事会办公室，并将会议情况整理，按公司《档案管理制度》存档；
② 召集人在会议结束后就会议中重要问题专题向董事长（CEO）汇报。
3 董事长（CEO）专题办公会
3.1 时间：根据工作的进展需要，不定期召开。
3.2 召集人：董事长（CEO）；
3.3 参加人：事件相关人员、董事会办公室项目管理研究员和董事长（CEO）指定的其他人员。
3.4 议程
① 董事长（CEO）提出认为需要了解和讨论解决的专项问题；
② 就所讨论的专题形成相关制度或工作程序草案，提出解决专门问题的方案；
③ 董事长（CEO）现场解决提出的问题。
3.5 会议相关问题
董事会办公室负责发布会议通知并落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后3个工作日内形成纪要，负责会后将会议用各类资料整理存档（含电子文档和文本）。
4 半年度经营工作会议
4.1 时间：每年7月下旬；
4.2 召集人：董事长(CEO)
4.3 参加人 ：
① 高级总裁；副总裁、总监、总工程师、总裁助理；
② 董事长助理、直属部门负责人、经营单元负责人；
③ 其他高管人员、董事长秘书、项目管理研究员列席会议。
4.4 议程
① 经营单元负责人报告半年度生产经营情况；各线、相关部门进行本系统半年运行 工作总结汇报；
② 就报告所涉及问题与经营单元进行沟通、分析、研讨，并进行报告效果评价。
③ 董事长（CEO）作会议总结。
4.5 会议相关问题
① 各汇报单位应于会议召开7个工作日前（或根据通知要求）将汇报材料的电子文档， 提交至董事会办公室；
② 董事会办公室负责发布会议通知及落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后5个工作日内形成纪要，负责会后将会议用各类资料整理存档（含电子文档和文本）。
5 公司年度经营工作会议
5.1 时间：当年12月下旬或来年1月上旬；
5.2 召集人：董事长（CEO ）
5.3 参加人：
① 高级总裁；副总裁、总监、总工程师、总裁助理；
② 董事长助理、直属部门负责人、经营单元负责人；
③ 其他高管人员、董事长秘书、持续改进项目管理研究员列席会议。
5.4 议程
① 事业部和分、子公司负责人作本经营单元的年度总结报告；
② 董事长（CEO）作年度经营工作报告，总结全年经营运行情况，确定下一年度公司经营目标和发展规划，部署下年度各项工作计划；；
③ 讨论本年度经营、管理等重大、共性问题；
④董事长（CEO）作会议总结。
5.5 会议相关问题
① 各经营单元年度需在会议前10个工作日将书面报告送交董事会办公室；
② 董事会办公室负责发布会议通知及落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后5个工作日内形成纪要，负责会后将会议用各类资料整理存档（含电子文档和文本。

附件二:
会议厅使用管理办法
1 目的
规范会议厅的使用和管理，提高会议厅使用效率，维护和保持会议厅的环境。
2 范围
适用于公司所有会议厅、接待室管理。
3 职责
行政管理部负责本办法的制定与实施，部门所属会议厅、接待室应按照此办法执行。
4 会议厅使用程序
4.1 各部门需使用会议厅，应提前半个工作日通过OA填写《会议厅使用申请单》，申请中上应详细说明到会人数、需准备的接待物品、需要行政管理部协助工作及其他有关项目，并电话告知行政管理部。
4.2 行政管理部按接待要求安排好会议厅并通知申请部门。
4.3 紧急会议应至少提前三十分钟将通知接待部门，以便及时调整安排会议厅，并于会议后及时通过OA补办申请手续。
4.4 各部门应按预定时间准时使用会议厅，如需提前或延长使用时间，应及时通知行政管理部。
4.5 会议厅使用完毕，使用部门应关闭室内电器电源开关，及时通知行政管理部整理会场，关闭会议厅。
5 会议厅管理
5.1 行政管理部根据需要合理安排会议厅，如遇会议厅使用有冲突，应遵循小会服从大会、局部服从整体、下级服从上级的原则进行调整。
5.2 公司会议厅日常管理工作由行政管理部负责，划归各分公司和部门使用的会议厅由其自行负责其日常管理。
5.3 各部门使用会议厅时应注意保持室内环境整洁，爱护室内公用设施。
5.4 信息化部要定期对会议室相关声控、视频设备进行调试检查，确保设备、系统正常；5.5督察部门要定期对会议室进行全方位的安全性检查，防止信息泄密。

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