研究院档案管理规章制度(2).docx

研究院档案管理制度 档案管理制度 为加强公司各类档案的管理，提高各类档案规范化、标准化水平，有效保存各类档案和发挥其在公司日常工作中的作用，制定本制度。 一、档案分类管理： 1、文书档案：由办公室负责 2、财务档案：由财务科负责 3、技术档案。分别由质监、安全、工程、经营等业务科室整理成册交科技档案室归档。 二、档案案卷质量：案卷质量总的要求遵循文件材料的形成规律和特点，保护文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用，具体应做到以下几点： 1、归档文件材料，份数以及每份文件页数均应齐全完整。 2、在归档文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多种形式同一文件分别立在一起，不得分开。 3、不同年度的文件材料不得放在一起立卷，但跨年度的请示和批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷，跨年度的计划放在制定年立卷，跨年度总结放在总结定稿年立卷，跨年度会议放在会议开幕年立卷，其他文件材料的立卷应按规定执行。 4、卷内文件材料必须层次分明，根据其形式规律或特点进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。即批复在前、请示在后、正件在前、附件在后、印件在前、定稿在后，重要法规性文件依此排列在定稿之后，并依此编写页号或张号。 5、凡归档文件材料必须字迹清楚，文书档案和财务档案按规定的格式逐件填写卷内文件目录，装订成册，归档材料一律使用黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水和复写纸填写。 6、归档的技术文件材料、图纸必须字迹工整、清楚、不漏项目，装订成册。 三、档案的保管利用： 1、按文件档案的分类情况，分别由负责部门进行收集、整理、装订归档，专人管理，各司其职。 2、严肃保护原始资料的真实性、可靠性，任何人不得擅自篡改、销毁。 3、发现有原始资料不完整的，及时向有关单位索要或复印，保证原始资料的完整性。 4、档案的借阅应按国家有关规定进行，做好登记工作，一般不得外借，如有特殊情况需离室必须经总经理批准，以保证档案的保密与安全。 5、利用是档案工作的目的，为管理工作提供服务。为了做好利用工作，对档案利用情况进行登记。 6、所保存的档案，要有专门的档案箱，应放置在干燥、可靠的地方，符合防火、防潮、防虫蛀、防失窃的要求。 7、各类档案的销毁时间和程序参照相关档案的管理规定执行。