库房管理规章制度与规定(试行) (2).docx

库房管理制度与规定(试行) 1、目的 规范各管理处库房的管理、确保公司财产的安全完整。 2、范围 本操作规程适用于各管理处。 3、职责 3.1各管理处库房管理员负责库房的管理、操作。 3.2公司财务部负责库存物品的账务管理及对库管工作的监督、检查。 3.3各管理处负责人负责对库管员的日常管理。 4、操作规程 4.1编制采购计划、统计采购计划及采购申请单的完成情况 4.1.1库房管理员根据库存物料储存情况及管理处相关部门编制的采购计划汇总编制管理处月采购计划。 4.1.2按照采购计划的审批程序上报审批。 4.1.3每月根据批准后的月采购计划汇总表及采购申请单统计物品入库及领出情况，编制月采购计划完成情况表及采购申请单完成情况表，每月5号前上报公司成本会计。 4.2材料入库 4.2.1库房收货时，库管员依据月采购计划汇总表、采购申请单核对物品名称、规格等是否相符。 4.2.2库管员收到材料后，及时通知各部门，并由部门验收人协同库管员验货。验货时应严格按照使用部门所提供的验收标准进行验证。对批量采购数量超过10个（含10个）的物品，应采取抽检的方式进行检验，即从所购物品中按总数10的比例抽检，但抽检的数量不得少于10个；对零星采购的或数量少于10个的物品逐个进行验证。对涉及安全性能的物品必须检查其合格证。如所到物品的规格、质量不符合要求时，不能办理入库验收手续，由库房通知采购部联系供方进行退货或调换。 4.2.3验收合格后，库房管理员填写入库验收单，写明物品名称、数量及规格；由供货商、部门验收人及库管员分别签字确认。 4.2.4入库验收单转给公司采购部，由采购人员填写单价及金额，并由采购部经理签字。 4.2.5收货手续齐全后，入库验收单的第三联由采购部留存归档。 4.2.6遇紧急情况，材料到货，库管员应先写收条，待采购申请单批完后再补办收货手续。 4.3材料储存 4.3.1库房应保持卫生清洁、通风良好，并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等保护措施，确保材料、物品的质量和安全。 4.3.2材料入库后，库管员应根据材料类别、规格型号等分类、合理码放，做好相应标识。 4.3.3属于化学品类的物品，应在专门设置的区域存放，并设置警示标识，此类物品的运输、储存应符合化学品管理程序的相关规定。 4.4材料出库 4.4.1领料前各部门应填写领料单，写明所需材料名称、规格、数量及用途，并经部门领料人、部门主管、项目经理签字认可。 4.4.2领料人持手续齐全的领料单到库房领料，库管员根据领料单发料。 4.4.3库房发料必须坚持“先进先出”的原则，防止损耗变质，合理利用降级使用的材料物品。 4.4.4库管员发放属于化学品的物品时，应在化学品收发台账中进行登记；使用完毕后，使用部门应及时将此类物品或物品的废旧容器送交库房，库管员应做好相应记录。 4.4.5遇特殊情况，部门经理不能及时在领料单上签字时，部门经理应通过电话与库房人员取得联系，库房人员接到部门经理电话后，方可发料。事后部门经理在领料单上补签。 4.4.6在公休节假日或库房下班后，发生跑、冒、滴、漏等紧急情况时，由值班经理、保安人员带领部门办事人员到库房领取物料并做联签登记。上班后，有关人员应立即到库房补办相关手续。 4.5材料退库 4.5.1退料人送余料到库房，配合库管员核对退料的规格型号，并对退料的性能及可利用价值的大小进行验证。 4.5.2合格品填写红字领料单，在单据上注明“退库”字样并由部门主管及库管员在领料单上签字确认。 4.6登记明细账 4.6.1每日对入库验收单、领料单进行归集、整理、编号并逐项输入到材料电算化系统或登记材料明细账。 4.6.2每日根据入库验收单、领料单分别登记固定资产、低值易耗品三级账。 4.7库房工具、设备的管理 4.7.1库房存放工具、设备的领用只对公司内部人员，库管员一律不准将公司财产外借使用。 4.7.2工具的借用、归还：借用人必须在工具借用表上签字确认，使用完毕 后应及时归还，库管员应进行确认。 4.7.3个人工具的管理。对需配备个人工具的特殊专业、工种，必须经部门经理签字认可；部门经理应对需配备的工具的品种、规格、数量进行确认。员工持经部门经理批准的个人工具明细表及领料单到库房办理相关手续，库房管理员同时在个人工具明细表上签字并存档。 4.7.4离职人员工具的返还。离职人员持员工调（离）职工作移交单和工具到库房办理个人工具返还手续。库管员根据个人工具明细表，清点退还的工具，并在个人工具明细表和员工调（离）职工作移交单上签字。本专业主管应配合库管员核对退库工具，如果工具能够继续使用，库管员应填写红字领料单，并在单据上注明“退库”字样，离职人员的主管签字确认。 4.7.5工具、设备的报损程序。工具、设备报损时，应由相关部门提出报损申请，填写资产报损单，同时办理退库手续；退库物资由相关部门检验并确认确实无法使用后，上报审批；库房根据审批后的报损单销账。 4.4.2.2个人工具器具的管理 个人工具器具指使用年限在一年以下、单位价值在100元左右的常用工具。如钳子、改锥、扳手等。 a、建立个人工具器具领用登记表服务中心资产管理员，为每个工具使用人建立个人工具器具领用登记表。使用人、专业主管、资产管理员各保存一份。b、服务中心资产管理员每季度协助使用人对工具进行盘点。无误后员工在个人工具器具领用登记表签字确认。 c、个人工具器具的领用以旧换新，要在服务中心预算控制内。主管开出库单，经理签字，服务中心资产管理员到库房领取。d、个人工具器具发生损坏、报废或丢失，使用人需及时报告服务中心经理（或主管）和资产管理员，部门经理及专业主管根据实际情况，区分是否属于正常或非正常损失，并依据公司资产赔偿办法做出处理意见，通知资产管理部门。 e、员工转岗，工具器具实物、登记表，随员工一同转到新岗位。 4.8盘点 4.8.1库存材料的盘点 每月25号-31号，库房管理员根据库存材料明细账对库存材料进行全面盘点，并编制材料盘点表，确保账实相符，并于每月31号前将材料盘点表报管理处主管会计。 4.8.2个人工具的盘点 每年盘点一次，及时掌握个人工具的领用、退还情况。 4.8.3资产的盘点 每年配合总经理办公室及相关部门/管理处，对资产进行监盘。 4.8.4盘点后，如果出现盘盈现象，财务部应及时根据盘盈材料、工具、资产的种类、规格型号、价格入账冲减相应成本；如果出现盘亏现象，应及时查找原因，属于责任人过失造成的损失，由责任人根据资产的使用年限及资产的折余价值进行赔偿或自行购置与盘亏的资产规格、型号相同的资产进行补充；如果盘点过程中发现有非责任人原因（如工具的正常磨损等）造成的损失，应按资产管理操作规程办理资产报损手续。 4.9库房物品报废出库程序 对有有效期的物品，库管员要做好有关记录，并在物品或标识上注明入库时间、有效期。物品办理出库时，应严格执行“先进先出”的原则。库管员必须提前三个月对有保质期的物品进行统计，并将统计结果以书面形式通知相关部门。 4.9.1已到期而质量未受影响的物品。库管员应在物品上做好标识，注明“待检验”字样，并单独码放。此类物品在领用时，应由专业主管进行验证，如果经验证可以使用，则填写领料单出库。 4.9.2已到期，质量已受影响的物品。库管员应通知相关部门进行验证，做好标识并单独码放，同时填写资产报损单，经批准降级使用后，库管员在物品上注明“降级使用”字样。此类物品在领用时，应由使用部门经理确认，以免影响服务质量。 4.9.3已到期经验证不能继续使用的物品。库管员在物品上做好标识，注明“准备报废”字样，同时填写资产报损单上报审批。此类物品经批准报废后，库管员根据资产报损单进行账务处理。 4.9.4因库管员管理不善，经相关部门验证需降级使用或报废的物品，库管员应做出相应标识。同时财务部应追究库管员的责任。 5.支持性和相关性文件6.记录 采购申请单月采购计划汇总表入库验收单领料单 月采购计划完成情况表 采购申请单完成情况表材料盘点表工具借用表个人工具明细表 员工调（离）职工作移交单资产报损单 不合格品的控制 4.1.1采购申请部门（管理处）在领用物品时对物品进行验证，判定为不合格物品时，由申请部门在领料单上做好记录，库管员填写不合格物资处理单进行记录，将不合格物品放入不合格品区，标识、隔离。及时通知采购部进行退货或更换处理。 4.1.2物品领用部门在领用物品或财务部（库房）发现库存物品由于存储造成变质、损坏等不合格时，由财务部（库房）对物品进行标识，一般采用分区域存放的方式进行标识和隔离，并填写不合格物资处理单记录，由物品领用部门判定使用后是否会影响服务提供的质量，若使用后将影响提供服务的质量，则由库房进行报废处理并记录；作降级使用，领用人签字确认，使用一周后，领用人要回访跟踪使用情况，确认工作正常，并作好相应的回访记录。第9页 共9页