档案管理、办公场地申请规章制度条例 .docx

档案管理、办公场地申请制度条例
办公用品管理条例
1目的
为加强办公用品管理工作，规范办公用品的使用特制定本规定。2适用范围
公司内所有部门办公用品的采购、领用及维修等管理。3分类
办公用品分为消耗品和耐用品二类。
3.1消耗品
具体包括以下物品：
a类（办公文具类）。铅笔、原珠笔、刀片、胶水、胶带、回形针、图钉、大头针、橡皮、钉书针、修正液、墨水、笔记本、帐薄、文件袋、标签、活面夹、复写纸、复印纸、打印纸、传真纸等。
b类（耗材类）。空调、打印机、复印机、电话、传真机等非消耗品因正常磨损需更换的配件、耗材等。
3.2耐用品
具体包括以下类：
a类（办公文具类）：剪刀、裁纸刀、美工刀、钢笔、订书机、打孔机、打码机、文件夹、计算器、文件资料箱、直尺、三角尺、丁字尺、图板、钢卷尺、
第1页共8页皮尺、电脑优盘等。
b类（家用电器）。空调、影音器材（电视机、影碟机、录音笔、音响）、厨房用具（冰箱、微波炉、饮水机）等。
c类（家私）：办公桌、办公椅、文件柜、电视柜、保险柜、沙发等。d类（办公设备）：台式电脑、笔记本电脑、通讯设备（传真机、电话机）、一体机、电脑外设（扫描仪、投影仪、打印机等）、摄像器材等。
e类（其他）。工程仪器、工程设备、健身器材等。4职责与权限
hr行政部是办公用品的管理部门。
办公用品管理员：负责办公用品的采购、验收、保管、登记、统计、编号等工作；
行政主管：采购相关审批；
部门主管：负责办公用品采购的审核；
it部。负责对it相关设备采购的审核、询价、采购、验收及管理。5办公用品采购
对于消耗品与耗材公司会有适量的备存，办公用品管理员必须控制好库存比例，原则上每月库存量应控制在当月申购量的20％以内。
5.1采购流程
第2页共8页5.1.1每月第一周由办公用品管理员根据上月使用后实际库存量填写需采购物品名及采购数量提交行政主管审批（具体表见《办公用品月采购审批表》）。
5.1.2行政主管审批后，由办公用品管理员负责实施采购。
5.1.3采购后由验收人员负责对采购物品的清点、验收，办公用品管理员做好相应的登记入库工作。
5.1.4办公用品管理员须建立办公用品进﹨销﹨存台账，严格管理和发放办公用品。
5.1.5办公用品管理员每月底对公司库存的办公用品进行盘点，保证办公用品帐、物相符，同时编制办公用品库存盘报表报部门负责人。hr行政部可根据库存情况调整次月的申购计划，以确保公司适当比例的库存量。
5.1.6单价超过500的需填写《物资采购申请单》，由部门主管审核后，交hr行政部（上海团队还需roger）批准后予以采购。
5.1.7涉及单价超过500元以上的消耗品的采购，应先进行询价、比价、议价，并把询价情况如实记录在《物资采购申请单》中，并将最终议定价格呈报相关技术部门与行政主管同意后，方可实施采购任务。
5.1.8采购后由验收人员（如有it相关设备则需由it部门一起）负责清点验收实物数量、发票及相关附属品（包括使用说明书、保修卡、合格证、相关配件等），确保质量合格方可付款。
第3页共8页5.1.9采购物品由hr行政部统一编号，b、c、e类由hr行政部统计入库，d类由it部统计入库并统一编写物品编号，入库时需填写入库单。
5.2供应商及采购价格选定
5.2.1办公用品凡是能够在大型办公用品供货商采购的一般在供货商采购。
5.2.2对于it设备，由it部及hr行政部选定几家供应商“按照货比三家”的原则进行采购。
5.2.3各部门未经hr行政部审批、验收、入库私自申购的办公用品，财务部原则上不予报销，耐用品c、d类物品需附《物资采购申请单》进行报销。6领用管理6.1消耗品的领用
6.1.1员工每月领用消耗品a类及耐用品a类时，须到办公用品管理员处如实登记，由办公用品管理员发放所需物品（耐用品a类需以旧换新）。员工应妥善保管好自己的办公用品。
6.1.2员工申领的消耗品a类及耐用品a类若发现有质量问题而不能使用的，两天内可到办公用品管理员处换取。
6.2耐用品的领用
6.2.1耐用品入库后，如需领用b、c、d类用品，申领人填写《办公用品领用表》由主管签字确认后到hr行政部领取。
第4页共8页6.2.2耐用品贯彻“谁用，谁管”的原则，无特殊情况耐用品由申领人保管使用，不可对耐用品进行随意拆装（it设备在无人使用的情况下由it部门负责保管）。
6.2.3如因个人因素或因个人保管不当，造成耐用口损伤或丢失的，耐用品保管使用人需照价赔偿。7移交和赔偿7.1移交7.1.1人员调动
调动人员办公用品金额在500元以上的需填写《办公用品转移单》由原部门主管及接收部门主管确认后，交hr行政部报备，手续完成后方可转移物品。
7.1.2人员离职
离职时应将所领用办公用品一并归还，未办理移交手续或移交不全的，将按未移交物品价值等价赔偿。
7.2赔偿
由于下列主观原因发生事故，造成办公用品的损失，按物品价值等价赔偿，如有特殊情况可根据事故原因酌情处理。
7.2.1不遵守操作规程或不按规定要求导致办公用品损失或丢失的；
7.2.2未经批准，擅自动用拆改办公设备和物品的；
第5页共8页7.2.3由于其他不遵守规章制度等主观原因造成办公用品损失、丢失的；
7.2.4公物私用造成损失、丢失的。8维修与报废8.1维修
员工在使用耐用品（b类、c类、d类、e类）时，发现问题故障应及时向hr行政部或it部报修，由hr行政部或it部统一安排维修。
8.2报废
耐用品（b类、c类、d类、e类）因破损或其他原因不能再使用的，使用人应填写《报废物品申请单》，由部门主管审核（it相关设备需由it部门负责人同时验证审批）后，报hr行政部批准方可报废，如申请报废物品单价高于2000元则需经财务部审批，提出处置结果后经相关部门认同后方可报废。9登记
耐用品办公用品（b类、c类、d类、e类）hr行政部要建立办公用品登记，同时编制统一的编码。
9.1编码的组成：sh—dd—bbb—ccc：（公司－购买年份－类别细分－产品序号）9.2类别细分：
9.2.1家用电器类：
第6页共8页b01：空调；b02：电视机；b03：影音器材；b04：厨房用具；
9.2.2办公家具类：
c01：办公桌；c02：办公椅;c03：文件柜；c04：高矮柜；c05：电视柜；c06：保险柜；c07：沙发；c08：茶几；c09：会议桌；
9.2.3办公设备类：
d01：电脑主机；d02：电脑显示器；d03：笔记本电脑；d04：通讯设备（传真机、电话机）；d05：一体机；d06：电脑外设；d07：摄象器材；d08：其他it相关设备；
9.2.4其他
e01：工程仪器；e02：工程设备；e03：健身器材
9.3产品序号：b、c类由hr行政部统一编写，d类由it部统一编写；
如。sh－11－c01－001就代表这张办公桌上海团队2011购入的。10其他
10.1本规定解释权归属hr行政部。
10.2根据情况的变化相关标准如有所调整，会及时发布更新通知。办公用品管理附件：
1、《办公用品月采购审批表》
2、《办公用品领用表》
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3、《办公用品转移单》
4、《报废物品申请单》
5、《物资采购申请表》
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