7第七章--汽车售后服务接待实务.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2024/12/7 周六,汽车服务礼仪,王秋实 主编,全国职业院校课程改革规划新教材,2024/12/7 周六,汽车服务礼仪总论,汽车服务人员仪态礼仪,汽车服务人员仪表礼仪,汽车服务人员穿着礼仪,第一章,第二章,第三章,第四章,第五章,第六章,第七章,汽车服务人员语言礼仪,汽车服务人员电话礼仪,汽车售后服务接待实务,第七章 汽车售后服务接待实务,第一节 邀请与预约,第二节 接待前准备,学习目标,本章小结,复习思考题,第三节 接待与沟通,第四节 维修与检验,第五节 交车与送别,第六节 回访与关怀,1,了解汽车售后服务流程中各个环节的客户期望；,2,了解汽车售后服务流程中各个环节的基本规范；,3,掌握汽车售后服务流程中各个环节的流程步骤；,4,掌握汽车售后服务流程中各个环节的标准话术。,学习目标,第一节 邀请与预约,预约是客户与修车服务流程的第一次接触，客户对车的承诺一般都抱有很高的期望，客户在最初的接待中对服务质量的体验取决于他的预期期望，这意味着客户对初次接触有很高的期待，这次接待必须出色以超出客户的期望；没有第二次机会来形成良好的第一印象。预约主要分电话预约和当面预约两种。,第一节 邀请与预约,一、情景展现,预约服务专员小王从“特约店运营管理系统”中导出需要进行定期维护提示的客户清单，计算并且找出距离上次进店维护车辆的时间已经,3,个月或者预计行驶里程接近,5000km,的客户。预约服务专员小王主动通过电话联系客户，客户对于小王能精准地掌握客户的车辆使用情况感到欣喜。,根据对特约店的进店情况进行同比和环比的分析，预测未来两周的预约计划，确定三个进店流量处于低谷的时间段，提供给客户选择。客户李女士在小王推荐的时间段中选择了比较合适的某日的下午,3,点钟，小王再次向客户确认双方约定的进店日期、时间、维修的内容，说明了预计的维修费用和维修可能需要的时间，同时提醒客户所有的服务内容都需要客户到店后再根据车辆的实际检查情况做最终的确认。,第一节 邀请与预约,和客户确认好预约的内容后，预约服务专员小王主动提醒客户进店时需要随身携带相关的资料（例如车辆行驶证和维护手册等），同时，告知客户在预约进店时间的前一天和前,1h,，会再次向客户进行提示。最后，小王礼貌地在电话中向客户道别，在等待客户挂断电话后，轻轻地挂上电话。此时，小王将客户的预约信息录入“特约店运营管理系统”，并且在,预约记录单,中进行记录，开始着手进行接待前的准备工作。,第一节 邀请与预约,二、客户期望,（,1,）联系畅通：在营业时间之内及营业时间之外能持续联系到的方式（电子邮件、,24h,救援电话、工作信件的晚间传递信箱）。,（,2,）接待人员专业、热心、耐心，能致以友好的问候和建议，掌握所有重要客户的信息，完全了解（客户）车辆的历史。录入新客户的详细资料和车辆数据。,（,3,）需求评估和咨询。耐心、仔细记录所有必要信息、客户的愿望及关注点。能根据客户的愿望和要求来调整所提供的建议，最终确定协议的相关报价。主要涉及以下内容：,第一节 邀请与预约,维修及服务范围。,提供专项服务，例如更换轮胎。,接车时间,/,类型。,指定的服务顾问。,替换车。,初步的取车日期。,可接受的价格。,总结各项约定、感谢客户致电并友好地道别。,第一节 邀请与预约,三、基本要求,“邀请与预约”的主要目的是控制客户到访特约店的流量，分配在低谷时段，保证服务顾问与客户交流的时间和服务质量最大化，提高客户满意度。希望客户通过预约服务，感受到我们高度的专业性，我们能够满足其需求，并且会确保随时为其服务，这样客户就会了解预约进店的好处。在“邀请与预约”中有以下几个要点：,（,1,）一定要由专业的、热心的、专注的员工向客户致以友好的问候并提供咨询，企业要充分利用这次机会。,（,2,）一位客户来电在不多于,3,次铃响时，负责安排预约的员工（通常是来自于呼叫中心）要接听电话，友好地欢迎客户并将注意力集中在客户的名字及来电的原因上。,（,3,）首先表明接听者的职责和职位，只有向客户明确自己的职责和职位，才能确保快速反应时间。当客户知道与自己通话者姓名时可消除匿名感，名字是一个人对话时最重要的个人信息，对名字的重视就是对人的重视，是信任和重视的标志。,第一节 邀请与预约,（,4,）集中全部注意力对待客户，不要仅仅听取内容，要听出“细微的差别”，可以用一些确认词来表明服务人员正在注意倾听，例如“好的、我明白了、哦、是的、我理解”这表明自己对客户关注的问题是感兴趣的，客户会感觉到服务人员对他的尊重。,（,5,）总结要点并定时提及客户的名字（如果合适）。可以用类似“您看我总结的是否正确，这样服务顾问可以更好地为您做预约的准备”的话语告诉客户，现在没什么事比确认需求内容更加重要的了。,（,6,）同客户道别之前，用下列问题结束通话：“某某女生,/,先生，请问：我是否满足了您的愿望和要求？”这个问题表明服务人员希望尽全力来满足客户关心的事情。,（,7,）友好地感谢客户的来电并道别：“某某职务、姓名的女士,/,先生，感谢您的来电和对我们的信任，”当服务人员感谢客户的来电时，尽管这也是客户关注的，但客户也许并没期望服务人员能对此表示感谢，因此服务人员所做的已经超出了客户的期望。,第一节 邀请与预约,四、流程案例及分析,1,明确电话接听的责任,1,）规范行为,首先表明接听者的职责和职位，只有向客户明确自己的职责和职位，才能确保快速反应时间，当客户知道与自己通话者姓名时可消除匿名感，名字是一个人对话时最重要的个人信息，对名字的重视就是对人的重视，是信任和重视的标志。,2,）禁忌,电话不能出现无人接听或电话在响过好几次之后才接（超过,3,声）的情况，联系不畅以及长时间的等待会激怒客户，时间就是金钱，人们在电话中的忍耐度要比面对面的接触低。,第一节 邀请与预约,2,注意（接听）态度并有意识地放慢问候语速,1,）规范行为,（,1,）坐在椅子上时要双脚着地，有一个稳定的姿势会使内心更加平静，同时也可以更加自信和稳定。,（,2,）在自己面前可以放置一面镜子，并记有：“这就是客户看到的我！”在接听电话前，停顿一下并微笑，客户能感觉到您的微笑，第一印象是至关重要的！一个友好的印象会使整个通话过程顺利进行，没人会抵触友善和微笑，无数的研究（包括对婴儿的研究）表明友好的姿态会对交谈的对方产生积极的影响。,（,3,）舒缓清晰地说话这有助于完成一次高质量的通话。,（,4,）用某某职务,/,先生,/,女士对客户进行问候，并记下这些称呼，确保自己能记住并使用这些称呼，将所有的重要信息记录下来，如果能详细地将称呼重复出来，则表示出服务人员对客户高度重视。,第一节 邀请与预约,（,5,）如果使用数字电话系统，要询问客户是否同意记录，把客户的电话号码添加到记录中，询问并确定在必要时能否通过这个号码与他取得联系，这是一个特别重视客户的表现。,一旦发生（电话线路）中断，能够给客户回拨电话，不要把麦克风放在服务人员的喉部或放在一旁，要直接对着麦克风讲话，否则背景噪声会很明显。,2,）禁忌,不要把耳麦支架扣在服务人员的耳朵和肩部之间，这会使声音和呼吸声听起来像是“被挤压”了。,第一节 邀请与预约,3,留意客户关注的问题,1,）规范行为,集中全部注意力对待客户，不要仅仅听取内容，要听出“细微的差别”可以用一些确认词来表明服务人员正在注意倾听，例如“好的、我明白了、哦、是的、我理解”，这表明自己对客户关注的问题是感兴趣的，客户会感觉到服务人员对他的尊重。,2,）禁忌,（,1,）在通话期间，避免做其他的事情，客户会察觉到服务人员是否在做其他事情，并因此被激怒。,（,2,）不在通话中打断对方的谈话，打断对方谈话将会影响谈话对方的思路，以至于对方不能完整地表达自己的想法，这将使对方交谈的兴致受到打击。,第一节 邀请与预约,4,总结客户需求并要求客户予以确认,规范行为：总结要点并定时提及客户的名字（如果合适），可以用类似“您看我总结的是否正确，这样服务顾问可以更好地为您做预约的准备”的话语告诉客户，现在没什么事比确认需求内容更加重要的了。,5,对于等待要征得客户的同意,规范行为：向客户解释转接电话的步骤并征得客户的同意，可以用类似“您是否介意稍等片刻，我正在为您转接到您的服务顾问,某某先生,/,女士？”的话语让对方明白服务人员的行动，了解正在发生的事情，清楚所有情况及等候的原因。,6,能接通服务顾问,规范行为：,（,1,）将客户的职务、姓名和来电原因转告给服务顾问。,（,2,）服务顾问使用客户的尊称向客户问候，简要地重复客户的情况，以表示对客户高度重视，这样节省了客户重新叙述情况的时间。,第一节 邀请与预约,7,联系不到服务顾问,1,）规范行为,如果不能接通服务顾问，要安排电话回复或者其他客户希望的方式，要始终做出积极的反应：“如果您同意，我可以给您安排电话回复，我们可用哪个号码联系到您？”客户不想听解释或借口（消极作用），而是想得到服务人员的解决建议（积极作用）。,2,）禁忌,不要对客户说内部的情况：“抱歉，我不能为您接通电话，因为您的服务顾问正在休假（消极作用）”，客户对内部正在发生的事情不感兴趣，不想听任何借口，只想得到解决问题的方法。,第一节 邀请与预约,8,转接电话,规范行为：告诉用户服务顾问的姓名和分机号码：“我正在为您转接到您的服务顾问，感谢您的等待，如果没接通电话，请您直接拨分机号，您看这样可以吗？我还能为您做些什么呢？”客户希望随时知道正在发生的事情，一旦出现技术原因导致通话中断，客户能够选择如何进行下一步。,9,结束询问,规范行为：同客户道别之前，用下列问题结束通话：“某某女生,/,先生请问：我是否满足了您的愿望和要求？”这个问题表明服务人员希望尽全力来满足客户关心的事情，主动询问是否有任何服务人员能做的，会表明服务人员发自内心地想实现客户的愿望并做好了准备。,第一节 邀请与预约,10,感谢客户的来电并道别,规范行为：友好地感谢客户的来电并道别：“某某职务、姓名的女士,/,先生，感谢您的来电，和对我们的信任”当服务人员感谢客户的来电时，尽管这也是客户关注的，但客户也许并没期望服务人员能对此表示感谢，因此服务人员所做的已经超出了客户的期望。,11,将电话转接给服务顾问,规范行为：服务顾问能够用客户尊称向客户问候，并复述客户主要关注的问题“您好我是服务顾问某某，请问您是某某职位、姓名的女士,/,先生吗？”这样客户不必重复他所关注的问题。,第一节 邀请与预约,如果联系不上服务顾问或是客户有要求要回复电话：,（,1,）规范行为：保证在,30min,内给客户回复电话回电话时可说：“您好我是您在,经销商的服务顾问,，请问是,职位、姓名的女士,/,先生吗？方便占用您一点时间吗？或者我在其他时间再打来？”这表明对客户的重视，对每个客户的需求及时响应是服务企业服务的一个重要组成部分。,（,2,）禁忌：“打错了？”不要简单地挂断电话，而要向被打扰者表示抱歉，对方可能会变成一个客户，作为服务企业代表，应该热情、友好地对待每个与自己交谈的人。,第一节 邀请与预约,五、流程步骤,1,确定邀约信息,每日整理特约店运营管理系统中的全部客户信息，必要时，导出需要主动邀请的目标客户的信息。,根据需要主动邀请的客户类型、邀请目的、邀请内容，制订邀请计划。,1,）首次维护的邀请,根据对购买了新车的客户的回访记录或者在销售过程中的询问的记录，估算客户车辆的平均行驶里程，预计首次进店维护的时间（例如：新车交车日的三个月后），在预计客户进店的时间的前两周主动邀请目标客户采用预约的方式进店。,第一节 邀请与预约,2,）定期维护的邀请,查询特约店运营管理系统中的登记信息（例如：客户车辆定期维护时的历史行驶里程、定期维护时的历史进店日期等），分析客户车辆的定期维护的间隔（例如：,3,个月或者,5000km,），估算客户车辆的平均行驶里程，预计需要进店维护的时间，在预计客户进店的时间的前两周主动邀请目标客户采用预约的方式进店。,3,）营销活动的邀请,查询特约店运营管理系统中的登记信息，依据营销活动的计划和内容，在营销活动开始时间的前一个月和前两周分别主动邀请目标客户采用预约的方式进店。,4,）产品召回的提示,查询特约店运营管理系统中的登记信息，依据产品召回的政策，主动邀请目标客户采用预约的方式进店。,第一节 邀请与预约,5,）订购的配件到货,对于客户来店订购的配件或者在上次进店维修时由于配件供应问题没有及时更换的配件，当订购的配件到货后，由配件部门提供此类配件的到货信息，主动邀请目标客户采用预约的方式进店。,6,）质量保证期到期,查询特约店运营管理系统中的客户车辆的质量保证期记录和服务履历，根据质量保证期的政策，在客户车辆的质量保证期截止日期的前一个月和前两周，分别向目标客户发送邀请。,7,）保险截止日到期,查询特约店运营管理系统中的客户车辆的保险登记信息，在客户车辆的保险期限截止日期的前一个月和前两周，分别向目标客户发送邀请。,第一节 邀请与预约,8,）维护履历不完整,查询特约店运营管理系统中的客户在自店的定期维护履历，确认客户在自店维护履历的完整性，整理维护履历不完整的客户信息，向目标客户发送邀请，引导客户认知拥有在自店的完整的维护履历的重要性。,9,）可能流失的客户,查询特约店运营管理系统中的客户在自店的维修履历，确认六个月以上未进店的客户的信息，主动邀请目标客户进店，询问并且记录客户六个月以上未进店的原因。,第一节 邀请与预约,2,准备邀请顾客,根据制订的邀请计划，查看特约店运营管理系统中的登记信息，确认需要邀请的客户的服务信息。,1,）确认客户的信息,车辆所有者：名称或者姓名、邮寄地址、邮政编码、联系电话、证件号码等必要信息。,送修客户：姓名、邮寄地址、邮政编码、联系电话、证件号码等必要信息。,2,）确认车辆的信息,车牌号码、车辆识别码、发动机号码、质量保证期、车辆型号、车身颜色等必要信息。,第一节 邀请与预约,3,）确认服务的履历,（,1,）上次进店维修时的行驶里程。,（,2,）上次进店维修时的服务项目。,（,3,）上次进店维修时的服务费用。,（,4,）上次进店维修时建议的但是没有进行的项目。,（,5,）客户投诉的记录。,4,）了解客户首选的联系方式,（例如：电话、短信、电子邮件、信件、,QQ,号码等）和联系时间段。,分析和统计每周和每日的进店客户的流量，预测特约店每周和每日可以接受的预约进店客户的数量和预约进店的时间段，设定至少三个预约进店的时间段供客户选择。根据邀请计划和维修车间的实际工作情况，制订未来两周的预约计划，邀请客户进店时，主动引导客户采用预约的方式进店。,第一节 邀请与预约,3,其他方式邀约,采用非电话的方式邀请客户：,（,1,）根据主动邀请的客户类型、邀请目的、邀请内容（例如：首次维护的客户、定期维护的客户、营销活动、临近质量保证期结束的客户、属于产品召回范围的客户、临近车辆保险到期的客户、配件到货、可能流失的客户等）编写邀请信息（包括详细的邀请目的和邀请内容等）。,（,2,）按照客户首选的联系方式（例如：短信、电子邮件、信件、,QQ,号码）和联系时间段，发送相关的邀请信息。,（,3,）如果需要客户进行信息反馈，需要在邀请信息的文本中注明需要客户反馈的方式、反馈的时间和反馈的内容。例如：“如果您希望参加此次活动，请您在,年,月,日前回复此邮件。”,（,4,）如果出现电话号码、邮寄地址、电子邮件地址、,QQ,号码等错误的情况，需要将始终无法取得联系的客户的详细情况记录在“特约店运营管理系统”或,预约记录单,中，准备传递给服务顾问进行必要的核实。,第一节 邀请与预约,4,电话直接邀请,采用电话的方式邀请客户：选择客户首选的联系时间段；采用电话的方式直接邀请客户。,以友好、缓和的语调问候客户，包括以下内容：,（,1,）友好的问候，尊称客户姓氏（例如：李先生、李女士等）。,（,2,）说明品牌的名称。,（,3,）说明特约店的名称。,（,4,）说明工作岗位的名称。,（,5,）说明本人的姓名。,（,6,）说明拨打客户电话的目的（邀请客户）。,第一节 邀请与预约,（,7,）征求客户关于接受邀请的意见。,（,8,）通话过程中保持礼貌与热情。,编制电话直接邀请的标准话术，进行练习，并且通过电话录音实施检查。,如果出现,3,次无人接听或者电话号码错误的情况，需要将始终无法取得联系的客户的详细情况记录在“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中，准备传递给服务顾问进行必要的核实。,第一节 邀请与预约,5,接受客户预约,1,）接听客户的预约电话,在电话铃响,3,声或者彩铃响,9s,内接听客户的电话。,可以设置电话的自动应答功能，预防在接听客户电话的高峰时期，电话占线或者无人接听。,以友好、缓和的语调问候客户，包括以下内容：,（,1,）友好的问候（例如：先生,/,女士，您好！）。,（,2,）说明品牌的名称。,（,3,）说明特约店的名称。,（,4,）说明工作岗位的名称。,（,5,）说明本人的姓名。,第一节 邀请与预约,（,6,）感谢客户主动联系特约店。,（,7,）询问能够向客户提供何种帮助。,（,8,）通话过程中保持礼貌与热情。,编制接听客户电话的标准话术进行练习，并且通过电话录音实施检查。,积极倾听客户的要求，确认服务需求。,采用开放式的提问，引导客户主动讲述车辆的实际状况和服务需求，并且在“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中进行详细的记录。,第一节 邀请与预约,2,）接收客户的网络预约,在特约店网站中设置方便客户预约进店的功能。,（,1,）特约店的网站需要符合品牌形象。,（,2,）与客户进行在线沟通。,（,3,）客户可以自行选择预约进店的时间、预约服务项目，指定服务顾问，记录客户需求。,如果客户通过特约店网站中的预约服务功能进行预约，“特约店运营管理系统”或者特约店网站的预约服务功能页面应该可以主动提示预约服务专员，查看客户的预约信息。,预约服务专员应该每天查看特约店网站的预约服务功能页面，查看客户的预约信息。,第一节 邀请与预约,当查看到客户在特约店网站中的问询时，在,10min,内回复客户的问询。,当查看到客户在特约店网站中提出的预约服务申请（包括选择预约进店的时间、预约服务项目，指定服务顾问等）时，首先确认近期的预约计划，在,30min,内回复客户，确认是否可以接受客户的预约服务申请。,如果可以接受客户的预约需求，与客户确认服务需求和预约日程，进入接待前准备。,如果无法接受客户的预约需求，与客户协商，提供三个预约时间段供客户选择。,第一节 邀请与预约,6,确认服务需求,1,）在与客户的通话过程中,（,1,）核对客户的信息。,（,2,）车辆所有者：名称或者姓名、邮寄地址、联系电话等必要信息。,（,3,）送修客户：姓名、邮寄地址、联系电话等必要信息。,（,4,）核对车辆的信息。,（,5,）车牌号码、车辆型号。,（,6,）核对服务的履历：,上次进店维修时的行驶里程。,上次进店维修时的服务项目。,上次进店维修时的服务费用。,上次进店维修时建议的但是没有进行的项目。,客户投诉的记录。,第一节 邀请与预约,2,）邀请客户采用预约的方式进店时,（,1,）根据主动邀请的客户类型、邀请目的、邀请内容等邀请信息，向客户进行详细的邀请说明，询问客户的意愿。,（,2,）主动向客户宣传预约服务，详细说明预约服务的好处（例如：直接接待和维修，无须排队等候等）。,（,3,）向客户介绍预约的具体方法，引导客户下次进店选择预约的方式。,（,4,）必要时，向客户说明本次进店预计的服务项目，服务项目所涉及的估算费用和预计时间。,（,5,）必要时，提醒客户进店时随身携带必要的文件资料（例如：行驶证和保修手册等）。,第一节 邀请与预约,3,）客户选择采用预约的方式进店时,（,1,）倾听和记录与客户的谈话内容，向客户强调正在倾听客户的需求。,（,2,）根据对客户需求的理解，以条例的形式向客户进行复述。,（,3,）向客户复述后，征求客户的确认，避免出现沟通不良或者理解错误。,（,4,）向客户询问更详细的信息。,（,5,）根据客户的关注程度，列出优先顺序，对已经了解的客户需求进行总结。,（,6,）向客户确认服务项目。,（,7,）根据确认的服务项目和标准工时，提前向客户预计服务的时间，如果遇到问题，请求服务部门支持。,（,8,）查询确认的服务项目所涉及的工时和配件的费用，提前向客户估算可能产生的维修的费用。,（,9,）告知客户预估的费用和时间可能由于实际的情况发生变更。,第一节 邀请与预约,（,10,）询问客户是否有指定的服务顾问或者维修技师，并且记录在“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中。,（,11,）对于新车客户，了解客户喜好的饮料、休闲的方式等，并且记录在“特约店运营管理系统”或者，预约记录单，中。,（,12,）对于保有客户，确认客户喜好的饮料、休闲的方式等，并且记录在“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中。,（,13,）提醒客户进店时随身携带必要的文件资料（例如：行驶证和保修手册等）。,（,14,）征询客户的意见，表达对客户意见与决定的充分尊重。,（,15,）询问客户是否还有其他的需要。,（,16,）询问客户时注意语速放缓，确保客户能够完全听清楚。,（,17,）避免出现没有及时充分表达清楚的遗憾，最大限度地确认客户的需求。,第一节 邀请与预约,7,确认预约日程,询问客户期望的预约进店的时间。,（,1,）查看已经制订的预约计划（“预约计划表”）和维修车间的实际工作情况。,（,2,）提供至少三个预约进店的时间段供客户选择。,（,3,）根据客户的全部需求，与客户协商，初步约定预约进店的时间。,（,4,）如果客户同意，继续确认其他问题并且进行接待前准备。,（,5,）如果客户不同意，协商其他可接受的预约进店时间段。,（,6,）向客户确认约定的预约进店时间。,（,7,）告知客户，预约服务专员在临近预约进店的时间前,24h,会再次提示客户进店。,（,8,）告知客户，预约服务专员在临近预约进店的时间前,1h,会最终提示客户进店。,第一节 邀请与预约,（,9,）询问客户是否还有需要帮助的其他事项，或者是否对预约有其他问题，如果稍后想到，请随时告知。,（,10,）最终确认客户预约的服务信息，并感谢客户给我们提供服务的机会。,（,11,）感谢客户，告知非常期望客户准时进店并准备结束通话。,（,12,）确定客户挂断电话后，再结束通话（注意：在客户之前挂断电话，是极度失礼的行为）。,（,13,）最后检查一遍与客户沟通的过程，确认收集的所有预约信息正确和完整。,（,14,）最终完成在“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中对预约信息的记录。,第一节 邀请与预约,六、流程练习,1,主动邀约,1,）关键要素,以友好、缓和的语调问候客户，包括以下内容：,（,1,）友好的问候，尊称客户姓氏（例如：李先生、李女士等）。,（,2,）说明品牌的名称。,（,3,）说明特约店的名称。,（,4,）说明工作岗位的名称。,（,5,）说明本人的姓名。,（,6,）说明拨打客户电话的目的（邀请客户）。,（,7,）征求客户关于接受邀请的意见。,（,8,）通话过程中保持礼貌与热情。,第一节 邀请与预约,2,）参考情境,“,先生,/,女士，您好！（请问您是,先生,/,女士吗？）”,“这里是,品牌,特约店，我是预约专员,。”,“您现在是否方便接听电话？”,“很抱歉打扰您,3min,的时间。”,“这次拨打您的电话的目的是邀请您,”,“,感谢您接受我们的邀请。”,第一节 邀请与预约,2,被动邀约,1,）关键要素,（,1,）电话铃响,3,声或者彩铃响,9s,内接听客户的电话，以友好、缓和的语调问候客户。,（,2,）采用开放式的提问，引导客户主动讲述车辆的实际状况和服务需求，并且在“特约店运营管理系统”或,预约记录单,中进行详细的记录。,第一节 邀请与预约,2,）参考情境,“您好，这里是,品牌,特约店。”,“我是预约服务专员,。”,“感谢您拨打我们的预约电话（服务热线），请问有什么可以帮助您的吗？”,“感谢您选择预约服务。”,“先生,/,女士，请问怎么称呼您？”（“,先生,/,女士，我核对一下您的登记信息,”,）,“请问您的车辆的车牌号码是多少？”（“,先生,/,女士，您的车辆的车牌号码是,”,）,“请稍等，我查看一下您爱车的服务履历,”,“,李女士，您好，根据记录，您之前没有到过我们店！需要占用您一些时间，登记您的车辆信息，您的车辆型号是,”,第二节 接待前准备,准备工作是查阅车间流程的实际预备工作，认真细致地做好预约准备工作可以展现自己的能力，节省宝贵的时间，特别是对经销商来说，并能提高整个服务核心流程的效率和公司的效率，多数情况下维修项目已在准备工作时确定。这将为接车登记和咨询时详细的谈话留下更多的时间。车间及备件的同事提前获得这些信息可以更好地进行相关准备。,第二节 接待前准备,一、情景展现,预约服务专员小王拿出,预约记录单,，查看预约明天进店的客户信息，按照客户的首选联系方式逐一联系客户，进行预约进店的提示，小王将已经得到客户确认的预约信息记录在“预约计划表”中，并且认真地检查“预约计划表”是否全部记录清楚，确认无误后，她对自己满意地笑了笑，运用“特约店运营管理系统”将预约信息给传递给服务经理、车间经理和配件经理。,服务经理将“预约计划表”的信息登记在预约服务看板上；车间经理将“预约计划表”的信息登记在维修车间的维修进度管理看板；配件经理早早地就将预约维护所需要的配件整理好，核对有维修需求的预约客户所需要的配件是否有库存。看到相关部门都已经完成准备，小王终于松了一口气。,服务经理可没有那么轻松，他把预约明天进店的客户逐一分配给服务顾问，提醒他们别忘记明天如果客户超过约定的进店时间还没有进店，要给客户打电话进行确认，在忙忙碌碌中，一天的工作结束了。,第二节 接待前准备,第二天早上,9,点,15,分，指定给服务顾问小刘的第一个预约客户已经延误,15min,仍未进店，小刘打电话给客户张先生进行提示。客户张先生告诉小刘，他今天临时有个会议不能按时来了，小刘只好从预约服务看板中删除了客户张先生的信息，然后通知预约服务专员取消这位客户的预约。,10,点到了，分配给小刘的第二个预约,11,点进店的客户李女士应该进行提示了，预约服务专员小王拨打电话给客户李女士，电话中李女士说正准备出发，小王再次确认了李女士是否能够顺利找到本店后，表示服务顾问小刘已经在恭候李女士的光临。,第二节 接待前准备,时间过得真快，转眼就到了,11,点，小刘来到服务接待区等候李女士，可是已经,11,点,10,分了，李女士还是没到，“不会出了什么情况吧？”小刘一边想一边再一次拨通了李女士的电话，电话中李女士焦急地说她在路上遇到堵车，可能还需要大概,5min,才能赶到，小刘一边安慰，一边承诺：“李女士，请您不要着急，安全驾驶最重要，我会通知维修车间再帮您保留维修工位,5min,，我们会恭候您的光临！”挂断电话的小刘立即通知维修车间延长预留时间。,11,点,15,分左右，客户李女士驾驶着车辆进入了店门口。,第二节 接待前准备,二、客户期望,（,1,）特约店在客户到达时已经做好欢迎接待、环车检查、维修、配件供应等环节的准备。,（,2,）亲切热情的服务接待；迅速专业的环车检查；精准高效的维修；实时供应的纯正配件；细柔干净的快速洗车；正确方便的收银流程。,（,3,）客户希望我们做好上述准备，并对他们的到访表示感谢。,第二节 接待前准备,三、流程要点,“接待前准备”这一流程的主要目的是确保客户在到达特约店前我们已经做好了充分准备。我们希望保证服务顾问与每位客户的交流时间和服务质量，在最大程度上方便客户，提高客户满意度。在“接待前准备”流程中有以下几个要点：,（,1,）认真的预约准备工作可展示出服务人员的能力，节省宝贵的时间，并且有助于提高服务活动的效率，用户能够,100%,的对服务人员信任。,（,2,）服务顾问至少在预约的服务活动执行,1,天之前进行预约准备工作，为了有利于准备，服务顾问使用完整的预约单，并将预约单打印出来，预约单包含所有安排预约时所掌握的信息，服务顾问能够在预约系统的日志里查找任务委托书的详细说明。,（,3,）确认预约信息：查看“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,确认预约客户的信息、车辆的信息、预约的内容，必要时，查看客户的服务履历，详细浏览客户车辆曾经维修的项目和故障的原因。,第二节 接待前准备,（,4,）确认预约计划：预约服务专员将“特约店运营管理系统”中或者客户预约进店日的“预约计划表”信息传递给服务经理、车间经理、配件经理。,（,5,）确认配件准备：配件经理查看“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”的预约信息，根据配件订购的政策，保证维护类和消耗类配件的库存充足。,（,6,）确认维修准备：车间经理查看“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”的预约信息，并详细浏览服务履历，查看客户车辆曾经维修的项目和故障原因。,（,7,）确认接待准备：服务经理查看“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”的客户、车辆、预约服务的信息。,（,8,）确认客户进店：按照客户首选的联系方式和时间在预约进店时间前,24h,再次提示预约客户，以及在预约进店时间前,1h,最终提示。,第二节 接待前准备,四、流程案例及分析,1,核对信息,规范行为：首先得到所有客户要求的概要，当客户来时，能够亲自提出客户的需求。,2,选择并组合信息,规范行为：对重要的信息和非重要信息进行区分，将重要的信息汇总（采用一页纸管理模式），对于服务的高质量标准来说，服务内容的组织是作为高效工作流程的保证。,3,针对预计时间规划资源,规范行为：提前计划好必要的时间，计划预期的服务活动，确定工作目标，协调工作流程，检查执行情况，这可以向客户表明服务人员能够可靠地管理客户的预约工作。,第二节 接待前准备,4,提交车辆基本特征信息,规范行为：打印出所有车辆可用的信息并将它添加到客户档案中，这样可以保证所有与服务核心流程相关的员工都能同等地识别确定车辆的专属信息，这些信息也会传递给客户。,5,备件,规范行为：检查是否有所需要的更换备件，如果必要，则订购备件并按客户的委托书准备好，如果服务人员不能及时得到所需的更换备件而且也没有检查客户是否可用，那么服务人员正在冒着让客户返修的风险。,第二节 接待前准备,6,维修专家,规范行为：提前安排所需的汽车维修技工，所以维修技工应该在规定的时间来到客户车辆旁，将所有有用信息打印出来并将它添加到客户档案中，这样可以保证所有与服务核心流程相关的员工都能同等地识别获取这些信息。,7,车间维修能力,规范行为：检查是否需要预定特殊的工位，是否准备好并预约了所需的专用工具，这将避免发生维修延时和不得不推迟取车时间的情况。,第二节 接待前准备,五、流程步骤,1,确认预约信息,预约服务专员查看“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中记录的预约信息。,1,）确认预约客户的信息,（,1,）车辆所有者：名称或者姓名、邮寄地址、联系电话等必要信息。,（,2,）送修客户：姓名、邮寄地址、联系电话等必要信息。,（,3,）了解送修客户的性格类型、喜好的饮料、休闲方式等信息。,2,）确认客户车辆的信息,车牌号码、车辆识别码、发动机号码、质量保证期、车辆型号、车身颜色等必要信息。,第二节 接待前准备,3,）确认客户预约的内容,（,1,）客户在预约时提出的服务需求。,（,2,）预约时与客户沟通的服务项目。,（,3,）根据客户预约的服务项目所预计的服务时间。,（,4,）根据客户预约的服务项目所估算的服务费用（包括：工时费用、配件费用和其他费用等）。,（,5,）如果有必要，预约服务专员利用特约店运营管理系统查看客户的服务履历，详细浏览客户车辆曾经维修的项目和故障原因。,（,6,）对于有投诉记录的客户，将需要关注的事项录入“预约计划表”，提示服务顾问等相关服务人员。,（,7,）对于临近车辆质量保证期结束的客户，应该特殊标注，提醒服务顾问重点关注。,第二节 接待前准备,4,）确认预约计划,（,1,）在客户预约进店日的前三天：,预约服务专员根据已经确认的“特约店运营管理系统”或者,预约记录单,中记录的预约信息，确认客户预约进店日的预约计划，制作客户预约进店日的初期“预约计划表”。,预约服务专员将“特约店运营管理系统”中或者客户预约进店日的“预约计划表”中记录的预约信息传递给服务经理、车间经理、配件经理。,需要传递的预约信息包括：预约客户的姓名、客户车辆的车牌号码和车辆型号、预约服务的项目类型（例如：定期维护、一般维修、其他项目等）、注意事项、涉及的配件需求、需要指定的服务顾问或者维修技师等必要信息。,配件经理根据“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”中记录的预约信息进行配件的准备工作。,第二节 接待前准备,（,2,）在客户预约进店日的前两天：,服务经理和车间经理根据“特约店运营管理系统”或“预约计划表”中记录的预约信息进行接待和维修的准备工作。,预约服务专员核实“特约店运营管理系统”和客户预约进店日的“预约计划表”中记录的预约信息，调整并且确定客户预约进店日的预约计划，与相关的服务部门共同确认客户预约进店日的最终“预约计划表”。,（,3,）在客户预约进店日的前一天：,服务顾问、服务经理、车间经理、配件经理针对预约信息已经完成了必要的准备工作,.,预约服务专员在临近客户预约进店的时间前,24h,再次提醒客户进店。,（,4,）客户预约进店日：预约服务专员在临近客户预约进店的时间前,1h,最终提醒客户进店，准备迎接客户进店。,第二节 接待前准备,5,）确认配件准备,（,1,）在客户预约进店日的前三天准备：,配件经理查看并且确认“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”中记录的预约信息。,核对预约客户信息、客户车辆信息、预约服务信息。,配件部门应该根据配件订购的政策，保证维护类和消耗类配件的库存充足，保证实时出库和维修技师的使用。,如果维护类和消耗类配件的库存短缺，应该保证在客户预约进店日的前一天到货。,配件部门应该建立配件的安全库存。,第二节 接待前准备,如果发生配件供应异常，配件部门根据配件政策订购配件，确认配件的订购清单，明确需要订购的配件的预计到货时间（必要时，执行配件的紧急订货）。,如果配件能够按时到货，配件部门进行相关的检查：,a,核对配件编号、名称以及数量等相关信息。,b,检查配件外包装的完整性，预防在运送过程中的损坏。,c,确认配件的登记记录，安排配件入库并且分类储存。,如果配件无法按时到货，配件部门应该优化配件订购的流程：,a,必要时，申请配件中心库、周转库或者同城特约店给予支持。,b,配件部门第一时间主动告知预约服务专员相关配件的到货情况。,c,预约服务专员主动与客户进行沟通或者重新与客户协商预约服务的信息（例如：服务项目、估算费用、预计时间等）。,第二节 接待前准备,（,2,）在客户预约进店日的前两天准备：,查看“特约店运营管理系统”或“预约计划表”中记录的预约信息，确认客户预约进店日的最终预约计划。,确认在客户预约进店日需要的配件的库存情况或者订购配件的到货情况。,（,3,）在客户预约进店日的前一天准备：根据“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”中记录的预约信息，提前准备预约服务需要的配件，将预约服务需要的配件存放在预约服务专用的配件区域。,第二节 接待前准备,6,）确认维修准备,（,1,）在客户预约进店日的前三天准备：,车间经理查看并且确认“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”中记录的预约信息。,核对预约客户的信息、客户车辆的信息、预约服务的信息。,如果有必要，利用特约店运营管理系统查看客户的服务履历，详细浏览客户车辆曾经维修的项目和故障原因。,a,对于有投诉记录的客户，查看“预约计划表”中标注的注意事项。,b,对于返修的客户，必须优先安排。,c,对于临近车辆质量保证期结束的客户，应该重点关注。,第二节 接待前准备,（,2,）在客户预约进店日的前两天准备：,查看“特约店运营管理系统”或者“预约计划表”中记录的预约信息，确认客户预约进店日的最终预约计划。,查看在客户预约进店日中所有维修