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档案整理工作流程

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2020年4月19日
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档案整理工作流程
（一）分类。根据《长沙师范学院归档范围和归类细则》把不同类别的档案区分开来。
（二）划分保管期限。鉴别每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同类别的档案材料作为一个组卷单位，不同类别、不同保管期限资料不能混装在同一个档案盒中。
（三）组卷排序。排序采用年度—保管期限—分类的方法，同一保管期限的档案资料，同一责任者的档案资料按档案形成的时间先后排序；报告、请示件要同批示、批复一起组件，批复、批示在前，请示、报告在后; 正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后; 转发件在前，被转发件在后; 重大活动资料可装订成册，作为一件。在组卷过程中，去掉重复的档案材料，同类文件较少的能够立薄卷。
（四）去钉书针。
（五）装不锈钢钉。
（六）编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号; 空白页不计数，页号的位置在每面材料非装订一侧的下角，每件档案的页号均从“1”开始编流水号。
（七）盖章编号。在保存的每一件档案的右上角空白处盖归档章并如实填写，如图：
责任者
年度
件号
档案分类
保管期限

说明：
1、责任者：文件形成单位，比如湖南省政府、湖南省教育厅、长沙师范学院等，联合发文填主办者和“我”（我指我院）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字，未署责任者的文件，应考证清楚再填写。
2、年度：档案形成的年度，按自然年度算，如 、 等。不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的，分年度时，以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。
3、档案分类：根据学院档案分类填写，如党群综合（DQ11）、行政人事(XZ12)等。
4、保管期限：永久、定期（30年或者 ）。
5、件号：归档文件的排列顺序号，同一分类、同一保管期限的档案从“1”开始编流水号。
（八）编目。即编写卷内归档文件目录，如图
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1

2

3

4

5

6

7

说明：
1、件号：与归档章上注明的件号一致。
2、责任者：文件形成单位。
3、文号：文件相对应的文号，如湘教通[ ]XX号，长师字[ ]XX号等，如果没有就不需要填写，文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。
4、日期：文件的形成日期，没有标明落款日期的文件材料．应经过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期。
5、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。
6、页数：既每份文件的页数。
7、备注：对文件的说明，比如附件，列表，图片等。
8、每页录入档案目录的件数以10件为宜。
（9）填写盒内备考表，如下图：
备考表
盒内文件情况说明

整理人：
检查人：
年 月 日
盒内文件情况说明：就是盒内档案的信息汇总，比如XX类文件1-XX号等。
（10）填写档案盒脊背和封面。脊背有全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号，盒号，封面盖“长师师范学院”档案章。
（11）输机。将相关的档案信息输入计算机。
（12）排架。将整理好的档案放入档案盒，按分类和保管期限存入档案柜。