常用文书写作.doc

常 用 文 书 写 作

一、应用文与公文及其关系概述
（一）概念
1、应用文：是以文字为主要表达手段的各种实用信息的物质载体。包括日常应用文、新闻、机关公文、财经文书、司法文书等5大类、106种使用频率较多、使用范围较广的应用文样式。
2、公文：姓“公”，“办理公务的文书”，它是与公务活动、公共事务联系在一起，是反应组织意志的重要文体。广义的公文，外延广阔，除通用文书外，还包括法律、文教、军事等各行业的专用文书。目前，还无法统计出广义的公文到底有多少种类—也许永远也统计不出来，因为它不仅多到了数不胜数的地步，而且随着社会的发展，不断有新的文体产生；狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文共27种。这些公文文种在机关工作中使用频率都较高。
（二）关系
◆ 公文是应用文的重要组成部分，换句话说，公文是重要的应用文，但是许多应用文又不属于公文
◆ 公文必须是以机关、团体、单位等组织的名义行文，反应的必须是一级组织的意见和观点。例如以社区、学院或其它二级单位的名义给学校党委、行政及其有直接工作关系的职能部门的行文。以个人名义或个人之间产生的书信、条据等，属于应用文，但不属于公文
（三）机关公文的种类、特点、作用及基本格式
1、种类
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关公文体裁主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
根据《中国共产党机关公文处理条例》的明确规定，党的机关公文体裁主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
2、特点
（1）明确的公务性--单位之间开展各种公务活动时才能使用。它总是根据现实的需要，针对存在的实际问题而制发，有着明确的写作目的。比如：社区开展活动向学生工作部、团委的请示或汇报；学生工作部开展某项全校性的活动向学校党委或行政部门的请示或汇报。
（2）极高的权威性--公文的权威性和合法效力，来自它的制发机关的权威性和合法地位。
（3）鲜明的政治性--公文是国家政权机关进行治理和管理、协调管理系统的思想和行为的书面工具，它体现着一级组织或单位的政治意向。
（4）作者的法定性--公文的作者是法定的。党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织内部不具有法人资格的下设部门，对外不能充当公文的作者。
（5）较强的时效性--公文是因要解决当前工作中的实际问题而催生的，所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失，因此必须注意行文、办文的时效性。
（6）体式的特定性--公文有特定的格式，文面一般都由文头、正文、文尾三部分组成，而且版头、版面、字形、行距、尺寸、用纸、印刷、装订、盖章都有明确规定。这就要求具有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。
（7）文风的朴实性--语言朴实、诚恳、郑重，平铺直叙，不渲染，不夸张，不修饰，不追求文艺作品的艺术技巧。要求结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁。
（8）严格的程序性--公文的撰写、形成、发布必须经过一定的程序，否则它就不具有合法性。
3、作用
（1）领导和指导作用：党政机关、企事业单位，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。
（2）规范和约束作用：带有法规性的公文，如：章程、条例、规定等具有规范或约束作用
（3）宣传和教育作用：决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道应该做什么、怎样做。例如“文革”结束之后一段时期，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想陷入混乱，党中央及时发布了重要文件《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。
（4）联系和知照作用：公文还有一个重要的作用是交流信息。下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是相关单位互通情报。有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。
（5）依据和凭证作用：上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。
4、分类、基本格式及运行程序
（1）分类
A.按行文的方向分：上行文、平行文、下行文
a.上行文：下级机关、组织、单位向对其具有领导或指导关系的上级机关报送的公文。如：请示、汇报、报告等。上行文体现了请求上级指示和接受上级的领导与指导关系。
b.下行文：上级机关、组织、单位向所属机关、组织、单位以及虽无隶属关系，却有指导职能的下级单位下发的公文。如：命令、意见、决定、批示、带有指示性质的通知、通报、批复、会议纪要等。下行文体现了对下级机关实施行政指挥的职能。
c.平行文：是平行机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间，为协商或通知有关事项而制发的公文。如：议案、通知、函等。平行文体现了机关之间相互平等的商洽、支持与协作关系。
B.按公文的内在属性分：规范性公文、指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文、记录性公文八类
C.按制发机关的性质分：党内公文、行政公文、社会团体公文、联合行文四类。联合行文是指工作职能职责及工作性质相同的几个单位向有工作领导和指导关系的单位行文
D.按公文办理时间要求分：特急公文（文面上需注明“特急件”）、紧急公文（文面上注明“急件”）及常规公文。特急、紧急公文是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度制发和处理
E.按机密程度分：绝密公文（党和国家一级核心机密，省部级及以上领导才能看阅的公文）；机密公文（党和国家重要机密，一般发到地厅级）；秘密公文（有一定限制，一般只发到县团级）；普通公文（可以在机关、团体、单位内广泛传阅，但不能向社会公布，也不能对国外传播）。秘密级及以上公文均在文面上有注明
（2）基本格式
  公文格式，简言之就是公文的表现形式。它是人类在漫长的社会历史发展过程中，通过实践，从语言到文字，不断的总结完善，提高发展，在约定俗成的基础上进行规范化、标准化，逐步形成和产生的书面语言文字表述形式。  换言之，公文格式就是把人类在社会生产活动中的思想、感情和行为，用文字从结构、内容到文字编写要求，通过一定介质--书面形式表达出来。一般指公文的外观形式。按《国家行政机关公文格式》分为眉首、主体、版记（文尾）三部分。
A.眉首--一般包括公文版头、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、红色反线等
B.主体--一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章等
C.版记--一般由主题词、抄送机关、印发机关、印制时间、印制份数、反线等
（3）基本运行程序
按照《中国共产党机关公文处理条例》规定：“公文处理是包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作”。
A.收文处理程序，包括以下环节：
a.公文的收受与分发的过程，如签收、拆封、分送、摘编等
b.办文的程序，包括承办、拟办、批办、催办、查办等
c.处理办毕公文，包括立卷归档、清退、暂停、销毁等
B.发文处理程序：包括拟稿、会商、核稿、签发、缮印、校对、用印、分发、发出、处置办毕公文
C.办毕公文处置：包括清退、销毁、暂存、归档几个环节

二、常用文书及其写作
（一）计划
计划是一个单位为了实现一定时期的目标决策，结合实际情况而制订出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤和措施的一种事务文体。最常用的是一个单位年度或学期工作计划。当然还有各种专项计划。这里主要讲综合的工作计划。
计划写作的格式：
“三要素”--目标“做什么”、措施“怎么做”、步骤“何时完成何指标”
标题—什么单位在什么时限的什么计划。由计划单位名称、计划时限、计划内容、计划名称四要素组成
正文—开头部分（根椐什么要求，结合本单位实际……或者是为了什么目标，从本单位实际出发，制定……）；主体部分（三要素--目标：做什么；措施：怎么做；步骤：分几步完成）；结尾部分（可以说明计划的执行要求；也可以提出希望或号召）。一般在前言结束时以“为此，特制订计划如下”类语为过渡语，引出主体部分
文尾—计划的制订单位，制订日期
上报、外送的要写明报送的单位、领导人以及下发的部门，单位。
（二）总结
总结是对前一阶段或一定时期的工作或一项活动进行全面系统的检查、回顾、分析和研究，从中找出经验教训，明确今后努力的方向，提炼出规律性的认识，用以指导今后工作的一种事务文体。
总结与计划都是以实践为基础，但计划是预测未来的实践，是将来时，而总结是已完成了的实践，是完成时。
总结的写作：一般结构包括标题、正文、落款三部分
标题：直陈式标题（学生知园小区党总支2008年度工作总结）；正副式标题（如何加强学风建设—土木学院加强学风建设的经验总结）；不标文种式标题（河海学院学科建设的回顾）
正文：开头（或概述基本情况，或揭示主要精神、主要成绩、主要做法等）；正文（一般写明：基本情况，经验体会，问题教训，今后的打算和努力方向）
正文写法：
◆ 顺序式：按“情况—成绩—经验—问题—打算”顺序来写
◆ 标题式：按材料内容及联系，分为若干个小标题来写
◆ 阶段式：把工作或经历分成几个阶段来写，分别说明每个阶段的成绩、经验和教训
◆ 条列式：将总结的内容按性质和主次，逐条排例分为几部分来写
◆ 比较式：通过前后、历史与现状比较或同性质单位比较来总结
通常遇到的是一个单位的年度工作总结，最好采用“顺序式”或“标题式”来写。
落款：单位名称，成文时间
以上如果写成总结报告，就要按上行文处理。
（三）通知
通知是告知、晓谕事项的公文，一般是限于本单位及有关人员，所以他叫“限知性”公文。具有指导性、权威性、广泛性、时间性等特点。一般分为普通通知和会议通知。普通通知包括一般性通知、批示性通知、指示性通知、任免通知等。
通知的发布方式，多是内部印发或张贴或通过广播、电视、局域网发布。
通知与通报的区别：
（1）适应范围不同。表彰先进、批评错误、传达情况用通报，其余情况用通知
（2）目的不同。通知是使受文单位了解发文单位要求，明确“做什么或怎么做”；通报是使受文单位了解某方面情况
（3）效果不同。通知不允许受文单位在行动上有不同表示，必须坚决贯彻执行，无商量余地；通报则视受文单位情况而定
（4）事项构成不同。通知由“做什么或怎么做”两部分构成，不举例、不议论、不探讨；通报要做简要分析
（5）所提要求不同。通知要求简短甚至一句话；通报对受通报的单位或人员以及非受通报的单位或人员都要提出要求
通知的格式与写法：
标题：要写明发文机关、事由与文种。常用形式主要有四种：
（1）完全型结构：“发文机关+事由+文种”，如《国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知》
（2）省略型结构：“事由+文种”，如《关于元旦放假安排的通知》
（3）简约型结构：文种，如《通知》、《重要通知》、《紧急通知》
（4）附加型结构：“发文机关+附加词+被发文标题或名称+文种”，如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》
称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。但有时因通知事项简短，内容单一，书写时可略去称呼，直起正文
正文：写明通知的具体内容。另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。会议通知要写清会议的时间、地点、参会人员以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法
落款：发文机关与成文日期，分两行写在正文右下方
 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。
（四）通报
通报是国家机关、社会团体、企事业单位表扬先进，批评错误，传达重要精神或沟通重要情况的一种文种，是党政机关公文体系中共有的一种公文体裁。具有典型性、引导性、严肃性、时效性等特点。一般分为表扬性通报、批评性通报、情况性通报三种。
通报由标题、正文、结尾组成
标题：通常有两种构成形式：一种是完整式，即由“发文机关名称、事由和文种”，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；二是省略式，即由“事由和文种”，如《关于给不顾个人安危勇于救人的***同学表彰奖励的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共*市纪律检查委员会通报》。
正文：由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：
表扬性通报的正文：事情的经过情况 、事件的意义、做出的决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习
批评性通报的正文：事故发生的经过情况、事故发生的原因、处理决定、提出要求和改进措施
     情况通报的正文：通报有关情况；分析并作出结论
结尾：发文机关和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。
（五）通告
通告是向社会各有关方面通知事项的文告。使用范围比较宽泛，党的公文中无此文种。《国家行政机关公文处理办法》规定：通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。具有知照性、约束性、特定性等特点。
公告与通告的区别：
发文机关的级别不同：公告的发文机关级别较高，普通单位不可使用公告；通告发文机关广泛，任何机关单位都可制发通告
发布范围不同：公告的发布范围是“国内外”公众或有关方面；通告的发布范围是“社会各有关方面”，即与通告内容有关的方面
重要程度不同：公告的内容是“重要事项或者法定事项”；通告的内容是“应当遵守或者周知的事项”
使用频率不同：由于公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的文种，因此，基层单位使用频率不高。而通告是只要在本机关职权范围内，需要向社会公布，要求遵守或执行的事项，任何单位都可以使用，因此，基层单位使用频率更高一些
发布方式不同：公告一般不用发文件的方式或张贴的方式，而是登报纸、广播等方式；通告可以用文件印发，也可以张贴或登报
通告的结构：
标题：完全型标题--发文机关+事由+文种，如《天津市人民政府关于加强防治高致病性禽流感工作的通告》；简缩型标题--发文机关+文种，如《中华人民共和国公安部通告》；省略型标题--事由+文种，如《关于数字移动电话号码即将升位准备工作的通告》； 简约型标题--只有文种，如《通告》
正文：开头--交代通告的缘由，如依据、目的等；主体部分：交代通告事项；结束语：根据需要安排。常用的结束语如“特此通告”、“本通告自发布之日起实施”等
落款：通告的标题中有发文机关名称的，落款一般不署名，只标成文日期
(六) 简报
简报就是简要的情况报道，主要用来交流工作经验和有关信息。单位内部编发的“情况反映”、“工作动态”、“经验交流”、“内部参考”等均属于简报的范围。一般分为情况简报、动态简报、专题简报、会议简报四种。简报一般只报道一项内容，也可围绕一个主题报道一组信息。
特点： “简、快、新、实”
简----篇幅简短，文字简洁，内容简要，意思简明。不简不能称其为简报
快----反映动态要快，报告工作要快，不快就失去意义。具有很强的时间性
新----反映新动态、新经验、新情况、新见解，不新亦无价值
实----内容具体真实准确可靠，不夸大缩小。不实仍无价值，甚至适得其反
简报的写作格式：
报头---约占1/3，报名、期数、主编、日期、密级
标题---主要内容的高度概括
正文---包括开头、主体和结尾三部分。报尾是指报送对象、印发份数
（七）请示
请示是下级机关或个人请求上级机关给予指示、解决、答复、批复或审核某种事项或某个问题时使用的请求性公文。属于上行公文。
请示分为五类：请求指示的、请求批示的、请求审核的、请求解决的、请求批转的
请示与报告的关系：
1、联系：都属于报请性公文，都属于下情上达的上行文
2、区别：
（1）行文目的不同。报告，上级一般不答复；请示，上级必须答复。因此，与请示相对应的另一文种是批复，即有请示必定有批复，批复一定是针对某一请示，而不针对报告。
（2）性质要求不同。报告属于陈述性公文；请示属于恳请性公文。
（3）行文时间不同。报告可在事前、事中、事后行文，而请示必须在事前行文。
（4）内容含量不同。报告是一事一报告，也可以多事同时报告；请示要求是一事一请示，只能一文一事，一事一请。
（5）正文构成不同。报告由报告目的、报告内容和结束语构成；请示是由请示缘由、请示事项和请求语构成。
（6）结尾用语不同。报告的结尾用语，对上级机关没有明确的肯定回复性的要求，如“特此报告”、“以上报告，如有不妥，请指示”等；请示的结尾用语，一般使用“妥否，请批示”、“当否，请批复”、“可否，请批准”等需要上级机关明确回复的语句。
请示的写作：
（1）基本格式：标题一定要写明“请示”
（2）正文：开门见山写出请示缘由，然后写请示的问题
（3）结尾：以请求语作结。“妥否，请批示”、“当否，请批复”、“可否，请批准”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等。请示结尾绝不能缺少以上类型的惯用语
（4）注意事项：
A.标题绝不能用请示报告，也不能在报告中夹请示
B.必须事先请示，切忌“先斩后奏”
C.必须一事一请，切忌“多事混在一起”
D.要向直接主管部门请示，切忌越级请示，切忌多头请示。除领导直接交办的事情外，不得直接将请示送领导本人
E.请示事项涉及其他部门工作范围时，应当事先经协商取得一致意见后再请示
F.由于请示本身含有请求、申请之意，因而标题中应尽量不再写“申请”、“请求”类词语。
（八）会议纪要
会议纪要是会议文件的一种，用于记载和传达会议情况，要求有关单位共同执行的议定事项， 从形式上是把一些重要会议召开的概况，讨论的主要问题和结果整理出来形成的一种文体。
会议纪要是正式的、独立的文种，它又是党政机关公文中一种主要的公文文种。具有知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等性质。
会议纪要有别于会议记录：⑴会议纪要是正式公文文种，会议记录不是正式公文；⑵会议记录无选择性，要把会上的情况一一原原本本记录下来；⑶会议纪要是会后整理的记录，会议记录是开会同步完成的。
会议纪要的写法：
标题：多是以会议名称、文种两个要素构成
成文时间：形成纪要的时间
正文：概况--会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素；主体--具体反映会议的主要情况、内容与成果；结尾--可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召
署名：正文右下方署明主办单位或会议名称
会议纪要的不同写法及要求：
直接叙述法：详细叙述会议的人员组成，基本过程，各种意见，最后结论
综合法：在正文中分段或分专题进行叙述，或者把会议的参加者、过程、议题作为正文的导言或开头语，然后写正文
选择法：有选择地叙述会议的经过和讨论决定的事项
（九）会议记录
作为会议的笔录，是单位经常使用的应用文体，用途是备忘、备查、备考。
会议记录的内容结构：
会议基本情况--包括会议的名称、日期、地点、参会人、主持人、记录人等
会议内容--包括主要议程，与会人发言，议决结果等
（十）报告
报告是向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问或要求时使用的文种。按内容可分为工作报告、情况报告、建议报告三种。
报告撰写的方法要点：报告除标题外，正文部分大致可分为开头、主体和结尾三部分
标题：可以使用完全型标题“发文机关+事由+文种”，也可以使用省略型标题“事由+文种”
开头：简要交代起草报告的原因和目的，然后用“现将有关情况报告如下”
主体：主要汇报情况，包括工作的进展，取得的成绩，存在的问题以及今后的打算
结尾：一般用专用语“特此报告”等。落款由署名和成文日期组成
（十一）海报
海报是向公众报道或介绍与群众生活密切相关的文化娱乐方面信息时所使用的一种招贴性应用文书。广义上说，海报也属于“广而告之”的文体，具有广告的性质。其特点有：醒目、时效性、商业性。要求主题明确，图文醒目，版面设计清新有创意。
海报的写法：
内容：标题吸引人，时间地点清楚，插图温馨
形式：纸张颜色、插图配置、版面设计要规划

三、努力提高写作能力
1、提高文字表达能力
2、积累相应专业知识
3、熟悉文书格式要求
4、掌握政策理论水平
5、具有严谨写作态度
8