WPS表格的操作技巧.ppt

WPS Office表格 特色功能WPSWPSWPSWPS表格表格表格表格WPSWPSWPSWPS工具工具栏界面介界面介绍 1.新建工作簿新建工作簿 启启动wps时，会自，会自动新建一个空白的工作新建一个空白的工作簿。在簿。在实际应用中，用用中，用户随随时可以可以创建新的建新的工作簿，手工作簿，手动新建工作簿的具体操作步新建工作簿的具体操作步骤如如下：下：选择【文件】【文件】【新建】命令；【新建】命令；单击右右键【新建】快捷按【新建】快捷按钮；2.输入工作表数据入工作表数据 向向单元格中元格中输入数据，主要有一下入数据，主要有一下3种方法：种方法：a)单击单元格，直接元格，直接输入。会覆盖原有数据。入。会覆盖原有数据。b)双双击单元格，出元格，出现插入数据的光插入数据的光标，移，移动光光标至所需至所需位置，再位置，再输入数据。一般用于修改入数据。一般用于修改单元格内的部分数元格内的部分数据。据。c)单击单元格，再元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同入数据。效果同b。在默在默认情况下，数字靠右情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左，文本靠左侧对齐。3.插入符号和特殊字符插入符号和特殊字符 选择【插入插入】【符号符号】命令。命令。4.自自动填充填充 选定相定相应的的单元格并拖元格并拖动其右下角的填充柄，或其右下角的填充柄，或者者选择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令，可在【序列】命令，可在E工作表中快速填充多种工作表中快速填充多种类型的数据序列。型的数据序列。在行或列中复制数据，拖在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，通填充一系列数字、日期等，通过拖拖动，wps可自可自动延延续此系列数字、日期或此系列数字、日期或时间段等。段等。技巧技巧2 按按Ctrl+D组合合键，可向下填充；，可向下填充；按按Ctrl+R组合合键，可向右填充。，可向右填充。自自动填充序列填充序列初始选择初始选择扩展序列扩展序列1，2，34，5，69：0010：00，11：00，12：00MonTue，Wed，Thu星期一星期二，星期三，星期四JanFeb，Mar，Apr一月，四月七月，十月，一月1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日1999，20002001，2002，2003Text1，textAText2，textA，Text3，textA产品1产品2，产品3技巧技巧：分数分数应使用整数加分数的形式，否使用整数加分数的形式，否则会默会默认为日日期；期；如：如：输入入1/2 1月月2日日 输入入0空格空格1/2 显示示为1/2技巧：技巧：在在输入数字前加入字符，可将数字作入数字前加入字符，可将数字作为文本文本处理，理，如如“，”。提示：提示：在在WPS中，日期和中，日期和时间均按数字均按数字处理；理；对于于输入的数字入的数字WPS可可识别时，靠右，靠右侧对齐。如。如 2006-6-5；对于于WPS不能不能识别的日期和的日期和时间，会被，会被视为文本，左文本，左侧对齐。如。如2006.6.5。4.保存工作簿保存工作簿 a.直接保存工作簿直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿以新文件名保存工作簿。5.关关闭工作簿工作簿第二第二节 编辑和管理工作表和管理工作表一一、编辑单元格元格 1.选定定单元格元格 选定一整行或一整列定一整行或一整列 单击需要需要选定的行或列的行号和列号定的行或列的行号和列号;选定多行和多列定多行和多列 将鼠将鼠标指指针指向起始行号或列号指向起始行号或列号,按住鼠按住鼠标左左键,拖拖动至至末末 尾行号或列号尾行号或列号;选定整个工作表的所有定整个工作表的所有单元格元格 按按Ctrl+A组合合键,或或单击“全表全表选择”即即0行行0列。列。选定定连续的的单元格区域元格区域 a 使用鼠使用鼠标选定区域的左上角定区域的左上角单元格元格,按住左按住左键,拖拖动至至该区域右下角区域右下角,释放按放按键;b 可先用鼠可先用鼠标定定义区域左上角区域左上角单元格元格,按按shift键,再再单击区域右下角区域右下角单元格元格,即被即被选中中;选定不定不连续的的单元格区域元格区域 先先选定第一个定第一个单元格区域元格区域,按住按住ctrl键,再再选第第2个个单元格区域元格区域.2.编辑和清除和清除单元格内容元格内容3.复制和移复制和移动单元格元格4.插入和插入和删除除单元格元格 a 右右击选定区域定区域,选择快捷菜快捷菜单的【插入】命令的【插入】命令;b 选定多行或多列定多行或多列,单击右右键,选择【插入】【插入】,即可插入即可插入相相应数量的行或列数量的行或列。删除除单元格同插入元格同插入单元格步元格步骤类似似。5.查找与替找与替换 选择【开始】【开始】【查找】命令找】命令,或按或按ctrl+F组合合键；在【在【查找内容】下拉列表框中找内容】下拉列表框中输入入查找找内容内容,单击【查找下一个】按找下一个】按钮,光光标则移移动到到与待与待查内容相符的内容相符的单元格上元格上.可多次可多次单击【查找下一个】按找下一个】按钮,直到找到所需的直到找到所需的单元格位置元格位置。提示提示:单击【查找全部】按找全部】按钮,可在可在对话框下方列框下方列出所有符合条件的出所有符合条件的单元格信息元格信息.单击【替【替换】标签,打开【替打开【替换】选项卡卡,在【在【查找内容找内容】和【替】和【替换为】下拉列表框中】下拉列表框中输入所需内容入所需内容,单击【查找下一个】按找下一个】按钮,定位到要替定位到要替换掉的掉的单元格元格,单击【替【替换按按钮】,即可快速替即可快速替换工作表中特定工作表中特定单元格的内容。元格的内容。也可直接也可直接单击【全部替【全部替换】按】按钮.6.给单元格加批注元格加批注 批注是附加在批注是附加在单元格中元格中,与其他与其他单元格内容分开的元格内容分开的注注释。含有批注的含有批注的单元格的右上角会有一个元格的右上角会有一个红色三角形色三角形的批注的批注标识符。鼠符。鼠标指向指向单元格元格,即会即会显示其批注。示其批注。操作步操作步骤如下如下:a 选定定单元格元格,选择【插入】【插入】-【批注】命令【批注】命令;或或单击右右键,选择【插入批注】【插入批注】;或按或按shift+F2b 在在弹出的批注框中出的批注框中输入内容入内容;c 输入完入完毕后后,单击外部工作表区域即可外部工作表区域即可.二、格式化工作表二、格式化工作表 1.设置置单元格字体元格字体 单击右右键【设置置单元格格式】元格格式】,单击【字体】【字体】标签 技巧技巧:利用【字体】利用【字体】标签中的【特殊效果】中的【特殊效果】选项组中的【上中的【上标】复】复选框框,可将数字或字母可将数字或字母设置置为指数。指数。2.设置置单元格元格对齐方式方式 单击右右键【设置置单元格格式】元格格式】,单击【对齐】标签 或者再工具或者再工具栏设置（首置（首选）3.设置置单元格元格边框框 单击右右键【设置置单元格格式】元格格式】,单击【边框】框】标签 或者再工具或者再工具栏设置（首置（首选）4.设置置单元格数字格式元格数字格式 单击右右键【设置置单元格格式】元格格式】,单击【数字】【数字】标签5.表格表格样式式 有有设置好的格式，可根据个人的需要置好的格式，可根据个人的需要选择6.条件格式条件格式 一个工作表中可能有一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用的。可以利用WPS的条件格式功能。点的条件格式功能。点击【格式】【格式】【条件格式】命令，然后【条件格式】命令，然后进行行选择。如在学生成如在学生成绩表中将不及格的成表中将不及格的成绩作作红色色标记。7.添加添加图形、形、图片、剪片、剪贴画和画和艺术字字 选择【插入】【插入】【图片】，再做片】，再做选择。8.给工作表工作表标签加加颜色色 为了醒目、美了醒目、美观，并便于，并便于查找，可以找，可以给工作表工作表标签加加颜色。色。选择【格式】【格式】【工作表】命令【工作表】命令项【工【工作表作表标签颜色】，在出色】，在出现的的“设置工作表置工作表标签颜色色”对话框中框中选择喜喜爱的的颜色。色。三、管理工作表三、管理工作表 1.切切换工作表工作表 2.新建新建、重命名和重命名和删除工作表除工作表 3.复制和移复制和移动工作表工作表 4.隐藏和取消藏和取消隐藏工作表藏工作表l 单击右右键-【隐藏】命令藏】命令,即可即可隐藏工作簿藏工作簿;l 单击右右键-【取消【取消隐藏】命令藏】命令,即可恢复即可恢复。l 选择【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【隐藏】命令藏】命令,即可即可隐藏工作表藏工作表;l 选择【格式】【格式】-【工作表】【工作表】-【取消【取消隐藏】命令藏】命令,即可恢复工作表即可恢复工作表;技巧技巧:1.wps表格大量数据同表格大量数据同时输入的技巧入的技巧 打开需要打开需要输入数据的表格，同入数据的表格，同时选中需要填充数据的中需要填充数据的单元格，如果某些元格，如果某些单元格不相元格不相邻，可先按住，可先按住Ctrl键并点并点击鼠鼠标左左键逐个逐个选中中单元格。接着松开元格。接着松开Ctrl键，输入入单元格中元格中需要填充的数据，然后再按下需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合合键，则刚才才选中的所有中的所有单元格就被同元格就被同时填入填入该数据了。数据了。2.快速快速输入大写中文数字入大写中文数字 将光将光标移至需要移至需要输入大写数字的入大写数字的单元格中。在元格中。在单元格中元格中输入相入相应的小写数字。右的小写数字。右击该单元格，点元格，点击“设置置单元格元格格式格式”，从，从弹出的出的“单元格格式元格格式”对话框中框中选择“数字数字”选项；然后从然后从“特殊特殊”列表框中列表框中选择“中文大写数字中文大写数字”选项。最后。最后单击“确定确定”按按钮即可即可.3.wps表格中表格中单元格文字随元格文字随时换行行 在在wps表格中，我表格中，我们有有时需要在一个需要在一个单元格中分成几行元格中分成几行显示文字等内容。那么示文字等内容。那么实现的方法一般是通的方法一般是通过选中格式菜中格式菜单中的中的“单元格元格”下下“对齐”的的“自自动换行行”复复选项，单击“确定确定”即可，即可，这种方法使用起来不是特种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步随心所欲，需要一步步地操作。地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的入内容的时候，只要按住候，只要按住Alt键的同的同时按下按下回回车键就可以了。就可以了。4.wps表格中插入空白行表格中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖拖动自此行开始自此行开始选择相相应的行数，然后的行数，然后单击右右键，选择插入。插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次，依次单击要插入新行的行要插入新行的行标按按钮，单击右右键，选择插入即可插入即可。5.wps表格中消除表格中消除0值 当当单元格元格计算算结果果为0时，默，默认会会显示示0，这看看起来起来显然有点碍眼。如果在出然有点碍眼。如果在出现0时，单元格元格显示示为空白，可如此操作。打开空白，可如此操作。打开“工具工具选项视图”，取，取消消“0值”复复选项前的前的，确定后，当前工作表中的，确定后，当前工作表中的值为0的的单元格将全部元格将全部显示成空白。示成空白。6.快速快速选定定“空白空白”和和“数据数据”单元格元格 在在wps表格中，表格中，经常要常要选定空白定空白单元格，逐个元格，逐个选定比定比较麻麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位定位”，在，在“定位定位”窗口中，按下窗口中，按下“定位条件定位条件”按按钮；选择“定位条件定位条件”中的中的“空空值”，再按，再按“确定确定”，空白，空白单元格即元格即被全部被全部选定。如果要定。如果要选定只含数据的定只含数据的单元格，在上面方元格，在上面方法的法的“定位条件定位条件”窗口中，窗口中，选择“常量常量”，再点，再点“确定确定”，含，含有数据的有数据的单元格全部元格全部选定。定。7.快速得到合适列快速得到合适列宽和行高和行高 如果各列中数据如果各列中数据宽度一致的度一致的话，我，我们可以可以选中各列，中各列，然后把鼠然后把鼠标移至列移至列标题的右的右边框，待鼠框，待鼠标变成双向箭成双向箭头时拖拖动至合适的至合适的宽度，度，这样就可以得到就可以得到统一列一列宽的各列的各列了。了。如果各列中数据如果各列中数据宽度不一致的度不一致的话，我，我们经常要逐列常要逐列进行行调整，非常麻整，非常麻烦。此。此时可以可以选中含有数据的各列，同中含有数据的各列，同样将鼠将鼠标移至其中一个列移至其中一个列标题的右的右边框，当鼠框，当鼠标指指针变成成双向箭双向箭头时双双击鼠鼠标左左键，可以立刻将各列的列，可以立刻将各列的列宽设置置为“最适合的列最适合的列宽”，即各列，即各列宽度度为恰好可以完整恰好可以完整显示示单元格数据元格数据。用用这个方法也可以得到个方法也可以得到“最适合的行高最适合的行高”。只是要双。只是要双击行行标题的下的下边框框。8.批量批量转换日期格式日期格式 以前在以前在WPS中中输入入职工出生工出生时间时，为了了简单都都输入成入成“yymmdd”形式，但上形式，但上级部部门一律要求一律要求输入成入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名格式，那么一千多名职工出生工出生时间肯肯定不能每个手工定不能每个手工转化。化。最快速的方法是：先最快速的方法是：先选定要定要转化的区域。点化的区域。点击【数据数据】【分列分列】，出，出现【文本分列向文本分列向导】对话框。勾框。勾选“固定固定宽度度”，连续两次点两次点击【下一步下一步】按按钮，在步，在步骤三三对话框的框的【列数据格式列数据格式】中，中，选择“日日期期”，并，并选定定“YMD”形式，按下形式，按下【完成完成】按按钮，以，以前的文本即前的文本即转化成了需要的日期了。化成了需要的日期了。9.不使用方向不使用方向键也可上下左右移也可上下左右移动所所选定定单元格元格 在在WPS表格中，如果要表格中，如果要选定已定已选定定单元格周元格周围的的单元格，可以按上下方向元格，可以按上下方向键进行移行移动，可，可为了了节省省时间，让操作的速度更高，操作的速度更高，按下按下Tab键，可以快速，可以快速选定已定已选定定单元格右元格右侧的的单元格元格;同同时按下按下“Shift+Tab”组合合键，可以，可以选定左定左侧单元格元格;按下按下“Enter”键，可以，可以选定下方定下方单元格元格;同同时按下按下组合合键“Shift+Enter”，可以，可以选定上方定上方单元格元格.10.让wps表格中人名表格中人名显示更美示更美观的技巧的技巧 a 删除姓名中的空格除姓名中的空格 选中姓名所在的列，中姓名所在的列，执行行“编辑替替换”命令，在命令，在“查找内容找内容”栏中中输入一个空格，在入一个空格，在“替替换为”栏中不中不填任何内容，填任何内容，单击“全部替全部替换”命令，确定退出后即命令，确定退出后即可可.b 让姓名左右姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右左右对齐也有技也有技巧巧.选中已中已删除空格的姓名除空格的姓名单元格，元格，单击“格式格式单元格元格”,在打开的在打开的“单元格格式元格格式”对话框中的水平框中的水平对齐方式中方式中选择“分散分散对齐”选项，确定退出后即可使学，确定退出后即可使学生姓名用字左右生姓名用字左右对齐。11.wps表格数据校表格数据校验方法之巧用公式方法之巧用公式审核核 打开一打开一张学生成学生成绩表表,选中数据区域中数据区域(注意注意:这里的里的数据区域不包括数据区域不包括标题行或列行或列)，单击“数据数据有效性有效性”命令，命令，进入入“数据有效性数据有效性”对话框。在框。在“设置置”选项卡卡中，将中，将“允允许”项设为“小数小数”，“数据数据”项设为“介于介于”，并在，并在“最小最小值”和和“最大最大值”中分中分别输入入“0”和和“100”，最后，最后单击“确定确定”退出。退出。接着，接着，执行行“视图工具工具栏公式公式审核核”命令，打开命令，打开“公式公式审核核”工具工具栏。好了，。好了，现在直接在直接单击“圈圈释无效无效数据数据”按按钮即可。此即可。此时，我，我们就可看到表中的所有无就可看到表中的所有无效数据立刻被效数据立刻被红圈圈给圈圈识出来。出来。对错误数据数据进行修正后行修正后,红圈圈标记会自会自动消失消失.12.多个工作表的多个工作表的页眉和眉和页脚同脚同时设置置 把一个把一个WPS表格文件中的多个工作表表格文件中的多个工作表设置成同置成同样的的页眉和眉和页脚，分脚，分别对一一张张工作表去工作表去设置感置感觉很很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉眉和和页脚同脚同时设置好：置好：把鼠把鼠标移到工作表的名称移到工作表的名称处(如果没有如果没有给每每张表取名表取名的的话，WPS自自动设置的名称就是置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等等等)，然后点右，然后点右键，在，在弹出的菜出的菜单中中选择“选择全部工作表全部工作表”的菜的菜单项，这时再再进行行页眉和眉和页脚脚设置就置就是是针对全部工作表了。全部工作表了。选择【视图】【页眉和眉和页脚脚】。】。第三第三节 数据运算数据运算 WPS表格的主要功能之一是表格的主要功能之一是对数据数据进行运算，而公式和函数是数据运算的行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它两个最重要的工具。利用它们可以完成可以完成各种复各种复杂的数据运算。掌握好的数据运算。掌握好这部分内部分内容，是熟容，是熟练使用使用WPS表格表格进行数据管行数据管理的先决条件。理的先决条件。一、一、简单运算运算 对某个某个单元格区域内的数字元格区域内的数字进行求和、求平均数、行求和、求平均数、计数、求最大数、求最大值或最小或最小值运算，可以利用运算，可以利用WPS提供的工提供的工具按具按钮快速完成。快速完成。单击用来放置运算用来放置运算结果的果的单元格；元格；单击【常用】工具【常用】工具栏中的【自中的【自动求和】按求和】按钮 右右侧的下拉箭的下拉箭头，在下拉列表框中，在下拉列表框中选择【求和】、【求和】、【平均【平均值】、【】、【计数】、【最大数】、【最大值】或【最小】或【最小值】选项。根据需要，制定用于运算的根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按元格区域，然后按Enter键，即可在，即可在结果果单元格内得到运算元格内得到运算结果。果。二、使用公式二、使用公式 公式是工作表中的数公式是工作表中的数值进行行计算的等式，它是算的等式，它是单元格中一系列元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的合，可生成新的值。通。通过公式，用公式，用户可以可以对工作表工作表中的数据中的数据进行行较为复复杂的运算。的运算。1.公式的公式的语法法 以等号（以等号（=）开始，用于表明之后的字符）开始，用于表明之后的字符为公式。公式。等号之后的是需要等号之后的是需要进行行计算的元素（操作数），各算的元素（操作数），各操作数之操作数之间以运算符分隔。以运算符分隔。wps将根据公式中运算符将根据公式中运算符的特定的特定顺序从左到右序从左到右计算公式。算公式。wps中的运算符中的运算符类型类型运算符运算符功能功能示例示例算术运算符算术运算符+、-、*、/、%、（插入符、（插入符号）号）加、减、乘、除、加、减、乘、除、百分比、乘幂运百分比、乘幂运算算23（2的的3次方）次方）比较运算符比较运算符=、=、=、等于、大于、小等于、大于、小于、于、不相等不相等A3=C3、A3C3文本运算符文本运算符（和号）、（和号）、：（冒号）：（冒号）连接两个文本值；连接两个文本值；区域运算符区域运算符A&B产生；产生；：（引用该区：（引用该区域内所有单元格）域内所有单元格）引用运算符引用运算符，（逗号），（逗号）（空格）（空格）联合运算符；联合运算符；交叉运算符交叉运算符A1:C1,A2:C2(引用引用A1:C2)A1:C1 B1:D1(引用引用B1:C1)在在WPS中中,每个运算符都有一定的每个运算符都有一定的优先先级.优先先级从高从高到低分到低分别为:冒号、冒号、单个空格、逗号、个空格、逗号、负号、百分号、号、百分号、插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较运算符。运算符。*若更改求若更改求值顺序，序，请将公式中要先将公式中要先计算的部分用括号算的部分用括号括起来。括起来。2.输入公式入公式a.单击要要输入公式的入公式的单元格；元格；b.输入入=，然后，然后输入公式表达式；入公式表达式；c.按按Enter键，或，或单击编辑栏左左侧的的输入按入按钮 ，即可得到运算即可得到运算结果。果。3.编辑公式公式 修改公式；修改公式；复制公式：复制公式：可以利用可以利用wps的的选择性粘性粘贴功能，功能，选择 粘粘贴内内容的属性。容的属性。移移动公式公式 同移同移动单元格中的数据的方法相同元格中的数据的方法相同,可以用菜可以用菜单命令命令,也可以直接用鼠也可以直接用鼠标拖拽拖拽.三、三、单元格引用元格引用 是指用于表示是指用于表示单元格在工作表上所元格在工作表上所处位置的坐位置的坐标集。集。例如：在例如：在B列和第列和第3行交叉行交叉处的的单元格，其引用形式元格，其引用形式为“B3”。在在wps中，可以在公式和函数中使用中，可以在公式和函数中使用单元格引用来表元格引用来表示示单元格中的数据。通元格中的数据。通过单元格引用，在一个公式中可元格引用，在一个公式中可以使用不同以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式中使用元格中的数据，也可以在多个公式中使用同一个同一个单元格中的数据。元格中的数据。1、单元格引用的元格引用的样式式 相相对引用：指公式中所引用的引用：指公式中所引用的单元格位置将随着元格位置将随着公式公式单元格位置的改元格位置的改变而改而改变。如。如A2、D5。绝对引用：指公式和函数中所引用的引用：指公式和函数中所引用的单元格位置元格位置是固定不是固定不变的。如的。如$C$3、$F$6。混合引用：在同一个混合引用：在同一个单元格引用中既有元格引用中既有绝对引用引用又有相又有相对引用。引用。相相对列和列和绝对行，如行，如C$6;绝对列和相列和相对行，如行，如$C6.2、单元格引用的使用元格引用的使用 在同一个工作表中的在同一个工作表中的单元格之元格之间进行的引用，被行的引用，被称称为内部引用。内部引用。对当前工作表之外的当前工作表之外的单元格的引用被称元格的引用被称为外部引外部引用。用。外部引用基本外部引用基本样式：式：工作簿工作簿工作表！工作表！单元格引用。元格引用。如如Book1Sheet1！D8表示表示对Book1工作簿第一个工工作簿第一个工作表中的作表中的D8单元格的引用。元格的引用。四、使用函数四、使用函数 wps内置有大量函数。大多数函数是常用公式的内置有大量函数。大多数函数是常用公式的简写写形式。一个函数一般包括形式。一个函数一般包括函数名函数名和和参数参数，参数用括号，参数用括号括起来。括起来。单击【插入】【插入】【函数】命令【函数】命令【插入函数】【插入函数】对话框，在【或框，在【或选择类别】列表中列出了所有函数分】列表中列出了所有函数分类。选择一种，即可在【一种，即可在【选择函数】列表框中列出相函数】列表框中列出相应的的函数集合。函数集合。单击某个函数名称，可以在下面的某个函数名称，可以在下面的显示示栏中看到中看到该函数的函数的样式和功能信息。式和功能信息。输入函数，可直接入函数，可直接输入，也可通入，也可通过上述方法插入所上述方法插入所需函数。需函数。第四第四节 数据排序、数据排序、筛选与分析与分析一、数据的排序和一、数据的排序和筛选 WPS表格通常都是使用数据清表格通常都是使用数据清单来来实现数据管理的。数据管理的。数据清数据清单实际上就是上就是WPS表格的数据表格的数据库。建立数据清建立数据清单，要先定要先定义其中的列和列其中的列和列标题，列，列标题相当于字段名。相当于字段名。WPS表格表格强大的数据排序和大的数据排序和筛选功能是通功能是通过数据清数据清单 实现的。的。1.排序工作表数据排序工作表数据 排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。序来排列，使表格数据更有条理。WPS表格中的数据排序有表格中的数据排序有默默认排序排序和和自定自定义排序排序两两种。种。默默认排序排序 就是按照就是按照WPS表格默表格默认的排序的排序规则排列，通常是排列，通常是进行升序或降序排列。具体操作如下：行升序或降序排列。具体操作如下：单击数据清数据清单中任意一个中任意一个单元格，然后元格，然后选择【数【数据】命令；据】命令；通通过【主要关主要关键字字】下拉列表框，下拉列表框，选择排序关排序关键字，确定右字，确定右侧【升序升序】或或【降序降序】单选按按钮；若若【主要关主要关键字字】所在列有重复关所在列有重复关键字，可再通字，可再通过【次要关次要关键字字】下拉列表框，下拉列表框，选择进一步排序的一步排序的关关键字，右字，右侧单选按按钮同上；同上；保持保持【我的数据区域我的数据区域】选项组中默中默认选中的中的【有有标题行行】按按钮，然后，然后单击【选项】，出，出现【排序排序选项】对话框；框；单击【确定确定】，返回，返回【排序排序】对话框，再框，再单击【确定确定】，即可按照指定方式，即可按照指定方式对数据数据进行排序。行排序。自定自定义排序排序 用用户也可以自定也可以自定义排序排序规则，按照自己的需要来，按照自己的需要来排列数据。具体操作如下：排列数据。具体操作如下：选择【工具工具】【选项】，在，在【选项】对话框中，框中，单击【自定自定义序列序列】标签，打开，打开选项卡；卡；在在【输入序列入序列】文本框中文本框中输入自定入自定义序列，序列，单击【添加添加】按按钮，再，再单击【确定确定】；下面操作步下面操作步骤同同，只是在只是在单击【选项】按按钮时，打开，打开【排序排序选项】对话框，在框，在【自定自定义序列序列次序次序】下拉列表框中下拉列表框中选择自定自定义的排序的排序规则。2.自自动筛选 WPS表格有数据表格有数据筛选功能，功能，经过筛选后的数据清后的数据清单将只列出符合指定条件的数据行。将只列出符合指定条件的数据行。筛选方法有两种：方法有两种：自自动筛选和和高高级筛选。自自动筛选的具体操作步的具体操作步骤：a.单击需要需要筛选的数据清的数据清单中的任一中的任一单元格，然后元格，然后选择【数据】【数据】【自【自动筛选】命令，数据清】命令，数据清单的列的列标题全部全部变成下拉列表框；成下拉列表框；b.选择需要列，从需要列，从该下拉列表框中下拉列表框中选择需要数据，需要数据，则只只显示示该数据所在的数据行。数据所在的数据行。3.高高级筛选 使用高使用高级筛选功能，必功能，必须先建立一个条件区域，用于指先建立一个条件区域，用于指定定筛选条件。条件区域的第一行是所有作条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字条件的字段名，它段名，它们必必须与数据清与数据清单中的字段名完全一中的字段名完全一样。条件区域和数据清条件区域和数据清单不能不能连接，中接，中间至少有一行空行。至少有一行空行。具体操作步具体操作步骤如下：如下：p 在需要在需要筛选的数据清的数据清单中建立条件区域，然后中建立条件区域，然后单击数据数据清清单中的任一中的任一单元格；元格；p 选择【数据数据】【筛选】【高高级筛选】命令，打开命令，打开【高高级筛选】对话框；框；p 在在【方式方式】选项组中，如果要通中，如果要通过隐藏不符和条件的数藏不符和条件的数据行来据行来筛选数据清数据清单，选中中【在原有区域在原有区域显示示筛选结果果】；如果要通如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来筛选数据清数据清单，选中中【将将筛选结果复制到其他位置果复制到其他位置】，接，接着在着在“复制到复制到”编辑中中单击鼠鼠标，然后，然后单击粘粘贴区域的左上区域的左上角；角；p 在在【条件区域条件区域】编辑框中框中输入条件区域的引用范入条件区域的引用范围；p 单击【确定确定】按按钮，数据，数据记录按按设定的定的筛选条件条件筛选并并显示在工作表上。示在工作表上。恢复恢复为筛选前的前的显示方式，示方式，选择【数据数据】【筛选】【全部全部显示示】命令。命令。二、使用二、使用图表分析数据表分析数据 使用使用图表，可以形象地表，可以形象地显示出表格数据之示出表格数据之间的关系。的关系。1.利用利用图表向表向导创建建图表表 选定需要生成定需要生成图表的表的单元格区域；元格区域；选择【插入插入】【图表表】，或，或单击常用工具常用工具栏上的上的【图表向表向导】按按钮，打开，打开对话框；框；选择图表表类型。型。单击【下一步下一步】按按钮；打开打开【图表源数据表源数据】对话框的框的【数据区域数据区域】选项卡。卡。可以重新指定要可以重新指定要创建建图表的数据区域，以及数据系列表的数据区域，以及数据系列产生在行生在行还是列；是列；单击【系列系列】标签，在此，在此选项卡可添加或卡可添加或删除用除用于于创建建图表的数据系列；表的数据系列；单击【下一步下一步】按按钮，打开，打开【图表表选项】对话框，根据需要框，根据需要输入入图表表标题、分、分类轴和数和数值轴的的标志。其余志。其余选项卡可根据需要卡可根据需要进行更改；行更改；单击【下一步下一步】按按钮，打开，打开【图表位置表位置】对话框，框，在此在此选择将将图表保存到一表保存到一张新建的新建的图表表单中，中，还是将其作是将其作为一个一个对象插入到当前工作簿的某个工象插入到当前工作簿的某个工作表中；作表中；单击【完成完成】。2.更改更改图表表类型型 单击要修改要修改类型的型的图表；表；选择【图表表】【图表表类型型】，重新，重新选择；单击【确定确定】按按钮即可。即可。3.复制、移复制、移动和和删除除图表表4.修改修改图表中的文字表中的文字5.修改修改图表数据源表数据源三、分三、分类显示数据示数据1.创建分建分类汇总 要插入分要插入分类汇总，要先，要先对数据清数据清单进行行排序排序，以便将，以便将进行行分分类汇总的数据行的数据行组合在一起。合在一起。按照需要按照需要进行分行分类汇总的字段排序；的字段排序；单击数据清数据清单中的任一数据中的任一数据单元格，元格，选择【数据数据】【分分类汇总】命令，打开命令，打开对话框；框；在在【分分类字段字段】下拉列表框中下拉列表框中选择分分类汇总的字段名；的字段名；选择汇总方式和方式和汇总项，下方复，下方复选框采用默框采用默认，点，点【确确定定】。2.分分级显示数据示数据 在在创建分建分类汇总后，可以分后，可以分级显示数据清示数据清单中的数据。中的数据。每一每一级的数据都被分的数据都被分为若干若干组。单击代表代表级数的数字，可指定数的数字，可指定显示到示到该级的明的明细数据。数据。每一每一组分分类数据的左数据的左侧都有一个都有一个隐藏（或藏（或显示）明示）明细数据按数据按钮。单击隐藏明藏明细数据按数据按钮，即可，即可隐藏藏该组的的明明细数据；数据；单击显示明示明细数据按数据按钮，即可，即可显示。示。3.清除分清除分类汇总 选择【数据数据】【分分类汇总】，打开，打开对话框，框，单击【全全部部删除除】即可。即可。技巧技巧:17.对单元格元格进行同增同减操作行同增同减操作 在在WPS表格中，如果要表格中，如果要对某一某一单元格或某一区域元格或某一区域中的每个中的每个单元格中的数元格中的数值进行同加、同减、同乘或同行同加、同减、同乘或同除操作除操作时，可以使用，可以使用“选择性粘性粘贴”功能功能轻松松实现。例如：例如：让选定区域中的每个定区域中的每个单元格都同乘以元格都同乘以2，首，首先在先在选定区域外的某个定区域外的某个单元格中元格中输入入2，选择这个个单元格并复制元格并复制;然后然后选择要要进行同乘操作的行同乘操作的单元格区域，元格区域，单击“编辑”菜菜单，选择“选择性粘性粘贴”命令，在命令，在“运算运算”栏中中选择“乘乘”单选项，单击“确定确定”按按钮.结果果显示在示在了每个了每个单元格中元格中。使用使用这个功能个功能还可以可以对单元格元格进行自身操作，例如行自身操作，例如可以可以进行行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除元格的自身相加、相减、相乘以及相除。18.WPS表格快速表格快速导入文本文件技巧入文本文件技巧 工作中，工作中，经常会遇到需要用常会遇到需要用WPS处理的数据是存放理的数据是存放在非在非WPS格式文件（比如文本文件等）中的情况，如用格式文件（比如文本文件等）中的情况，如用手工方式来采集手工方式来采集这些数据，些数据，费时又又费力。可以利用力。可以利用WPS软件的外部数据件的外部数据输入入导入功能来迅速入功能来迅速导入入这些数据，从些数据，从而极大的提高我而极大的提高我们的工作效率。的工作效率。【数据】【数据】-【导人外部数据】人外部数据】-【导入数据】菜入数据】菜单选项。出出现一个一个选择数据源的窗口，在数据源的窗口，在该窗口中找到数据源，窗口中找到数据源，然后直接双然后直接双击它即可。它即可。这时会有一个文本会有一个文本导入向入向导一步一步一步帮我一步帮我们把数据把数据导入到表格中。入到表格中。WPS，它不，它不仅能能够导入文本数据，入文本数据，还能能导入入Access数据，数据，HTML表格数据，甚至能表格数据，甚至能导入入业务系系统中的中的XML数据。数据。19.在打印在打印时让每每页都都显示示标题 在在WPS中制作一个中制作一个长表格表格时，默，默认打印打印时，并不，并不是每是每页都会都会显示出示出顶端端标题行和左行和左侧标题列，它只会列，它只会在第一在第一页上上显示，那如何能示，那如何能让表格打印出来表格打印出来时，每，每页都都带有有标题栏呢？呢？可以可以这样设置：打开置：打开“文件文件”菜菜单，选择“页面面设置置”选项，弹出出“页面面设置置”对话框，框，单击“工作表工作表”选项卡卡，在，在“打印打印标题”栏中的中的“顶端端标题行行”项和和“左左侧标题列列”项中中设置好要置好要显示的示的标题单元格，元格，单击“确定确定”按按钮。这样在打印在打印长表格表格时，每，每页都会都会显示出示出标题的内容了。的内容了。20.编辑时让每每页都都显示示标题 在在编辑状状态时向后翻向后翻页会看不到第一行的会看不到第一行的标题行，行，在操作数据在操作数据时就会很不方便。就会很不方便。这个个问题很很简单就可以就可以解决，方法如下：解决，方法如下：选中中标题所在行的所在行的下面一行下面一行单元格元格，打开，打开“视图”菜菜单，选择“冻结窗格窗格”选项，上面一行就被固定了，无，上面一行就被固定了，无论怎么向下翻怎么向下翻页，它都始，它都始终在第一行不会移在第一行不会移动。21.WPS表格数据行列巧互表格数据行列巧互换一一张WPS报表，行是表，行是项目目栏、列是、列是单位位栏，现在在想使整想使整张表格反表格反转，使行是，使行是单位位栏、列、列为项目目栏，且，且其中的数据也随之其中的数据也随之变动。也就是想。也就是想让WPS表格数据的表格数据的行列互行列互换，具体操作如下：，具体操作如下：可先可先选中需要交中需要交换的数据的数据单元格区域，元格区域，执行行“复制复制”操作。操作。然后然后选中能粘中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一下数据的空白区域的左上角第一个个单元格，元格，执行行“编辑、选择性粘性粘贴”命令命令 在打开的在打开的“选择性粘性粘贴”对话框中框中选中中“转置置”选项后，后，确定、返回即可。