前期物业管理.doc

入伙前工作准备物业管理前期准备人力资源人事操作指南品质管理部体系文件和法律法规财务管理部财务制度汇编和出纳操作手册总经理办公室行政制度汇编入住指引、入伙流程业户手册常规服务项目表防盗门、窗花、阳台推拉门、遮阳棚款式需填写的入伙资料房屋设计平面图、水真走向图入伙现场宣传展板及其他标识入伙现场的布置和模拟演练指定专人办理各种证照接管验收指定专人负责记录入伙前后发生的由地产公司支付的各项费用建立对外公共关系各类物资的采购编制管理处组织架构和职务说明书拟定入伙工作计划时间表从职能部门接收各类资料物业前期介入入伙前工作计划表工作项目主要内容负责人完成时间完成情况备注与发展商沟通对接管理用房和保安住房经理对接小区公共洗手间的设置经理对接保安宿舍水、电和排水污问题设备主管对接垃圾收集点设备主管对接装修款式设备主管跟踪前期工程遗留问题的处理情况设备主管设备交接设备主管住宅交接设备主管公用设施交接设备主管再次递交整改、返修清单设备主管签定返修合同经理列出所有分包方的联系电话设备主管管理处食堂和员工宿舍的租用经理技术员值班室装修设备主管食堂和员工宿舍的装修设备主管管理处的装修经理会议室的装修经理购置办公设备及用品行政后勤办公场所的布置行政后勤保洁外包人员到位经理入伙前1个月绿化人员、会所人员到位经理入伙前1个月购买绿化工具行政后勤管理人员到位经理入伙前1个月维修人员到位经理入伙前2个月安全管理人员到位经理入伙前1个月刻制近利处公章行政后勤办理管理处营业执照、收费许可证、税务登记证行政后勤办理停车场营业执照行政后勤制作备用钥匙柜（办公室宿舍等）设备主管制作员工宿舍床50床行政后勤购买文件柜经理建立与政府部门联系行政后勤购买证件悬挂镜框经理确定管理制度、岗位职责及工作管理流程设备主管编写各类设备操作作业指导书及规章制度设备主管购置管理处办公设备（保险柜、电脑、打印机、白板）、用品、值班室办公桌椅、培训椅及电视机行政后勤购置保安用品行政后勤购置维修工具行政后勤购买维修材料行政后勤制作培训室隔离展板、培训桌设备主管管理处领取公司人事操作指南行政制度汇编财务制度、规定汇编CI手册客户主办领取体系部分常用表格（如值班本、物资领用单）客户主办安装人事、设备、财务软件电脑室跟总办对接安全员、保洁员服装款式行政后勤领取各岗位人员服装客户主办负一层建消防消池设备主管员工岗前培训、在职培训客户主办为施工人员办理临时出入证客户主办电话安装设备主管消防电梯桥箱临时装修设备主管制作公布栏行政后勤交通及设备房等各类标识的悬挂设备主管控制中心控制中心布置装修工程部会所经营确定会所经营方案经理拟订会所酒吧水价表经理确定会所规章制度、公约及会员章程经理宿舍购衣柜行政后勤购宿舍木桌子行政后勤购排气扇、挂衣架行政后勤购热水器行政后勤联系饮水机行政后勤操作间制作操作台、工具架设备主管停车场制作停车场标识工程部车位划分及制作倒车架工程部停车场卫生清扫行政后勤控制中心跟踪控制台的制作设备主管整理备用钥匙并列清单设备主管中心各系统的安装调试工程部中心各系统使用方法培训工程部购置消防器材及工具行政后勤门禁系统的启用工程部仓库仓库现场布置行政后勤制作货架设备主管仓库货架分类标识制作仓管员宿舍宿舍卫生打扫行政后勤制作上下铺床设备主管制作鞋架设备主管安装宿舍窗帘架及窗帘行政后勤安排排气扇、挂衣架设备主管安装宿舍热水器及冲凉管道设备主管标识办公室、培训室各类标识的制作及张贴设计室设备房各类标识的制作及张贴设计室公共设施各类标识的制作及张贴设计室楼道内各类标识的制作及张贴设计室地下车库各类标识的制作及张贴设计室购买各类临时挂牌、警告标识行政后勤入住入伙手续培训品质部领取公司各类入住表格资料员办理水电抄表到户、水电气及电放、电线等申请表领取行政后勤入住现场宣传展板设计设计室入住现场资料的分放设计室准备住户入伙装修手续的各类表格资料资料员住户入伙资料袋资料员房屋验收设备主管递交整改、返修清单设备主管入伙前房屋的清洁行政后勤入住手续的办理资料员业主资料的归档资料员发放入伙通知书及入伙须知入伙管理业主准备资料家庭户： 1、入伙通知书；2、业主身份证原件和复印件4份及家庭成员身份证复印件 1 份；3、购房合同复印件1份；4、 业主及家庭成员一寸照片 1 张/人；5、业主委托书（如非业主本人办理）等资料公司户： 1、入伙通知书；2、公司营业执照复印件（加盖公章）；3、公司法人身份证原件及复印件2份、联系电话；4、委托人身份证复印件2份及一寸照片 1 张；5、购房合同复印件1份等资料 引导业主到现场办理核对业主资料，确认身份签定业主临时规定规约、前期物业服务协议、区域防火责任书等资料交纳费用，办理委托银行代扣物业相关费用业务管理处、客服中心和销售部三方陪同验房，抄录水.电.气表底数施工队返修和管理处跟进 业主填写验房记录表与管理处双方确认验收情况领取钥匙及相关物品，填写物品领用登记表向业主介绍服务中心关于房屋租赁服务内容，并作相关信息登记 审核业主资料归档印鉴证照办理流程咨询证照的颁发单位，了解办理事项的相应条件和要求领取和填写有关表格，准备相关材料将全套申请材料递交办证单位，领取回执跟踪办理进展状况凭回执到办证单位领取证照或批复文件说明：1、 申办是指证照的首次办理；2、 变更是指证照的登记事项（如地址、负责人、名称等）发生改变后需办理的相应备案或换证手续。3、 年检是指在证照有效期内，根据颁证单位的要求和时限，进行一年一度的申报审核手续。4、 延期：在证照有效期临近前向颁证单位申请办理的证照续期工作。5、 新部门成立，筹备人员应及时办理正常经营所需的全部证照6、 各部门应做好证照的登记、保管、借用等工作，并充分关注证照的有效期限及年检日期，及时办理证照变更、年检和延期等手续。印鉴证照办理指引表序号名称证照主体颁证单位备注1营业执照正副本管理处、停车场市工商局注册分局2申请刻制印章登记卡管理处、停车场区公安分局也可在公司印鉴卡上登记3公章管理处、停车场区公安分局必须申办4业务专用章管理处区公安分局根据业务需要申办5收费专用章停车场区公安分局根据业务需要申办6发票专用章停车场区公安分局根据业务需要申办7组织机构代码证、代码卡管理处、停车场市技术监督局必须申办8国税登记证、登记表管理处市国家税务局登记分局必须申办9地税登记证、登记表管理处、停车场市地方税务局登记分局必须申办10收费许可证、价目表管理处、停车场区物价局必须申办11机动车停车场许可证停车场市交通管理局必须申办12卫生许可证（会所或泳池）管理处区卫生防疫站必须申办13卫生许可证（食堂）管理处区卫生防疫站根据食堂规模及外卖情况申办14统计登记证正副及信息卡管理处、停车场市统计信息局必须申办15二次供水设施清洗消毒合格证管理处市水务局有相关业务的部门必须申办16房屋租赁许可证管理处辖区租赁所根据业务需要申办17对讲机执照管理处市无线电管理委员会一机一证，凡配置对讲机的部门均需申办18电梯安全检验合格证管理处市技术监督局所有电梯均须申办，一般由电梯维护的专业公司代办物业接管验收标准一、 土建类1、 封闭式小区应设通透式围墙，且在入住前面15天竣工；在设计时间考虑红外线防越系统和监视系统的设立；2、 物业管理各类用房应在入住前装修完毕，办公场所和员工宿舍必须配备洗手间，装修标准见住宅局制定的物业管理用房装修标准3、 小区道路出入口、大厦车库出入口道闸及岗亭4、 小区内设平面指引图；5、 小区内垃圾转运站，按环卫要求住宅楼标准层应考虑垃圾桶的摆放位置；并配置垃圾桶；标准层垃圾收集点（站）应安装水龙头，并设地漏；6、 每层电梯厅设楼层标志、防火疏散线路图，消防通道楼梯设楼层号；7、 设备房门上应有标识牌，各设备房应装单独锁，墙面用ICI涂料，地面铺瓷砖8、 高层所有防火门、消防通道门、强弱电井、电水表房用通锁；应有标识牌；9、 配电室、发电机房、变压器室应比地下室排水沟高手1米的10、 配电室应设计有独立值班室；11、 高层消防楼梯应增设扶手，消防楼梯及楼层通道照明开关应选用感应开关。12、 控制中心面积应在这20平方米以上，室内应设能与电梯乘客联络的对讲电话和轿箱监视器，并有电梯的楼层显示。13、 层顶天台门用防火门，天台设水龙头号14、 屋顶女儿墙上设固定挂钩（供清洗外墙吊绳用）。15、 高层大厦应考虑将商业和住宅的通道隔离。16、 电梯轿箱内应安装监视探头，电梯地板应铺地毯，消防电梯内要安装防护板，电梯底坑内应设爬梯。17、 大厦（小区）必须配备背景音乐设备，大厦大堂内应配置沙发、家俱。二、 给排水1、 水表房应有地漏排水，地漏排水管直径不能小于50毫米。2、 天面雨水管应直接排入地面雨水井、沟。3、 水泵房控制柜应与水泵隔离。4、 地面水池应设水位计，天面水池应设检修爬梯、水池盖应加锁、透气孔加防蚊网。5、 应考虑空调的集中排水。6、 大厦(小区）地下水池到给水泵的管道的两侧都要装阀门，所有水表、阀门一侧都应加装活结，以便维修更换。7、 所有大厦（小区）地下室排污井、雨水井都应安装排污泵并有备用泵。8、 卫生间地漏要安装存水弯头。三、 电气1、 风机房控制柜应安装在便于操作的位置。2、 高、低压配电房应设计绝缘工具壁柜。3、 高低压配电柜前、后应园丁绝缘胶板。4、 所有设备房应有应急照明，通风设备。5、 备用发电机房应安装水龙头并设置排污地漏。6、 电梯已办理运行许可证，机房应安装通风降温设备。7、 配电柜上标识清晰。8、 所有电缆首尾端应接编号挂牌。9、 地下车库照明控制应采用分区、分组控制。10、 公共部分应设计、安装公用插座、公共电表。11、 庭园照明宜采用自动控制（定时）。四、 消防1、 消防控制中心应安装通风、降温设备。2、 地下室排风管应刷防火漆。3、 大厦各楼层设立消防紧急对讲电话。4、 办公室、仓库、主要出入口、底下停车场、所有设备房、控制中心应设内线电话。五、 其他1、 规划小区时应考虑管理处工作人员的集体宿舍和食堂，且在住宅区交付使用前竣工。2、 绿化地浇水宜采用自动喷头和公共水表。3、 小区大厦主要活动、休闲场所应配置公园椅和果皮箱。4、 地下室出入口应设置防洪闸。5、 所有机电设备机体应干净无污迹，各类水泵机体及管道重新刷漆，水管标明水流方向，各类开关标识清楚。6、 机电设备配件、专用工具等应随同交付。7、 水池、水箱应清理干净，盖板加锁，连同真实水质化验报告一并交付。8、 有关电抄表到户工作已完成。9、 上下水及室外排水畅通。10、 具备电话、煤气、邮路开通硬件条件。11、 应完成物业公司提出预留水管、电源插座，节日彩旗、彩灯及宣传横幅广告等挂勾。12、 留守足够的返修人员并服从物业公司管理。13、 儿童游乐设施：小区每5万平米至少设1处，大厦每座塔楼设一处。14、 标识牌齐全。15、 车库内有各类指引标志、标示牌（自行车、摩托车、限高、限速、车场防盗、道路导向等）、停车场反光镜、标线。16、 小区内主要路口、通道，大厦主要通道、地下车库必须设闭路监视器。17、 所有设备房，各单元进口、仓库、车场、车库、维修加工场所、公共场所应设置灭火器。18、 小区绿化布局合理优美，花草树木与建筑小品配置得当。19、 每户设置一个信箱，每单元设置一个住户韶钢箱、公布栏。20、 商铺广告牌、灯箱应统一设计制作。21、 停车场智能化系统完备。22、 小区安防设施及布置合理，无安全隐患和死角，管理区域内必须设立保安巡更系统。23、 泳池应设浅水区并有安全警戒浮标线，设立儿童戏水池。24、 应将大厦（小区）水电费的用户名称改为万科物业某某管理处。六、 发展商应移交的资料（一） 、产权资料1、 用地批准资料。2、 项目批准资料。3、 施工许可证。4、 用水、用电、用气指标批文。（二） 、技术资料1、 住宅区规划图、小区竣工总平面图。2、 所有单体建筑、结构、设备安装竣工图。3、 单位工程竣工验收证明书。4、 地质勘探报告，沉降观察记录。5、 地下管网竣工图。6、 所有设备订货合同、产品合格证、随机资料（使用说明书、检验报告），随机专用工具清单。7、 电缆铺设记录。8、 线路及电力电缆试验记录。9、 发电机、电动机检查试支转记录。10、 电气设备试验调整记录。11、 电气设备绝缘检查。12、 电气设备送电验收记录。13、 防雷接地电阻检测记录。14、 防雷引下线焊接记录。15、 水、卫生器具检验合格证。16、 通风机风量测量调整记录。17、 空调器性能测定调整记录。18、 环保达标验收许可证。19、 消防验收许可证。20、 房屋测绘验收资料。21、 房屋验收记录。附件一：有关物业管理用房面积的规定面积=住宅房屋总套数*户均人口数*人均管理用房面积系数房屋总套数=公寓总间数+单元住宅总套数=建筑总面积（平方米）户均人口数：暂为3.75每户人均管理用房面积系数：暂为0.035平方米每人位置：尽量调协在住宅区中心部位，便于住户。竣工日期：在向住户发钥匙前15天。装修标准：参见物业管理办公用房装修标准附件二：物业管理办公用房装修标准为更好地贯彻执行深圳经济特区住宅物业管理条例及其配套实施（细则），规范物业管理办公用房的装修行为，特制定本标准。一、 开发单位移交物业办公用房时，必须保证物业管理办公用房能够正常使用，即满足以下条件：1、地面：水麿石地面或国产防滑地砖地面。2、墙面：国产乳胶漆墙面。3、顶棚：型钢T型龙骨、石膏板吊顶。4、门：普通胶合板门、局部可用铝合金门。5、窗：铝合金窗。6、水、电、气相关设备，采用一般的国产设备。7、前台本制收银柜台、各办公房功能隔断（砖砌、木制或铝合金隔断）、木制住户钥匙柜、办公低柜等。二、如果开发单位移交物业管理办公用房时不能满足第一条标准，则由物业管理单位按第一条标准完善，费用由开发单位支付。三、如果物业管理单位发生超出第一条标准的装修费用时，则由物业管理单位自付超出部分的费用。附件三各类标识清单小区平面图、大厦应设立名称标识牌、楼栋号、单元号、楼层号、门牌号、公布栏、设施标识、儿童娱乐设施使用标识、单元防盗警示牌、天台重地非请勿进、防烟门、电梯机房、如遇火警请勿使用升降机、严禁吸烟、私家花园闲人免进、停车场标识、车场防盗标识、限速标识、限高标识、自行车停放点、摩托车修停放点、禁止鸣笛、为了小区的宁静请勿使用防盗报警器、道路导向标识、绿急生命请勿践踏、保障安全请勿跳水、设备重地非请勿进、设备房、水泵房、水池、水泵控制柜、生活稳压罐、消防稳压泵、CO2室、发电机房、消防使用说明标识、污水泵、雨水泵、消防专用工具箱、消防专用柜、各类仓库、备用钥匙柜、高压勿近严禁烟火、配电房、低压控制柜、变压器、有人工作严格合闸、儿童娱乐设施、读感器、泳池开放时间标识、桌球室、棋牌室、舞蹈室、乒乓球室、男女卫生间、更衣室、严禁烟火、小心地滑、健身房、值班室、生活垃圾收集点、可回收封闭收集点、禁停、油漆未干请勿触摸、童车停放点、消防疏散示意图、管理处导示图、弯道反光镜、管理处标识、消防接合器、室外消防栓、灭火器、车库告示牌