文档资料管理规章制度及实施措施.docx

文档资料管理制度及实施措施
（一）目的：
为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。
（二）管理内容及要求
1、文件资料的接收、分发
1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。
1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。
1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。
2、版本更新
2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。
3、图纸资料的补遗和索赔
3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。
3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。
4、图纸不符的处理
收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。
5、对单位、分部（分项）工程的有关要求
5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。
5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。
5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。
5.4、工程技术资料的编制流程。工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。
5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。
6、工程档案的鉴定和销毁
对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，报公司副总经理批准后方可销毁。
第二篇：改进制度及措施管理制度改进制度及措施管理制度
1、目的
为应对在内部审计中发现的潜在通关风险以及存在的差错，特制定如下改进流程及措施，以对原因进行分析检讨的同时，改进流程、规范地为操作，防止上述情况发生或再发生。
2、适用范围
适用于本公司关务管理和进出口经营活动中，对已出现的或潜在的通关风险或差错的控制。
3、定义
通关风险和差错。没有满足海关规定的要求，可能存在违法违规风险。
改进措施：
为防止已出现的报关风险或差错或其它不希望的情况再次发生，消除其原因所采用的措施。
4、程序
1、风险和差错报告的提出
进出口部或法务监察部门针对存在的风险和问题，进行登记，并形成报告：存在的问题包括但不限于：
1）公司业务过程中的不合理经营措施或行为；2）在进出口过程中已表明个人未遵守制度有差错时。
2、原因分析
责任部门应对报告阐述问题进行分析，确定产生问题的根本原因，分析问题是由制度不健全还是个人造成，以及造成的不良后果。
3、改进措施的制定
针对不符合原因，责任部门应在法务监察部门的协助下在5个工作日内制定改进措施。
4、措施确认
改进措施的确认须由部门负责人确认：
1）涉及多个部门的预防措施应提交关务负责人批准
2）重大的预防措施（涉及体系调整）应经最高管理者批准后实施
5、措施执行
责任部门遵照公司制度执行，并保留相关记录
6、整改效果定期或不定期验证纠正后情况，并将整改效果形成书面报告上报关务负责人审核。
7、相关记录
1）风险和差错报告2）纠正预防措施报告
8、本规定未尽事宜，将在工作中不断补充完善。
第三篇：工程资料管理措施及计划工程资料管理措施
一、施工过中关于现场资料收集
1、材料设备进场后应及时在供应商拿到材料的检验报告、出厂证明、合格证等与之相关的材料；
2、做好相应的施工方案或施工组织设计并及时报监审查工作；
3、收集设备安装完后相应的系统调试记录；
4、收集施工过程中有技术变更和经济变更的资料，即使做好签证资料，做好相应的签字证明工作；
5、及时填写施工进度中所遇见的隐检资料；
6、做好施工进度中隐蔽部位、甲方变更部分的影像资料；
7、各类资料报审监理的必须填好报验单；
8、认真填写施工日记，施工记录，定位放线记录，质量评定记录，工程事故记录及处理文件；
9、做好施工技术交底及安全文明施工相关的资料。
二、施工现场资料的保管
资料收集回来后应按不同的项目进行分类管理如
1、综合性文件（施工组织设计、工程质量检验及评定文件材料、图纸会审、设计变更、技术交底记录、材料代用单、施工技术总结等文件材料）
2、工程开工、竣工报告
3、设备报验表（原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料）
4、施工过程资料（隐蔽工程验收记录）
5、声像资料（注明项目、部位、时间、变更理由等相应的文字注释）
6、工程部人员调动工作时，应将自己管理的所有工程资料移交工程部资料员，办理交接手续后方可离开，不得将工程资料带走或据为己有。
7、及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），
三、竣工验收阶段工程资料管理
工程竣工验收前，项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作，为工程竣工验收提供必要条件，然后按相关程序报监理单位或者业主单位（总承包单位）审查，然后出具相关审查意见后，然后办理相关移交手续。
第四篇：发票管理制度及管理措施专用发票管理制度及管理措施
一、对于购入的发票由专职开票人员负责管理，开票后及时存放在保险柜中。
二、开具发票应当按照规定的时限顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章或者发票专用章。
三、不得转借、转让、代开发票，未经税务机关批准，不得自行扩大专用增值税发票及普通发票的使用范围。
四、建立发票使用登记制度，放置发票登记薄，及时反映发票使用情况。
五、按照税务局的规定存放和保管发票，不得擅自损毁已经开具的发票存根联和发票登记薄。
乌鲁木齐昊宇鑫鹏商贸有限公司
第五篇：图书室及资料管理制度1、目的
为了让员工有效利用图书和资料，防止资源流失，特制定此制度。
2、适用范围
修试所现存图书和资料。
3、术语及定义
指修试所内归档的技术资料和各类期刊、杂志、报纸等供多人浏览和使用的信息资源和基础资源。
4、职责
（1）图书管理员
a负责将新图书、资料入库分类、登记、建档。
b记录及管理图书借出、归还情况，并填写《图书资料借阅登记表》。
c定期检查书籍的借用情况，提醒借用者归还书籍或资料。
（2）借用者（修试所全体员工）
a维护书籍的完好、整洁性。
b遵守图书借用、归还制度。
（3）单位负责人
审批《图书购买申请单》。
（4）相关财务报账人员
对所需报销的书籍发票进行确认并办理转账手续。
5、工作内容
5.1图书及资料的购买、订阅
（1）技术、规范类等相关书籍。以班组为单位，根据工作需要，将《书籍购买申请单》交技术专责审核并报单位负责人审批后，再上报分公司相关部门（生技、安监、党办等）统一购买。
（2）单位自行购买书籍。以班组为单位，根据工作需要，将《书籍购买申请单》报单位负责人审批后，交书籍采购负责人购买，图书管理员凭批准的《书籍购买申请单》核查后办理入库手续。
（3）自行购买的书籍入库后采购人凭确认入库的书籍发票，根据公司报销管理办法办理报销手续。
5.2图书馆管理
（1）图书及资料由图书管理员统一放置、管理。
（2）新闻时事类报纸根据实际情况定期处理；专业类图书及资料必须分类、登记、建档，并且及时维护图书资料清单。
（3）有新书或新资料入库时，图书管理员以电话或在公开栏的形式通知公司相关人员可以借用。
（4）图书管理员必须使所有员工能够及时方便地查阅、获知图书及资料信息。
（5）图书管理员定期检查和记录书籍的借用情况，提醒将到期书籍的借用者，并通知归还时间及书籍名称。
5.3借用和归还
（1）除软件和电子文件外的图书及资料必须进行借用和归还管理；
（2）员工需要借用或归还图书或资料者，到图书管理员处进行登记即可办理。
（3）每人每次最多可借用图书五册（特殊情况除外），最长借期1个月。
（4）借用期满后应归还，或者办理续借登记，续借不得超过2次。
（5）未办理续借且过期不还者，则不可借用其它图书和资料。
（6）借用者必须爱护图书及资料，如有损坏或丢失，根据相关办法处理。
6.本管理制度自颁布之日起执行。
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