时间与压力管理.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,时间与压力管理,Time,and Stress,Management,郑胜辉,Jason Zheng,美国管理协会,AMA,.,课程内容,时间管理,作时间的控制者,时间管理和工作安排的系统方法,团队时间管理,如何避免时间浪费,压力管理,认识压力,面对压力,行动计划,.,你的生活紧张吗,?,0-25,你不是每天在处理紧急的事情,26-45,危机处理是每天必做之事,46+,你生活中不能没有危机,.,做时间的控制者,.,你是谁,?,你如何利用,时间?,.,你的一天是如何过的,?,From 9 to 6,.,时间哪里去了,?,活动,小时数,%=(,小时数,24)100,工作（,W,）,睡觉（,S,）,家庭（,F,）,娱乐、兴趣爱好（,R,）,社交（,C,）,其他琐事（,M,）,其他（,O,）,总计,24,.,你的时间浪费在那里,?,浪费原因,你的顺序,小组顺序,.,省时,or,省事,时间,事情,控制能力,计划能力,可能结果,增加,/,减少,/,不变,主导,配合,计划,非计划,9:0010:00,.,你会如何安排一天的时间,?,何副总经理的一天,讨论,:15,分钟,分享,:3,分钟,.,关于时间管理,时间能管理吗,?,你真的没时间吗,?,你有多少时间用在工作上,?,.,效率（,Efficiency,）,V.S.,效果（,Effectiveness),效率：把事情做对（,Do the things right,）,效果：做对的事情（,Do the right things,）,效能：把对的事情做对（,Do the right things right,）,.,输入,输出,一般工作者,.,输出,输入,聪明工作者,.,自己做,别人做,排入工作行程,Scheduling,授权,Delegation,如何,节省时间,.,时间管理的基本认识,知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上,时间无法管理,事情,/,任务才是管理的对象,浪费的时间远比有效利用的时间多,善用管理工具提升时间利用效率,.,时间管理和工作安排的系统方法,.,确立目标（,Goal,）,/,愿景（,Vision,）,设立短期目标（,Objective,）,制定工作计划（,Planning,）,区分轻重缓急（,Prioritizing,）,管理时间的四大任务,.,个人管理的四步骤,确定角色,选择目标,安排进度,逐日调整,.,你有几种角色,讨论,10,分钟,分享,3,分钟,.,你的角色,角色,应该表现,重要性,如何衡量成功,一线经理,专业,高,通过,TMP,职业经理人认证,拥有国家一级,TCC,证书,每年,60,个小时的专业认证培训,完成工作目标,高,工作目标完成率,100%,项目完成率,100%,协调团队合作,中,员工满意度,85%,以上,无严重顾客抱怨,规划与改善,低,完成单位年度发展计划,提出重大改善建议,并获采用,.,制定目标时应该遵循法则,成功的标准很清晰，目标的达成和完成,是可看见的（例如：你知道它们何时会,出现）。,可衡量的,(Measurable),是你真正希望做的。,合乎需求的,(Desirable),不受其他人的参加而可以随着改动的。,可控制的,(Controllable),能够用文字（书面）表示出来。,可想象的,(Conceivable),根据实际情况，是现实的、可以让人接,受的。,可信的,(Believable),将在一定时间内本部门优势、能力和弱,势考虑进去后可以完成的。,可达到的,(Achievable),.,I,危机,紧迫的问题,已到期的项目,会议,II,准备事项,预防措施,价值整合,计划,关系建立,真正的休闲,授权,III,不预期的打扰如电话,某些信件、某些报告,某些会议,某些触手可及的事情,你喜欢做的事情,IV,过于简单的事,垃圾信件,某些电话,一些会浪费时间的事,紧急,不紧急,重,要,不重要,时间管理矩阵,.,I,II,III,IV,紧急,不紧急,重,要,不重要,你的时间管理矩阵,.,时间管理是针对那一个矩阵象限的管理,?,I?II?III?IV?,.,I,II,III,结果：,完全不负责的,需要到处救火,依赖别人来完成基本的事情,IV,时间管理矩阵,.,I,结果,工作压力大,精疲力尽,工作中充满危机,总是在到处救火,II,IV,III,时间管理矩阵,.,I,II,III,结果,：,注重短期效应,工作中充满危机,以善变著称,不认为目标与计划重要,感觉自己受到委屈，事情在自己,控制以外,浅薄及破碎的人际关系,IV,时间管理矩阵,.,I,II,结果：,目标与方向明确,平衡,自制与纪律,状况在控制之下,较少的危机,时间管理矩阵,.,80%,的工作是运用,20%,的时间完成的,柏拉图定律,(80/20),.,ABC,法则,A,级优先,必须做的事,B,级优先,应该做的事,C,级优先,可以去做的事,.,工作日志,时间,工作内容,工作分类,实际花费时间,ABC,完成,.,每日时间规划法,列出任务,估计工作需要时间,预留机动时间给意外事件,决定优先,删减和委派,事后检查,.,日程计划,.,日程计划,-,举例,.,你会如何安排一天的时间,?,结合你的各种角色,讨论,:15,分钟,分享,:3,分钟,.,时间日志,定时将您使用时间的方式忠实记录起来,是帮助您开始时间管理的最佳方式,时间,工作安排,工作优先度,备注,7:00,7:15,7:30,7:45,8:00,8:15,8:30,8:45,9:00,9:15,9:30,9:45,10:00,10:15,10:30,10:45,11:00,11:15,11:30,11:45,12:00,.,1.,按照自己的需求修改每日时间日志,为了让时间日志能正确的反应出您日常的工,作，,因此，改正时间表，如果它不适合,您的时间。,2.,填写时间日志,随身带着每日时间日志，以每,15,分钟为一单,位，忠实正确的将你在这,15,分钟所做的工作,或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动,登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出,去午餐、聊天,等。,如何填写每日时间日,志,.,如何填写每日时间日,志,.,如何控制时间的使用,1,明确责任、确立,优先级和目标,2,去除不必要和,不合适的活动,3,每日、每周规划,时间使用计划,尽可能授权,留出处理意外事件的,处理时段,尽可能消除或,减少干扰因素,高效率利用,精力高峰期,.,计划时间运用的指导方针,总是把你的计划写下来。,保持集中力在你将预定完成的目标上。,总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。,先将主要的事项及活动计划好。,多花心思在计划每天的一开始。,尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。,多留一些时间给重要的工作。,确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。,.,计划时间运用的指导方针,建立一些弹性在突如其来的事件上。,每一天拨出一些供思考的时间给自己。,考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。,如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。,学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。,每日下班前先将明日的行程排好。,请你的秘书来协助你安排行程。,将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。,.,时间管理,专注是提高个人工作效能的关键,.,高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事,.,彼德杜拉克,.,团队时间管理,.,自己做,?,还是团队一起做,?,彗星撞地球,.,关系型,直接,/,快,间接,/,慢,A B C D,4,3,2,1,人际导向,/,外向,社交型,思考型,指导型,工作导向,/,内向,行为风格特征概述,.,Exercise,风格测试,.,指导型 社交型,获得立即的成果,与人接触,有目的行为,留下好印象,接受挑战,表达清晰,决策迅速,创造激发人心的环境,询问现况,热情,采用权威,自娱娱人,主导状况,乐观,解决问题,参与团体行动,不同风格的行为偏好,.,关系型 思考型,态度和霭,关注任务及标准,耐心,注意细节,弹性,分析及权衡事情,协助他人,系统的,倾听,逻辑的,使人感到快乐,精确的,创造稳定而和谐的环境,规划的,团队协作,决策缓慢,不同风格的行为偏好,.,不同风格的基本需求,社交型,基本需求,:,被肯定,指导型,基本需求,:,成就,(,表现成果,),关系型,基本需求,:,被人接受,思考型,基本需求,:,安全,(,要有正确的信息,),.,各种人际风格的沟通策略,关系型,诚恳的,耐心的引导出目标,保留弹性,给予支持,关注人际关系,澄清事实,思考型,事先准备,分析利弊得失,关注任务,系统的方式,对事不对人,一致性的,有耐性的,社交型,亲切，友好,关注团体而非个人,重视整体而非细节,提供社交的活动,提供支持,提供发表意见的机会,指导型,直接，简短，重点式的答覆,关注业务及成果,强调利益,提供挑战，自由及机会,问“什么？”而非“如何？”,.,描述要获得的结果,要完成什么任务,评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项,界定目标,制定行动计划和具体步骤,(,列表、排序、设定期限,),计算预算费用,包括金钱、人力、时间,制定时间表,执行计划,跟踪计划的执行情况,期望,现状,步骤,预算,目标,时间表,执行,跟踪,制定工作计划的八个步骤,.,工作计划,Why What Who,When Where How to How much,?,准备演示纲要,?,给上司的成本分析报告,?,清理预算分析资料,?,估计制作文宣费用,?,订立商展规划会议议程,?,顾客意见反馈分析,?,评估地点,?,项目进度时程安排,?,新产品上市,?,扩大市场占有率,华东区商展,列表,.,项 目 排 序,新产品上市提案,1/1,准备演示纲要,华东区商展演示,1/2,给上司的成本分析报告,促销预算,3/1,清理预算分析资料,3/2,估计制作文宣费用,2/1,订立商展规划会议议程,2/2,顾客意见反馈分析表,排定顺序,.,任务名称,:,日期,:,工作项目 重要性 开始 结束 负责人 成果 评价,制作工作计划,.,38,1,2,5,6,7,8,7,1,1,合计,2,6,3,16,6,4,1,A,*,B,C,D,*,E,F,*,G,*,人数周,总计,9,8,7,6,5,4,3,2,1,时间,（周）,工序,1E,2E,2E,3E,3E,4E,4E,4E,4E,1E,2E,2E,2E,2E,1E,1E,计划甘特图,.,0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,时间（周）,1,2,3,4,5,6,7,8,人,数,计划人员需求情况图,.,制作一个项目计划表,你负责改善一个单位的重要问题,你的主管希望你提出一个有效的工作计划,.,成本降低,/,客户服务改善,/,提高绩效,.,进度安排,质量,成本,影响因素,关键路线,(CPM),线条图,(GANT),里程碑,(Milestone),进度控制,人员职责分派,工作结构分解,控制会议,干扰因素分析,进度报告,差异分析,修订措施,问题及原因分析,下一步工作安排及建议,计划推展,.,管理者的时间计划,善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间,预留可弹性运用的时间以应对突发状况,将琐碎的工作交由部属处理,将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作,.,谁偷了你的时间,?,讨论,10,分钟,分享,3,分钟,.,缺乏轻重缓急之分,缺少计划,随意授权,无效的会议,缺乏组织,个人间的冲突,对时间估计的不足,试图根据记忆来做事,没有能力说“不”,拖延,时间浪费的陷阱,.,未事先约定的访客,电话,给自己一段安静,的时间,Say No!,拒绝与重要目标无关的事情打交道，,才能创造时间的最大效益,避免干扰,.,避免干扰,电话,尽量减少,代接与授权,电话留言,避免无关话题,简洁回答,必要时礼貌的结束对话,访客,限制区域与人数,在别人的工作区域讨论工作,座位远离门或走道,站立谈话,.,避免干扰,邮件,分类,安排时间阅读,过滤垃圾邮件,限制对象,会议,确定必要性,让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息,准时开始,准时结束,转接电话,结束前清楚说明会议结论与要求,.,你是新来的工程师,当你正投入公司财务系统的编程设计工作时，负责电子商务的项目经理李岚打电话来请你参加一个会议，主题是要讨论电子商务的未来应用及发展方向，他很希望你代表技术支持部门谈谈各项新技术的应用，时间是在下午,2,点钟。,李岚相信你是最好的人选，而她已经没有其他时间来进行这个会议。她因为太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，应该会帮他这个忙。而那个时间你原来是准备要学习,JAVA,技术标准。,请问你会如何面对这次的会议邀请。,你会怎么办,?,.,處理困難情境,(7A),阶段,一：,处理,人的,情绪,吸收,Absorb,表示理解,Acknowledge,同意某些事,Agree with something,阶段,二：,处理,特定,问题,询问,Ask,增,加,Add,建,议,Advise,一起的行,动计划,Action plan together,.,1,、计划欠妥,7,、欠缺自律,13,、用人不当,2,、贪求过多,8,、无力拒绝,14,、社交闲谈,3,、不速之客,9,、做事绝延,15,、权贵混淆,4,、条理不清,10,、无效会议,16,、沟通不良,5,、事必躬亲,11,、文件繁杂,17,、进度失控,6,、电话干扰,12,、工作搁置,18,、应付危机,跳脱时间陷阱,.,经理人应经常问的问题,我的工作如何对公司的策略产生贡献？,我的主要角色与职责是什么？,我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？,如何提供更好的服务给内部及外部的客户？,有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？,有哪些是公司期望未来去做的事？,.,时间是最稀有的资源。,所有的工作、所有的成果和绩效都需要使用时间。,与其它的资源不同,时间不能被替代、时间不能增加、不能被购得、不能储存。,高效经理人是从时间开始,而不是从任务开始。他们首先去了解,:,他们的时间到哪去了。,Peter F.Drucker,.,如何进行时间管理,确立自己的角色,选择重要的事,排定优先顺序,了解自己的时间到哪去了,设立目标,计划和安排日程,避免干扰,井然有序,逃离时间的陷阱,.,Q&A,.,花点时间,什么都不做,这是放松的开始,花点时间,去思考,这是进步的开始,花点时间,去阅读,这是智慧的开始,花点时间,去运动,这是健康的开始,花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始,花点时间,去关怀社会,这是服务的开始,.,压力管理内容提要,认识压力,面对压力,行动计划,.,你曾经有压力很大的经验吗,?,你学习到的宝贵经验是什么,?,48-168,分 低 需采取防范措施,169-312,分 中 需制定计划来克服这些有问题的方面,313-432,分 高 必须立即采取有效措施,.,找出压力冰山,.,压力来源,外部,内部,压力,无法控制的事,能力无法达到的事,没有兴趣的事,事先没有预料到的,/,突发事件,控制能力,情绪,精神,个性,.,你的压力来源,顺序,压力来源,可能原因,.,压力来源,S,ocial isolation,缺乏人际支持,T,hink unrealistically,想法不切实际,R,igid body,身体紧张,E,motional repressed,情绪压抑,S,elf-neglect,忽略自己的需要,S,ensory overload,感官刺激过度,.,压力与绩效表现的关系,最佳绩效表现,最合适压力,低度压力,厌倦,高度压力,不安,不快乐,绩效表现,压力程度,.,面对压力,对外,:,事件控制,对内,:,自我调整,.,面对压力,事件控制,突发事件,不得不做的事情,.,突发事件,处理方法：,问自己,:“,是否我该处理？”,“是”,接受并面对它,努力寻找资源,“不是”,请说,no!,否则，,不要一边埋怨，一边做。,.,突发事件,处理步骤：,冷静,判断、分析,(5W2H),寻求解决方法,紧急措施,预防再发生,.,让自己放松一下,呼吸练习,.,不得不做的事情,心理准备,正面思考,给自己一点压力,预演,看见好处,.,练习,:,面对不得不做的事,你正在赶一份后天要交出去的报告,你的老板非常重视这份报告,因为他必须拿这份报告的资料,向董事会汇报投资的分析与建议,.,你的一位下属急匆匆的跑进你的办公室,向你报告有客户抱怨你们的产品造成他们的生产线失火了,要求你们马上到现场善后,并要求赔偿他们的损失,.,你决定亲自去看看事故的现场,了解真正的原因,.,.,自我调整,.,我必须做完这件事,我必须干好,我在允许的时间内尽量做,我能干好,别人应付压力的能力都比我强,每个人都会受到压力的影响，并不是只有我一个人,合理情绪控制,.,合理情绪控制基本步骤,A,(Activating events),诱发性事件,B,(Beliefs),由,A,引起的信念,C,(emotional and behavioral Consequences),情绪和行为的后果；,D,(Disputing irrational beliefs),与不合理的信念辩论；,E,(new emotive and behavioral Effects),通过调整达到的新的情绪及行为的效果。,认知,情绪,行为,.,情绪控制练习,悲伤的挑战,请从女主角,男朋友,上司的角度进行讨论,.,人生不如意，十之八九。,无法改变的事，忘掉它；,有机会去补救的，抓住最后的机会。,后悔、埋怨、消沉不但于往事无补，反而会阻碍新的前进步伐。,合理情绪控制,.,音乐！音乐！,MUSIC,！,MUSIC,！,通向潜意识的桥梁,自我放松的帮手,.,冥想,.,自我放松的帮手,.,尽量少地摄取咖啡因；适量饮酒；多吃新鲜水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；慢吃，别狼吞虎咽；,.,自我放松的帮手,重视你的健康,食疗,.,自我放松的帮手,换个角度看事情,正确对待别人的批评,.,还有哪些放松的方法？,.,你不能决定生命的长度，但你可以控制它的宽度；,你不能左右天气，但你可以改变心情；,你不能改变容貌，但你可以展现笑容；,你不能控制他人，但你可以掌控自己；,你不能预知明天，但你可以利用今天；,你不能样样顺利，但你可以事事尽力。,健康的心态,.,行动,你感觉到何种压力现象,?,压力来源是什么,?,我用什么态度面对它,?,我能做什么来改变它,?,我如何安排我的减压计划,?,.,找出你的压力冰山,.,你的减压行动计划,压力现象,压力来源,正面态度,减压行动计划,效果与调整,.,树的方向,由风决定你的方向,自己决定,.,花点时间,什么都不做,这是放松的开始,花点时间,去思考,这是进步的开始,花点时间,去阅读,这是智慧的开始,花点时间,去运动,这是健康的开始,花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始,花点时间,去关怀社会,这是服务的开始,.,