企业工程档案的规范化标准化管理研究.pdf

04标 准课堂/Stand a rd C l a s s room1 企业工程档案规范化与标准化管理的基本要义1.1 企业工程档案规范化与标准化管理的内涵信息时代企业档案管理工作对于企业的发展具有至关重要的意义，企业工程档案规范化与标准化管理是指对企业在建工程活动中产生的各类档案材料进行分类、整理、归档和利用的过程，旨在规范和标准化工程档案管理流程，提高工程档案管理质量。按照国家档案局 国家经贸委 国家计委关于印发 的通知（档发20025 号）第十三条的规定，企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。对企业在历年发展过程中的各项业务记录数据等进行归档，为后续企业决策提供相关的依据。这一过程需要保证收集到的工程档案信息真实、准确、完整，并按照规范流程进行管理，以便于后续的利用与开发。具体来说，企业工程档案规范化与标准化管理要涵盖以下方面。（1）收集范围：收集的企业工程档案内容应该包括建设项目前期准备、施工及验收全过程、工程维护等各个环节所产生的相关档案文件，包括设计文件、施工图纸、工程标准、验收文件、维修记录等。（2）分类整理：对每个档案类别内的文件进行进一步的归档整理。这包括文本类、图纸类、电子档案类等不同形式的档案文件。对于文本类档案，可以按照时间先后或者字母顺序进行排列。对于图纸类档案，则需要设计图纸编号和图纸索引卡以方便查找。而对于电子档案，则需要根据文件名、日期、关键词等信息进行归类和存储。对于已经整理好的档案文件，还需要编制清单或者目录表，并建立相应的检索系统。通过对每一个档案文件进行清晰地描述和分类，可以使得企业工程档案管理更加高效、便捷。（3）归档存储：将经过分类整理的企业工程档案及时归档存储，采取合适的保存方式和措施，确保档案材料的安全、完整性和长期保存。（4）利用开发：在归档存储的同时，将企业工程档案进行数字化处理，通过信息化手段进行管理和利用，提高档案信息的共享与传播效率，为企业决策和项目管理提供依据。1.2 企业工程档案规范化与标准化管理的特征企业工程档案规范化与标准化管理具有一系列的特征和特点，这些特征不仅体现在档案管理流程和档案内容方面，还反映了实际应用中所表现出来的优势和价值。以下是其中的几个特征。（1）稳定性：企业工程档案规范化与标准化管理具有较为稳定的管理框架和流程，能够保证档案信息的长期保存和后续利用。它的稳定性主要体现在分类整理、归档存储等环节上，通过建立标准化的管理流程，可以避免因个人不同而导致的管理偏差。（2）全面性：企业工程档案规范化与标准化管理覆盖了企业在建工程活动中产生的各类档案文件和资料，包括从项目准备到施工验收全过程所产生的相关文件。它的全面性可以避免信息的漏洞和遗漏，为企业提供更为全面和详实的工程档案信息。（3）专业性：企业工程档案管理涉及到各种类型的工程项目，包括建筑工程、交通工程、水利工程等多个领域。在这些领域中的每个项目都有其独特的摘要：随着社会的不断发展和进步，企业工程档案规范化与标准化管理越来越受到重视。文章从基本要义和推进路径两方面进行探讨。企业工程档案规范化与标准化管理是指在企业运营中，对工程档案资料进行有序、科学、规范的管理，包括收集、整理、分类、归档、安全保护、利用等环节，以确保工程档案信息的完整性、可靠性和安全性。其次，在推进路径上，企业领导应对工程档案管理工作给予足够重视，并采取阶段化收集与分类化管理、信息化建设与数字化管理、注重企业工程档案信息安全等措施，实现对工程档案的科学、规范、高效、安全管理。关键词：工程档案；标准化；规范化；信息化廖云艳企业工程档案的规范化标准化管理研究（北海市路港建设投资开发有限公司，广西壮族自治区 北海 536000）05S t a n d a r d Cla s s r o o m/标准课堂需求和要求，需要针对不同项目进行个性化的档案管理方案，以满足其各自的管理需求。档案管理本身就是一个专业领域，涉及的知识和技能非常广泛。例如，档案管理人员需要了解档案管理的基本规则和操作流程，熟悉档案管理系统的使用和维护，同时还需要了解相关法律法规和政策文件，尤其是保密制度和安全管理方面的要求。（4）系统性：企业工程档案规范化与标准化管理需要通过一系列的环节来处理工程档案信息，形成一个相对完整的管理系统，包括收集、归档、检索及利用开发等多个环节。它的系统性有助于提高工程档案信息的准确性和完整性，并为进一步的数据分析和决策提供基础数据支持。企业档案是提高企业在市场竞争中取胜的法宝。企业工程档案规范化与标准化管理基于以上特征，不仅可以有效提升企业工程档案管理的质量和效率，同时也可为企业提供更为全面和准确的工程档案信息，促进企业管理水平的提升和经济效益的增长。在今后的应用中，企业需要充分利用科技手段，以便更好地运用企业工程档案规范化与标准化管理体系，实现科学化管理和数字化转型。2 企业工程档案规范化与标准化管理的推进路径2.1 企业领导对工程档案管理工作给予足够重视按照国家档案局 国家经贸委 国家计委关于印发 的通知（档发20025 号）第十四条的规定，企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。企业工程档案规范化与标准化管理是企业内部管理的重要组成部分，需要得到企业领导的足够重视和支持。相关单位要从思想上认识到建设项目档案规范化管理的重要性，在推进企业工程档案规范化与标准化管理的过程中，企业领导对工程档案管理工作的态度和意见是至关重要的，它直接影响到这一工作能否得以有效推进。具体来说，企业领导应该从以下几个方面给予足够重视。（1）强调工程档案管理的重要性：企业领导应向全体员工强调工程档案管理的重要性，使其认识到工程档案管理对于企业自身发展和工程项目质量的意义，并将此意识渗透到企业经营管理各层级中。（2）制定相关政策和标准：企业领导应在制定各项企业发展政策和工作计划时，明确加强工程档案管理的内容和目标，并着力于建立相应的政策和标准，确保工程档案管理工作得以顺利开展，达到预期效果。（3）加强人才培训与技术支持：企业领导应增加专项资金，为工程档案管理工作提供必要的技术支持和培训资源，建立健全的管理机制，为档案管理人员提供相应的专业技能培训和信息化支持，提升工程档案管理的科学性和效率。（4）加大宣传和推广力度：企业领导应在组织内开展一系列的培训、会议、交流等活动，加大对工程档案规范化与标准化管理的宣传和推广力度，并向外界释放出正面的信息和态度，以吸引更多相关方的参与和支持。一般来说，企业领导对工程档案管理工作的态度和意见是影响工作成效的重要因素之一。通过加强领导的重视和支持，企业能够更好地推进工程档案规范化与标准化管理的实施，从而提升企业管理水平和工程质量。2.2 阶段化收集与分类化管理企业工程档案规范化与标准化管理的推进路径可以通过阶段化收集和分类化管理来实现。这一过程需要分为不同的阶段，按照一定的流程进行收集和整理，以建立起有序、科学、规范的档案管理体系。首先，在收集环节中，应将企业所产生的工程档案信息按照不同的阶段进行分期收集，即在项目前期、施工阶段和验收阶段分别进行档案信息的收集和整理。在此基础上，应着重对档案信息的真实性和完整性进行核查，避免资料缺失或错误，同时还要保护档案信息的机密性和安全性。其次，在归档存储环节中，应根据不同档案的特点和用途，采取不同的存储方式并建立相应的档案库，交叉引用各类档案文件，确保档案材料保存的可靠性和长期性。在进行档案材料存储的同时，还应将各类档案数字化处理，并建立信息化系统管理平台，使档案信息得以有效管理和利用，提高档案信息的价值和利用效率。最后，在分类化管理环节中，应制定相应的档案管理规章和流程，实现对档案信息的分类、整编、归纳和检索，确保档案信息的具体化管理，从而建立起科学、规范、高效、安全的企业工程档案规范化与标准化管理体系。相关单位在进行档案管理的过程中，需要加强人员素质建设，完善相关管理体系，实现部门之间的充分沟通与交流，使资料的真实性和完整性得到充分体现，通过分期、分环节地进行档案信息收集、存储和管理，可以有效避免档案丢失或损坏的情况，提升工程档案的管理质量和效率，并为企业发展提供更加科学、系统和完整的基础数据支持。在实际应用中，企业需要根据自身实际情况灵活应用这一路径，根据不同工程项目的特点制定相应的档案管理策略，最大限度地发挥其价值和作用。2.3 信息化建设与数字化管理按照 GB/T 39784-2021电子档案管理系统通用功能要求相关标准规定企业档案现代化应与企业信06标 准课堂/Stand a rd C l a s s room息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。首先，企业可以通过信息化建设来实现工程档案规范化与标准化管理，包括建立管理平台、制定相应的管理规章和流程、获取最新的技术支持等。这些在信息化和数字化背景下，都可以由计算机软件、网络系统等高科技手段来完成。通过将档案管理工作数字化处理，可以极大地提高档案信息的保存效率、安全性和共享性，方便企业内部各部门之间、不同分公司之间进行数据共享和交流，同时也增加了档案信息的可靠性和真实性。其次，数字化管理可以帮助企业更好地实现对工程档案信息的分类、整编、归纳和检索。数字化管理可以将大量数据档案集中存放在数据库中，并且可以对档案内容进行简单和复杂的检索，支持多种形式的查询、统计和分析。这样的方式不仅使管理变得更加方便，还可以快速生成各类报表和数据，便于分析、研究和决策，从而帮助企业更好地利用档案信息进行经营管理。最后，数字化管理可以减轻档案管理工作的负担。数字化管理方式对于档案的归档、存储以及查找等环节都可以自动完成，减轻了无谓的人力成本，使得档案管理过程更加高效和精确。同时，在数字化处理后，档案可以实现长期、稳定且可持续的保存，避免因为人为原因造成档案信息损失或遗漏。信息化建设与数字化管理是企业工程档案规范化与标准化管理推进路径中不可或缺的一环。通过采用计算机技术、网络技术等先进工具，将档案信息数字化处理，有助于提高档案整理、归档、检索的效率，有效保证了档案信息的完整性、可靠性和安全性。在今后的应用中，企业需要充分利用信息化和数字化手段，不断优化工作流程，使工程档案管理工作更加科学化、规范化和高效化。2.4 注重企业工程档案信息安全企业工程档案规范化与标准化管理的推进路径中，对于工程档案信息安全的重视是至关重要的。工程档案信息是企业的重要资产，涉及到企业自身利益、客户隐私等多方面内容，一旦泄露或损失，将给企业带来不可估量的损失。因此，加强企业工程档案信息安全保障，是推进工程档案规范化与标准化管理的基本前提。首先，企业应建立完善的信息安全体系。这个安全体系包括相关的安全政策、技术标准和实施细则等文件，明确各部门在信息安全事务中的职责和义务，并建立相应的组织机构和管理人员。同时，在安全管理方面，企业需要采用现代化的信息安全部署进行数据监控和分析，防止窃密软件、黑客攻击、内部人员泄密等安全威胁的存在。其次，企业需要加强对工程档案信息安全的培训和教育。信息安全培训和教育可以提高员工的安全意识和保密意识，使他们更加留意和维护工程档案的安全性，妥善处理敏感信息。同时，企业还需要加强员工的技能培训，提高他们在应对信息安全问题时的能力和应变能力。最后，企业要加强对档案信息的保护措施。在工程档案管理过程中，企业需要采用多种手段来保护工程档案信息的安全性，例如加密技术、备份与恢复机制、流量监测系统等等。在信息传输和存储环节中，企业还可以采用各种物理隔离防护措施，如密钥卡、读写器、刷卡门禁系统等，从而保证工程档案信息的安全性和完整性，避免数据泄露和破坏。3 结语在企业工程档案规范化与标准化管理的推进过程中，加强对档案信息安全和利用效率的保障显得尤为重要。只有在信息安全和效益两个方面都得到了充分地保护和提升，企业才能更好地进行经营管理，并获得更大的发展空间。因此，在推进路径上，企业需要高度重视工程档案管理工作，建立完善的信息安全体系，制定相应的管理规章和流程，通过阶段化收集、分类化管理和数字化管理等手段，实现对工程档案的科学、规范、高效、安全管理。同时，企业还需要强化员工的保密思想和职业操守，加强信息安全培训和教育，从而从源头上降低数据泄露和破坏的风险。总之，企业工程档案规范化与标准化管理是企业管理中不可或缺的一环，只有将其推进到位，才能实现企业信息化转型和管理水平的提升。希望文章所述内容能够为企业工程档案规范化与标准化管理提供有益的建议和参考，推动企业工程档案管理工作的不断创新和发展。作者简介：廖云艳（1980-），女，籍贯：广西壮族自治区北海，学历：本科，职称：工程师，研究方向：档案管理。参考文献：1 齐晓问.加强企业档案管理工作 发挥企业档案服务职能 J.机电兵船档案,2023(03):21-22.2 赵磊.提升企业档案管理工作实际效能和方法策略 J.现代企业,2023(05):27-29.3 孙宇.新形势下提升企业档案管理质量的策略探究 J.陕西档案,2023(02):36-37.4 张亚柏.提升工程项目档案规范化管理水平的对策 J.城建档案,2021(06):61-62.5 崔英迪.建设工程档案管理的重要性及其规范化 J.居舍,2019(25):158.