浅谈如何做好工程设计企业的档案数字化建设.pdf

2023.4机电兵船档案信息化建设 一、引言 自上世纪九十年代开始，我国建筑业蓬勃发展，工程设计企业快速成长，众多工程设计项目产生了海量的工程档案。这些档案散落在工程项目之中，由于相关制度建设不健全、资金投入不足和人员配备等方面的原因，造成工程设计档案归档率不高，质量良莠不齐。这也为档案的利用、开发造成了很大的困难。本文就在信息化时代背景下，结合中国中元国际工程有限公司的日常档案工作，如何做好工程设计档案的数字化建设做出一些“抛砖引玉”的思考，希望对大家的档案工作有所借鉴。二、工程设计档案管理的难点 目前，一些工程设计企业存在档案制度不健全，档案收集不完整，档案信息利用不充分等问题。同一时期，企业参与的工程设计项目数量较多，项目的建设周期长短不一，涉及专业也比较多。在工程项目的工程设计过程中，从项目负责人到工程设计人员，乃至参与项目的监理企业和施工企业，关注点是工程的设计、施工的质量和进度，往往忽视了对设计、施工甚至项目验收过程中产生的文件材料进行收集、归纳和归档。这就导致工程设计档案的归档不全、质量不高。同时，在设计、施工过程中会出现大量设计修改变更，从而产生的工程洽商文件、修改文件和改版文件等，这些文件的产生往往很随机、零散，更容易被忽视，较之集中批量产生的工程设计图纸，更难以管理。设计企业的档案管理人员大多没有从事过工程设计、施工管理等方面的工作，对工程档案的文件的产生过程和使用环境都不熟悉，不了解设计文件产生的时间节点和利用规律，很难做到系统的收集、整理相关资料。更不可能对工程设计资料产生部门提出相应管理要求，使其规范化、标准化。相关专业知识不足及其软硬件环境的限制，导致档案资源开发能力不强，造成工程档案在企业中很难发挥其应有的作用。那么，如何借助信息化东风，做好档案数字化工程，从而实现档案管理工作的“弯道超车”呢？三、如何做好工程档案数字化 (一)历史工程档案的数字化 历史工程档案的数字化是指对于企业中的大量的、各种介质历史文件，采取数字化加工的形式，把它们纳入信息系统。纸质文件、胶片、照片等档案资源的数字化过程需要首先建立相应的扫描工作标准和流程，保证数字化的质量，为今后的利用打下良好基础。中国中元国际有限公司(以下简称中国中元)的档案以工程档案为主。其中，硫酸纸图纸上百万张，缩微胶片几十万幅，还有大量的蓝图、设计依据性文件等纸质文件。中国中元用10年时间，将其馆藏历史工程档案进行了数字化加工。使用A0幅面扫描仪、胶片扫描仪、高速文档扫描仪等工具，运用图像扫描技术、数据库技术、OCR识别技术等将传统介质的档案经过扫描、图像处理后，转化为电子文件，进入到档案信息管理系统，使其可以通过网络进行在线查询、利用。档案人员要确立数字化加工的工作标准和流程。规定图像的分辨率、文件的命名规则、存储格式、著录内容和数量、彩色文件扫描的特定要求等；确定扫描工程项目的先后顺序和质量检测原则；要求对扫描后的传统介质文件进行清点归库，并与对应电子文件核查。如此，保证了历史工程档案的数字化过程中，原始文件有序、齐全，形成的电子文件准确、完整。具体工作流程如图1所示。摘要工程设计企业档案数字化转型已经势在必行。本文以中国中元国际工程有限公司为例，对工程设计档案的现状进行了剖析，提出工程档案数字化的原则和步骤，以期实现传统工程档案工作的蜕变与突破。浅谈如何做好工程设计企业的档案数字化建设戴 莉图1 工作流程图104机电兵船档案2023.4 信息化建设 (二)充分利用科技手段实现工程档案的数字化 1.工程档案的单机版管理 上世纪九十年代初，中国中元开始利用信息系统管理档案。当时使用的是单机版档案管理系统(由原机械工业部编制)，实现了档案的计算机目录级管理。当时的档案软件主要用来打印档案封面、检索目录，为规范档案整理，查阅技术资料提供了便利。2003年，中国中元购置了专业软件公司编制的管理软件，尝试收集CAD产生的电子文档。当时，采用光盘备份等存储方式，留存了大量的工程项目档案，为公司生产经营活动提供了基础性文件。但是不难看出，它也存在许多问题。例如：(1)工程设计档案的整理方式大多较为粗放，档案管理人员对 CAD 图纸的管理仅限于拆分电子文件，分页出版，不能进行有效的电子著录和索引。从而不能为档案编研，更不能为档案信息开发打下良好基础。(2)档案系统与公司信息系统(中国中元同时期还上线了OA等系统)之间没有通道，数据管理分散，许多资料没有统一归档到档案部门集中保存。即使档案部门采用事后档案光盘征集等方式进行收集，电子文件归档的真实性以及一些文件内部的联系也很难以得到保证。随着时间的推移，企业内部产生的很多有价值的数据也将随着人员的流动而丢失。2.工程档案的网络化管理 随着工程设计企业信息化推进，2008年中国中元上线了运用网络管理的档案管理系统。2013 年上线知识管理系统，历史工程档案的数字化扫描工作同时展开。(三)工程设计档案数字化管理 1.档案数字化的原则 工程档案的数字化工作是工程档案发展的一大必然发展趋势。要想使其数字化目标得到有效实现，必须遵循以下原则：(1)规划性原则。工程档案数字化需要统筹规划，在实施步骤、规范档案信息等方面统一标准，严格按规划执行。(2)开放性原则。工程档案要以全体员工为服务对象，以充分实现档案数据共享为工作目标。(3)阶段性原则。在制定工作计划、优化档案工作流程、数字化人才培养等方面，在不同阶段需有所侧重，逐步推进。不能存在一蹴而就，一天建成罗马的思想。(4)标准化原则。工程档案数字化应严格遵循标准化原则。无论是制度建设、著录标准、数据库架构搭建还是档案整理、档案复用等日常工作都应遵循标准化原则。只有这样，才能形成标准化的数据元，才能为档案的利用、开发打下坚实的基础。(5)安全性原则。工程档案数字化尤其要重视档案信息资源的安全管理，从制度建设到软硬件配套上保证档案安全。2.档案数字化的步骤 中国中元2013 年上线知识管理系统(档案管理系统的升级版)，2016 年开发了电子出图管理系统，嵌入了电子签名系统、文档加密系统，其工作流程图如图2所示。首先，针对最重要、数量最多的工程设计图纸，结合设计项目及中国中元特点，开发了电子出图系统。其次，以出图系统为中心，连接OA 系统、电子签名系统、档案系统、加密系统，保证工程图纸在各系统间顺利流转。第三，为确保网络和数据安全，引入超融合服务器，使用容灾备份策略。第四，优化超融合服务器，缓解访问系统速度慢问题，实现数据的实时备份，保障数据安全。第五，集合档案资源、电子期刊、电子标准等内外部资源，建立数据共享的数字化平台知识管理系统。中国中元知识管理系统实现了“一次录入，数据共享”。各系统间进行数据交换，读取最初输入的项目信息，保证数据的准确与唯一。为了保障档案数据安全，采用了加密技术和电子签名系统。设计图纸和其他技术文件依照工作程序，进行自动流转。设计完成的技术文件进入出图系统后，依照公司质量管理的要求进行审批。设计、校对、审设计核、审定人员经过对文件的校核，运用电子签章技术，对合格的电子文件实施电子签名后形成工程档案，保证图2 中国中元出图系统工作流程图1052023.4机电兵船档案了档案的真实性和有效性。电子文件的签名和签章均有数字证书。这些数字证书都获得正规数字认证服务机构的认可。工程文件经档案人员流程审批合格后，加盖档案验收电子章，进入知识管理平台的档案数据库。入库的工程档案不仅同步完成了质检、分类、著录等日常工作，还实现了加盖公司印章的功能。中国中元知识管理系统实现各个业务系统信息互通，统一数据源头，实现档案信息的自动录入、整理和归档。以项目为主线，出图系统为纽带，将项目计划、人员信息、电子签名及用印信息有机结合，实现了数据可控制，流程可追溯。在安全方面，实现了项目备案、项目计划、设计、归档等都在信息系统上操作，具有严格的权限管理，保证了项目数据的安全性。一次录入信息，多系统共用，保证数据一致，从而避免信息失误和重复工作。具体流程如图 3 所示。该 系 统 有诸多特点。A.从 数 据安全角度看，输出设计文件带有电子签名和签章。图纸内容一旦更改，签章失效。确保归档和交付甲方图纸一致。B.从数据加密角度看，从知识管理平台下载的图纸均采用加密技术，有效防止文件的非授权使用。C.从图纸使用角度看，实现分版本、分格式存储。归档的图纸分为两种版本存储，一个最新版本，一个全过程的历史版本存储，既保证设计过程图纸的完整性，又保证了其可被有效利用。文件输出格式分为三种：一种是PDF格式，带签名、签章的交付甲方文件；第二种是只有签名的PDF，供内部查阅；第三种是DWG格式文件，没有签名和签章，方便项目设计复用。D.出图软件的插件还具有批量拆分 DWG、DWF、PDF等格式文件的功能(设计软件输出的是多张图纸叠放的设计成果，需要拆分才可使用)。它还有批量命名文件名称的功能，使设计师输出设计成果的效率大大提高。E.从三维出图角度看，电子出图系统集成了 Revit三维出图插件(Revit是国内较为常用的 BIM设计平台，可实现三维设计)，可实现三维模型的二维CAD出图一键完成，简化工作，也实现了三维图纸的自动归档。中国中元BIM(building information modelin-g，建筑信息模型)成果文件归档包括Revit原始模型文件、轻量化模型、PDF图纸、文本及计算书、可视化文件视频、图片及VR展示文件、绿色建筑模拟分析文件等。BIM模型文件和工程档案有机结合，提高了档案的利用价值，扩大了使用范围。BIM原始模型文件往往“体型庞大”，通过轻量化处理，甩掉了笨重的“外衣”，能够非常轻松打开，展开利用。运用智能关联技术，实现BIM模型中的档案数据链接，提高了档案的查询利用率。将一些工程数据，如：项目的建筑、结构、机电各专业数据输入BIM 模型，经过计算，就可以自动输出材料用量、工程造价等数据，实现管线汇总与碰撞检测，提高了工作效率。档案工作与之配套展开，丰富了工程档案的应用场景，这是传统档案无法实现的。四、结语 从来没有一个企业能够真正做到永续经营。我们看到的“百年老店”，都是在每个重大转型期，把握契机，利用当前的技术创新，深度整合企业战略战术，保证持续的竞争优势，成功的转型而进入下一个崭新企业发展的生命周期。档案工作者应该勇敢地面对数字化风暴，迎难而上，在实现档案数字化转型的同时，实现自身的蜕变与突破。参考文献：1贲锋.工程设计企业数字化转型的“道”与“法”J.建筑设计管理，2021(4)2梁思思，涂文颖.城市更新决策导向的设计辅助平台构建J.世界建筑，2022(11)3黄蔚欣，王露莹.数字建筑设计与研究一种广义的空间认知J.世界建筑，2022(11)4刘文鹏.基于BIM技术的建筑设计模式研究J.建筑设计管理，2022(12)5李虎，黄永亮，王诚，等.BIM形势下的轨道交通工程档案管理J.城建档案，2020(11)作者简介：戴莉，副研究馆员，任中国中元国际工程有限公司知识中心主任。(责任编辑 郑玫)信息化建设图3 中国中元系统间档案信息交换示意图106